Os termos ‘factura’ e ‘recibo’ têm sido utilizados com tanta frequência que, para um leigo, não parece haver diferença entre os dois.
No entanto, como qualquer empresário ou alguém que tenha experiência em contabilidade lhe dirá, os dois termos podem ser muito diferentes.
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Algumas pessoas descobrem este facto quando vão liquidar as contas do seu negócio. Outros percebem isso de uma forma um pouco mais desagradável quando vão arquivar os seus impostos.
Os restantes permanecem completamente alheios às diferenças e muitas vezes referem-se a uma factura como um recibo e vice-versa. Mas isso não deveria acontecer quando, segundo este estudo da Atradius, 10% a 20% dos atrasos nos pagamentos são devidos a informações incorretas em uma fatura.
É um enorme risco não entender as diferenças e semelhanças.
Então saiba que tanto uma fatura quanto um recibo são documentos importantes para a contabilidade. Ambos entram em jogo quando um comprador e um vendedor de bens e/ou serviços estão envolvidos numa transacção que envolverá uma troca de tais bens e/ou serviços para pagamento.
Bem são usados para registar as quantias devidas e pagas em relação aos bens e serviços declarados. Ambos são documentos legais.
Parecem existir muitas semelhanças entre os dois, e é por isso que é compreensível que os dois sejam frequentemente confundidos. No entanto, os dois são documentos muito diferentes, com propósitos quase completamente diferentes.
Vamos explorar estas diferenças em detalhe.
O que é uma factura?
Uma factura é um pedido ou uma factura para pagamento numa transacção. É emitida pela pessoa que vende os bens e/ou serviços ou pelo fornecedor à pessoa que compra esses bens ou serviços ou ao cliente.
O mais importante a notar sobre a factura é que se trata de um documento legalmente exigível. Em outras palavras, o fornecedor pode usar a fatura emitida para um determinado bem ou serviço para garantir legalmente que o pagamento seja feito.
No entanto, uma fatura não é apenas um pedido de pagamento.
Também lista muitos detalhes pertinentes, como os nomes do fornecedor e do cliente, o endereço, número de telefone, endereço de e-mail e número de fax do fornecedor, os serviços ou mercadorias transaccionados, as quantidades, os preços, a data de emissão da factura, o número da factura e o pagamento total a efectuar.
Para evitar mais confusão, é necessário notar que uma factura também não é um pedido de compra. Um pedido é basicamente um documento emitido pelo cliente para o fornecedor detalhando os itens ou serviços desejados, as quantidades e os preços acordados.
Como um bônus adicional, aqui está uma visão mais aprofundada da fatura para que você possa examinar à vontade.
O que é um recibo?
Um recibo é basicamente uma confirmação do fornecedor para o cliente declarando que o pagamento foi recebido. É a prova do cliente de que o pagamento foi feito.
Também actua como prova de propriedade no caso de transacção de mercadorias. Ele lista vários pedaços de informação como os nomes do fornecedor e do cliente, preço, impostos, descontos, forma de pagamento, data de pagamento, número do recibo, assinatura do fornecedor e montante total a pagar.
O recibo também é um documento legal. O recibo nem sempre indica para que foi feito o pagamento e em que quantidades. É por isso que uma fatura se torna importante – para listar o item ou serviço que foi o objeto da transação.
No entanto, quando o recibo declara estas coisas, uma fatura separada torna-se desnecessária.
Similitudes entre uma fatura e o recebimento
- Bambos são emitidos pelos fornecedores.
- Bambos são documentos legais.
- Bambos listam informações do fornecedor e do cliente.
- Nos casos em que o pagamento completo é feito de uma só vez, tanto a fatura quanto o recebimento listam o valor total.
Diferenças entre factura e recibo
- Enquanto uma factura basicamente solicita que um pagamento seja feito, um recibo é a prova de que um pagamento foi feito.
- Uma factura é emitida antes do pagamento ser feito. Um recibo é emitido, lança o pagamento.
- A fatura lista o valor total que é devido ou que tem de ser pago. O recibo, por outro lado, detalha quanto foi pago e qual o modo de pagamento.
- Se um fornecedor emitir uma fatura e o pagamento ainda não tiver sido feito, o fornecedor entrará o pagamento como um Crédito a Vendas e um Débito em Contas a Receber.
- Se um cliente recebe uma fatura mas ainda não fez o pagamento, o cliente entra o pagamento como um Crédito em Contas a Pagar e um Débito em Contas a Receber.
- Uma fatura vai para o cliente que tem que fazer o pagamento enquanto um recibo pode ir para o cliente ou para um terceiro como prova de pagamento.
- Uma fatura é usada para manter o controle dos bens ou serviços vendidos. Um recibo, por outro lado, reconhece que foi feito um pagamento.
Usos
Facturas são antes de mais nada utilizadas para fazer um pedido de pagamento dos clientes.
No entanto, elas também ajudam na entrega de mercadorias, mantendo o controle das mercadorias e serviços vendidos, estimando receitas futuras e até mesmo para o serviço ao cliente, oferecendo descontos em pagamentos antecipados e período prolongado para pagamento.
Recebidas são utilizadas como prova de compra ou propriedade pelos clientes. Isto torna-se especialmente importante quando os clientes vão devolver itens defeituosos ou defeituosos.
Exemplos
Para melhor ilustrar as diferenças entre factura e recibo, aqui estão alguns exemplos visuais com informações sobre os prováveis emissores.
Factura
Uma factura é geralmente emitida por vendedores, vendedores, comerciantes ou comerciantes. As facturas podem ser emitidas pelo departamento de contabilidade de uma empresa.
Um consultório médico, hospital, mecânico ou oficina de reparação também pode emitir facturas aos clientes.
Quando vai a um restaurante e pede comida e bebidas, o empregado ou empregada de mesa traz-lhe uma factura no final da noite. Esta factura é conhecida como um cheque.
Receipt
Um recibo é novamente emitido por vendedores, vendedores, comerciantes ou comerciantes. No entanto, desta vez pode ir ao cliente ou a um terceiro para confirmar que o pagamento foi efectuado.
P>P>Pode obter um recibo da máquina de cartões em que passa o seu cartão quando paga por algo através de cartão de débito ou crédito.
P>Por vezes a factura em si pode estar carimbada ‘paga’ como, por exemplo, numa mercearia ou supermercado ou mesmo num restaurante. Neste caso, a factura em si torna-se no recibo.
O lado comercial das facturas e recibos
Porque as facturas e recibos ajudam no acompanhamento completo e preciso das despesas, é necessário começar a vê-los como indispensáveis desde o primeiro dia. Eles são extremamente úteis no caso de uma auditoria fiscal e também podem fazer maravilhas para informar a tomada de decisão.
Faça o seu melhor para compilar um registro completo das despesas comerciais na forma de recibos. Você pode se surpreender. As tendências de gastos históricos observáveis podem ser usadas para ajustar orçamentos futuros e fazer alterações nos planos de negócios.
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Desde que todas as despesas comerciais que você solicitou como deduções na sua declaração de impostos exigem documentação de apoio, cópias eletrônicas acessíveis de seus recibos de vendas e faturas sentirão o céu enviado.