A autoridade para emendar a Constituição dos Estados Unidos é derivada do Artigo V da Constituição. Após o Congresso propor uma emenda, o Arquivista dos Estados Unidos, que dirige a Administração dos Arquivos e Registros Nacionais (NARA), é encarregado de administrar o processo de ratificação sob as disposições de 1 U.S.C. 106b. O Arquivista delegou muitas das funções ministeriais associadas a esta função ao Diretor do Registro Federal. Nem o artigo V da Constituição nem a secção 106b descrevem em pormenor o processo de ratificação. O Arquivista e o Diretor do Registro Federal seguem os procedimentos e costumes estabelecidos pelo Secretário de Estado, que desempenhou essas funções até 1950, e pelo Administrador de Serviços Gerais, que serviu nessa função até que a NARA assumiu a responsabilidade como uma agência independente em 1985.
A Constituição prevê que uma emenda pode ser proposta pelo Congresso com maioria de dois terços de votos tanto na Câmara dos Deputados como no Senado ou por uma convenção constitucional convocada por dois terços das legislaturas estaduais. Nenhuma das 27 emendas à Constituição foi proposta por convenção constitucional. O Congresso propõe uma emenda sob a forma de uma resolução conjunta. Como o Presidente não tem papel consultivo no processo de emendas, a resolução conjunta não vai para a Casa Branca para assinatura ou aprovação. O documento original é encaminhado diretamente ao Escritório do Registro Federal da NARA (OFR) para processamento e publicação. O OFR acrescenta notas de história legislativa à resolução conjunta e a publica em formato de lei deslizante. O OFR também reúne um pacote de informações para os Estados, que inclui cópias formais da resolução conjunta em “linha vermelha”, cópias da resolução conjunta em formato de lei deslizante e o procedimento estatutário para ratificação sob 1 U.S.C. 106b.
O Arquivista submete a proposta de emenda aos Estados para suaconsideração, enviando uma carta de notificação a cada Governador junto com o material informativo preparado pelo OFR. Os Governadores, então, submetem formalmente a emenda às suas legislaturas estaduais ou o Estado pede uma convenção, dependendo do que o Congresso especificou. No passado, algumas legislaturas estaduais não esperaram para receber a notificação oficial antes de tomar medidas sobre uma emenda proposta. Quando um Estado ratifica uma proposta de emenda, ele envia ao Arquivista um original ou cópia autenticada da ação do Estado, que é transmitida imediatamente ao Diretor do Registro Federal. O OFR examina os documentos de ratificação para a suficiência legal facial e uma assinatura de autenticação. Se os documentos forem encontrados em boa ordem, o Diretor reconhece o recebimento e mantém a custódia dos mesmos. O OFR retém estes documentos até que uma emenda seja adotada ou falhe, e depois transfere os registros para o Arquivo Nacional para preservação.
Uma emenda proposta torna-se parte da Constituição assim que for ratificada por três quartos dos Estados (38 de 50 Estados). Quando o OFRverifica que recebeu o número necessário de documentos de ratificação autenticados, elabora uma proclamação formal para que o Arquivista certifique que a emenda é válida e passou a fazer parte da Constituição. Essa certificação é publicada no Federal Register e nos Estatutos Gerais dos Estados Unidos e serve como notificação oficial ao Congresso e à Nação de que o processo de emenda foi concluído.
Em alguns casos, os Estados enviaram documentos oficiais à NARA para registrar a rejeição de uma emenda ou a rescisão de uma ratificação prévia. O Arquivista não faz nenhuma determinação substantiva quanto à validade das ações de ratificação do Estado, mas foi estabelecido que a certificação do arquivista da suficiência legal facial dos documentos de ratificação é final e conclusiva.
Na história recente, a assinatura da certificação tornou-se uma cerimónia que contou com a presença de vários dignitários, entre os quais o Presidente. O Presidente Johnson assinou as certificações da 24ª e 25ª Emendas e o Presidente Nixon testemunhou igualmente a certificação da 26ª Emenda, juntamente com três jovens estudiosos. Em 18 de maio de 1992, o Arquivista desempenhou pela primeira vez as funções do funcionário certificador para reconhecer a ratificação da 27ª Emenda, e o Diretor do Registro Federal assinou a certificação como testemunha.
Links to Constitutional Amendment Information in the Treasures of Congress Exhibit
- The Bill of Rights (Amendments 1-10 and 27)
- The 13th Amendment (Prohibiting Slavery)
- The 17th Amendment (Direct Election of Senators)
- The 19th Amendment (Granting Women the Right to Vote)