Assembly Bill 5 (AB5), aprovada na Califórnia no ano passado e que recentemente entrou em vigor em 1 de janeiro, coloca restrições severas sobre como as empresas podem contratar e trabalhar com trabalhadores independentes. Esta lei não só afecta o aumento do trabalho independente através da “gig economy”, mas também obriga os empregadores a classificar a maioria dos empreiteiros independentes como empregados. Milhares de empresas em todo o país dependem de empreiteiros independentes para uma série de diferentes tarefas empresariais. Desde a contratação de serviços de entrega, à contratação de freelancers para trabalhos de fotografia, e tudo o que está entre eles, os empreiteiros independentes em todo o país desempenham um papel extremamente importante na economia.
Below, oferecemos um resumo completo sobre como a Assembly Bill 5 afecta as empresas que trabalham com empreiteiros independentes e oferecemos algumas soluções simples para gerir os seus “novos” empregados por hora.
O que diz a California Assembly Bill 5?
Em essência, o estado da Califórnia está a exigir que as empresas que operam no estado façam os seus 1099 empregados por hora. De acordo com FUNDERA, “1099 empregados são empreiteiros independentes. Eles recebem pagamento de acordo com os termos do seu contrato e recebem um formulário 1099 para declarar renda na sua declaração de impostos. … O empregador retém o imposto de renda do salário do empregado e tem um grau significativo de controle sobre o trabalho do empregado”
Apesar da grande importância que os trabalhadores independentes e freelancers desempenham, muitas empresas infelizmente exploram trabalhadores que não são empregados. A lógica por trás do Projeto de Lei da Assembléia 5 é aumentar a proteção dos trabalhadores. O governador Newsom, ao assinar o projeto de lei em setembro passado, declarou que o projeto “ajudará a reduzir a má classificação dos trabalhadores – trabalhadores sendo erroneamente classificados como ‘empreiteiros independentes’ em vez de empregados, o que corrói as proteções básicas do trabalhador como o salário mínimo, dias de doença pagos e benefícios do seguro saúde””
Embora grandes empresas como Uber, Lyft e DoorDash (todas consideram seus motoristas como empreiteiros independentes) continuem a lutar contra o projeto de lei, a maioria das empresas é agora obrigada por lei a tratar cada pessoa que trabalha para sua empresa como um empregado. Além disso, o projeto de lei também coloca o ônus da prova nos empregadores para garantir que todos os trabalhadores sejam devidamente classificados como empreiteiros independentes. A maioria das empresas simplesmente não tem a capacidade de contratar empregados assalariados para cada tarefa que precisa de ser feita. Assim, espera-se um aumento de empregados remunerados por hora em todo o estado da Califórnia nos próximos meses.
O que as empresas com operações na Califórnia precisam fazer?
Se a sua empresa nunca geriu empregados remunerados por hora, há todo um novo conjunto de desafios que precisam ser enfrentados. Mais importante ainda, você precisa ser capaz de acompanhar o tempo dos seus funcionários. Os empreiteiros independentes que você contratou anteriormente muito provavelmente trabalharam para um custo estabelecido e acordado para um determinado projeto ou conjunto de tarefas. Com este tipo de acordo, um cronograma para os resultados é muitas vezes a única consideração de tempo. Com funcionários por hora, no entanto, o acompanhamento da quantidade de tempo trabalhado é essencial tanto por razões de produtividade como por razões legais.
Muito do trabalho realizado por empreiteiros independentes é remoto. Agora que a AB5 foi aprovada, as empresas precisam encontrar uma maneira de rastrear o tempo trabalhado e, ao mesmo tempo, garantir que seus funcionários permaneçam na tarefa e cumpram os objetivos e metas de produtividade.
Outras vezes, o software e as ferramentas de rastreamento de tempo também podem ajudar as empresas a evitar perdas financeiras potencialmente pesadas que ocorrem através da fraude de tempo dos funcionários. Um estudo recente da Nucleus Research descobriu que 19% da força de trabalho participa do “buddy punching”, uma prática na qual os funcionários entram e saem uns dos outros para aumentar enganosamente os seus salários. Esta prática enganosa pode resultar em perdas de até 3% da folha de pagamento bruta e está custando aos empregadores dos EUA 373 milhões de dólares a cada ano.
Important Features of the Best Time Tracking Software Tools
Embora você pudesse simplesmente instalar um relógio de ponto para os seus empregados cronometrar a entrada e saída, há vários inconvenientes nesta solução. Empresas que querem tirar o máximo proveito de seus novos funcionários, precisam desenvolver políticas sólidas de RH que garantam que os funcionários, gerentes e todos os que estão entre eles entendam como usar a nova tecnologia de acompanhamento de tempo.
As melhores opções de software de acompanhamento de tempo, como as oferecidas pela empresa MitreFinch, podem ser projetadas para oferecer uma série de funções únicas e específicas do negócio.
Para as empresas da Califórnia que precisam de tecnologias que façam a transição para funcionários de hora em hora livre, o software de controle de tempo dos funcionários deve incluir alguns dos seguintes recursos:
- Transparent Accountability: Os sistemas de controle de tempo dos funcionários devem ser desenvolvidos como parte de uma estratégia maior para encorajar a responsabilidade dos funcionários. Para os empregadores que temem que a fraude de tempo possa ser uma possibilidade, pode ser utilizado um software de seguimento de tempo biométrico. Para empregados remotos, o monitoramento de tempo pode garantir que eles permaneçam na tarefa mesmo quando estão do outro lado do mundo.
- Unificar e controlar os pagamentos: Os sistemas de controle de tempo também precisam unificar e controlar os pagamentos aos funcionários horários que estão trabalhando em determinados projetos. Por exemplo, os gestores podem estabelecer limites máximos para a quantidade máxima de horas possíveis trabalhadas em um determinado projeto ou entrega. Uma vez concluído, as horas trabalhadas podem ser facilmente conectadas ao seu sistema de folha de pagamento existente.
- Funcionalidade Simples e Directa de Hora de Entrada e de Saída: Os erros de relógio de entrada e saída podem levar a dores de cabeça para os departamentos de RH e de folha de pagamento. Por este motivo, o software de tempo e presença precisa de incluir uma funcionalidade simples e directa que possa ser facilmente aprendida e utilizada pelos empregados horários.
- Capacidade de Verificação de Horas numa Base Diária: Para uma empresa que trabalha com funcionários remotos, a capacidade dos gestores e outros superiores dentro da empresa de verificar a quantidade de tempo trabalhado diariamente é essencial, especialmente quando certos projectos têm prazos apertados.
- Capacidade dos Gestores de Verificarem as suas Linhas Inferiores: Finalmente, o software de tempo e presença deve também permitir aos gestores verificar e actualizar as suas linhas de down. Isto pode ajudar a aliviar as cargas de trabalho enquanto ainda mantém o controle sobre o trabalho dos funcionários.
As melhores ferramentas de software de controle de tempo do mercado podem permitir uma transição relativamente fácil e direta que vem com a aprovação do California Assembly Bill 5. Even if your business has never hired or relied on hourly employees, time tracking tools can actually help companies improve their productivity levels through keeping employees honestly transparent and motivated.
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