デジタル時代になった手紙文から派生したメールですが、メールどころか手紙文もマスターできない人が多くなっています。 電子メールと手紙の違いは、車のオートマチックギアとマニュアルギアの違いと同じなので、いずれにせよ問題ではありません。 オートマチックギアの車を運転する前に、マニュアルギアで車を運転する方法を学ぶ必要はないのです。
ですから、手紙の書き方を理解すれば、プロの電子メール送信は非常に簡単になります。
おそらくご存知のように、手紙と電子メールの主な違いは次のとおりです：
1. 電子メールでは、本文の上に住所は必要ありません。
1.メールには本文の上に住所が必要ない。プロフェッショナルなメールの書き方や返信のヒントと例は、こちらでご覧いただけます。
3.メールは手紙よりも短く、シンプルです。
返信メールの書き方のコツとサンプル
私たちは通常、ビジネスにおいてさまざまな種類のメールに謝意を示す必要に迫られることがあります。 また、ビジネスパーソンやプロフェッショナルは、返信するメールにさらに情報を追加する必要がある場合も少なくありません。
返信メールの書き方のコツ
返信メールを書くときに念頭に置くべきことは、次のとおりです:
- 合意に達した時点で、合意を強化したり、合意条件を修正するようにします。
- クライアントやパートナーが他の必要なタスクを続けられるように、メールを見たことを速やかに通知する
- 注文が数日遅れる場合など、合意内容に変更がある場合はクライアントやパートナーに知らせる。
返信用確認メールのサンプル
以下の返信用確認メールのサンプルは、さまざまな状況に応じた確認メールを作成するためのガイドとなることを意図しています
1.
親愛なるケントゥラ様
このたびは、ニトロセルロースシンナー2本をご注文いただきありがとうございました。
その前に、お客様へのお土産と他のユニットのサンプル品を同封することをご希望されるかどうか教えてください。
私たちのリサイクルされたニトロセルロースシンナーは、非常に低コストで最高の結果を提供するように作られています。
この度はご注文いただきありがとうございます。
Ayo Oyedotun
運営責任者
Maraino Porelli Limited
2. コースへの登録を確認するメール
ある人があなたのコースへの登録をしました。
親愛なるビーンズ様
このたびは、2013年リーダーシップ基礎コースにご登録いただきありがとうございます。
コースは2013年6月3日から3週間、月曜日から金曜日まで行われ、会場はアルファ聖堂となります。 各セッションは2時間で、毎日3セッションだけ行います。 そのため、登録者は3週間の間、毎日午前8時までにトレーニングを再開することが期待されます。
アルファ聖堂でお会いできるのを楽しみにしています。
アルファ大聖堂でお会いできることを楽しみにしています。
親愛なるシャロンさん
この度はBreinswaitte Resources Limitedのマーケティング担当者にご応募いただきありがとうございました。 数日中に、受け取った他の応募書類と一緒に、あなたの応募書類を確認させていただきます。 If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.
We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.
Sincerely,
Ayo A. Oyedotun
Head of Human Resource
Factbook Inc.
Here’s a simpler acknowledgement:
Dear Ms. Sharon,
Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).
We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.
Thank you for your interest in BRL.
Best Wishes,
Ayo Oyedotun
Head, Human Capital Development
Breinswaitte Resources Limited
4. シンプルな電子メールの確認返信
非常に多くの状況で、追加する情報がほとんどない電子メールの受信を確認するように要求されるでしょう。
求職者のためのシンプルな確認メール:
親愛なるケントゥーラ様、
このメールを受け取ったことを確認します。
Ayo Oyedotun
ビジネスオーダーの簡単な確認メール
フランク様へ
メールを拝見したことを確認させていただきます。
Ayo Oyedotun
ビジネス開発部アシスタント
メリーゴールド株式会社
まとめ
どのような確認メールを送るにしても、メールの返信を書く際のすべてのルールを覚えておいてください。 送信を押す前に、CCを確認し、必要であればメールの件名を修正することを確認しましょう。 また、不要なミスを避けるために、メールの締めとサインオフもチェックしましょう。