電話をかける人は、自動応答システムとは、組織にかかってきた電話に「お電話ありがとうございます。 相手の内線がわかっている場合は、このメッセージの間、いつでも内線をダイヤルしてください。 タッチトーン（DTMF）電話を持つ発信者は、内線番号をダイヤルするか、ほとんどの場合、オペレータ（「係員」）の支援を待つことができる。
純粋に技術的なレベルでは、自動応答は非常に単純な種類の IVR であると言えますが、電気通信業界では、IVR と自動応答という用語は一般に異なるものと見なされています。
自動応答には、発信者がシステム上のユーザーを見つけるために名前でダイヤルできるディレクトリが含まれていることがよくあります。
AA には、発信者がシステムのユーザーを見つけるために名前でダイヤルできるようにするディレクトリが含まれていることがよくあります。これらのディレクトリには標準の形式はなく、ファーストネーム、ラストネーム、またはその両方を組み合わせて使用することができます。
以下は、自動応答のコンポーネントである一般的なルーティング手順のリストです (他のルーティング手順は、おそらく IVR の方が適しているでしょう):
- Transfer to extension
- Transfer to voicemail
- Play message (i.e……), 「私たちのアドレスは…”)
- サブメニューに移動
- 選択を繰り返す
さらに。 自動応答は、以下の値を持つことが期待されます
- ‘0’ – 発信者が ‘0’ をダイヤルしたときに進む場所
- Timeout – 発信者が何もしなかった場合に行うこと (通常は ‘0’ と同じ場所に進む)
- Default mailbox – ‘0’ に応答しない (または生きている人を指していない) 場合の呼び出し先の場所