Die Technologie hat die Macht, unsere angeborenen menschlichen Fähigkeiten zu verstärken und uns dabei zu helfen, schneller Verbindungen herzustellen, etwas zu schaffen und unsere Fähigkeiten zu verbessern. Dies hat zu einer boomenden Industrie für digitale Produktivitätssoftware geführt, die fast jeden Aspekt unseres Alltags abdeckt.
Die allgemeine Kategorie „Produktivitätssoftware“ ist jedoch trügerisch einfach – wenn nicht sogar ziemlich nutzlos -, da sie eine Vielzahl von Tools mit sehr unterschiedlichen Ansätzen und Interpretationen von Produktivität umfasst.
Um sich in diesem Minenfeld zurechtzufinden, müssen Sie wissen, welche Art von Produktivitätslösung Sie suchen. Auf der Grundlage des aktuellen Marktes lässt sich Produktivitätssoftware im Wesentlichen in die folgenden vier Haupttypen einteilen.
📊 Quantifizierung der Leistung
Die erste Kategorie von Software versucht, die Produktivität quantitativ zu erfassen, d. h. sie liefert Zahlen, die Ihnen eine Art Maß für Ihre Leistung im Laufe der Zeit liefern. Auch wenn sich die Messwerte inhaltlich unterscheiden mögen, so verfolgen sie doch alle den Ansatz der „Diagramme und Statistiken“ auf der Benutzeroberfläche, indem sie Ihre produktive Leistung in hilfreiche visuelle Darstellungen übersetzen. Es geht darum, Einblicke und Selbsterkenntnis zu gewinnen, damit Sie Prozesse und Verhaltensweisen ändern und sich neue ehrgeizige persönliche Ziele setzen können.
Todoist
Todoist verfolgt den klassischen Ansatz einer To-Do-Liste und hilft Ihnen, Ihre Fortschritte in Bezug auf bestimmte Ziele zu verstehen – egal ob privat oder beruflich. Es hilft Ihnen dabei, große Ziele in erreichbare Aufgaben zu zerlegen, und verfolgt dann Ihre Arbeit, um eine persönliche Produktivitätsbewertung zu erstellen. Überprüfen Sie Ihre tägliche und wöchentliche Leistung in einfachen Statistiken, und probieren Sie die Bonus-Karma-Funktion für einen zusätzlichen Schub aus; durch die spielerische Darstellung Ihres Fortschritts fungiert es als Schrittzähler für alles, was Sie erreichen wollen.
Dewo
Dewo hilft Ihnen, Ihre produktiven Muster zu erkennen, damit Sie mehr qualitativ hochwertige Arbeit in Ihren Tag integrieren können. Es erfasst alles, was Sie auf Ihrem Computer tun, und nutzt KI, um den produktiven Wert jeder Aktivität zu bewerten. Auf diese Weise lässt sich feststellen, wie oft Sie den Kontext wechseln, welche Apps Ihre Konzentration stören und wo Sie Ihre beste Arbeit leisten. Indem es herausfindet, wann Sie in einen Flow-Zustand eintreten und diesen wieder verlassen, kann es sogar automatisch den „Bitte nicht stören“-Modus einschalten, um Ihre Konzentration zu schützen. Anhand von Aktionsdiagrammen können Sie dann gezielte Änderungen vornehmen, um Ihre Leistung zu verbessern.
🤖 Beseitigung unproduktiver Arbeit
Die nächste große Gruppe von Produktivitätswerkzeugen befasst sich mit dem Outsourcing – dem Herausschneiden unproduktiver Teile Ihres Lebens, damit Sie mehr Zeit und Energie für die wichtigen Dinge haben. Um dies zu erreichen, verwenden diese Tools immer eine Form des maschinellen Lernens, damit sie lernen können, wie Sie eine Aufgabe erledigen, und diese dann auf natürliche Weise in Ihrem Namen ausführen. Das bedeutet, dass sie sich auf einfache, sich wiederholende Verwaltungsaufgaben konzentrieren – wie Dateneingabe und Kalenderverwaltung.
Timely
Unverzichtbar für die Rechnungsstellung und die Verwaltung der Rentabilität, die Verwaltung von Ressourcen und die Kostenkalkulation von Projekten, ist die Zeiterfassung eines der größten notwendigen Verwaltungsübel überhaupt. Aber mit Timely können Sie die gesamte Aufgabe automatisieren. Es erfasst automatisch alles, woran Sie arbeiten, und nutzt KI, um genaue Zeiterfassungsbögen für Sie zu erstellen. Alle Daten bleiben völlig privat für Sie allein – die Entwürfe der Zeiterfassungsbögen selbst müssen von Ihnen genehmigt werden, bevor Kollegen und Manager sie sehen können. Sie müssen nicht mehr vergessen, die Zeiterfassung zu stoppen oder sich daran zu erinnern, woran Sie gearbeitet haben – alles wird im Hintergrund erledigt, sodass Sie sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können.
X.ai
Meeting Tetris ist ein idealer Kandidat für diese Kategorie von Produktivitätssoftware. Anstatt E-Mails zu verschicken und mit Terminen zu hantieren, um einen für alle geeigneten Zeitpunkt zu vereinbaren, können Sie diese Aufgabe jetzt an Tools wie X.ai delegieren. Sie stellen eine Verbindung zu Ihrem Kalender her und verwenden definierte Regeln, um Besprechungen mit nur einem Klick zu planen, wobei alle nachfolgenden E-Mails hin- und hergeschickt werden können. Die besten Tools können sogar die produktiven Gewohnheiten jedes Einzelnen erlernen und Besprechungszeiten auswählen, die den Raum für tiefes Nachdenken nur minimal beeinträchtigen.
🏄♂️ Vereinfachung von Prozessen
Ein großer Teil der Produktivitätssoftware konzentriert sich auf die Bereitstellung von Abkürzungen – die Vereinfachung schwerfälliger Prozesse und Arbeitsabläufe, um diese zu minimieren. Im Gegensatz zur vorherigen Kategorie beseitigen sie Probleme nicht vollständig, sondern machen sie nur einfacher zu handhaben. Dies kann in Form von Browser-Plug-ins und App-Integrationen geschehen, aber auch in Form von maßgeschneiderter Software für bestimmte Aufgaben. Die meisten dieser Tools dienen im Wesentlichen der Organisation und Vereinfachung unseres digitalen Arbeitsbereichs – vom Auffinden von Dateien, der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und der Speicherung von Passwörtern bis hin zum Abrufen von Daten zwischen verschiedenen Tools und der Speicherung von Ressourcenlinks für künftige Referenzen.
Evernote
Wenn Sie mit mehreren Geräten arbeiten, wissen Sie, wie mühsam es ist, Notizen zwischen diesen Geräten zu synchronisieren. Dabei kann es passieren, dass Sie sich dumme Workarounds einfallen lassen – indem Sie sich Informationen per E-Mail oder WhatsApp schicken oder eine verstreute Spur davon in verschiedenen Apps hinterlassen. Evernote hilft Ihnen, all diese Fäden zu verknüpfen, indem es einen zentralen Bestands- und Zugriffspunkt für Ihre digitalen Notizen bietet. Sie können sogar handschriftliche Notizen in das System integrieren, damit auch nichts Analoges zurückbleibt.
SaneBox
Mit dieser App können Sie Ihren E-Mail-Posteingang so organisieren, dass Sie Ihre Nachrichten mit der höchsten Priorität im Blick behalten. Mithilfe von künstlicher Intelligenz ordnet und filtert sie Ihre E-Mails und verschiebt E-Mails mit niedriger Priorität wie Newsletter und CC-Nachrichten in separate Ordner. Sie erhalten einen übersichtlichen, nach Prioritäten geordneten Posteingang, der sich auf die wichtigsten Mitteilungen konzentriert.
🧠 Bereitstellung von Disziplin und Fokus
Diese letzte Gruppe von Software zielt auf Ihre Gewohnheiten und Verhaltensweisen ab – sie hilft Ihnen, Motivation und Disziplin aufzubringen, um Ihren Fokus und Ihr Durchhaltevermögen zu stärken. Als produktive „Hacks“ bieten sie kleine, praktische Strategien, um sich in die Arbeit zu stürzen. Sie sind nicht für jedermann geeignet (und manche können sich ein wenig effekthascherisch und hohl anfühlen), aber einige haben sich als sehr beliebt erwiesen – insbesondere die Produktivitäts-Tracker der Pomodoro-Technik.
Freedom
Diese App geht mit einer entschiedenen Hand gegen die Gewohnheit des Aufschiebens vor. Sie begrenzt effektiv die Zeit, die Sie auf unproduktiven Websites und Apps verbringen können, und sperrt Sie aus, sobald Sie ein bestimmtes Zeitlimit erreicht haben. Sie können sogar das gesamte Internet blockieren, um sich vor Ablenkungen zu schützen – besonders nützlich, wenn Sie Ihre Arbeitsfähigkeiten verbessern wollen!
Pomodoro Tracker
Diese App nutzt die beliebte Pomodoro-Technik, um Ihnen dabei zu helfen, Ihren Tag in überschaubare 25-minütige Abschnitte konzentrierten Arbeitens zu unterteilen. Nach jedem Abschnitt folgt eine fünfminütige Pause, bevor Sie die Arbeit wieder aufnehmen. People who thrive off external expectation, or just like a challenge, may find that the ticking countdown disciplines their focus.
