あなたは毎日、メールの管理にどれくらいの時間を費やしていますか？ 1時間ですか? 30分? 数時間?
メールはコミュニケーションを円滑にするためのものですが、メールの管理に時間をかけすぎて、逆効果のツールになっていることもあるのではないでしょうか!
- ほんの 5 分前にチェックしたばかりなのに、受信トレイをクリックし続けることがありますか
- 過去のメールを検索したり、古いメールを分類、整理、削除するなど、毎日電子メールの管理に多くの時間をかけていますか
- 実際に物事を成し遂げるよりも、メールを最優先することがよくありますか
- 適切な仕事をするよりも、受信箱にいる時間の方が長い日がありますか
のように、電子メールを管理することに時間を使っていませんか?
結局のところ、メールは仕事を終わらせるための単なるツールに過ぎません。
1日1回メールを処理する
私は一日に何度もメールをチェックしていますが、（ウェブサイトがダウンするなど何かおかしなことがあったときや、緊急の依頼があったときに備えて）すぐに処理することはありません。
毎日、メールを処理する時間帯を決めてください。
1日にメールを処理する時間を決め、その時間内に終わらなければ、次の日に続ける。 重要なものに優先順位をつけ、残りは放っておく。 (
時間に制約のあるメールをたくさん受け取るような社会人レベルの立場でも、これを実践することは可能です。 ポイントは、メールに生活を支配されないことです。
20%のメールを優先し、80%のメールを延期する
すべてのメールが同じというわけではありません。 80/20ルールは、私たちの生活のあらゆる分野に適用されるため、私は大好きです。 電子メールも含めてです。 80/20ルールとは、どのような状況でも、20%の入力が80%の出力につながるという考え方です。 したがって、効果的になるためには、80％のアウトプットにつながる20％のインプットに集中する必要があります。 同様に、最大のアウトプットにつながる20%の価値の高いメールに集中すべきです。
私の20%のメールは、私の仕事における次のブレークスルーを与えてくれるメールです。
私の20％のメールは、私の仕事の次のブレークスルーを与えてくれるもので、メディアの依頼、インタビュースポット、ネットワークの機会、ビジネスリード、講演の機会など、私の20％のビジネス目標につながるものです。 20%のメールには、1-1コーチングのクライアント、講演の依頼、私のコースや製品を買ってくれた読者など、私の仕事に投資してくれた人たちも含まれます。 最後になりますが、親友とのやりとりもここに入ります。
20%のメールについては、かなりの優先度を与えています。 通常、すぐに返信し（特に#9の1分ルールを満たしている場合）、そうでない場合は1～3日後に返信することにしています。
「○日までに返信」フォルダを用意する
返信が必要なメールは、「○日までに返信」フォルダ (XXは曜日) に入れます。 私は毎週、火、木、土の3日間、メールに返信する日を決めています。 こうすることで、メールを受け取ったときにすぐに返信しなければならないというプレッシャーがありません。
すべてのメールに返信する必要はないことを理解する
あなたがどう考えているかにかかわらず、すべてのメールに返信する必要はありません。
私は大量の読者メールを受け取っており、一時期は受信したメールにすべて返信していたこともあります。 それは私にとって何の役にも立ちませんでした。 一日中メールの返信に費やし、一日が終わるころには疲れ果てて、まともな仕事ができなくなるのです。 興味深いことに、私が返信したメールのほとんどに、何の返答もありません（謝意や感謝さえもありません）。 半分は読まれていないメール、残りの半分は衝動的に送ったメールであり、返信はあまり重要でないのだろう。
すべてのメールに返信することにストレスを感じないことです。
一通一通に返信することにストレスを感じないことです。
同様の返信を頻繁に送る場合は、返信のテンプレートを作成する
送信済みフォルダーに目を通すと、おそらく返信するものの傾向を見つけることができます。 私のサイトに届くメールは、通常、いくつかのカテゴリーに分類できます (1) フィードバック/サンキューメール (2) 1-1 コーチング (3) 書籍/製品レビューの依頼 (4) 講演の問い合わせ (5) その他。 (1)と(2)については、あらかじめ書いておいたテンプレートを使って返信しています。 1と2については、あらかじめ書いておいたテンプレートを使って返信しています。
関連性のあるメールだけを読む
フィットネス、自己啓発、ブログ、ビジネスなど、いくつかのニュースレターを購読していますが、送られてくるメールをすべて読んでいるわけではありません。 貴重な情報があることがわかっているので、削除もしません。 その代わり、Gmailで自動的に異なるラベル（フォルダ）にアーカイブされるように設定しています。 ブログのメールはブログフォルダに、フィットネスのメールは健康& フィットネスフォルダに、といった具合にです。 今現在、約30のフォルダがあります。
入ってきたメールをすべて読む必要はありません。
届いたメールをすべて読む必要はありません。
メールをカテゴリ別に構成する
フォルダ (gmail の場合はラベル) は、メールを整理するためにあります。 たとえば、(1) 本を書くこと、(2) 体重を減らすことが今一番の優先事項なら、フォルダにそのような名前を付けます。
第二に、階層構造を使用します。 たとえば、私は「管理者」を第1レベルのフォルダとし、「バックアップ」、「会計」、「アカウント」などを第2レベルのフォルダとしています。 必要であれば、さらに細分化するために第3階層のフォルダを用意しています。 Gmail にはアドオンがあり、異なる階層のラベルを使用できます (設定 >> 入れ子のラベル)
フィルター (#8) を使用してメールをフォルダーに自動的に整理すると、素晴らしい効果があります。
フィルターを使う
フィルターはメールが届くときに自動的に分類するのに役立つツールです。 (1) 検索する語句 (2) 一致した場合に適用する動作。 今現在、私のGmailには、メールアドレス、件名、本文など、20種類ほどのフィルターが設定されています。 そのフィルターによって、メールが自動的にそれぞれのフォルダに振り分けられたり、アーカイブされたりする。
このビデオチュートリアルでは、受信箱ゼロを達成するために私がどのようにメールフィルターを設定したかを紹介しています。 3 Simple Tips To Achieve Inbox Zero Using E-mail Filters
返信には 1 分ルールを使う
返信に 1 分間かかる場合は、すぐに返信してアーカイブに保存してください。 メールボックスに何時間も放置しないようにしましょう。 返信の必要性を常に意識していると、余計に労力がかかります。 ただ、必要以上に時間がかからないように、返信するときは1分という時間枠を守るようにしましょう。
受信トレイに費やす時間に制限を設ける
1分というルールに加えて、受信トレイに費やす時間全体を制限しましょう。 次にメールをチェックするときは、自分の時間を計ってください。 メールを処理し、読み、返信し、分類するのに、どのくらい時間がかかるか見てください。 そして、その時間のうちどれくらいが有効に使われているのか、自分に問いかけてみてください。
時折、驚くほど長いメールを受け取ることがあります。 このようなメールには目を通し、自分に関連するものがあるかどうかを確認し、それに応じて処理します。 必要であれば返信し（1分ルールを使用）、返信する予定がなければアーカイブに保存します。 返信する場合、相手が長いメールを書いたからといって、長文で返信する必要はありません。 エッセイのようなメールのやりとりをするのは一番避けたいことで、うっかりするとメールのブラックホールに落ちることになります。
(非情に) 読まないものは購読をやめる
ウェブを巡回していると、おそらくかなりの数のニュースレターやフィードに衝動的に登録し、その後興味を失っていることでしょう。
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元の記事。 11 Simple Tips To Effective Email Management｜Personal Excellence
写真提供: 電子メールの封筒を描くビジネスウーマン via .com
Featured photo credit: Business Woman drawing an email envelope via .com