Planeamento de um Workshop

Uma pessoa que já tenha planeado um Workshop dir-lhe-á que é um grande trabalho. E planear um bom trabalho? Bem, isso requer organização, foco e muita criatividade. Então, como você se prepara para um workshop que não só será relevante e produtivo, mas memorável?

Algumas pessoas odeiam ir a workshops. Feito errado, eles podem ser uma enorme perda de tempo e dinheiro. Entretanto, se forem bem planejados, eles podem ser incrivelmente valiosos para todos os envolvidos. Workshops são ótimos para brainstorming, aprendizagem interativa, construção de relacionamentos e resolução de problemas. É por isso que o planejamento avançado é crítico.

Antes do Workshop

Seguir estes passos para garantir que o workshop seja uma experiência valiosa para todos:

Definir os Objetivos

Todos os workshops devem ter um objetivo. Você precisa melhorar os procedimentos de contratação de sua empresa? Você quer ensinar aos gerentes como ser melhores organizadores? Você precisa fazer alguma formação de equipe com uma equipe recém formada?

Muitos workshops são uma perda de tempo porque não há um objetivo claro mantido no centro da discussão. Sem esse objetivo claro, não adianta juntar as pessoas.

Decidir quem vai participar

Conhecer quem vai participar diretamente relacionado ao seu objetivo. Por exemplo, se o objetivo de seu workshop é desenvolver uma solução detalhada para um problema, então você provavelmente quer 10 ou menos participantes-chave. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Mas se você tiver 50 pessoas, talvez você tenha que encontrar um local externo que seja suficientemente grande.

Pense na logística e nos detalhes práticos da sua oficina quando escolher o local. Todos serão capazes de ver os seus auxílios visuais? Se você precisar de uma certa tecnologia, como teleconferência, o local irá apoiá-lo? Existem instalações apropriadas para as sessões de breakout? Será que todos poderão chegar ao local do evento? Precisará de organizar alojamento para pessoas que vêm de muito longe? E que facilidades de catering oferece o local?

Crie uma Agenda

Agora que conhece o seu objectivo principal e quem irá participar, pode começar a desenvolver um esboço de como irá atingir o objectivo do workshop.

• Pontos principais – Crie uma lista de pontos principais a discutir, e depois divida cada ponto maior em detalhes que pretende comunicar ao seu público.
• Ajudas visuais – Liste as ajudas visuais, se existirem, que irá utilizar para cada ponto. Se você precisar de suporte técnico, isso ajuda as pessoas que o fornecem a determinar onde eles precisam concentrar seus esforços.
• Discussões e atividades – Reserve um tempo para listar exatamente quais discussões e atividades em grupo você terá em qual ponto do workshop. Quanto tempo você vai dedicar a cada exercício? Certifique-se de que suas atividades são apropriadas para o tamanho do grupo, e certifique-se de que seu local tenha os recursos (por exemplo, salas de seminário) necessários para realizar as sessões.

Lembra-te, quanto mais detalhado for o teu plano, mais asseguras que o teu workshop será executado para ser bem sucedido.

Desenvolve um Plano de Acompanhamento

A única maneira de saber se o teu workshop foi um sucesso é ter um plano de acompanhamento eficaz. Crie um questionário para dar a todos os participantes no final do evento, e dê-lhes muitas oportunidades de partilhar as suas opiniões sobre o quão bem correu. Embora isto possa ser um pouco assustador, é a única maneira de aprender – e melhorar – para a próxima vez.

É também importante ter um plano para comunicar as decisões que foram tomadas durante o workshop. Você vai enviar um email em massa para todos com os detalhes? Vai colocá-lo na intranet da sua empresa? As pessoas precisam saber que seu trabalho duro realmente resultou em uma decisão ou ação, então mantenha-as informadas sobre o que está acontecendo após o workshop ter terminado.

Durante o Workshop – Envolvendo as pessoas

Após você ter um plano avançado sólido, descubra como trazer alguma emoção para o seu evento. Você conhece os tópicos que você quer cobrir, mas como você vai tornar a informação divertida e memorável para a sua equipe?

Tecer todos os envolvidos é a chave para um workshop de sucesso. Se você se levantar e falar por três horas, você está apenas dando uma palestra – não facilitando um workshop. Todos precisam de participar.

Criar exercícios em grupo é diferente para cada workshop. Tenha estas dicas em mente:

• Muitas pessoas estão nervosas em falar em público, ou em um grupo desconhecido. Se você planeja exercícios em grupo, mantenha o tamanho de cada grupo pequeno, para que as pessoas se sintam mais confortáveis para falar e interagir.
• Misturar diferentes tipos de pessoas em cada grupo. Por exemplo, se vários departamentos participam do seu workshop, não coloque membros do mesmo departamento no seu próprio grupo. Ao encorajar as pessoas a interagir com outros departamentos, elas podem aprender a ver as coisas de diferentes perspectivas.

li>Determine como você vai registrar as idéias de cada grupo. Os participantes irão gritá-las enquanto você as anota? Ou irão escrever as suas próprias ideias e depois dar-lhas? Este é um detalhe pequeno, mas importante, que muitas vezes é negligenciado.

• Se você tiver cinco ou menos grupos, gaste tempo permitindo que toda a equipe avalie as idéias de cada grupo menor. Esta é uma ótima maneira de restringir sua lista de idéias, e deixar as boas realmente brilharem.

Remember, gaste o máximo de tempo que puder criando exercícios de grupo divertidos e interessantes. Estes provavelmente manterão todos interessados e participando.

Dicas de Oficinas em Geral

Aqui estão mais algumas idéias para executar uma oficina de sucesso:

• Se você planeja a reunião, você pode querer facilitá-la também. Aprenda como fazer isto eficazmente em O Papel de um Facilitador .
• Segure-se de estabelecer o objectivo da sua reunião ou sessão. Leia o nosso artigo, Running Effective Meetings , para saber mais sobre isto.
• Inicie a reunião com alguns quebra-gelos para que todos fiquem relaxados e confortáveis.
• Se o objectivo do seu workshop é abordar um tópico difícil ou sensível, é especialmente importante que o grupo se sinta confortável antes de começar. Uma maneira é contar uma história que esteja vagamente relacionada com o tópico antes de começar a discutir o tema difícil.
• Por vezes, nem todos têm que ficar para o workshop inteiro. Por exemplo, o CEO pode estar muito ocupado para participar de toda a sessão. Identifique as secções que os participantes mais ocupados precisam de frequentar e sugira com antecedência quando é que eles podem querer chegar e partir. Eles vão apreciar a sua consideração.

onde possível, evite realizar o seu workshop depois do almoço, entre as 14:00 e as 15:00 da tarde. Para muitas pessoas, esta é a sua hora do dia mais lenta e improdutiva. Seu grupo provavelmente será mais enérgico se você programar o evento pela manhã ou no final da tarde. (Se você tiver que fazer o workshop no início da tarde, certifique-se de que há muito café forte disponível!)

• Se o objetivo final do seu workshop é tomar uma decisão sobre algo, quanto mais pessoas participarem, menos provável é que você chegue a uma decisão. Aqui, tente manter o número de pessoas presentes a um mínimo (por exemplo, emitindo minutos após o evento para as pessoas que estão apenas interessadas). Também é importante se familiarizar com as diferentes estratégias para a tomada de decisões da equipe. Veja nosso artigo sobre Organização da Equipe de Tomada de Decisão para saber mais.