Eine Zusammenstellung von Beispielen für flexible Arbeitsrichtlinien für Arbeitgeber

Hat Ihr Unternehmen eine formelle Richtlinie für flexible Arbeit? Wenn Sie nein sagen, sind Sie nicht allein. Bei weitem nicht. 64 Prozent der Unternehmen haben informelle Flexibilitätsprogramme ohne schriftliche Richtlinien. Ebenso dürfen 67 % der Führungskräfte Flexibilität nach eigenem Ermessen anbieten.

Zahlen wie diese machen deutlich, warum die Mitarbeiter durch flexible Arbeitsmöglichkeiten so verwirrt sind. Sie sind sogar so verwirrt, dass nur 12 Prozent der Beschäftigten tatsächlich an flexiblen Arbeitsprogrammen teilnehmen. Warum so wenige?

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Arbeitnehmer die Vorteile von flexiblen Arbeitsmöglichkeiten nicht nutzen:

• Sie wissen nicht, wie sie in ihrem Unternehmen flexibel arbeiten können
• Sie befürchten, dass sie als weniger engagiert angesehen werden
• Auch wenn das Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmöglichkeiten wirbt, ihr Vorgesetzter lässt sie nicht zu
• Führungskräfte und Manager der obersten Ebene gehen nicht „mit gutem Beispiel voran“ und arbeiten selbst flexibel
• Sie sind sich nicht sicher, welche Optionen zur Verfügung stehen

Keine dieser Aussagen ist eine gute Nachricht für Unternehmen. Mangelnde Klarheit über das Wer/Was/Wann/Warum/Wie flexibler Arbeitsprogramme führt zu Verwirrung, Frustration und in vielen Fällen zu kostspieliger Fluktuation.

Mangelnde Flexibilität wurde in einer 2015 von Ernst & Young Global Generations Research durchgeführten Studie als einer der Hauptgründe für die Kündigung von Arbeitsplätzen durch Millennials genannt. Und eine Regus-Studie aus dem Jahr 2016 ergab, dass fast 62 Prozent aller Arbeitnehmer angaben, sie wären länger an ihrem früheren Arbeitsplatz geblieben, wenn flexibles Arbeiten möglich gewesen wäre.

Das bedeutet aber auch, dass das Gegenteil – eine Fülle von Klarheit über die Richtlinien eines Unternehmens für flexible Arbeitsprogramme – eine sehr gute Sache für Unternehmen sein kann.

Die Standardisierung flexibler Arbeit wird nicht nur diese Schmerzpunkte beseitigen, sondern auch ein vollständiges Bild des Return-on-Investment von flexiblen Arbeitsprogrammen liefern.

Wie sollten die Richtlinien eines Unternehmens für flexible Arbeit aussehen?

Viele Organisationen und Unternehmen haben Muster online zur Verfügung gestellt, so dass wir Ihnen genau zeigen können, wie Ihre Richtlinien für flexible Arbeit aussehen könnten und sollten.

Definition der Flex, Anwendungshinweise, Bestimmungen

Die Portland State University hat zwei Richtlinien für Telearbeit: eine für routinemäßige und regelmäßige Telearbeit und eine für Telearbeit unter „außergewöhnlichen betrieblichen Umständen“. Ihre allgemeine Richtlinie für routinemäßige Telearbeit ist sehr gründlich, und einige spezifische Punkte stechen hervor:

• Sie bietet einen guten Überblick. Gleich in den ersten Absätzen werden die Definition der Universität für Telearbeit, die Genehmigung von Telearbeit und der Ort, an dem Telearbeit erlaubt ist (die Wohnung des Mitarbeiters oder „ein anderer geeigneter Ort“), sowie die anderen verfügbaren Flexibilitätsformen (einschließlich Gleitzeit, komprimierte Wochenarbeitszeit und Jobsharing) erläutert.
• Die Kommunikation hat Priorität. In den Allgemeinen Bestimmungen steht der Punkt „Kommunikation“ ganz oben. Definierte Kommunikationsnormen sind der Eckpfeiler jeder erfolgreichen Politik für flexible Arbeit.
• Viele wichtige Bestimmungen werden angesprochen, darunter: Ausrüstung, Pflege von Angehörigen, schlechtes Wetter, Verletzungen, Netzzugang, Büromaterial, Qualität der Arbeit und andere.

Antworten auf das „Warum?“Ängste abbauen, Schulungen anbieten

Um die Telearbeit zur Energieeinsparung zu fördern, hat das Energieministerium von Oregon eine Muster-Telearbeitsrichtlinie für Unternehmen in Oregon erstellt, die sie verwenden können. Einige der wichtigsten Punkte:

• Darin werden die Gründe für die Einführung von Telearbeit genannt: Energieeinsparung, Verringerung der Verkehrsbelastung, Verbesserung der Luftqualität, Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, Verbesserung der Arbeitsmoral, Kostensenkung sowie Gewinnung und Bindung talentierter Mitarbeiter.
• Die Befürchtung, weniger engagiert zu wirken, wird schnell ausgeräumt, indem klar gesagt wird, dass sich die Vergütung, die Leistungen und die Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters nicht ändern, wenn er Telearbeit leistet.
• Es wird ein Schulungskurs erwähnt, den Mitarbeiter UND Manager absolvieren müssen, um sie auf die Telearbeit vorzubereiten.

Angemessene Schulung und Anleitung für Mitarbeiter UND Manager

Ein Fehler, den Unternehmen bei der Ausarbeitung einer flexiblen Arbeitsrichtlinie machen können, besteht darin, sich ausschließlich auf die Regeln und Vorschriften für die am Programm beteiligten Mitarbeiter zu konzentrieren. Einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Programms ist jedoch die Schulung der Führungskräfte.

Die Verwaltung von Telearbeitern unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von der Verwaltung von Mitarbeitern im Büro. Das San Mateo County Office of Sustainability ist sich dessen bewusst und hat eine ausführliche Ressource erstellt, die eine Reihe nützlicher Themen für Mitarbeiter und Manager abdeckt, die Telearbeit leisten oder Telearbeitsteams unterstützen.

Ein paar der Highlights:

• Eine Bewertung der Telearbeit, die Manager durchführen können, um festzustellen, ob ein Mitarbeiter ein guter Kandidat für Heimarbeit ist.home work

• A „Planning Your Telework Day“ worksheet for employees

• Tips on „How to Manage for Results/Performance/Accountability“ for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.

How can you find more sample flexible work policies?

The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.

• Portland State University’s Telecommuting Policy
• Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
• San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit

And there are several other resources to help employers assemble policies that work:

• Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
• Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
• U.S. Department of Commerce Telework Program Guide

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