Trabalhamos continuamente com os clientes para desenvolver novos sistemas que os ajudem a gerir os seus negócios sem problemas. No entanto, criar um sistema nem sempre é uma tarefa simples. Todo sistema requer um plano de ação, recursos e pessoal para implementá-lo. Muitas vezes ajuda pensar nos sistemas como uma combinação de processos e procedimentos, e muitos gestores não compreendem realmente a diferença entre os dois.
Um processo é uma operação de alto nível que abrange toda a organização. Um processo consiste em várias funções e define o protocolo passo-a-passo ou série de ações necessárias para realizar uma tarefa ou objetivo específico. Pensado de outra forma, um processo é como você define os passos necessários para alcançar o objetivo. O processo também delineia o que é necessário para alcançar o resultado final, incluindo diferentes departamentos e recursos dentro da organização.
Um procedimento, por outro lado, é mais detalhado e de nível inferior, definindo o protocolo específico para realizar parte do processo. O procedimento delineia a ordem dos passos específicos necessários para alcançar um resultado final, e uma série de procedimentos em conjunto formam um processo.
Sistemas bem sucedidos reúnem processos e procedimentos de uma forma que os define como um conjunto de instruções.
Então um processo é multifuncional, definindo o que é feito e por quem. É tipicamente definido como um fluxograma ou uma árvore de decisão, onde uma etapa logicamente leva a outra etapa ou atividade. Existem eventos que levam a uma escolha na árvore de decisão, todos projetados para levar a um resultado ou resultado desejado.
No processo, procedimentos específicos são definidos, delineando como uma tarefa específica deve ser feita e quem executa essa tarefa. Incluídos como parte do processo estão as métricas para uma conclusão bem sucedida.
Quando se decompõe o processo em um conjunto de procedimentos definidos, esses procedimentos tornam-se instruções de trabalho. As instruções definem vários procedimentos e as funções de vários indivíduos responsáveis por esses procedimentos, por isso, quando se juntam, definem um processo bem sucedido.
Seu sucesso na definição de processos, procedimentos e instruções determinará o sucesso do seu sistema empresarial. É necessário utilizar processos e procedimentos em conjunto, delineando diagramas de processo com detalhes de procedimento para implementar os diagramas, mostrando as etapas do processo a que os procedimentos se referem. Usando esta abordagem, o pessoal obtém uma maior compreensão do contexto e implicações de um processo multifuncional e de como cada procedimento contribui para esse processo. Note que um procedimento bem escrito com muitos detalhes muitas vezes pode aliviar a necessidade de instruções complexas.
Desenvolvendo sistemas de negócios, o entendimento de como quebrar processos e procedimentos irá contribuir muito para definir os sistemas que são essenciais para qualquer operação.