11 Dicas simples para uma gestão eficaz dos e-mails

Quanto tempo você gasta gerenciando seus e-mails todos os dias? Uma hora? 30 minutos? Algumas horas? Talvez meio dia?

Embora o e-mail se destine a facilitar a comunicação, suspeito que às vezes ele se torne uma ferramenta contraproducente, pois gastamos muito tempo gerenciando seus e-mails! Por exemplo, pense nestas instâncias:

• Você às vezes fica clicando na sua caixa de entrada, mesmo que você a tenha verificado apenas 5 minutos atrás?
• Você gasta muito tempo gerenciando seus e-mails todos os dias, como pesquisar e-mails passados, ordenar, organizar e apagar e-mails antigos?
• Você costuma fazer dos e-mails sua primeira prioridade ao invés de realmente fazer as coisas?

li> Há dias em que você passa mais tempo na sua caixa de entrada do que fazendo um trabalho adequado?

p> No final do dia, o e-mail é apenas uma ferramenta para você realizar suas tarefas. Abaixo estão 11 dicas para melhorar sua gestão de e-mail:

Processe seu e-mail uma vez por dia

P>Even embora eu verifique meu e-mail várias vezes ao dia apenas para estar no loop (no caso de haver algo estranho acontecendo como o meu site a cair, ou se houver um pedido urgente), eu não processá-los de imediato. Só o faço uma vez por dia, seja no início do dia ou à noite.

p>Disponha um espaço de tempo diário para processar os seus e-mails. Se você não terminar no espaço de tempo, continue no dia seguinte. Priorize os mais importantes e deixe o resto para trás. (Veja #2).

Se você estiver em uma posição de trabalho onde você recebe muitos e-mails sensíveis ao tempo, você ainda pode colocar isso em prática. A questão é não deixar o e-mail correr sobre a sua vida. Lembre-se, é uma ferramenta para ajudá-lo a fazer o seu trabalho e não o trabalho em si.

Priorizar 20% dos e-mails; Deferir 80% dos e-mails

Nem todos os e-mails são iguais. Eu adoro a regra 80/20 porque ela se aplica a todas as áreas de nossas vidas. Incluindo os emails. A regra 80/20 é a ideia de que 20% das entradas são responsáveis por 80% das saídas em qualquer situação. Portanto, para ser eficaz, devemos nos concentrar em 20% das entradas que levam a 80% das saídas. Da mesma forma, devemos nos concentrar em 20% dos e-mails de alto valor que levam à saída máxima.

Os meus 20% de e-mails são os que me dão o próximo avanço no meu trabalho. Eles podem ser pedidos da mídia, pontos de entrevistas, oportunidades de networking, leads de negócios, oportunidades de falar, e outras coisas que levam aos meus 20% de objetivos de negócios. Meus e-mails de 20% também incluem pessoas que investiram no meu trabalho, tais como meus clientes de coaching 1-1, palestras e leitores que compraram meus cursos e produtos. Por último, mas não menos importante, as correspondências com meus bons amigos também caem aqui. Tudo o resto vai para os 80% de e-mails.

Para os 20% de e-mails, dou-lhes uma prioridade significativa. Costumo responder-lhes imediatamente (especialmente se cumprirem a regra de 1 minuto em #9); se não, vou chegar a eles dentro de 1-3 dias. Para 80% dos emails, levo mais tempo para responder, às vezes nem respondendo também (ver ponto #4).

Disponibilizar uma pasta “Reply by XX Day”

Arquivar o email que precisa da sua resposta numa pasta “Reply by XX Day”, onde XX é o dia da semana. Eu reservo 3 dias a cada semana para responder aos e-mails – Terça, Quinta e Sábado. Desta forma não sou pressionado a responder imediatamente sempre que recebo o e-mail. Leio-o, reconheço-o mentalmente e penso nele até que seja altura de responder (uma média de 3-8 dias a partir da recepção do e-mail).

Perceba que não precisa de responder a todos os e-mails

Apesar do que pensa, não precisa de responder a todos os e-mails. Às vezes, nenhuma resposta após um certo período de tempo também pode ser considerada uma resposta em si.

Eu recebo um grande volume de e-mails de leitores, e durante um período de tempo eu costumava responder a todos os e-mails que chegavam. Isso não fazia nada por mim. Eu passava o dia inteiro apenas respondendo e-mails, e ao final do dia eu era drenado, incapaz de fazer qualquer trabalho de verdade. E, curiosamente, praticamente todo o correio que eu respondo para nunca receber uma resposta de retorno de qualquer tipo (nem mesmo um reconhecimento ou agradecimento), mesmo quando eu postar perguntas de acompanhamento para ajudá-los ainda mais. Eu suspeito que metade do correio não é lido, e a outra metade é correio que as pessoas enviam por impulso e as respostas não importam. De qualquer forma, eu percebi que é muito mais eficaz usar o tempo em tarefas de maior valor, tais como trabalhar em produtos de alto valor e conteúdo, apoiar meus clientes de coaching 1-1, novos projetos e escrever novos artigos.

Não se estresse muito em responder a cada um dos emails. Responda se ajudar, mas se os custos de responder não superarem os benefícios, então talvez não valha a pena se preocupar com isso. Apenas deixe estar e as coisas se resolverão através do tempo.

Crie respostas de modelo se você costuma enviar respostas semelhantes

Se você olhar através de sua pasta enviada, você provavelmente encontrará uma tendência em coisas que você responde. O correio que eu recebo no meu site pode normalmente ser classificado em uma das poucas categorias (1) feedback / thank you mail (2) 1-1 coaching (3) pedidos de resenhas de livros/produtos (4) speaking inquiries (5) outros. Para (1) e (2), utilizo modelos que escrevi antes, que utilizo nas minhas respostas. Como eu respondo, eu os personalizo de acordo com as necessidades do correio original. Isso me poupava muito tempo, comparado com o passado quando eu digitava e-mails do zero.

Leia apenas os e-mails que são relevantes

Assino várias newsletters – como em fitness, auto-ajuda, blogs e negócios, mas não leio todos os e-mails que eles enviam. Eu também não os apago, porque sei que eles têm informações valiosas. Em vez disso, eu configuro o gmail para arquivá-los automaticamente em diferentes rótulos (pastas). Os e-mails de blogs são arquivados na pasta de blogs, os e-mails de fitness são arquivados na pasta saúde & pasta fitness, e assim por diante. A partir de agora, tenho cerca de 30 pastas. Eu só as leio quando quero obter mais informações sobre o tópico.

Você não precisa ler todos os e-mails que chegam. Escolha e selecione o que é relevante para você.

Estrutura seus emails em categorias

P>Pastas (ou rótulos, se você usar o gmail) estão lá para ajudá-lo a organizar seus emails.

P>Primeiro, use um sistema de nomenclatura relevante para o que você está fazendo. Se as suas maiores prioridades agora são, digamos, (1) escrever um livro e (2) perder peso, então nomeie as suas pastas como that.

Segundamente, use estrutura hierárquica. pastas de primeiro nível são para as grandes categorias, e pastas de segundo nível são para subcategorias, e assim por diante. Por exemplo, eu tenho “Admin” como uma pasta de primeiro nível, e “Back-Up”, “Contabilidade”, “Contas”, etc. como pastas de segundo nível. Se necessário, tenho pastas de terceiro nível para as segmentar ainda mais. O Gmail tem um add-on que lhe permite usar diferentes etiquetas de camadas (Configurações > Labs > Etiquetas aninhadas)

Usar filtros (#8) para organizar automaticamente o correio em pastas funciona wonders.

Usar filtros

Filtros são ferramentas que o ajudam a organizar o correio automaticamente quando ele entra no seu correio. Há 2 coisas básicas necessárias para um filtro – (1) O termo a ser observado (2) Ação a ser aplicada se o termo for igualado. A partir de agora, o meu gmail tem cerca de 20 filtros diferentes configurados para diferentes endereços de e-mail, títulos de assuntos, corpo de texto e o que não for. Dependendo do filtro, o e-mail será automaticamente classificado em uma respectiva pasta/arquivado. Isso minimiza a quantidade de ações administrativas que eu preciso fazer.

Aqui está o meu vídeo tutorial compartilhando como eu configuro meus filtros de e-mail para chegar à caixa de entrada zero: 3 Dicas simples para alcançar a caixa de entrada zero usando filtros de e-mail

Utilizar a regra de 1 minuto ao responder

Se demorar 1 minuto para responder, responda imediatamente e arquive-o. Não a deixe ficar na sua caixa de correio durante muito tempo. Vai exigir ainda mais esforço deixá-lo pairar na sua mente e ser constantemente lembrado de que você precisa responder. Apenas certifique-se de cumprir o prazo de 1 minuto ao responder para que não leve mais tempo do que o necessário. Isso me ajuda a limpar um grande lote de e-mails em um curto espaço de tempo.

Definir um limite para o tempo gasto na caixa de entrada

Além da regra de 1 minuto, limite o tempo total que você gasta na sua caixa de entrada. Da próxima vez que você verificar o seu correio, limite o tempo que você mesmo gastar. Veja quanto tempo você leva para processar, ler, responder e classificar através do seu correio. Depois pergunte-se quanto desse tempo é bem gasto. As chances são, a maior parte desse tempo não serve absolutamente nenhum propósito.