ちょっと質問ですが、上司、同僚、顧客にプロジェクトの最新情報を定期的に把握し提供することは、1～10 でどの程度重要ですか？ 答えは 12 です!
企業内のどのプロジェクトでも、その周囲の人々は、プロジェクトの状況、プロジェクト チームが行っている調査、その決定、および改善の範囲について十分に知らされている必要があります。 これらの更新はプロジェクト管理の不可欠な部分であり、すべてのチームメンバーが時間通りに目標を達成し、効率的に活動していることを保証します。
プロジェクトの状況を示し、それを追跡する方法の 1 つは、強力な進捗レポートを書くことです！
実際、米国トレーニング開発学会は、特定の場所で進捗を確認すると、目標達成確率が 95% 上昇することを示しました。
進捗レポートは、プロジェクト マネージャーが、上司、顧客、または同僚に、一定期間のプロジェクトでの進捗を知らせ、関与させるための素晴らしい場所です。
うまく実行できれば、進捗レポートは、物事が順調に進んでいるかについての概要をすばやく示し、生産性を高め、必要な指導を行い、新たに生じた問題を素早く解決するための貴重な洞察を提供します。 しかし、心配はご無用です。 私たちはそれを解決します。 このブログの記事では、進捗報告書についてのすべて、進捗報告書が重要な理由、そして、誰もが「すごい」と言うような報告書を書く方法を教えます！
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進捗報告書とは何でしょうか？
進捗報告書とは、その名のとおり、進行中のプロジェクトの完了に向けてどこまで進んだかを詳細に説明する文書です。 It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.
In a progress report, you explain any or all of the following:
- The amount of work complete?
- What part of the work is currently in progress?
- The problems or unexpected things that have occurred?
- What work is pending?
- How the project is going in general?
Read more: How To Write An Impressive Project Proposal
Why are Progress Reports Important?
No project manager wakes up thinking “I wish I could make reports for my supervisor and team all day”! We get it. Writing progress reports are not very fun.
However, you know that writing progress reports are part of the deal.
レポートが投資家の更新、マーケティング パフォーマンス、またはリソース管理に関するものであっても、チームまたはクライアントと話し合って目標を理解し、その目標に密接に関連する情報を提示する必要があります。 これらのレポートにより、何がうまくいっていて、何がうまくいっていないのかを誰もが確認することができます。 また、管理者がプロジェクトの全体的な成功または失敗を確認するのに役立ちます。
情報を透明にする
あらゆる関係をまとめる接着剤は、視認性と透明性です。 よく定義された進捗報告書は、自分の仕事がプロジェクトの損益にどのように影響するかを直接提示し、善悪を示すものです!
継続的な交流を促進する
進捗報告書を作成して議論することは、継続的なコミュニケーションをもたらし、全員がループに入ることを可能にします。
プロジェクトの評価とレビューを向上させる
以前の進捗報告書は、抜け道やシステム上の問題を明らかにするのに役立ち、何が悪かったのか、何が正しくできるのか、どの領域の改善が必要かを見つけるために文書を調べます。
将来の計画のための洞察を提供する
進捗報告書に発生したすべての遅延を示すと、上司またはプロジェクト マネージャーは、進捗を妨げた問題を監視および調査して、今後発生しないように追加のステップを踏むことができます
もっと読んでください。 クライアントを「驚かせる」プロジェクトレポートの書き方
4つの簡単なステップで進捗レポートを書く方法
進捗レポートは、プロジェクトの計画や取り組みを追跡するのに不可欠な文書ですが、読む人と書く人が一致していないと、このレポートは関係者にとって当たり外れのある練習になりえます。
1. レポートの目的
誰かが進捗報告書を書く理由はたくさんあります。 明らかに、その多くにとって、プロジェクトの進捗と状況を説明するためです。
読者は、プロジェクトの目的、期間、その他の重要な洞察についての詳細情報も知りたいと思うでしょう。
2.
進捗報告書を書く目的を整理したら、対象とする読者のタイプや、読者が報告書で確認する内容を検討しましょう。
これらは、進捗報告書を読んだ後に読者が下すべき決定、プロジェクトを効果的に監督・参加するために知る必要のある情報、などでもかまいません。
「完了した作業」セクションを作成する
このセクションでは、すでに行われたすべてのことを記述し、これを行う最良の方法は、完了した作業を時系列に言及することです。
日付、あなたとチームが取り組んでいたタスク、重要な発見に関する情報などを指定できます。
進捗報告書をまとめる
概要セクションでは、やるべきことと終わった仕事に関する重要な詳細を提供します。 また、チームが遭遇した問題、その解決に向けた上司の推奨事項、プロジェクトに関する支援が必要かどうかについても、簡単に説明しましょう。
目立つ進捗報告書を作る！
他のありきたりな報告書とまったく変わらない進捗報告書を見せようと思っているなら、読者が途中で読み飛ばすか、まったく読まない可能性があります。
読者の関心を引きつけ、プロジェクトで行った作業を誇らしげに表示するには、進捗報告書をたまらなく魅力的なものにしなければなりません！
読者の興味を引き、全体を読むように促す質の高いコンテンツを伴った、素晴らしいビジュアルはどうでしょうか？
読者の興味を引き、最後まで読んでもらえるような、質の高いコンテンツを伴った素晴らしいビジュアルはいかがでしょうか。
幸運なことに、これまでにない読書体験を提供し、グレースケールの進捗報告書を生き生きとしたものにする、完璧なツールを手に入れました! Bit.ai のようなソリューション
Bit.aiで正しい方法で進捗レポートを作成する
Bitは、チームがインタラクティブな職場文書を作成、共有、管理、追跡できるようにする、新しい時代のクラウドベースの文書コラボレーション ツールです。
Bitでは、レポートを単なるありふれたテキストと画像以上のものにするための支援をします。 したがって、Bit では、複数のユーザーがレポート上で共同作業できる以外に、キャンペーン ビデオ、表、グラフ、One Drive ファイル、Excel スプレッドシート、GIF、ツイート、Pinterest ボードなど、あらゆる種類のリッチ メディアを共有することも可能です。 インターネット上のリンクがあるものは何でも共有でき、Bit はそれを自動的にビジュアル コンテンツに変えます。
Bitは、すべてのデザイン要素をポップにする非常にミニマルなデザインの美学、素晴らしい読みやすさ、および共同作業者があらゆる文書を台無しにするのを防ぎ、作業方法を見直すのを助ける豊富な機能を備えています！
進捗報告書を書く以外にも、作業指示書、プロジェクト文書、運用計画、ロードマップ、プロジェクト憲章などの美しい文書を簡単に作成することが可能です。
最も優れている点は、この知識がワークスペース内で安全に保護され、組織内の人や一般の人と共有 (または非公開) できることです。
全体として Bit は、Google Docs on steroids のようなものです!
それでも、読者を魅了する完璧な進捗報告書を作成するために、Bit がどのように役立つかわからないのですか? Bit の素晴らしい機能をもう少し見てみましょう！
進捗レポートを Bit.ai で作成する主な利点
シンプルでクリーンな UI。 Bit は非常にシンプルなデザインで、初心者がすぐに使いこなすことができるようになっています。 このプラットフォームは機能が豊富ですが、新しいユーザーを圧倒することなく、体系的な作業アプローチを提供しています。 情報は、クラウドストレージアプリ、電子メール、Slackチャンネルなどに散在していることが多いものです。 Bitは、ワークスペースやフォルダーで情報を整理できるようにすることで、すべての情報を1つの場所に集めることができます。
ブランドの一貫性。 コンテンツに集中し、デザインや書式設定はBitに任せましょう。 Bitのドキュメントは完全にレスポンシブで、あらゆるデバイスで美しく表示されます。 素晴らしいテンプレートとテーマにより、Bit ドキュメントは、ドキュメント業界では前例のない、ブランドとデザインの一貫性を提供します
スマートな検索。 Bit は非常に堅牢な検索機能を備えており、誰でも自分のドキュメントをすばやく検索して見つけることができます。 ワークスペース、フォルダー、ドキュメントのタイトル、およびドキュメント内のコンテンツを、Bit のリッチテキスト検索で検索できます。 企業は平均34のSaaSアプリを使用しています! そのため、ほとんどの時間は、情報を探すために、1 つのアプリから次のアプリに飛び回ることに費やされているのも不思議ではありません。 このため、Bit.aiは100以上の人気アプリケーション（YouTube、Typeform、LucidChart、Loom、Google Driveなど）と統合し、チームがテキストや画像だけでなく、ドキュメントに情報を織り込めるようにします。
複数の方法で共有する。
- ライブ状態。 ライブ状態：ドキュメントに加えたすべての変更がリアルタイムで更新されることを意味します。 クライアント、パートナー、または顧客とドキュメントを共有する場合、彼らは常にあなたの最新の変更を取得します。
- 埋め込み：任意の Web サイトまたはブログに Bit ドキュメントを埋め込むことができます。 Bit ドキュメントは完全に応答性があり、Web サイト上で完璧にレンダリングされます。
- トラッキング。 ドキュメントを追跡してリアルタイムの洞察を収集し、ユーザーがコンテンツとどのように相互作用するかを理解することができます。 ユーザーがドキュメントを閲覧するのに費やした時間、スクロール率、ユーザー情報などを確認できます。
まとめ
よく定義された進捗レポートは、プロジェクトの脈拍のようなものです! 読者との関係を決定し、すべての更新 (大小問わず) を強調し、全員が同じページにいるようにするのです。
上記のステップをすべて踏めば、あなたのレポートは読者にとって新鮮な風のように感じられ、あなたを信頼できるプロフェッショナルに見せてくれることでしょう。 さて、何を待っているのでしょうか。