Relatório de progresso: O que é & Como Escrevê-lo? (Etapas & Formato)

Uma pergunta rápida – numa escala de 1 a 10, qual a importância de acompanhar regularmente e fornecer actualizações do projecto aos seus supervisores, colegas ou clientes? A resposta é 12! Simplesmente, porque ninguém gosta de ser deixado no escuro!

Para qualquer projeto em uma empresa, as pessoas ao seu redor precisam estar bem informadas sobre o status do projeto, a pesquisa que está sendo feita pela equipe do projeto, suas decisões e as possibilidades de melhoria. Essas atualizações são parte integrante do gerenciamento do projeto e garantem que cada membro da equipe esteja operando eficientemente com seus objetivos sendo cumpridos dentro do prazo.

Uma maneira de mostrar o status do seu projeto e acompanhar o seu progresso é escrever um poderoso relatório de progresso!

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In fact, the American Society for Training and Development shows that having a specific place to check your progress increases the probability of meeting a goal by 95%.

Relatórios de progresso são um ótimo lugar para os gerentes de projeto informarem e envolverem seus supervisores, clientes ou associados, sobre o progresso que fizeram em um projeto durante um determinado período.

Se bem executado, os relatórios de progresso fornecem uma rápida visão geral de como as coisas estão cantarolando, oferecendo idéias valiosas para aumentar a produtividade, fornecer a orientação necessária e resolver rapidamente as dificuldades emergentes.

No entanto, escrever um relatório de progresso pode ser um pouco assustador, especialmente quando se tem uma equipe diversificada e vários sub-projetos para gerenciar. Bem, não se preocupe! Nós vamos resolver isso. Neste post do blog, vamos te ensinar tudo sobre relatórios de progresso, porque eles são importantes, e como você pode escrever um que fará todo mundo dizer ‘uau’!

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O que é o Relatório de Progresso?

Um relatório de progresso significa exactamente o que soa – um documento que explica em detalhe o quão longe você foi no sentido da conclusão do seu projecto em curso. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking “I wish I could make reports for my supervisor and team all day”! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Relatórios progressivos exigem que você fale com sua equipe ou cliente para entender os objetivos e mostrar as informações que estão intimamente relacionadas aos referidos objetivos.

Se o relatório é sobre atualização dos investidores, desempenho de marketing ou gestão de recursos. Estes relatórios permitem que todos vejam o que está a correr bem e o que não está. Ele também ajuda os gestores a ver o sucesso ou o fracasso geral dos projetos. Além disso, os relatórios de progresso ajudam a:

Make Information Transparent

A cola que mantém qualquer relacionamento é a visibilidade e a transparência. Um relatório de progresso bem definido apresenta diretamente como o seu trabalho afeta o resultado final do projeto e mostra os direitos e os erros! Ao adicionar transparência ao seu plano de projeto, você pode construir um nível incomparável de credibilidade e confiança com sua equipe e clientes.

Encorajar a Interação Constante

Criar e discutir relatórios de progresso resulta em comunicação constante e mantém todos no circuito. Estar em contato constante com outros em uma base semanal ou mensal assegura uma clara compreensão dos papéis e responsabilidades.

Improve Project Evaluation and Review

Relatórios de progresso anteriores o ajudarão a esclarecer lacunas, problemas sistêmicos, examinar documentos para descobrir o que deu errado, o que pode ser feito corretamente e qual área precisa ser melhorada.

Provides Insight for Future Planning

Quando um relatório de progresso mostra todos os atrasos que ocorreram, o supervisor ou um gerente de projeto pode monitorar e investigar o problema que impediu o progresso e dar um passo adicional para evitar que eles aconteçam no futuro.

Leia mais: Como Escrever Relatórios de Projeto que ‘Uau’ Seus Clientes

Como Escrever um Relatório de Progresso com 4 Passos Simples?

Relatórios de Progresso são documentos essenciais para acompanhar os planos e iniciativas do projeto, mas se os leitores e escritores não estiverem em sincronia, esses relatórios podem ser um exercício de acerto ou erro para todos os envolvidos. Portanto, aqui estão alguns passos para ajudá-lo a entregar as informações certas às pessoas certas no momento certo.

1. O propósito do seu relatório

Há muitas razões para alguém escrever um relatório de progresso. Obviamente, para muitos deles, é para resumir o progresso e status do projeto.

Leitores também podem querer saber informações detalhadas sobre o propósito do projeto, sua duração e outros insights importantes.

2. Considere sua audiência

Após ter resolvido o propósito de escrever o relatório de progresso, considere o tipo de audiência que você estará visando e os detalhes que seus leitores irão reconhecer no relatório.

Estes podem ser, qual a decisão que seus leitores irão precisar tomar após a leitura do relatório de progresso, as informações que eles irão precisar saber para supervisionar e participar do projeto de forma eficaz, etc.

Criar uma secção “trabalho concluído”

Nesta secção, deve descrever tudo o que já foi feito e a melhor forma de o fazer é mencionar as tarefas concluídas cronologicamente.

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P>P>Pode especificar datas, tarefas em que você e a sua equipa estavam a trabalhar, informação sobre os principais resultados, etc.

Summarize o seu relatório de progresso

Na secção de resumo, forneça os detalhes essenciais sobre o trabalho a fazer e o trabalho concluído. Além disso, adicione uma breve descrição dos problemas que sua equipe encontrou, recomendações do seu supervisor para sua resolução e se é necessária alguma ajuda no projeto.

Criar um Relatório de Progresso que se mantém!

Se você está planejando mostrar um relatório de progresso que se pareça exatamente com qualquer outro relatório fraco, é bem provável que seus leitores o ignorem pelo caminho ou não o leiam de todo. Bem, para atrair a atenção do seu leitor e exibir orgulhosamente o trabalho que você fez no projeto, você tem que fazer o relatório de progresso irresistivelmente convincente!

Que tal visuais incríveis, acompanhados de um conteúdo de qualidade que poderia despertar o interesse do leitor e encorajá-lo a ler tudo? Sem dúvida, todos gostam de ler algo fácil de entender e visualmente impressionante!

Felizmente, nós temos a ferramenta perfeita para você que proporcionará uma experiência de leitura como nunca antes e trará seus relatórios de progresso em escala de cinza para ganhar vida! Uma solução como Bit.ai

Criar um Relatório de Progresso da Forma Correcta com Bit.ai

Bit é uma nova ferramenta de colaboração de documentos baseada na nuvem que ajuda as equipas a criar, partilhar, gerir e seguir documentos interactivos do local de trabalho.

Bit ajuda-o a garantir que os seus relatórios são mais do que apenas texto e imagem. Assim, além de permitir que vários usuários colaborem em relatórios, Bit também permite que os usuários compartilhem qualquer tipo de mídia rica como vídeos de campanhas, tabelas, gráficos, arquivos One Drive, planilhas do Excel, GIFs, Tweets, placas de interesse, etc. Qualquer coisa na internet com um link pode ser compartilhado e Bit automaticamente o transformará em conteúdo visual.

Bit tem uma estética de design muito mínima que faz com que cada elemento de design seja pop, uma legibilidade incrível e recursos ricos que evitarão que os colaboradores estraguem qualquer documento e os ajudarão a repensar a maneira como eles trabalham!

Besides escrevendo relatórios de progresso, você pode facilmente criar outros belos documentos como a declaração de trabalho, documentação do projeto, plano operacional, roadmap, carta do projeto, etc. em um local de trabalho comum para outros membros da equipe colaborarem, documentarem, compartilharem seus conhecimentos, trocarem idéias, armazenarem ativos digitais e inovarem juntos.

A melhor parte é que esse conhecimento está seguro em seus espaços de trabalho e pode ser compartilhado (ou mantido privado) com qualquer pessoa em sua organização ou com o público!

Tudo em todos os bits é como o Google Docs em esteróides! Então, não se contente mais com aqueles editores de texto chatos quando você tem uma solução excessivamente robusta para te guiar!

P>P>Pára, não tem certeza de como Bit pode te ajudar a criar aquele relatório de progresso perfeito para cortejar seus leitores? Vamos ver mais algumas das incríveis capacidades do Bit!

Principais benefícios de criar seus relatórios de progresso no Bit.ai

UI simples e limpo: Bit tem uma estética de design muito minimalista, permitindo que um novato entre rapidamente a bordo com a plataforma. Embora a plataforma seja rica em funcionalidades, ela faz um ótimo trabalho para não sobrecarregar um novo usuário e fornece uma abordagem sistemática ao trabalho.

Organização da informação: A informação é muitas vezes espalhada em aplicações de armazenamento na nuvem, e-mails, canais frouxos, e muito mais. Bit traz todas as suas informações em um só lugar, permitindo que você organize as informações em espaços de trabalho e pastas. Traga todos os seus documentos, arquivos de mídia e outros dados importantes da empresa em um só lugar.

Consistência da banda: Concentre-se no conteúdo e deixe Bit ajudá-lo com o design e a formatação. Os documentos em bits são completamente responsivos e ficam ótimos em todos os dispositivos. Com incríveis templates e temas, os documentos Bit fornecem a você o tipo de marca e consistência de design que é inédito na indústria de documentação

P>Pesquisa Smart: Bit tem uma funcionalidade de pesquisa muito robusta que permite a qualquer pessoa pesquisar e encontrar rapidamente os seus documentos. Você pode pesquisar espaços de trabalho, pastas, títulos de documentos e o conteúdo dentro dos documentos com a pesquisa de texto rico de Bit.

Integrações de Mídia: As empresas usam uma média de 34 aplicações SaaS! Não é de admirar que a maior parte do nosso tempo seja gasto saltando de um aplicativo para o outro, procurando por informações. É por isso que Bit.ai se integra com mais de 100 aplicativos populares (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, etc) para ajudar as equipes a tecer informações em seus documentos além de apenas texto e imagens.

Múltiplas formas de compartilhamento: Documentos de bits podem ser compartilhados em três estados diferentes:

1. Estado ao vivo: Um estado ao vivo significa que todas as mudanças que você fizer no documento serão atualizadas em tempo real. Se você estiver compartilhando seus documentos com clientes, parceiros ou clientes eles sempre terão suas alterações mais atualizadas.
2. Embeds: Você pode incorporar documentos Bit em qualquer website ou blog. Os documentos em bits são totalmente responsivos e renderizados perfeitamente em seu website.
3. Rastreamento: Você pode rastrear seus documentos e reunir insights em tempo real para entender como os usuários interagem com seu conteúdo. Veja quanto tempo os usuários gastam visualizando documentos, relação de rolagem, informações do usuário e mais.

Conclusion

Um relatório de progresso bem definido é como o pulso de um projeto! Ele determina seu relacionamento com seus leitores, destaca todas as atualizações – grandes ou pequenas, e mantém todos na mesma página. Lembre-se, dependendo da complexidade e escopo do projeto, você pode precisar compartilhar seu relatório de progresso semanal ou mensalmente para uma melhor eficiência!

Após seguir todos os passos mencionados acima, seus relatórios certamente vão parecer uma brisa de ar fresco para seus leitores, fazendo você parecer credível e profissional. Então o que você está esperando?