Aplicativos para Eventos e Conferências Móveis: O Guia 2020

Aplicações para eventos e conferências móveis tornaram-se agora um pilar da experiência do evento. Neste guia, vamos explorar as melhores práticas de aplicação de eventos para 2020 e além.

Uma aplicação de evento permite aos participantes uma rede de contactos mais eficaz, mantém todos conscientes das últimas actualizações de eventos e, mais importante, fornece um conjunto de dados rico que os organizadores de eventos podem obter insights. Dada a versatilidade de um aplicativo de evento, não é de se admirar que 91% dos organizadores de eventos afirmaram que a adoção de um aplicativo de conferência resultou em ROI positivo do evento.

Embora seja claro que aplicativos de eventos móveis são predominantes no setor de eventos, as constantes melhorias na tecnologia e o cenário mutante dos aplicativos móveis em geral exigem que os organizadores se mantenham atualizados com as últimas notícias e melhores práticas.

Este guia irá cobrir o espectro do que os organizadores precisam saber sobre o aplicativo do evento. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:

1. What is an Event App
2. What is a Networking App
3. Determine if you need an Event App or Networking App
4. App Store Guidelines for White Label Apps
5. White Label App vs Branded Universal Event App
6. How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
7. How to Increase Event App Adoption
8. How to Leverage Event App Data
9. Event App Data Security and Privacy

What is an Event App?

An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. Enquanto diferentes aplicativos de evento oferecem características diferentes, características comuns são uma agenda de evento digital, mensagens individuais, perfis de participantes para pesquisa de rede, perfis de palestrantes, páginas de patrocinadores e integrações de mídia social.

O que é um aplicativo de rede?

Um aplicativo de rede é ligeiramente diferente dos aplicativos de evento móvel e de conferência porque eles se concentram apenas em rede de eventos. Embora tais aplicativos tenham um propósito muito importante, a maioria dos aplicativos de conferência hoje em dia oferecem uma plataforma de rede, além de outras funcionalidades. Compreender o aplicativo de eventos como uma solução holística irá garantir que você tire o máximo proveito de suas capacidades.

Determine se você precisa de um aplicativo de evento para o seu próximo evento

Agora que você entenda a diferença entre um evento e um aplicativo de rede, é importante escolher a experiência móvel certa para o seu evento. Um aplicativo de rede é um ótimo complemento ao facilitar a conexão entre os participantes durante o evento. Um aplicativo de evento e conferência oferece uma experiência de evento mais holística, com recursos adicionais como agenda digital, perfis e mensagens individuais. Para ajudar a determinar se um aplicativo de evento é adequado para você, dê uma olhada em nossa lista de verificação.

Event App Checklist:

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• Attendee size exceeds 100
• You Event type is a user conference, summit, roadshow, ou evento principal
• Os participantes têm a opção de se conectar antes do evento
• A agenda do evento inclui várias sessões e faixas
• O evento é um evento de um ou vários dias
• A notificação em tempo real durante o evento é importante
• Você tem tempo suficiente para promover seu aplicativo antes do evento

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Se você marcar mais de um par de balas nesta lista, pode ser o momento de rever as opções de aplicação de eventos e conferências com a sua solução de gestão de eventos.

“O nosso aplicativo móvel é aquele farol de luz que as pessoas usam enquanto estão no local. Eles foram capazes de selecionar as sessões em que estavam interessados, descobrir o fluxo atual, e coisas, e áreas que estavam abertas durante o programa.”

-Karen Merritt, LinkedIn



App Store Guidelines for White Label Apps

Na indústria de aplicativos, Apple e Android são os gatekeepers. As regras que esses provedores de sistemas operacionais móveis estabelecem para suas respectivas lojas de aplicativos móveis podem acabar redirecionando uma indústria – como foi o caso recente da Apple.

Na Conferência Mundial de Desenvolvedores de 2017, a Apple anunciou um conjunto de mudanças nas diretrizes de varredura. Durante a conferência, a Apple anunciou que estava apertando seu processo de revisão de aplicativos, rejeitando aplicativos que foram criados através de um formulário modelo. A frase mais importante da diretriz é a seguinte:

Guideline 4.2.6: “As aplicações criadas a partir de um modelo comercializado ou serviço de geração de aplicações serão rejeitadas.”

Naturalmente, isto alarmou uma série de indústrias diferentes que utilizavam aplicações com modelos como parte central do seu modelo de negócio. A diretriz afetou particularmente a indústria de eventos, já que muitas empresas de tecnologia de eventos usam templates para criar aplicações de eventos em escala para seus clientes.

Muitos temiam que esta nova diretriz pudesse melhorar o processo de criação de aplicativos de eventos de white label. Como resultado, muitos provedores de aplicativos codificaram para descobrir exatamente até que ponto a Apple estaria aplicando as novas regras anti-template.

Por um tempo, pareceu que aplicativos universais (que iremos cobrir mais tarde) eram a única solução segura. Em dezembro de 2017, a Apple lançou uma versão atualizada da Guideline 4.2.6. A seção completa lida da seguinte forma:

“Aplicativos criados a partir de um template comercializado ou serviço de geração de aplicativos serão rejeitados a menos que sejam enviados diretamente pelo provedor do conteúdo do aplicativo. Estes serviços não devem submeter aplicativos em nome de seus clientes e devem oferecer ferramentas que permitam a seus clientes criar aplicativos personalizados e inovadores que proporcionem experiências únicas aos clientes. Outra opção aceitável para provedores de template é criar um único binário para hospedar todo o conteúdo do cliente em um modelo agregado ou ‘picker’, por exemplo, como um aplicativo de busca de restaurante com entradas ou páginas personalizadas separadas para cada restaurante cliente, ou como um aplicativo de evento com entradas separadas para cada evento do cliente”

Onde a diretriz inicial não tinha especificidade, esta nova revisão pintou um quadro mais claro de até que ponto os aplicativos templates serão aceitos.

Dada a versão atualizada, parece que os aplicativos de white label não estão fora da tabela, desde que os clientes enviem o aplicativo através de sua própria conta de desenvolvedor Apple. Portanto, é justo assumir que a App Store não será excessivamente rigorosa com as aplicações de eventos templated – desde que sejam únicas e originais até um certo grau.



White Label Event App vs Branded Universal Event App

Como organizador de eventos, é importante conhecer as diferenças entre os dois para ajudar a informar a decisão de escolher a solução correta de aplicação de conferência. As diferenças entre os dois tipos de aplicações de eventos podem ser resumidas da seguinte forma.

Aplicações de White Label Template

Com aplicações de White Label Template, os clientes obtêm uma grande experiência de marca e acesso a uma variedade de módulos, mas ao custo da singularidade tanto no design como na funcionalidade. De acordo com as orientações revistas da Apple, o aplicativo só será aceito se for submetido através da conta de Desenvolvedor Apple do cliente.

A implicação é que as empresas do evento devem entregar os templates, módulos e framework com os quais o cliente irá desenhar o aplicativo por conta própria. Muitos fornecedores de software de eventos, incluindo a Bizzabo, agora oferecem opções de aplicativos de white label que são compatíveis com as diretrizes da App Store.

Aplicações universais de marca

As diretrizes revistas da Apple deixam claro que uma forma aceitável de aplicativos templates são modelos agregados ou “picker”, nos quais existem vários perfis diferentes no mesmo aplicativo container. Isto é também conhecido como um aplicativo universal de marca.

Apenas como um controle remoto universal pode estar a cargo do seu sistema de entretenimento doméstico, um aplicativo universal pretende ser o seu one-stop-shop para eventos. Os clientes descarregam a aplicação universal que contém o seu evento ou série de eventos específicos.

É dentro da aplicação contentora que os clientes podem criar e exibir a sua aplicação de eventos de marca única sem terem de criar uma completamente por conta própria. Um aplicativo de marca universal faz bem em seguir as diretrizes da Apple, pois se afasta da superlotação da loja de aplicativos com aplicativos modelos enquanto dá aos clientes a liberdade de mostrar sua marca de evento única.

Para ter um melhor entendimento desta solução de aplicativo em particular, aqui está o novo aplicativo de eventos da Bizzabo em ação:

Como um aplicativo de conferência móvel aprimora a experiência do evento

O valor de um aplicativo de evento é trazer toda a experiência do evento para o dispositivo do participante. Isso facilita aos participantes saber quais sessões ou palestrantes estão surgindo, quais patrocinadores estão exibindo e quem eles podem encontrar para fazer uma conexão profissional.

Enquanto o envolvimento móvel está aumentando ano após ano, nem sempre é fácil entender o impacto de um aplicativo de evento para sua estratégia geral do evento. É por isso que a Bizzabo pesquisou vários clientes usando o aplicativo Ultra Branded. Os resultados foram surpreendentes:

• 50% de aumento na adoção móvel dos participantes
• 51% de aumento na visibilidade dos patrocinadores e parceiros
• 42% de aumento no engajamento do público
• 84% de aumento no engajamento da comunidade

Os organizadores do evento que a Bizzabo pesquisou viram resultados dramáticos no engajamento dos participantes com a adição do aplicativo am event.

Curious para aprender o que distingue as aplicações de eventos? Vamos rever os benefícios exclusivos de aproveitar os aplicativos de eventos e conferências.

Trabalho em rede

Conectar-se com outros profissionais é uma das principais razões pelas quais o aplicativo de evento surgiu. Um aplicativo de evento não só facilita o encontro com outros, mas ajuda os participantes a identificar outros participantes para se encontrarem e trabalharem em rede. Perfis visualmente agradáveis e um sistema de mensagens intuitivo são ingredientes chave para uma forte solução de networking dentro do aplicativo do evento.



Perfil dentro do aplicativo do evento com a marca Bizzabo

Experiência na marca Bizzabo

Dar aos participantes uma experiência de marca sem falhas é a chave para um evento de sucesso. Procure por aplicativos de evento que permitam controle total sobre cores, imagens, logos e mensagens, a fim de oferecer uma experiência de aplicação de marca completa que conecte a energia do evento ao vivo com o dispositivo de cada participante.

Polling and Surveys

Um dos aspectos mais valiosos de um aplicativo de evento são os dados que podem ser coletados dos participantes. O método mais simples de recolher estes dados seria iniciar sondagens e inquéritos aos participantes em tempo real. Isto pode ser feito durante os workshops, antes do evento, e mesmo após o evento. Um aplicativo do evento fornece uma forma de fazer perguntas imediatas aos participantes e receber respostas que ajudarão a moldar sua estratégia futura do evento.



Personalized Agenda

Com tantas sessões e workshops diferentes acontecendo em uma conferência, pode ser difícil para os participantes acompanharem tudo isso. Um aplicativo de evento resolve este problema, dando aos participantes a capacidade de construir sua própria agenda de eventos, simplesmente adicionando as sessões que eles querem participar em suas agendas pessoais.

Oportunidades de patrocínio

Aplicações de eventos modernos também podem ajudar os organizadores de eventos a garantir patrocínios de eventos, proporcionando aos patrocinadores uma oportunidade privilegiada de expor sua marca e serviços aos participantes. Isto pode ser feito através de páginas de patrocinadores individuais, ofertas especiais que são enviadas através de notificações push, ou pesquisas e pesquisas patrocinadas.



Como Aumentar a Adoção do Aplicativo do Evento

Os benefícios de um aplicativo de evento não podem ser realizados a menos que o aplicativo seja amplamente baixado e utilizado ativamente pelos participantes. As dicas a seguir ajudarão a aumentar as taxas de adoção de aplicativos.

Articular o Valor Adicionado

Antes de planejar qualquer campanha específica em torno da adoção do aplicativo, reserve um tempo para formar adequadamente a mensagem.

Sim, você quer que o maior número possível de participantes faça o download, mas por que eles deveriam? Qual é o valor acrescentado específico que eles receberão ao se envolverem com o aplicativo?

Posicionar claramente o valor do porquê e como um aplicativo irá elevar a experiência do evento de um participante em suas mensagens não é necessariamente apenas para persuadi-los a baixar o aplicativo, mas, mais importante, para ganhar a confiança deles e fazer com que eles incentivem outros participantes a baixar o aplicativo também. O poder das indicações pode realmente ajudar na adoção do aplicativo do evento.

Transforme os participantes em Advocates

Após a mensagem ser cuidada, é hora de criar maneiras específicas para os participantes defenderem facilmente o aplicativo e assim facilitar a adoção do aplicativo do evento.

Faça com que seja fácil para os participantes promoverem o seu evento e aplicativo, fornecendo botões de compartilhamento fáceis de usar com texto pré-preenchido. Os participantes podem então informar às suas redes que se juntaram à comunidade de redes do evento e que os seus colegas participantes também o devem fazer. Lembre-se, seus palestrantes têm o poder de amplificar sua mensagem, pois eles tendem a ter fortes bases de seguidores.

Criar uma Campanha de Email Dedicado

Email será um dos principais pontos de comunicação com os seus participantes. Envie uma série de e-mails para cada participante registrado com uma chamada clara para ação para fazer o download do seu aplicativo do evento.

Você pode espaçar os e-mails o suficiente para evitar sobrecarregar os seus participantes. Eduque os participantes sobre porquê e como o aplicativo da conferência irá melhorar a sua experiência no evento.

Além disso, certifique-se de manter mensagens claras e concisas nestes e-mails. Se você enterrar seus participantes com uma barra de links e informações, a chamada para ação para baixar seu aplicativo do evento será perdida.

Devise a Social Media Strategy

Para realmente garantir que todos os participantes do evento estejam cientes da sua comunidade de redes de relacionamento do evento, considere lançar uma campanha de mídia social. Incentivar os participantes a baixar o aplicativo, oferecendo um prêmio aos primeiros 100 membros da comunidade. Também considere a criação de um link de download compartilhável para que as pessoas possam baixar rapidamente o app.

Showcasing your conference app through social media platforms é uma boa maneira de mostrar aos participantes potenciais do evento o valor agregado que eles irão ganhar se optarem por participar do evento. Ao promover publicamente o aplicativo de conferência móvel, você está posicionando a marca do seu evento como uma marca que está abraçando soluções tecnológicas que melhoram a experiência.

Como alavancar os dados do aplicativo do evento

Como o organizador do evento, o aspecto mais valioso da implantação de um aplicativo de evento são os dados que são coletados. Como os participantes utilizam o aplicativo da conferência em uma variedade de funcionalidades diferentes, cada informação pode ser dividida para ajudar o organizador a entender melhor o impacto de seu evento. Informações como as sessões mais populares, horários de espreita das mensagens enviadas e perfis com o maior número de visualizações são todos pontos-chave de dados que pintam um quadro maior.

Source: Bizzabo

Obtendo dados ricos de eventos e desenhando insights acionáveis são possíveis quando múltiplos conjuntos de dados são integrados com a aplicação da conferência. A integração é imperativa quando se utilizam dados, pois dá a diferentes plataformas a capacidade de comunicar entre si.

Isso é especialmente relevante para aplicativos de eventos porque o comportamento dos participantes no aplicativo pode ser diretamente ligado às suas informações no seu CRM ou sistema de automação de marketing. Quanto mais pontos de dados puderem ser conectados ao mesmo contato, melhor você terá uma idéia de como o evento impactou aquele participante específico.

Para mais informações sobre a integração de dados do evento, clique na imagem abaixo para acessar nosso ebook gratuito sobre integração de dados do evento.



h2>Event App Data Security and Privacy

Como discutido, um aplicativo de evento pode ser uma mina de dados sobre os comportamentos e preferências dos participantes. Esses dados podem, por sua vez, informar decisões futuras e estratégias de eventos. Contudo – parafraseando o tio Ben do Homem-Aranha – com grandes dados vem uma grande responsabilidade.

Os organizadores têm de se esforçar ao máximo para garantir que os dados que recolhem estão seguros e disponíveis a pedido dos utilizadores.

Com a introdução do Regulamento Geral de Protecção de Dados da UE, a segurança e a privacidade dos dados tornou-se mais importante do que nunca. Este novo regulamento de protecção da UE ajuda a assegurar que as organizações estão a tratar os dados pessoais de uma forma segura e transparente. A GDPR não se aplica apenas a empresas que operam fora da UE, mas também a empresas que vendem, contratam ou se envolvem com cidadãos da UE e suas organizações. Para mais informações sobre a GDPR, visite o site oficial da GDPR.

Para conhecer melhor os métodos de proteção de dados, aqui estão algumas das melhores práticas em relação à segurança e transparência dos dados de eventos. (Por favor note que este blog não deve ser referenciado para aconselhamento legal. Para orientação legal adequada, por favor consulte a sua equipe jurídica.)

Opt-in Process

Como usuários do aplicativo do evento, os participantes devem estar totalmente cientes dos dados que estão compartilhando. Também deve haver processos implementados para que eles optem ativamente por oferecer suas informações. Algumas plataformas são projetadas de forma que a coleta de dados seja o padrão e que os usuários devem optar ativamente por não receber seus dados se não quiserem mais. Isto resulta em uma má experiência do usuário, pois o processo parece menos transparente do que deveria ser.

Certifique-se de que a recolha de dados da aplicação do seu evento inclui um processo de opt-in que requer um envolvimento activo do lado do participante. Desta forma, tanto o organizador quanto o participante são totalmente transparentes desde o início.

Linguagem compreensível

Quando se trata de retórica legal, torna-se muito fácil perder-se no jargão ou simplesmente afinar uma linguagem confusa e complicada.

A fim de evitar este sentimento entre os seus participantes e outros interessados no evento, dedique algum tempo para quebrar a sua política de dados básicos de uma forma que possa ser compreendida pela pessoa comum. Isso será muito apreciado pelos participantes e ajudará a estabelecer a marca do seu evento como uma marca que coloca a experiência dos participantes como uma alta prioridade.

Envie um email detalhado resumindo a sua política

Segundo a The Event Success Formula, o email é uma das formas mais eficazes para os marqueteiros se comunicarem com o seu público. Os participantes vão apreciar se você criar um e-mail separado que resume, em termos leigos, seus dados e políticas de privacidade, porque eles podem então consultar este e-mail em ocasiões separadas.

Explicar detalhadamente os detalhes da política e como os participantes serão afetados são ótimas maneiras de construir confiança com o seu público e deixá-los saber que você tem o melhor interesse deles no coração.

Aparelhamento: O seu aplicativo para eventos móveis

Aplicativos modernos para eventos e conferências têm o poder de fornecer aos participantes uma experiência digital intuitiva, com a marca e conveniente para ir de mãos dadas com uma experiência ao vivo. Para preparar o seu evento para estar pronto para o celular, aqui estão as principais coisas a ter em mente:

• Determine se um aplicativo de evento ou aplicativo de rede é o adequado para o seu evento.
• Considerando usando um aplicativo de White Label ou uma experiência de marca para o seu aplicativo de evento.
• Entenda como um aplicativo de evento melhora a experiência do participante e do patrocinador.

Incrementar a adoção do aplicativo de evento transformando os participantes em defensores do aplicativo.

• Alavancar os dados do aplicativo de evento de uma forma que esteja alinhada com os regulamentos de privacidade de dados e consumidores.

Até 2020 e mais além, podemos esperar mais avanços em branding, personalização e insights baseados em dados.

Aprenda como um aplicativo de evento pode se encaixar em sua estratégia geral de eventos no guia Event Stack.



Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.