11 einfache Tipps für ein effektives E-Mail-Management

Wie viel Zeit verbringen Sie täglich mit der Verwaltung Ihrer E-Mails? Eine Stunde? 30 Minuten? Ein paar Stunden? Vielleicht einen halben Tag?

Die E-Mail soll zwar die Kommunikation erleichtern, aber ich habe den Verdacht, dass sie manchmal zu einem kontraproduktiven Werkzeug wird, weil wir so viel Zeit mit der Verwaltung unserer E-Mails verbringen! Denken Sie zum Beispiel an diese Fälle:

• Klicken Sie manchmal immer wieder in Ihren Posteingang, obwohl Sie ihn erst vor 5 Minuten überprüft haben?
• Verbringen Sie jeden Tag viel Zeit mit der Verwaltung Ihrer E-Mails, z. B. mit dem Durchsuchen vergangener E-Mails, dem Sortieren, Ordnen und Löschen alter E-Mails?
• Machen Sie E-Mails oft zu Ihrer ersten Priorität, anstatt Dinge zu erledigen?
• Gibt es Tage, an denen Sie mehr Zeit in Ihrem Posteingang verbringen als mit richtiger Arbeit?

Am Ende des Tages ist die E-Mail für Sie nur ein Werkzeug, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Im Folgenden finden Sie 11 Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Management verbessern können:

Bearbeiten Sie Ihre E-Mails einmal am Tag

Auch wenn ich meine E-Mails mehrmals am Tag abrufe, nur um auf dem Laufenden zu sein (für den Fall, dass etwas Seltsames vor sich geht, wie z. B. der Ausfall meiner Website oder eine dringende Anfrage), bearbeite ich sie nicht sofort. Ich bearbeite sie nur einmal am Tag, entweder zu Beginn des Tages oder am Abend.

Setzen Sie sich täglich ein Zeitfenster für die Bearbeitung Ihrer E-Mails. Wenn Sie in diesem Zeitfenster nicht fertig werden, machen Sie am nächsten Tag weiter. Setzen Sie Prioritäten für die wichtigsten E-Mails und lassen Sie den Rest liegen. (Siehe Nr. 2).

Wenn Sie in einer Position arbeiten, in der Sie viele zeitkritische E-Mails erhalten, können Sie dies trotzdem in die Praxis umsetzen. Es geht darum, dass Sie Ihr Leben nicht von E-Mails beherrschen lassen. Denken Sie daran, dass sie ein Hilfsmittel für Ihre Arbeit ist und nicht die Arbeit selbst.

20 % der E-Mails priorisieren; 80 % zurückstellen

Nicht alle E-Mails sind gleich. Ich liebe die 80/20-Regel, denn sie gilt für jeden einzelnen Bereich unseres Lebens. Auch für E-Mails. Die 80/20-Regel besagt, dass 20 % des Inputs für 80 % des Outputs in jeder Situation verantwortlich sind. Um effektiv zu sein, sollten wir uns also auf 20 % des Inputs konzentrieren, der zu 80 % des Outputs führt. Gleichermaßen sollten wir uns auf 20 % hochwertige E-Mails konzentrieren, die zu einem maximalen Output führen.

Meine 20 % E-Mails sind diejenigen, die mir den nächsten Durchbruch in meiner Arbeit verschaffen. Dabei kann es sich um Medienanfragen, Interviewtermine, Networking-Möglichkeiten, Geschäftskontakte, Vortragsmöglichkeiten und andere Dinge handeln, die zu meinen 20 % Geschäftszielen führen. Zu meinen 20 % E-Mails gehören auch Menschen, die in meine Arbeit investiert haben, wie z. B. meine 1-1-Coaching-Kunden, Vortragsverpflichtungen und Leser, die meine Kurse und Produkte gekauft haben. Nicht zuletzt fällt auch die Korrespondenz mit meinen guten Freunden hierher. Alles andere kommt in die 80 %-Post.

Die 20 %-E-Mails haben für mich eine hohe Priorität. Ich beantworte sie in der Regel sofort (vor allem, wenn sie die 1-Minuten-Regel in #9 erfüllen); wenn nicht, kümmere ich mich in 1-3 Tagen um sie. Bei 80 % der Mails lasse ich mir mehr Zeit mit der Beantwortung, manchmal antworte ich auch gar nicht (siehe Punkt 4).

Einen Ordner „Antwort bis zum XX Tag“ anlegen

Legen Sie die Mails, die Sie beantworten müssen, in einem Ordner „Antwort bis zum XX Tag“ ab, wobei XX der Wochentag ist. Ich nehme mir jede Woche drei Tage Zeit, um auf E-Mails zu antworten – Di, Do und Sa. Auf diese Weise stehe ich nicht unter dem Druck, sofort zu antworten, wenn ich die E-Mail erhalte. Ich lese sie, nehme sie zur Kenntnis und denke darüber nach, bis es an der Zeit ist, zu antworten (im Durchschnitt 3-8 Tage nach Erhalt der E-Mail).

Erkennen Sie, dass Sie nicht auf jede E-Mail antworten müssen

Entgegen Ihrer Meinung müssen Sie nicht auf jede E-Mail antworten. Manchmal kann auch das Ausbleiben einer Antwort nach einem bestimmten Zeitraum als Antwort gewertet werden.

Ich erhalte sehr viele Lesermails, und eine Zeit lang habe ich auf jede einzelne Mail geantwortet, die hereinkam. Das hat mir nichts gebracht. Ich habe den ganzen Tag damit verbracht, E-Mails zu beantworten, und am Ende des Tages war ich ausgelaugt und unfähig, wirklich zu arbeiten. Und interessanterweise erhalten so gut wie alle Mails, die ich beantworte, nie eine Antwort (nicht einmal eine Bestätigung oder ein Dankeschön), selbst wenn ich Folgefragen stelle, um ihnen weiterzuhelfen. Ich vermute, dass die Hälfte der Mails nicht gelesen wird, und die andere Hälfte sind Mails, die die Leute aus einem Impuls heraus schicken und auf die sie nicht wirklich antworten wollen. So oder so habe ich erkannt, dass es viel effektiver ist, die Zeit für hochwertigere Aufgaben zu nutzen, wie die Arbeit an hochwertigen und inhaltsreichen Produkten, die Unterstützung meiner 1-1-Coaching-Kunden, neue Projekte und das Schreiben neuer Artikel.

Setzen Sie sich nicht zu sehr damit auseinander, auf jede einzelne Mail zu antworten. Antworten Sie, wenn es hilft, aber wenn die Kosten für die Beantwortung den Nutzen nicht aufwiegen, dann lohnt es sich vielleicht nicht, sich darüber Gedanken zu machen. Lassen Sie es einfach auf sich beruhen, und die Dinge werden sich im Laufe der Zeit von selbst regeln.

Erstellen Sie Antwortvorlagen, wenn Sie häufig ähnliche Antworten senden

Wenn Sie Ihren Ordner mit den gesendeten Nachrichten durchsehen, werden Sie wahrscheinlich einen Trend bei den Dingen feststellen, auf die Sie antworten. Die Mails, die ich auf meiner Website erhalte, lassen sich in der Regel in eine der folgenden Kategorien einordnen: (1) Feedback/Dankesmails (2) 1-1-Coaching (3) Anfragen für Buch-/Produktrezensionen (4) Anfragen für Vorträge (5) andere. Für (1) und (2) verwende ich Vorlagen, die ich im Voraus geschrieben habe und die ich in meinen Antworten verwende. Wenn ich antworte, passe ich sie entsprechend an die Bedürfnisse der ursprünglichen E-Mail an. Das hat mir viel Zeit erspart, im Vergleich zu früher, als ich E-Mails von Grund auf neu schreiben musste.

Lesen Sie nur die E-Mails, die relevant sind

Ich habe mehrere Newsletter abonniert – zum Beispiel zu den Themen Fitness, Selbsthilfe, Bloggen und Business -, aber ich lese nicht alle E-Mails, die sie schicken. Ich lösche sie auch nicht, weil ich weiß, dass sie wertvolle Informationen enthalten. Stattdessen stelle ich Google Mail so ein, dass sie automatisch in verschiedenen Labels (Ordnern) archiviert werden. Blog-E-Mails werden im Blog-Ordner archiviert, Fitness-E-Mails werden im & Fitness-Ordner archiviert und so weiter. Im Moment habe ich etwa 30 Ordner. Ich lese sie nur, wenn ich mehr Informationen zu einem Thema haben möchte.

Sie müssen nicht jede einzelne E-Mail lesen, die hereinkommt. Wählen Sie aus, was für Sie relevant ist.

Strukturieren Sie Ihre E-Mails in Kategorien

Ordner (oder Etiketten, wenn Sie Google Mail verwenden) sind dazu da, Ihnen bei der Organisation Ihrer E-Mails zu helfen.

Zunächst sollten Sie ein Benennungssystem verwenden, das zu dem passt, was Sie gerade tun. Wenn Ihre wichtigsten Prioritäten jetzt sind, sagen wir, (1) ein Buch zu schreiben und (2) Gewicht zu verlieren, dann benennen Sie Ihre Ordner so.

Zweitens, verwenden Sie eine hierarchische Struktur. Ordner der ersten Ebene sind für die großen Kategorien, und Ordner der zweiten Ebene sind für Unterkategorien, und so weiter. Ich habe zum Beispiel „Admin“ als Ordner der ersten Ebene und „Back-Up“, „Accounting“, „Accounts“ usw. als Ordner der zweiten Ebene. Wenn nötig, habe ich Ordner der dritten Ebene, um sie weiter zu unterteilen. Gmail verfügt über ein Add-on, mit dem Sie verschiedene Ebenenetiketten verwenden können (Einstellungen > Labs > Verschachtelte Etiketten)

Die Verwendung von Filtern (#8) zur automatischen Organisation von E-Mails in Ordnern wirkt Wunder.

Verwendung von Filtern

Filter sind Hilfsmittel, die Ihnen helfen, die E-Mails automatisch zu sortieren, wenn sie in Ihre Post gelangen. Für einen Filter sind 2 grundlegende Dinge erforderlich – (1) der Begriff, nach dem gesucht werden soll, (2) die Aktion, die angewendet werden soll, wenn der Begriff zutrifft. Derzeit sind in meinem E-Mail-Programm etwa 20 verschiedene Filter für verschiedene E-Mail-Adressen, Betreffzeilen, Textkörper und so weiter eingerichtet. Je nachdem, um welchen Filter es sich handelt, wird die E-Mail automatisch in einen entsprechenden Ordner sortiert bzw. archiviert. Das minimiert den Verwaltungsaufwand für mich.

Hier ist mein Video-Tutorial, in dem ich zeige, wie ich meine E-Mail-Filter einrichte, um den Posteingang zu eliminieren: 3 einfache Tipps, um den Posteingang mit Hilfe von E-Mail-Filtern auf Null zu reduzieren

Beantworten Sie E-Mails nach der 1-Minuten-Regel

Wenn die Antwort weniger als eine Minute dauert, beantworten Sie sie sofort und archivieren Sie sie. Lassen Sie sie nicht ewig in Ihrem Posteingang liegen. Es kostet Sie noch mehr Mühe, wenn es in Ihrem Kopf herumschwirrt und Sie ständig daran erinnert werden, dass Sie antworten müssen. Achten Sie darauf, dass Sie sich beim Beantworten an den Zeitrahmen von 1 Minute halten, damit es nicht länger dauert als nötig. Auf diese Weise kann ich große Poststapel in kurzer Zeit abarbeiten.

Setzen Sie sich ein Limit für die Zeit, die Sie im Posteingang verbringen

Neben der 1-Minuten-Regel sollten Sie auch die Zeit begrenzen, die Sie insgesamt im Posteingang verbringen. Wenn Sie das nächste Mal Ihre Post abrufen, messen Sie Ihre Zeit. Beobachten Sie, wie lange Sie brauchen, um Ihre Post zu bearbeiten, zu lesen, zu beantworten und zu sortieren. Fragen Sie sich dann, wie viel von dieser Zeit gut investiert ist. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass das meiste davon absolut sinnlos war.

Manchmal bekommen Sie E-Mails, die erschreckend lang sind. Überfliegen Sie diese E-Mails, um zu sehen, ob etwas für Sie relevant ist, und bearbeiten Sie sie dann entsprechend. Antworten Sie bei Bedarf (und halten Sie sich an die 1-Minuten-Regel); archivieren Sie sie, wenn Sie nicht vorhaben zu antworten. Wenn Sie antworten wollen, haben Sie nicht das Bedürfnis, mit einer langen E-Mail zu antworten, nur weil die Person eine lange E-Mail geschrieben hat. Das Letzte, was Sie wollen, ist ein E-Mail-Austausch von Aufsätzen, der ungewollt dazu führt, dass Sie in ein schwarzes E-Mail-Loch fallen. Loggen Sie sich in Ihren Posteingang ein, tun Sie, was Sie tun müssen, und verschwinden Sie gleich danach wieder.

(Rücksichtslos) Abbestellen von Dingen, die Sie nicht lesen

Beim Herumstöbern im Internet melden Sie sich wahrscheinlich spontan für eine ganze Reihe von Newslettern und Feeds an, an denen Sie anschließend das Interesse verlieren. Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie die Mails aus Ihren Abonnements immer wieder löschen, ist das ein Hinweis darauf, dass Sie sich sofort abmelden sollten.

Holen Sie sich die Manifest-Version dieses Artikels: 11 Tipps für ein effektives E-Mail-Management

Originalartikel: 11 einfache Tipps für effektives E-Mail-Management | Personal Excellence

Foto: Geschäftsfrau zeichnet einen E-Mail-Umschlag via .com