Difíceis conversas no trabalho: 9 dicas + modelos

Dificuldade nas conversas no trabalho. São desajeitadas, por vezes desagradáveis mas, em última análise, inevitáveis em qualquer dinâmica no local de trabalho. Você sabe quando você tem que falar com Justin sobre como ele continua aparecendo 45 minutos atrasado ou com Ashley porque ela está com entregas abaixo do esperado em projetos? Todos nós já passamos por isso.

Vinte por cento dos funcionários evitam conversas difíceis no local de trabalho, de acordo com um estudo feito por Bravely, o que pode baixar o moral e causar um ambiente de trabalho tóxico. A COO do Facebook Sheryl Sandberg incentiva seus funcionários a terem conversas difíceis pelo menos uma vez por semana. Se você não está tendo, não está crescendo, ela diz.

Então, como encorajamos conversas difíceis e lidamos com elas de forma eloquente? Vamos dizer-lhe como e verifique o nosso infográfico abaixo para algumas dicas rápidas.

Nove dicas para lidar com conversas difíceis no trabalho

É comum que as defesas sejam altas quando as conversas difíceis rolam, por isso é fundamental que você tenha um plano para quando elas rolam. Ajude a fazer do feedback um aspecto natural da sua organização e enquadre o seu pensamento para que seja a chave para o crescimento e desenvolvimento. Aqui estão algumas dicas para ajudar a facilitar estas conversas.

Não o evite

Difíceis conversas podem tornar-se mais difíceis quanto mais tempo você esperar. Você também pode acumular ansiedade que tornará a situação maior em sua mente do que realmente é. Tal como disse o co-fundador da Apple Steve Jobs, o seu trabalho não é ser fácil para as pessoas. O seu trabalho é torná-las melhores. Faça do feedback uma ocorrência comum, e adquira o hábito de abordar os problemas imediatamente à medida que eles surgem.

Disponha um propósito

O que você quer obter com a conversa? Escreva três coisas que você quer realizar e concentre-se nelas. Se você se afiar na raiz do problema imediatamente, você diminui a probabilidade de a conversa escapar de você. Lembre-se, somos todos humanos e ninguém quer ser abordado com uma lista de problemas.

Seja confiante e directo

A pessoa do outro lado da conversa provavelmente vai pegar na sua energia. Se você se aproximar dela como uma situação desconfortável – será uma. De acordo com Sheryl Sandberg do Facebook, “sentir-se confiante – ou fingir que você se sente confiante – é necessário para alcançar oportunidades”. É clichê, mas as oportunidades raramente são oferecidas; elas são aproveitadas”. Se você está pedindo um aumento ou uma promoção, tome a iniciativa, inicie a conversa com confiança e chegue ao seu ponto rapidamente. Você nunca vai conseguir o que quer a menos que peça.

Esteja aberto à perspectiva da outra pessoa

“O feedback não deve ser um monólogo”, explica Ask a Manager’s Alison Green, “Deve ser uma discussão, e é importante ouvir a perspectiva da outra pessoa”. Eles podem lhe dizer algo que mude sua mente, e você não quer estar tão comprometida com sua avaliação inicial que você não a ouça se eles o fizerem”. Ouvir a perspectiva deles permite que a outra pessoa saiba que você está reconhecendo seus sentimentos. Ser capaz de ouvir e comunicar eficazmente não só o ajudará a resolver o problema actual em conjunto, mas ajudará a sua relação a longo prazo.

Seja empático

Pense no que poderá sentir-se no final receptor da conversa. Se você vir que eles estão lutando com o que você disse, pause por um minuto para que eles possam reunir seus pensamentos. Se eles começarem a se emocionar, entenda como eles devem estar se sentindo e os tranquilize que você está dando esse feedback por causa do potencial que você vê neles.

Utilize declarações “I”

Inicie sua frase com “I” ao invés de “Você” evita put-downs, promove uma comunicação positiva e fomenta o entusiasmo para encontrar uma solução. É uma grande parte do que diferencia o feedback construtivo e crítico. Fornecemos alguns exemplos de como fazer isso na seção abaixo.

Cingir-se aos fatos

Antes da sua conversa, tenha uma idéia clara do que aconteceu. Assuma a responsabilidade pela sua parte na situação e concentre-se nos factos. Identifique onde cada pessoa errou e discuta o impacto desta conversa sobre cada um de vocês, a equipe e a organização como um todo. Nem todas as conversas vão seguir o seu caminho e nem todos vão concordar com o seu ponto de vista. Tente não deixar os seus sentimentos atrapalharem uma resolução.

Venha com uma solução

O objectivo de ter esta conversa é chegar a uma resolução. Se a solução não estiver clara desde o início, trabalhem juntos para chegar a uma que ambos concordem. Ouçam as ideias deles, se tiverem alguma, e tragam algumas das vossas também para a mesa. Por exemplo, se você estiver dizendo a um funcionário que ele não recebeu um aumento, explique por quê e ofereça soluções sobre como eles podem melhorar. Uma vez que você esteja de acordo, comprometa-se com a resolução e certifique-se de que há um plano de ação em andamento.

Follow up to prevent fallout

Em um mundo perfeito, todas as conversas que temos terminariam da maneira que queremos que elas terminem. No entanto, não é esse o caso. Algumas pessoas têm reações atrasadas a más notícias e podem experimentar sentimentos de frustração, constrangimento ou ressentimento depois de deixar a conversa. Esteja ciente disso e verifique a outra pessoa periodicamente para ter certeza de que ela está bem. Se parece haver alguma tensão, marque um horário para uma reunião fora do local de trabalho que não gire em torno de conversas de trabalho – como tomar uma xícara de café – onde você se encontra como indivíduos e não como colegas.

Nove conversas de trabalho difíceis + modelos

Conversas de trabalho desconfortáveis surgem em uma ampla gama de situações e podem ocorrer entre colegas de trabalho, seus gerentes ou pessoas que você supervisiona. Enquanto deixar alguém ir ou pedir um aumento são ambas conversas difíceis de ter, e aquelas que são simplesmente incómodas? Desde abordar as preocupações dos funcionários sobre as decisões de promoção até dizer ao seu chefe que você se sente sobrecarregado de trabalho, abaixo estão nove conversas desconfortáveis e dicas sobre como lidar com elas.

Employee to supervisor

1. Quando você não concorda com a decisão do seu chefe.

Desacordar com alguém de uma forma respeitosa e não condescendente é difícil – especialmente quando esse alguém é o seu chefe. Se você se sente suficientemente forte sobre a sua opinião, você deve falar o que pensa. Qualquer bom chefe respeitará a sua confiança e poderá até recompensá-lo no final. Certifique-se apenas de manter a conversa positiva, concentre-se nos resultados e respeite a decisão final. Aqui está um exemplo:

“Eu queria falar com você sobre a recente estratégia que você colocou em prática. Acho que é uma grande ideia, no entanto, preocupa-me que o resto da equipa se sinta sobrecarregada e isto pode baixar o moral com o tempo. Se o fizermos, poderá obter os mesmos resultados, mantendo os funcionários felizes. Queria trazer isto à vossa atenção porque sei como a cultura da empresa é importante para vocês. No entanto, eu respeitarei qualquer decisão que você decida tomar”

2. Quando você se sentir sobrecarregado de trabalho.

Não há problema em admiti-lo. Às vezes nos sentimos sobrecarregados no trabalho e simplesmente temos muito o que fazer. Mas, como você diz ao seu chefe que tem muito em que pensar sem ser preguiçoso ou não ser um jogador de equipe? É importante ser honesto, evitar reclamações e oferecer soluções para ajudar. Seu chefe pode não ter idéia que a largura de banda é um problema e você pode estar fazendo um grande favor a ele ou ela. Aqui está um exemplo:

“Eu tenho tido alguns problemas para lidar com o número de coisas no meu prato neste momento. Você não se importaria que eu delegasse e que, como eles estão ocupando a maior parte do meu tempo? A nossa nova interna disse que ela tinha alguma disponibilidade e eu adoraria treiná-la no processo.”

3. Quando estás doente.

Não sinta a necessidade de pedir desculpa nestas situações. Todos nós podemos estar doentes, às vezes. Faz a tua nota curta e doce sobre o porquê de teres de tirar o dia de folga. Aqui está um exemplo:

“Infelizmente, eu acordei muito doente para vir ao escritório hoje. Vou tirar um dia de baixa paga para descansar e ficar melhor. No entanto, planeio verificar o meu e-mail periodicamente ao longo do dia, caso surja alguma coisa urgente. Por favor, me avise se tiver alguma dúvida. Espero estar de volta ao escritório amanhã!”

Supervisor para funcionário

1. Quando uma personalidade se choca com a equipa.

Nem todos se vão dar bem no local de trabalho e quando isso acontece, tende a criar um ambiente de trabalho desconfortável. Se os empregados não conseguirem resolver o problema por si próprios, ponha ambos de lado em privado. Certifique-se de ouvir os dois lados, determinar o verdadeiro problema e encontrar uma solução. Aqui estão algumas maneiras de começar essa conversa:

“Eu entendo que há um problema entre você e… Eu queria te puxar para o lado para ter certeza de que isso não estava afetando seu trabalho e aqueles ao seu redor. Eu marquei algum tempo para você e para tomar café juntos lá fora. Eu acho que seria bom para você se conectar como indivíduos e não como colegas de trabalho”

2. Quando um funcionário não satisfaz as expectativas mas tem uma atitude positiva.

É difícil dizer a alguém que você realmente gosta que ele não está se saindo bem. Entretanto, atitude positiva ou não, o desempenho dos funcionários afeta toda a organização, por isso é importante discuti-lo de uma maneira profissional. Para esta conversa, recomendamos abordar o problema, oferecendo formas de ajudar e tranquilizar. Aqui está um exemplo:

“Como seu gerente, é meu trabalho apontar as áreas em que você precisa melhorar. Isto assegura que você está constantemente a aumentar as suas competências, bem como o seu profissionalismo. Neste momento, eu gostaria que você se concentrasse em melhorar o seu . Para ajudar, eu adoraria organizar algumas sessões de treinamento para colocá-lo no caminho certo”

3. Quando um funcionário discorda de uma promoção ou decisão de remuneração.

Quando há oportunidades de promoção, é natural que os colegas se tornem competitivos. Se você promoveu alguém em detrimento de outros, o ciúme pode surgir e se começar a ser um problema, enfrente-o imediatamente. Certifique-se de ser empático, mas também mantenha a sua decisão. Aqui está um exemplo:

“Como você sabe, foi promovido na quarta-feira. Eu queria ter uma conversa com você porque sei que você expressou interesse na oportunidade. A razão pela qual escolhi promover é porque eles têm consistentemente atingido os objectivos dos clientes mês após mês. Eles também se destacam em e quais são algumas áreas em que eu sinto que você poderia melhorar. Eu percebo que você está procurando mobilidade ascendente na empresa e só porque esta oportunidade não funcionou não significa que não haverá outras que venham à tona. Eu estou preparado para ajudá-lo a chegar lá e gostaria de prepará-lo para o sucesso com oportunidades futuras”

Employee to employee

1. Como pedir ajuda.

Por vezes aquele grande projecto em que tem estado a trabalhar revela-se mais desafiante do que o esperado e precisa de uma mão extra. Os funcionários podem evitar pedir ajuda porque não querem ser vistos como incompetentes ou irritantes. Alcançar ajuda quando você precisa não é vergonhoso – é inteligente. Seja honesto com o que você pode lidar e peça ajuda aos outros quando estiver se sentindo atolado. Aqui está um exemplo:

“Hey, eu comecei a trabalhar em , mas estou a ficar preso e é para esta sexta-feira. Eu vi que você já fez e a liderança sênior ficou muito feliz com o resultado. Posso agendar algum tempo contigo para pensar em potenciais abordagens?”

2. Dizendo que não.

Diga que seu colega de trabalho pede sua ajuda em um projeto para o qual você não tem tempo, ou eles pedem ajuda em uma tarefa na qual você tem muito pouco conhecimento (ou interesse). Não há problema em dizer que não. Especialmente se você não tem tempo para isso. No entanto, muitos de nós temos dificuldade em dizer não no local de trabalho. A maioria de nós quer ser apreciada e respeitada, mas você tem que ser cauteloso com aqueles que podem tirar proveito de você. Aqui está um exemplo de como dizer não:

” Eu adoraria ajudar, no entanto, estou actualmente na capacidade por causa de alguns projectos. Se isto é algo que pode ser iniciado na próxima semana, eu ficaria feliz em ajudar então. Caso eu tenha meus projetos prontos mais cedo, eu avisarei você”.

3. Lidar com um colega de trabalho que distrai.

Servir ao lado de Chatty Cathy pode ser divertido no início, mas se a distração começar a inibir o seu trabalho, é hora de ter uma conversa. Especialmente, se o som da voz deles for transmitido por todo o escritório. Puxe sua colega gentilmente para o lado e tenha uma conversa genuína. Certifique-se de manter seus sentimentos em mente e permanecer respeitoso durante todo o tempo. Eis como:

“Eu realmente adorei conhecê-lo, mas descobri que às vezes fico para trás no trabalho por causa das nossas conversas. Talvez possamos marcar algum tempo para tomar café uma vez por semana?”

De acordo com a professora de atenção e treinadora executiva Kim Nicol, as pessoas deixam os gerentes, não as empresas. Encorajar seus funcionários ou colegas de trabalho a ter conversas difíceis no trabalho é um desafio. Dica do Nicol: dê o exemplo. Quando se trata de conversas desconfortáveis como pedir salário aos colegas de trabalho ou dizer não a um colega de trabalho, a comunicação é fundamental em qualquer ambiente de trabalho. Se você estiver aberto, espero que o resto da sua equipe seja.

Para mais dicas e estatísticas sobre conversas de trabalho difíceis, confira nosso infográfico abaixo.

Haven Life Insurance Agency oferece isso apenas como informação educacional e não endossa nenhuma empresa, indivíduo ou estratégia discutida aqui. A Haven Life é uma agência de seguros de vida online que oferece seguro de vida a termo emitido pela Massachusetts Mutual Life Insurance Company.