To Multitask or Not to Multitask
今日のビジネス界では、企業はより少ない労力でより多くの仕事をしなければならず、社員はよりハードで長い時間働くよう要求されるようになっています。 オフィスでは、大多数の人が、マルチタスクが自分の効率を高めていると信じて、タスクの間を行ったり来たりして時間を費やしています。 しかし、新たな研究によると、マルチタスクはもはや自慢できるスキルではなく、心配すべきスキルであることが判明しました。
脳はどのようにマルチタスクを行うのか
脳の前頭前野は、注意を払う必要があるときはいつでも働き始めます。 この領域は、他の脳のシステムとメッセージを調整することで、1つの目標に注意を向け続け、タスクを遂行するのに役立ちます。 一つの課題に取り組むということは、前頭前野の両側が調和して働いていることを意味します。 別のタスクを追加すると、左右の脳が独立して働かざるを得なくなるのです。 パリの国立衛生医学研究所（INSERM）の科学者たちは、機能的磁気共鳴画像法（fMRI）を用いて、被験者に2つのタスクを同時にこなしてもらったところ、このことを発見したのです。
重要なのは、食事や散歩などの自然な作業をしながらのマルチタスクは、運転中のメールのような複雑な作業よりもずっと簡単だということです。
重要なのは、食事や散歩などの自然な作業をしているときのマルチタスクは、運転中のメールのような複雑な作業よりもずっと簡単だということです。これらの自然な作業は、前頭前野への要求が少なく、食事と次の会議までの散歩を簡単に切り替えられるのです。
マルチタスクは IQ に影響を与える
ロンドン大学の研究によると、認知タスク中にマルチタスクを行った参加者は、徹夜した人と同じように IQ スコアが低下することがわかりました。 マルチタスクをする人の中には、IQ が 15 ポイント低下し、8 歳の子供の平均 IQ になってしまった人もいました。 上司の話を聞くことと、その日のトップニュースを読むことを両立させながら会議に臨む場合、どちらの作業からもほとんど情報は得られないということを、今度知ることになる。
マルチタスクは脳の効率に影響を与える
仕事で複数の作業を行えることは強みであると考えられていますが、Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) の研究によると、人が作業を切り替えるたびに心のギアを切り替えるために余計な時間がかかり、マルチタスクは効率が悪くなることが示されています。 連邦航空局のジョシュア・ルービンシュタイン博士は、認知制御の新しいモデルを提唱している。 1つ目のゴールシフティングは、タスクを変更することを積極的に決定することである。 プロセスを切り替えると決めたら、脳はルール・アクティベーションを開始する。 このとき、脳は古いタスクの認知ルールをオフにして、次のタスクのための新しいルールをオンにする必要があります。 このプロセスは、職場で財務のエクセルシートに記入していた人が、電子メールを書くことに切り替えたときに見られるものです。 この場合、脳はまず目標を変更し、計算処理を終えて書き始める準備ができたと判断する必要があります。 書く前に、脳は数学のルールをオフにして、言語のルールをアクティブにする。
マルチタスクをせずに効率を上げる方法
仕事中にマルチタスクをしないことは、特にたくさんの仕事があるときには難しいかもしれません。 幸いなことに、さらに効率的に仕事をするために、簡単で意識的にできる変更がいくつかあります。 1分おきにタスクを行ったり来たりするのではなく、特定のタスクにまとまった時間を割くようにしましょう。 たとえば、その日のニュースを20分読んで、次の仕事に20分、というようにです。
この戦略を阻む、職場での一般的なタスクは、メールのチェックです。
この戦略に反する一般的な仕事として、電子メールのチェックが挙げられます。 カリフォルニア大学アーバイン校のGloria Mark氏と同僚のStephen Voida氏は、この統計に触発されて、あるオフィスで13人の従業員のメールを5日間遮断し、胸に心臓モニターを装着し、コンピュータの使用状況を追跡調査しました。 その結果、電子メールを遮断した方がストレスが少なかったのです。
チームでのマルチタスクに対処する方法
個人レベルでのシングルタスクは簡単そうに見えますが、チームが関与するとどうなるでしょうか。 同僚がいるグループでマルチタスクを行うと、ミスコミュニケーション、納期の遅れ、仕事の質の低下などの可能性が高くなります。 もし、グループの全員が気を取られていたら、団結して最高の仕事をするチャンスはほとんどありません。 チームが沈んでいくのを防ぐには、1つのタスクに集中し、時間を区切って予定を組み、使用するツールを少なくすることが重要です。 1つの仕事に集中することで、生産性は飛躍的に向上します。 そして、集団が一丸となって仕事に打ち込むことができるようになります。 異なるタスクのための時間ブロックを作成することで、生産性を維持し、完了に向けてスケジュール通りに進む可能性が高くなります。 さらに、使用するプラットフォームが少ないため、各メンバーのタスク間の移行時間が短くなり、生産的なマインドセットを維持することができます。
管理者にとっての重要なポイント
- マルチタスク時の課題に敏感になる
- 従業員が仕事の優先順位をつけられるようにする
- たまにはアクセルを緩めることも大切です。
- 従業員に休息を与えるために、ゆっくりとした時間を確保する
- 従業員が評価されていると感じられるように、ビジネスの透明性を保つ
- 期待を明確に伝える
- メールよりも対面でのコミュニケーションが効果的
今度、仕事で同時に課題をこなすことに気づいたら、マルチタスクをやめてください。
USCの応用心理学のオンライン科学修士プログラムは、組織と消費者の行動の両方に影響を与える現実世界のビジネス上の意思決定に知らせるために、人間の行動を非常に深く探求するユニークな構造を持っています。