ワークショップの計画

ワークショップの計画経験があれば、誰でもそれが大きな仕事であると言うことでしょう。 そして、良いものを計画するのは？ 組織力、集中力、そして創造力が必要なのです。

ワークショップに行くのが嫌いな人もいます。

ワークショップに行くのが嫌いな人もいますし、間違った方法で参加すると、時間とお金の大きな無駄になってしまいます。 しかし、うまく計画すれば、関係者全員にとって非常に価値のあるものになります。 ワークショップは、ブレーンストーミング、対話型学習、人間関係の構築、問題解決に最適です。

ワークショップの前に

ワークショップが全員にとって価値ある体験となるように、次のステップに従ってください：

目標を定める

すべてのワークショップには、目標が必要です。 あなたの会社の採用手順を改善する必要がありますか? マネージャーたちに、よりよい組織人になる方法を教えたいのでしょうか。

多くのワークショップが時間の無駄になっているのは、議論の中心に明確な目標が置かれていないためです。

誰が参加するかを決める

誰が参加するかを知ることは、あなたの目的に直接関係します。 たとえば、ワークショップの目標が問題に対する詳細なソリューションを開発することであるなら、おそらく主要な参加者は 10 人以下であるべきでしょう。 If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine.

場所を選ぶ際には、ワークショップの物流と実用的な詳細について考えてください。

場所を選ぶ際には、ワークショップの物流や実用的な詳細について考えましょう。 電話会議など特定の技術が必要な場合、その場所はそれをサポートしているか？ 分科会のための適切な設備はあるか？ 全員が会場までたどり着けるか。 遠方から来る人のために宿泊施設を用意する必要があるか。

アジェンダの作成

主要な目的と参加者がわかったので、ワークショップの目標を達成する方法の概要を作成し始めることができます。

• 要点 – 議論する主要点のリストを作成し、各要点をオーディエンスに伝えたい詳細に分解してください。
• ディスカッションとアクティビティ：ワークショップのどの時点でどのグループのディスカッションとアクティビティを行うか、正確にリストアップする時間を取りましょう。 それぞれの演習にどれくらいの時間を確保するか。 また、会場にセッションを行うのに必要なリソース（例：セミナールーム）があることを確認してください。

フォローアップ計画を立てる

あなたのワークショップが成功したかどうかを知る唯一の方法は、効果的なフォローアップ計画を立てることです。 イベントの終わりに参加者全員に渡すアンケートを作成し、どれだけうまくいったかについて意見を交換する機会をたくさん設けましょう。

また、ワークショップで得られた決定事項を伝える計画も重要です。 詳細を記載した電子メールを全員に送るのでしょうか。 会社のイントラネットに掲載するのでしょうか？

ワークショップの最中 – 人を巻き込む

しっかりとした事前計画を立てたら、イベントに興奮をもたらす方法を考えましょう。

全員を巻き込むことが、ワークショップを成功させるカギです。

ワークショップを成功させるには、全員を参加させることが重要です。

グループ演習の作り方は、ワークショップによって異なります。

• 多くの人は、人前で話すことや、慣れない集団の中で話すことに緊張しています。 グループ演習を計画する場合は、各グループの規模を小さくし、人々が話しやすく、交流しやすいようにします。 例えば、ワークショップに複数の部門が参加する場合、同じ部門のメンバーを自分のグループに入れない。
• 各グループからのアイデアをどのように記録するかを決める。 あなたが書き留めている間、参加者は声を張り上げるのでしょうか。 それとも、自分たちのアイデアを書き留めてから、あなたに渡すのでしょうか。
• グループが5つ以下の場合は、チーム全体が各小グループからのアイデアを評価できるように時間をかけてください。 これは、アイデアのリストを絞り込み、良いものを本当に輝かせる素晴らしい方法です。

忘れないでほしいのは、楽しくて興味深いグループ演習を作るために、できるだけ多くの時間を費やすことです。

ワークショップ全体のヒント

ここでは、ワークショップを成功させるためのアイデアをいくつか紹介します：

• 会議を計画したら、その進行も行いたいと思うかもしれません。
• ミーティングやセッションの目的を必ず設定しましょう。
• ミーティングでは、アイスブレーカーをいくつか行い、全員がリラックスして快適に過ごせるようにします。
• ワークショップの目標が、難しい話題や微妙な話題を扱う場合、始める前にグループを快適にすることが特に重要です。 一つの方法は、難しい問題を話し始める前に、そのトピックに少し関連した話をすることです。
• 時には、全員がワークショップのすべてに参加する必要がない場合があります。 例えば、CEOは忙しくて全セッションに参加できないかもしれない。 最も忙しい参加者が出席する必要があるセクションを特定し、彼らがいつ到着し、いつ帰るかを事前に提案する。
• 可能な限り、昼食後、午後の2時から3時の間にワークショップを開催するのは避けましょう。 多くの人にとって、この時間帯は一日のうちで最も遅く、最も生産的でない時間帯です。 午前中か午後の遅い時間に開催したほうが、おそらくグループはよりエネルギッシュになるでしょう。 (
• ワークショップの最終目標が何かについて決断することである場合、参加者が多ければ多いほど、決断に至る可能性が低くなります。 ここでは、参加人数を最小限に抑えるようにしましょう(例えば、興味だけの人にはイベント後に議事録を発行するなど)。 また、チームでの意思決定のためのさまざまな戦略を熟知しておくことも重要です。 詳細は、「チーム意思決定の組織化」の記事を参照してください。