De acordo com o relatório “State of the PMO” da PMSolutions, a porcentagem de organizações com um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) aumentou de 61% em 2007 para 71% mais recentemente (2017).
As empresas estão competindo em uma porta sempre em movimento de complexidade digital. Isso cria uma pressão maior para entregar um volume maior de projetos com recursos finitos, ao mesmo tempo em que o negócio ainda cresce. Com a rápida expansão digital e a constante interrupção das tecnologias, indústrias e empresas estáveis precisam manter e aumentar sua participação de mercado ou morrer pela espada.
Balançar múltiplos projetos está se tornando cada vez mais importante, já que as organizações reconhecem seu valor em um cenário competitivo, onde a maximização de recursos e o cumprimento de prazos pode ser a diferença entre afundar ou nadar neste clima de ritmo acelerado.
Os princípios de gestão do PMO são baseados em metodologias padrão da indústria documentadas em PRINCE2 ou orientações do PMBOK que se concentram no planeamento, organização, pessoal, execução e controlo das operações de uma organização para garantir o máximo rendimento com o mínimo de erros.
Mas existe um escritório de gestão de projectos de tamanho único? Vamos examinar o que um PMO faz e se a sua organização deve considerar esta abordagem na gestão de projectos.
O que é um PMO e porque precisa de um?
O PMO desempenha um papel fundamental na gestão de projectos a partir de um nível estratégico. Ao contrário da gestão de projectos, que se concentra nas actividades quotidianas de uma equipa de projecto, o PMO actua como uma estrutura para gestores de projectos, fornecendo metodologias PMO e modelos para a gestão de programas dentro de uma organização. Ele controla os recursos de gerenciamento de projetos necessários para manter e implantar projetos. Ele também auxilia com ferramentas PMO específicas como Smartsheet, Pert e Gantt gráficos que fornecerão orientação e suporte a outras equipes sobre como gerenciar projetos.
As equipes de liderança dentro de uma organização normalmente têm outro trabalho importante para focar na gestão do negócio e não têm a capacidade ou potencialmente as habilidades para manter o controle de todos os projetos em execução em um nível elevado.
Os gestores de projectos estão ocupados com as suas actividades diárias e as suas equipas, por isso este abismo é deixado sem pessoal, sem que ninguém dê prioridade a partir dos 30.000 pés sobre como entregar os muitos projectos que uma organização precisa de realizar num ano fiscal. A comunicação é escalonada, pois a alta gerência não tem um quadro geral sólido da saúde de seus negócios no nível das bases.
PMO Responsabilidades
Governança
Estabelecer as melhores práticas para o desenvolvimento de programas em toda uma organização. Ele se concentra em procedimentos através da padronização de metodologias PMO necessárias em todos os departamentos.
Comunicação
Bridging the gap between senior management, department leads, and project managers to ensure communication and project status updates are streamlined can be a mammoth task in large organizations. Ter essa função PMO centralizada garante que a gerência sênior esteja ciente dos projetos em risco e potencialmente destaque as oportunidades perdidas com a intenção de colocar em prática um plano de ação para corrigir a trajetória descendente do projeto.
Gerenciar recursos
O PMO gerencia as interdependências entre os projetos, minimizando o desperdício de recursos e erros, bem como o trabalho repetitivo que já foi realizado. Ele aproveita esses aprendizados e reúne as lições aprendidas, tornando-as disponíveis para outras equipes de projeto para aumentar ainda mais a otimização e encurtar os prazos. Cria sinergia entre os gestores de projecto garantindo uma navegação mais suave com base no projecto.
Coaching
O PMO treina e orienta os gestores de projecto, bem como os chefes de equipa, aumentando o valor do conjunto de competências da equipa, ao mesmo tempo que promove as melhores práticas de gestão de projectos dentro de uma organização, dando-lhes voz para conduzir o projecto na direcção certa.
Planeamento estratégico
O PMO é um actor chave responsável por ajudar a gestão sénior a concentrar-se nos projectos que necessitam de ser eliminados e na forma de estabelecer prioridades com base em objectivos estratégicos de longo prazo.
Diferentes tipos de PMO
Onde o PMO se enquadra na estrutura hierárquica da sua empresa dependerá do que a sua empresa pretende alcançar através dos seus muitos projectos e do alinhamento necessário para criar uma função PMO única para gerir tarefas específicas que devem ser atribuídas. Essas tarefas, por sua vez, são baseadas nas necessidades da sua organização.
Existem diferentes tipos de PMO que as organizações podem considerar.
- PMO Empresarial: Assegura que os projetos se alinhem com a visão e estratégia da organização. Tipicamente PMOs empresariais reportam-se ao CEO e têm autoridade para tomar decisões estratégicas e táticas em todos os projetos.
- PMO divisional: Fornece suporte a projetos para uma linha específica de negócios dentro da organização. Isto inclui gestão de programas, treinamento, planejamento de recursos e coordenação de projetos.
- PMO de Projeto: É estabelecido para a duração de um único projeto ou programa. Inclui suporte administrativo, controle, monitoramento e relatórios.
- Project Management Center of Excellence: Define padrões e procedimentos de gerenciamento de projetos, métodos e ferramentas de apoio às equipes de projeto em toda a organização.
Sua Organização Precisa de um PMO?
Para implementar com sucesso as metodologias PMO, as empresas devem se lembrar de alguns conceitos-chave:
- O papel do PMO deve ser claramente definido, não deixando ambigüidade para a responsabilidade.
- Acima da atribuição de múltiplas funções e responsabilidades de PMO, focar naquilo que a organização precisa realizar, tanto a curto como a longo prazo.
- O compromisso da gestão sénior é necessário para que uma PMO seja aceite por todas as partes da organização. Sem este mandato, o departamento de PMO é apenas mais uma luta de silo para estabelecer sua voz na organização.
Antes de contratar um PMO, dedique tempo para entender o que é um escritório de gestão de projetos, e como ele pode beneficiar a organização a longo prazo. A partir daí, implemente um plano de ação que forneça KPIs claros de PMO para avaliar os benefícios de um PMO.
No entanto, é importante ter em mente que nem toda organização precisa de um PMO – especialmente nos estágios iniciais de fazer negócios. À medida que uma empresa amadurece, esta questão de trazer ou não um PMO torna-se cada vez mais relevante. Para organizações maiores que têm vários programas operando ao mesmo tempo, certamente há um benefício em investir na estrutura PMO, com o objetivo de uma comunicação mais clara entre as partes interessadas internas e a entrega de KPIs PMO. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:
- 90% of large enterprises have a PMO
- 88% of midsize companies have a PMO
- 61% of small companies have a PMO
Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.
There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Se um PMO é mal feito, ele pode colocar uma empresa de volta em termos de entrega de projetos, mas também criar sentimentos negativos em relação ao gerenciamento de projetos, deixando as partes interessadas nervosas para investir tempo e dinheiro para implementá-lo novamente em uma data futura.
De acordo com o PMI’s 2017 Pulse of the Profession, as empresas que alinham sua estrutura de PMO em toda a empresa à estratégia de gerenciamento sênior tinham 38% a mais de projetos que os que não cumpriam as metas originais.
Os seguintes benefícios para implementar PMO abrangem empresas independentemente do setor em que operam:
- Propor uma metodologia padronizada de gerenciamento de projetos e melhores práticas de PMO com benefícios tangíveis e de longo prazo para uma organização.
- Os processos de comunicação tornam-se simplificados através de programas, permitindo maior colaboração entre as equipes.
Os gerentes de projetos podem se concentrar nas tarefas operacionais do dia-a-dia. Eles podem fornecer oportunidades de coaching aos membros da equipe, melhorando o conjunto de habilidades onde for necessário.li>O uso padronizado de ferramentas e softwares de gerenciamento de projetos torna a movimentação de recursos entre projetos mais simples.li>Partilhar recursos entre projetos permitirá que equipes fortes prosperem.
Avaliar um framework PMO
As falhas nos projetos são caras. No ano passado, o Project Management Institute (PMI) reportou que a quantidade de dinheiro perdido em projectos falhados foi, em média, de 97 milhões de dólares por cada bilião de dólares.
O melhor lugar para avaliar os objectivos PMO de uma organização é considerar a forma como as equipas trabalham em conjunto em múltiplos sistemas. Focar no processo de colaboração tanto dentro de uma equipe quanto em toda a organização e avaliar se as partes interessadas têm uma compreensão completa de como os projetos funcionam e têm visibilidade do desempenho do projeto
Quando as equipes trabalham em silos, há um custo financeiro que pode resultar na perda de oportunidades de negócio. Os silos impedem o crescimento e a eficiência de uma organização, o que pode resultar em duplicação de trabalho produzido por diferentes departamentos, bem como equipes desmotivadas, desvinculadas da condução de resultados e atingindo seus KPI’s.
O PMO deve garantir que todas as equipes utilizem metodologias consistentes de gestão de projetos e que software padronizado seja utilizado para gerenciar todos os projetos. Ferramentas e software são ótimos para permitir que suas equipes trabalhem eficientemente, mas se não forem usados corretamente em toda a organização, pode se tornar um negócio caro. Isso pode impactar o uso de ferramentas de gerenciamento, desde segurança até questões de conformidade.
Outra consideração é que permitir que as equipes de projeto usem diferentes ferramentas, traz abordagens de trabalho divergentes. Isto pode dificultar a realocação de recursos onde uma organização mais precisa deles, impactando o custo do projeto, o tempo para o mercado e o resultado final.
Algumas organizações vêem a gerência sênior tão distante das atividades do dia-a-dia, que desconhecem o impacto do risco nos projetos em execução, resultando em tempo de entrega deficiente, desperdício de recursos e excesso de orçamento.
As organizações se esforçam para ser orientadas para resultados, o que é crítico para seus planos de negócios e sucesso. A estrutura PMO pode ser um ativo valioso na identificação de áreas de melhoria e na garantia de que a organização está entregando projetos ótimos dentro do prazo e do orçamento.
Medidas para o sucesso em uma PMO?
Uma pesquisa da KPMG constatou que quase 80% das organizações classificaram suas PMO como “moderadamente” a “extremamente eficazes” no apoio à mudança dentro da organização.
De acordo com uma pesquisa do Gartner, 70% das organizações que implementaram uma PMO relataram uma melhoria nas taxas de sucesso dos projetos. Medir o sucesso de um PMO permite à alta gerência tomar decisões informadas sobre a melhor fonte para ajustar o resultado de um projeto.
Uma organização deve primeiro definir e concordar sobre o que será medido para atingir o sucesso de um PMO. Definir de três a cinco KPIs que sejam realistas para mensurá-los e rastreá-los. Aqui está a lista de KPIs que você pode tentar medir:
- O número de projetos completados em relação àqueles que foram abandonados ou incompletos. Foque nos projetos com envolvimento PMO em relação aos projetos em que PMO não forneceu nenhum input.
- Compare os custos estimados do projeto em relação ao custo real para o negócio. Isto pode ser um importante motor do negócio e mais peso pode ser colocado neste KPI.
- Analisar o retorno do investimento (ROI) em projetos coordenados por PMO contra aqueles que não tiveram envolvimento PMO. Isto pode validar a estrutura PMO. Ou então, irá destacar onde são necessárias alterações na estrutura PMO.
- Analizar o retorno do investimento (ROI) em projetos coordenados por PMO contra aqueles que não tiveram envolvimento PMO. Assegure-se de comparar maçãs com maçãs para medir este KPI de forma justa. Caso contrário, o resultado será ineficaz e não ajudará na condução de melhorias do projeto.
- Calcule se os recursos foram alocados apropriadamente para os projetos. Certifique-se de que o número certo de recursos estava disponível em um projeto. Este KPI PMO irá avaliar o impacto dos projectos a serem entregues dentro do prazo.
li>Calcule as equipas do projecto sobre o processo PMO e o seu impacto nos seus projectos. Foi útil ter o envolvimento do PMO? O PMO proporcionou um coaching e mentoring que melhorou as competências das equipas de projecto?
O resultado da medição do PMO deverá produzir melhorias nas funções do PMO em projectos ainda por realizar. Avaliar os KPIs do PMO após cada entrega de projecto irá assegurar o crescimento e sustentabilidade do PMO.
Conclusão: PMO é mais relevante do que nunca antes
P>Even embora tenha havido avanços na entrega de programas usando metodologias ágeis e de cascata, mais reflexão poderia ser colocada em torno da entrega de projetos, incluindo a implantação e o lançamento de produtos. Pense no objetivo final dos seus projetos e em alguns dos desafios que você enfrenta hoje. Avaliar esses pontos de dor, permite que sua organização adapte melhor as funções PMO necessárias no gerenciamento de projetos. Ele pode servir melhor as equipes de gerenciamento e projeto neste ambiente tecnológico complexo.
PMOs estão em constante evolução com novas tecnologias, metodologias e mentalidades de equipes de projeto. Ao adaptar-se ao ambiente de sua empresa, um PMO pode assumir uma gama mais ampla de funções e responsabilidades, apoiando projetos em todo o negócio.
A estrutura PMO do futuro precisará ser flexível para acomodar o crescimento do programa e alinhar-se à estratégia de longo prazo de uma organização de uma forma mais significativa. Como as organizações são desafiadas com novas necessidades tecnológicas, ambientes de trabalho remotos e complexidade crescente dos projetos, os benefícios do PMO são mais convincentes do que nunca.