Como obter a acreditação IATA para Negócios de Viagens: Opções e passos a dar

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Cada indústria tem o seu próprio regulador – uma autoridade que estabelece padrões e melhora a cooperação interna. A indústria das viagens aéreas não é excepção.

IATA significa International Air Transport Association (Associação Internacional de Transporte Aéreo). O seu principal objectivo é regular as actividades relacionadas com a distribuição para as companhias aéreas e aviação comercial. Essas atividades incluem cálculos de tarifas, alocação de receitas e regras de bagagem.

Mas como a IATA e as agências de viagem estão conectadas? Porque é que as empresas de viagens que emitem bilhetes de avião têm de ser acreditadas pela IATA? Quais são as opções para empresas de diferentes tamanhos e como é feito o credenciamento da IATA? Vamos explorar as possibilidades.

IATA e Agências de Viagens

Hoje, a IATA decide quem deve distribuir os produtos de viagem aérea e como eles devem fazer. Ela supervisiona os negócios de viagens sugerindo padrões. Por exemplo, os códigos da IATA são utilizados em todos os lugares onde as viagens e a aviação se cruzam. Pense em códigos designadores de companhias aéreas para reservas, emissão de bilhetes, programação e documentação; um código de prefixo para classificar passageiros e carga; um código emissor de etiquetas de bagagem para simplificar o manuseio de bagagem; e um código de localização para facilitar o manuseio de pacotes. Esses códigos são até mesmo relevantes para aquelas companhias aéreas que não assinaram um acordo com a IATA.

Back na década de 1920, quando as agências de viagens cogumeladoras começaram a distribuir bilhetes de avião, elas agiram como câmaras de compensação ou como intermediários entre viajantes e companhias aéreas. Além de distribuir vouchers, as agências de viagens eram responsáveis por facilitar as transações de dinheiro. Quando a IATA surgiu em 1945, assumiu estes processos e tornou-se um mediador entre agências de viagens e companhias aéreas.

p> Foi assim que a acreditação da IATA foi introduzida. Ela existe para salvaguardar as companhias aéreas e monitorar o fluxo de receitas. Assim, para ter acesso aos inventários das companhias aéreas, uma agência de viagens deve passar por uma verificação por parte da IATA. Neste caso, uma companhia aérea não terá que verificar uma agência novamente cada vez que um agente se conectar ao sistema de reservas da companhia aérea. Se um distribuidor é acreditado pela IATA, ele é um parceiro confiável.

Além disso, a IATA processa todos os relatórios de vendas entre uma companhia aérea e uma agência através de seu Bill and Settlement Plan (BSP) – um sistema criado para agilizar as operações de venda, relatório e transferência para agentes acreditados pela IATA.

Se você quiser fazer um mergulho mais profundo na história da IATA e como ela funciona hoje, assista ao nosso vídeo.

O que a IATA pode dar às empresas de viagens

Dito isto, vamos delinear os principais benefícios que a IATA dá aos seus agentes credenciados.

Bilhetes aéreos

Sendo certificadas pela IATA, as agências de viagens podem emitir bilhetes aéreos em nome das companhias aéreas, o que acrescenta confiabilidade do ponto de vista dos clientes. Esta é a principal vantagem que elimina a necessidade de outros intermediários, simplifica os processos de reserva e reduz as despesas tanto dos agentes quanto das companhias aéreas.

Conhecimento da indústria

Os agentes certificados pela IATA devem se comprometer com os códigos de ética da indústria e atender aos padrões gerais de procedimentos da indústria. Trabalhar como agente da IATA também significa incluir o logotipo e a marca IATA nas instalações e websites dos agentes de viagens. Todos estes factores combinados melhoram a imagem pública das agências de viagens e dão-lhe uma pontuação de alta fiabilidade.

Credibilidade

Como mencionámos, a IATA verifica minuciosamente a actividade comercial de uma agência de viagens, as suas receitas, e o fluxo anual de clientes. Uma vez em posse desse selo de aprovação, um negócio não é mais examinado por uma companhia aérea ou por um fornecedor de cadeia de hotéis. Assim, os fornecedores e agentes podem comunicar directamente. Isto simplifica significativamente os procedimentos de reserva, confirmação e processamento de pagamentos e elimina esforços extras para ambos os lados.

Acesso ao controle financeiro

O acesso a quase 300 companhias aéreas abre um portal para uma ampla gama de opções à escolha. O Bill and Settlement Plan permite aos agentes ver a distribuição dos vôos aéreos em tempo real. Acima disso, com um desconto em cada bilhete vendido, cada agente credenciado pela IATA pode lidar com sua própria marcação, ganhar uma comissão razoável, ou vender bilhetes em condições especiais, atraindo ainda mais clientes.

Agora vamos descobrir quais opções de credenciamento estão disponíveis para agências de viagens de diferentes tipos e tamanhos, e até mesmo para agentes autônomos.

A tabela mostra as oportunidades de credenciamento para agências de viagens e operadoras individuais

Credenciamento IATA completo

O pacote completo de credenciamento IATA é para empresas de viagens em todo o mundo que suportam a emissão de bilhetes aéreos em nome de fornecedores. Além disso, o número do agente IATA introduz o negócio de viagens a outros membros da IATA com um único Contrato de Agência de Vendas e fornece acesso ao Plano de Faturamento e Liquidação (BSP) da IATA. O BSP é uma interface de faturamento e pagamento entre o agente, companhias aéreas e fornecedores de transporte.

O credenciamento completo também significa que o agente segue os códigos de ética e comportamento padrão.

Para obtê-lo, você deve enviar uma pilha de documentos e pular por alguns pontos. Vamos dar uma olhada.

1. Aprenda sobre o básico. Leia o Manual do Agente de Viagens. É um guia atencioso para membros e candidatos da IATA. Aqui você vai descobrir padrões gerais, regras e regulamentos aplicáveis em todo o mundo. Além disso, examine os critérios locais ajustados a cada país individualmente.

Para solicitar um número IATA, prepare estes documentos na seguinte ordem:

1. Comprovante de operações comerciais gerais. Se você é um operador de filial, os documentos devem incluir horas de serviços dedicados ou uma cópia do contrato para servir como tal. Por exemplo, você pode anexar registros sobre a oferta de um determinado tipo de tour. O mesmo funciona para operadores a solo.
2. Comprovante das suas qualificações. Independentemente de você ter vários agentes ou ser um operador solo, você deve enviar uma licença comercial ou cópias de quaisquer certificações, tais como cursos de treinamento de agentes. Aqui você deve indicar que seus agentes atendem aos critérios profissionais, de acordo com os padrões comerciais locais.
3. Confirmação da experiência prévia do agente de viagens. Se você já colaborou anteriormente com um agente ou companhia aérea credenciada pela IATA, então inclua este registro em seus documentos. Se possível, anexe uma carta de recomendação dessa empresa ou documentação de emprego. Documentos indicando um conhecimento básico das operações aéreas e de emissão de bilhetes também podem ser anexados.
4. Comprovação de viabilidade financeira. Anexe cópias de todas as transações bancárias relacionadas com viagens e negócios do ano passado. Inclua documentação de empréstimo ou seguro, se tiver alguma. Todos estes registros devem ser colocados em ordem cronológica. Registros detalhados da conta bancária com depósitos e saques para o ano fiscal anterior também são exigidos.

Por favor note que todos os documentos devem estar de acordo com os critérios locais para o seu país, como indicado no TAH (Travel Agent’s Handbook).

1. Esteja pronto para obter uma caução. Se suas contas mostram que seus ativos atuais estão abaixo do seu passivo, você pode ser obrigado a obter um mínimo de $50.000 para garantir sua credibilidade financeira.
2. Cadastre-se no Portal de Suporte ao Cliente. Use a página de registro e prossiga com o processo de registro. Você deve enviar as informações de contato pessoal e configurar uma senha.
3. Baixe o pacote de inscrição. O pacote de credenciamento contém instruções passo a passo sobre o pedido, documentos e cartas necessárias.
4. Submeta o formulário de solicitação IATA. Preencha o pedido e envie-o com documentos através do Portal do Cliente. Inclua as cartas de recomendação, seguindo as instruções do formulário.
5. Pague a taxa de inscrição e aguarde. Uma vez que a solicitação for recebida e processada pela IATA, eles irão contatá-lo para os próximos passos e confirmar as taxas de inscrição. Normalmente, o período de consideração leva 2 semanas. Para agentes autônomos, a taxa é de $165, enquanto agências de viagens completas ou corporativas têm que pagar regularmente $360.

Travel Industry Designator Services (TIDS) – reserva sem bilhete de avião

Esta opção é sugerida para intermediários de vendas de viagens, tais como planejadores de reuniões de viagem ou agências de viagens que não planejam fazer o bilhete de avião. Travel Industry Designator Service (TIDS) é um código individual que permite que as reservas sejam reconhecidas por companhias aéreas, linhas de cruzeiro, cadeias de hotéis, empresas de aluguel de carros, fornecedores ferroviários, e outros fornecedores de viagens. Embora não tenha a capacidade de emissão de bilhetes, o TIDS ainda fornece acesso a fornecedores entre companhias aéreas, companhias ferroviárias, companhias de cruzeiros, locadoras de automóveis, cadeias hoteleiras e parques temáticos. Além disso, ele acelera o processamento de reservas e torna seu negócio de viagens visível através da adição a todos os produtos IATA Global Data.

O aparelho para TIDS também requer um conjunto de documentos e uma série de passos.

1. Prepare uma licença emitida pelo governo para agentes de viagens (quando relevante) ou uma cópia de um registro de negócios.
2. Forneça provas de uma conta bancária em nome da empresa.
3. Apresente prova de associação da Associação Nacional de Agentes de Viagens, se você já a tem.
4. Se você não é membro da National Travel Agent Association, apresente um dos seguintes registros de recomendação:

• uma carta de recomendação de uma companhia aérea IATA ou Global Distribution System (GDS) ou
• duas cartas de recomendação de fornecedores da indústria de viagens e turismo, tais como cadeias hoteleiras, locadoras de veículos ou outros representantes da indústria de entretenimento.

As cartas devem ser fornecidas em papel timbrado da parte recomendadora. Se necessário, consulte um exemplo de carta de recomendação. Para verificar se você tem tudo o que é necessário, você pode consultar os requisitos da aplicação.

5. Registre-se no portal de suporte ao cliente. Use a página de registro para enviar informações pessoais de contato e configurar uma senha.

6. Envie o formulário de inscrição para o TIDS. Preencha o formulário de candidatura TIDS e submeta-o com documentos através do portal do cliente, incluindo as cartas de recomendação, seguindo as instruções no formulário.

7. Pague uma taxa de registo e aguarde. Quando tiver submetido a sua candidatura ao TIDS e pago a taxa de inscrição, conforme instruído no formulário de candidatura ao TIDS, o seu Código TIDS será preparado dentro de algumas semanas após o pagamento ter sido aceite.

IATAN – pacote completo para empresas de viagens baseadas nos EUA

IATAN significa International Airlines Travel Agent Network. Basicamente, é idêntico ao que a IATA fornece, mas é usado apenas para empresas de viagens sediadas nos EUA. Permite que qualquer empresa de viagens ou representante emita bilhetes de avião. A diferença está apenas na localização da empresa de viagens nos EUA e num conjunto pré-definido de documentos. A IATAN trabalha para qualquer negócio de viagens nos EUA com mais de 2 anos de experiência.

Para solicitar um número IATAN, verifique os seguintes documentos e procedimentos:

1. Providencie a Aprovação ARC (Airline Reporting Corporation). Nos EUA, todas as transações de pagamento da emissão de bilhetes são processadas via ARC. Basicamente, sua função é similar à da IATA BSP.
2. Fornecer prova de uma Licença Comercial Atual. Deve mostrar o nome legal da entidade e dizer que o negócio está “ativo” ou “em boa situação” com o estado, condado ou cidade.
3. Apresentar comprovante de Propriedade e Forma Jurídica de Empresa. Observe que diferentes formas de propriedade requerem diferentes licenças e acordos comerciais. Para informações mais detalhadas, você pode verificar o Kit de Credenciamento.
4. Incluir comprovante de Vendedor de Registro de Viagem para estados da Califórnia, Flórida, Havaí, Iowa e Washington.
5. Fornecer Comprovante de dois anos de experiência para QMP/QTA (Qualificador Gerencial e Qualificador de Passagens). Aqui, a evidência documentada de sua experiência em atividades de viagem é necessária. Estas podem incluir cartas de recomendação de seus empregadores ou parceiros anteriores, fornecedores do setor de viagens, ou certificações indicando que você é um especialista do setor de viagens.

Para verificar uma lista completa de documentos e certificações válidas, consulte a Seção de Requisitos do Kit de Acreditação.

6. Faça o download do Kit de Aplicação. Visite a Página de Acreditação da IATAN e faça o download de um pacote de documentos que você deve preencher e submeter.

7. Submeta os documentos. Uma vez que você preencheu e autenticou todos os documentos e os adicionou às provas de atividades comerciais, submeta todos eles diretamente ao email de submissão da IATAN.

8. Pague as taxas de inscrição online e aguarde. Uma vez que todos os documentos de aplicação são recebidos e processados por IATAN, você começará instruções em taxas de registo pelo email. O período médio da consideração da aplicação é 30 dias.

IATAN Non-ticketing acreditação

IATAN non-ticketing é a opção a mais apropriada para qualquer agência de viagens baseada nos E.U. incluindo home-based, storefront, entidade meeting-planner, ou departamento de viagens corporativas. Requer mais de dois anos de experiência na indústria. Basicamente, as oportunidades são semelhantes ao que o TIDS oferece, o que significa que você não poderá emitir bilhetes em nome de uma companhia aérea, mas ainda terá acesso ao seu inventário.

Para obter uma acreditação IATAN non-ticketing, o negócio de viagens deve preparar os seguintes documentos.

1. Mostre os seus benchmarks financeiros. Aqui o kit de documentos varia de acordo com o tipo e tamanho do negócio: para negócios domiciliares e novos negócios, para negócios de viagens ou entidades organizadoras de reuniões, e para departamentos de viagens corporativas. Estes podem incluir uma declaração financeira ou relatório de despesas da empresa, a declaração de imposto de renda do ano anterior (para negócios de longo prazo), relatórios de vendas de fornecedores da indústria de viagens, ou cartas de fornecedores da indústria de viagens indicando o volume de vendas.

A informação mais completa está disponível no Kit de Aplicação na seção correspondente Non-ticketing.

2. Enviar prova de Erros e Omissões ou Seguro de Responsabilidade Profissional. Inclua uma cópia de uma apólice de seguro válida ou erros e renúncia de omissões com prova de dois anos de experiência para o proprietário ou o representante legal.

Após você estar pronto, siga os passos mencionados na seção de credenciamento completo da IATAN que descrevemos acima. Para mais informações, você pode confiar no Kit de Acreditação ou na seção FAQ da IATAN.

Desafios da acreditação da IATA para prestar atenção a

Como em muitos outros regulamentos da indústria, a IATA tem seus próprios inconvenientes para estar ciente de.

Tempo e recursos que consomem

Aplicar, coletar documentos, e esperar pela aprovação geralmente leva meses. E requer muita papelada. Além de preencher o kit de inscrição, uma agência de viagens ou um agente individual geralmente tem que reunir licenças comerciais, registros de seguros, formulários de impostos, extratos bancários e até mesmo fotos do local. Além disso, um agente de viagens ou proprietário tem de verificar as suas receitas anuais e mensais para cumprir os padrões financeiros da IATA. E então você tem que ser obrigado por um mínimo de $50.000 (por 2 anos ou menos de atividade) ou uma quantidade de dinheiro calculada para cobrir o Valor em Risco, conforme observado no TAH. Existem obstáculos extras para ser credenciado pela IATA.

Requer revisões anuais

P>A verificação IATA não pára depois que um agente ou uma agência é credenciada. A questão é que a IATA realiza revisões financeiras anuais interinas. Isto significa que todos os agentes devem apresentar suas contas auditadas no prazo máximo de 4 meses após cada final de exercício, ou como exigido pela legislação, durante os dois primeiros anos de credenciamento para serem avaliados de acordo com critérios financeiros. A propósito, a IATA também elaborou os critérios de avaliação local para cada país. Todos os agentes devem apresentar um documento de segurança financeira durante os dois primeiros anos como um agente. Ele deve atender a Seção 4 da Resolução 800f. Se a IATA notar instabilidade financeira durante a avaliação financeira, inicia um período experimental para comprovar a viabilidade financeira e comercial.

Sem garantia de aumento de vendas

Tudo o que foi dito e feito, ser acreditado pela IATA não garante o crescimento das vendas e receitas. Embora lhe dê a liberdade de brincar com a sua margem, as receitas não dependem directamente da sua acreditação. Infelizmente, todos os requisitos financeiros e custos relacionados à aplicação podem exceder as suas receitas.

Se não for Acreditação IATA, então o que?

Como vê, a acreditação pela IATA consome muito tempo e esforço com muitas armadilhas.

O facto é que nem todos os negócios de viagens têm os recursos ou vontade de se submeterem ao processo de acreditação. Então, como você pode evitar este procedimento mas ainda assim vender vôos? Existem várias maneiras.

Conectar a um consolidador

Os consolidadores são provedores de tecnologia de terceiros que têm você coberto. Prestando serviços por negociação individual, preço fixo ou através de um programa de afiliados, tais soluções oferecem integrações técnicas em uma base turn-key. Além do credenciamento IATA, estas geralmente incluem serviços como conexões a três GDSs principais, APIs de viagem, integração separada de APIs ferroviárias e muito mais.

Esta opção geralmente se adequa àquelas agências que têm fundos suficientes mas não têm tempo e interesse para mergulhar profundamente nos detalhes de credenciamento.

Selecionar uma agência de hospedagem

Uma agência de hospedagem é um negócio de viagens próspero com receitas estáveis e fluxo contínuo de clientes. Normalmente, estes são operadores maduros com cobertura mundial.

Devido à sua presença bem estabelecida e de longo prazo no mercado, as grandes agências de viagens já obtiveram todo o credenciamento necessário, incluindo IATA, ARC (para os EUA), e CLIA (para cruzeiros). E as agências menores podem usar o número de acreditação da agência anfitriã.

Quando compartilham o número IATA, ambos os lados geralmente assinam um contrato em termos mutuamente acordados. Dividir a comissão da venda de bilhetes é a prática mais comum.

Esta oportunidade é mais razoável para pequenas agências de viagens ou agentes independentes que só começaram o seu caminho e não têm capacidade, experiência e recursos para assumir o procedimento completo de acreditação.

Considerar outros nichos

Às vezes perseguir grandes volumes de vendas de viagens com bilhetes de avião não é viável. Se um negócio de viagens ainda não está bem estabelecido, ou o mercado está saturado de ofertas como a sua, pense em mudar para segmentos específicos.

Por exemplo, você pode vender apenas excursões para destinos específicos. Ou vender viagens sem emitir bilhetes de avião. Aqui, um empresário tem de examinar o seu mercado, encontrar um nicho específico e planear minuciosamente outras actividades de marketing. Uma execução bem planejada deve fornecer receitas de diferentes canais de distribuição.