Para Multitarefa ou Não para Multitarefa
No mundo dos negócios de hoje, as empresas estão tendo que fazer mais com menos e os funcionários estão sendo solicitados a trabalhar mais e por mais horas. A maioria das pessoas no escritório passa o seu tempo saltando entre as tarefas, acreditando que o seu multitarefa está a torná-las mais eficientes. Novos estudos, no entanto, descobriram que o multitarefa já não é uma habilidade para se gabar, mas para se preocupar. Estes estudos sugerem que o multitarefa nos faz realmente cometer mais erros, reter menos informação e mudar a maneira como nosso cérebro trabalha, deixando todos se perguntando “a multitarefa ou não a multitarefa?”
Como o seu cérebro multitarefa
O córtex pré-frontal do cérebro começa a trabalhar sempre que você precisa prestar atenção. Esta área do seu cérebro ajuda a manter a sua atenção num único objectivo e a realizar a tarefa, coordenando mensagens com outros sistemas cerebrais. Trabalhar em uma única tarefa significa que ambos os lados do córtex pré-frontal estão trabalhando juntos em harmonia. Adicionar outra tarefa força os lados esquerdo e direito do cérebro a trabalhar de forma independente. Os cientistas do Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) em Paris descobriram isso quando pediram aos participantes do estudo que completassem duas tarefas ao mesmo tempo enquanto se submetiam à ressonância magnética funcional (fMRI). Os resultados mostraram que o cérebro se divide ao meio e nos faz esquecer detalhes e cometer três vezes mais erros quando são dados dois objetivos simultâneos.
É importante notar que multitarefas ao fazer tarefas naturais como comer e caminhar são muito mais fáceis do que tarefas mais complicadas como enviar mensagens de texto enquanto dirigindo. Essas tarefas naturais colocam menos exigências no córtex pré-frontal, criando uma mudança mais fácil entre comer e caminhar para a sua próxima reunião. A multitarefa não só nos torna menos produtivos como também pode estar a diminuir o nosso QI e a eficiência geral no trabalho.
Multitasking Affects Your IQ
Um estudo da Universidade de Londres descobriu que os participantes que multitarefa durante as tarefas cognitivas, experimentaram um declínio na pontuação do QI semelhante aos que ficaram acordados toda a noite. Alguns dos homens multitarefa tiveram o seu QI a cair 15 pontos, deixando-os com o QI médio de uma criança de 8 anos. Da próxima vez que você se encontrar em uma reunião, tentando fazer malabarismos ouvindo seu chefe e lendo as principais histórias do dia, saiba que pouca informação será armazenada de ambas as tarefas quando tudo estiver dito e feito.
Multitasking Affects Your Brain’s Efficiency
Ser capaz de realizar múltiplas tarefas no trabalho é considerado um ponto forte, mas um estudo no Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) indica que o multitarefa é menos eficiente porque é preciso tempo extra para mudar as engrenagens mentais cada vez que uma pessoa muda de tarefa. Joshua Rubinstein, PhD, da Administração Federal de Aviação, propôs novos modelos de controle cognitivo. O primeiro, mudar de objetivo, envolve a decisão ativa de mudar de tarefa. Depois de decidir mudar de processo, o seu cérebro começa a activar as regras. Isto requer que seu cérebro desligue as regras cognitivas da tarefa antiga e ative novas regras para a próxima. Este processo pode ser visto no local de trabalho quando alguém muda do preenchimento de folhas de excel financeiro para a escrita de e-mails. O seu cérebro deve primeiro mudar de objectivos e decidir que é feito com os processos matemáticos e pronto para começar a escrever. Antes de começarem a escrever, o cérebro desliga as regras de matemática e ativa as regras da linguagem. O tempo que leva para o cérebro mudar completamente os processos e regras cognitivas leva tempo e leva à ineficiência no local de trabalho.
Como ser eficiente sem multitarefa
Não é difícil parar com multitarefa no trabalho, especialmente quando há muita coisa no seu prato. Felizmente, há algumas mudanças simples e conscientes que você pode fazer para trabalhar ainda mais eficientemente. Em vez de saltar de um lado para o outro entre as tarefas a cada dois minutos ou mais, dedique uma porção de tempo a uma determinada tarefa. Por exemplo, passe 20 minutos lendo as notícias do dia e depois passe para a sua próxima tarefa durante 20 minutos, e assim por diante.
Uma tarefa comum no local de trabalho que desafiará esta estratégia é verificar o e-mail. Estudos mostram que o profissional médio gasta cerca de 23 por cento do dia a enviar e-mails. Inspirada por essa estatística, Gloria Mark da Universidade da Califórnia, Irvine, e seu colega Stephen Voida estudaram um escritório, cortaram 13 funcionários do e-mail por cinco dias, amarraram monitores cardíacos ao peito e rastrearam o uso do computador. Os funcionários acabaram sendo menos estressados quando cortados do e-mail. Eles se concentraram em uma tarefa por períodos maiores de tempo e trocaram de tela com menos freqüência, minimizando assim o multitarefa e trabalhando eficientemente.
Como combater o multitarefa nas equipes
Tarefa única em nível individual parece fácil o suficiente, mas o que acontece quando uma equipe está envolvida? O Multitarefa com um grupo de colegas de trabalho cria uma maior chance de falha de comunicação, prazos perdidos e baixa qualidade de trabalho. Se todos no grupo estiverem distraídos, há pouca ou nenhuma chance de se juntarem e produzirem o melhor trabalho possível. Para combater uma equipe afundada, é importante manter o foco coletivo em uma tarefa, programar blocos de tempo e usar menos ferramentas. A produtividade irá disparar se o grupo concentrar sua atenção em uma tarefa. Eles serão capazes de se reunir e se dedicar ao trabalho. Ao criar blocos de tempo para diferentes tarefas, você tem mais chances de se manter produtivo e dentro do cronograma de conclusão. Finalmente, com menos plataformas sendo usadas, cada membro terá menos tempo de transição entre as tarefas, mantendo-as em uma mentalidade produtiva. Crie um modelo de trabalho para sua equipe baseado na organização, comunicação e simplicidade para a melhor produtividade.
Key Takeaways for Management
- Seja sensível aos desafios quando multitarefa
- Ajude os funcionários a priorizar o trabalho
- Deixar o gás de vez em quando. Permita períodos lentos de tempo para dar aos funcionários uma pausa.
- Ajude os funcionários a se sentirem valorizados.
- Comunicar claramente as expectativas.
- A comunicação cara a cara é mais eficaz do que o e-mail.
Na próxima vez que você se encontrar fazendo malabarismos com tarefas simultâneas no trabalho, pare com o multitarefa. Dê toda a sua atenção a um projecto de cada vez e verá que a sua qualidade de trabalho e eficiência aumentam muito.
O programa online de Mestrado em Psicologia Aplicada da USC está estruturado de forma única para explorar o comportamento humano em grande profundidade para informar as decisões empresariais do mundo real que afectam tanto o comportamento organizacional como o do consumidor.