従業員に仕事のために飛行機に乗るように頼んだとき、目的地まで自分のお金で行く必要はないはずです。
従業員への走行距離の払い戻しは、従業員が業務で車を使用した場合に払い戻しを行う最も簡単な方法です。
昔は、商談のために車で移動することの多い営業担当者や役員に、企業が社用車を支給することが一般的でした。
現在では、従業員が個人所有の車を業務に使用することが一般的です。
現在では、従業員が自家用車を業務に使用することが一般的となっています。
企業は、業務で運転した距離ごとに決められた金額を従業員に支払うこともできますが、走行距離の払い戻し率を適用する方が簡単なことが多いです。
通常、従業員の自家用車使用に対する払い戻しは、連邦政府の要求事項ではありません。
通常、従業員の自家用車の使用に対する払い戻しは、連邦政府の要件ではありません。それでも、これは、従業員が事業費のために財布を開くのを防ぐために、企業が採用すべき一般的な慣行です。
マイレージの払い戻しは、自営業者にも適用されます。個人の車を業務で使用した場合、IRSフォーム1040のスケジュールCで控除することができます。
連邦マイレージ率に基づく払い戻しは所得とみなされないため、従業員には非課税となります。
ベストプラクティスは、IRSのマイル還元率を使用することですが、より高い、またはより低い率を選択する自由があります。
マイルの払い戻しに適格なものは何か
あなたのビジネスは、従業員の通常の通勤時間を除いた出張のためのマイルの払い戻し費用を差し引くことができます。
適格なマイル払い戻し費用には以下が含まれます:
- 出張
- 顧客や見込み客とのオフサイトミーティング
- 業務用品のための用事
- 配達
マイルレートはガソリン、オイル交換、メンテナンス、保険といった費用をカバーするのに一役買っています。
これらの費用にIRSのマイレージレートを使用すると、従業員には課税されず、ビジネスには控除が可能です。
通勤費を従業員に払い戻すことはできますが、雇用者が支払った通勤費は課税対象の福利厚生と見なされるため、これは福利厚生管理上の決定事項です。
標準的なマイル払い戻しの計算方法
雇用主は、概要を記したマイル払い戻しポリシーを作成する必要があります。
- What trips are subject to reimbursement
- The reimbursement rate
- How to calculate the number of miles
- How to record the mileage reimbursement
- How reimbursements will be paid
Create an expense report that automatically calculates the standard mileage reimbursement based on your policy. You can use a Microsoft Excel template as a starting point.
Ask your employees to submit a record that supports their expense report. Methods of calculating mileage include:
- Taking photos of the car’s odometer before and after each business trip
- Using an online tool like Google Maps
Let’s calculate a mileage reimbursement for Archie, an employee of Artie’s Architecture.
アーティーのポリシーには次のように書かれています:
毎回出張前後に、走行距離を記録するためにアーチーが撮影をすることです。
出張後、アーチーは雇用主が提供するテンプレートを使って経費報告書に記入し、2020 年の IRS のマイレージ率に従って払い戻しを自動的に計算します。
従業員に、マイレージを追跡する経費報告書を提出させるようにしましょう。 ソースはこちら。
雇用者として、Excel の数式が正しく動作しているか、常に経費報告書の計算をチェックしてください。
ビジネスオーナーである Artie は、走行距離計の測定値の差を求め、標準マイル償還率を掛けるべきです。
最初の旅行の差額は 171マイル (10,456 – 10,285) になります。 0.575 セントを掛けると、結果は 98.33 ドルとなり、経費報告書の出力と一致します。 アーティは2回目の出張でもこの作業を繰り返す必要があります。
給与計算ソフトウェアには、雇用主が口座振込で払い戻しを送ることができる機能がよくあります。
標準的なマイルの払い戻しは課税対象ではないので、これらの払い戻しは給与計算処理とは別に扱ってください。
従業員の給与明細でマイルを払い戻す場合は、定期的に給与明細を照合し、間違いを発見するようにしましょう。
従業員に業務上の運転費用を支払う必要がありますか
特定の州に住んでいる、または従業員に最低賃金を支払っている場合、業務上の運転費用を払い戻さなければならないかもしれません。
カリフォルニア州とマサチューセッツ州では、マイルの払い戻しが必要です。
最低賃金やそれに近い賃金をもらっている従業員が、業務上の運転費用を負担してくれるとは思えません。
従業員が最低賃金かそれに近い収入を得ている場合、払い戻しされない費用はFLSAキックバック違反の引き金となります。
FLSAキックバック規則は、自家用車を使う食品配達のドライバーによく出てきます。
例えば、コネチカット州でピザ屋を経営し、配達のドライバーに最低賃金である時給12ドルを支払っているとしましょう。
従業員が配達に使用するガソリン代を支払わなければならない場合、彼らは技術的に会社の利益のために彼らの収入を使っていることになります。 FLSAは、これらのコストが従業員の時給が最低賃金を下回る原因になってはならないと述べています。
例えば、配達員が4時間働き、総賃金が48ドル（時給12ドル×4時間）であったとします。