Fortschrittsbericht: Was ist das und wie schreibe ich ihn? (Schritte & Format)

Eine kurze Frage – auf einer Skala von 1 bis 10, wie wichtig ist es, regelmäßig den Überblick zu behalten und Ihren Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden Projekt-Updates zu liefern? Die Antwort ist 12! Ganz einfach, weil niemand gerne im Dunkeln tappt!

Bei jedem Projekt in einem Unternehmen müssen die Menschen in der Umgebung gut über den Projektstatus, die vom Projektteam durchgeführten Untersuchungen, ihre Entscheidungen und die Verbesserungsmöglichkeiten informiert werden. Diese Aktualisierungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und stellen sicher, dass jedes Teammitglied effizient arbeitet und die Ziele rechtzeitig erreicht werden.

Eine Möglichkeit, den Status Ihres Projekts darzustellen und den Überblick zu behalten, ist das Verfassen eines aussagekräftigen Fortschrittsberichts!

In der Tat zeigt die American Society for Training and Development, dass die Wahrscheinlichkeit, ein Ziel zu erreichen, um 95 % steigt, wenn man einen bestimmten Ort hat, an dem man seinen Fortschritt überprüfen kann.

Fortschrittsberichte sind ein großartiger Ort für Projektmanager, um ihre Vorgesetzten, Kunden oder Mitarbeiter über die Fortschritte zu informieren, die sie in einem bestimmten Zeitraum bei einem Projekt gemacht haben.

Wenn sie gut ausgeführt werden, bieten Fortschrittsberichte einen schnellen Überblick darüber, wie die Dinge laufen, und bieten wertvolle Einblicke, um die Produktivität zu steigern, die notwendigen Anleitungen zu geben und aufkommende Schwierigkeiten schnell zu lösen.

Doch das Schreiben eines Fortschrittsberichts kann ein wenig entmutigend sein, vor allem, wenn Sie ein vielfältiges Team und verschiedene Teilprojekte zu verwalten haben. Aber keine Sorge! Wir werden das Problem lösen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles über Fortschrittsberichte, warum sie wichtig sind und wie Sie einen Bericht schreiben können, der alle zum Staunen bringt!

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Was ist ein Fortschrittsbericht?

Ein Fortschrittsbericht bedeutet genau das, was er klingt – ein Dokument, das detailliert erklärt, wie weit Sie mit der Fertigstellung Ihres laufenden Projekts gekommen sind. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking „I wish I could make reports for my supervisor and team all day“! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Fortschrittsberichte erfordern Gespräche mit Ihrem Team oder Kunden, um die Ziele zu verstehen und die Informationen zu präsentieren, die eng mit den besagten Zielen zusammenhängen.

Ob der Bericht nun die Aktualisierung der Investoren, die Marketingleistung oder das Ressourcenmanagement betrifft. Anhand dieser Berichte kann jeder sehen, was gut läuft und was nicht. Sie helfen auch den Managern, den Gesamterfolg oder Misserfolg von Projekten zu erkennen. Darüber hinaus tragen Fortschrittsberichte dazu bei:

Informationen transparent zu machen

Der Klebstoff, der jede Beziehung zusammenhält, ist Sichtbarkeit und Transparenz. Ein gut definierter Fortschrittsbericht zeigt direkt auf, wie sich Ihre Arbeit auf das Endergebnis des Projekts auswirkt, und zeigt, was richtig und was falsch ist! Indem Sie Ihrem Projektplan Transparenz verleihen, können Sie ein unübertroffenes Maß an Glaubwürdigkeit und Vertrauen bei Ihrem Team und Ihren Kunden aufbauen.

Fördern Sie die ständige Interaktion

Das Erstellen und Besprechen von Fortschrittsberichten führt zu einer ständigen Kommunikation und hält alle Beteiligten auf dem Laufenden. Der ständige Kontakt mit anderen auf wöchentlicher oder monatlicher Basis sorgt für ein klares Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten.

Verbessern Sie die Projektbewertung und -überprüfung

Vorangegangene Fortschrittsberichte helfen Ihnen bei der Klärung von Lücken, systemischen Problemen, der Untersuchung von Dokumenten, um herauszufinden, was schief gelaufen ist, was richtig gemacht werden kann und welcher Bereich verbessert werden muss.

Bietet Einblicke für die Zukunftsplanung

Wenn ein Fortschrittsbericht alle aufgetretenen Verzögerungen aufzeigt, kann der Vorgesetzte oder ein Projektmanager das Problem, das den Fortschritt behindert hat, überwachen und untersuchen und einen zusätzlichen Schritt unternehmen, um es in Zukunft zu verhindern.

Weiterlesen: So schreiben Sie Projektberichte, die Ihre Kunden begeistern

Wie schreibt man einen Fortschrittsbericht in 4 einfachen Schritten?

Fortschrittsberichte sind wichtige Dokumente für die Nachverfolgung von Projektplänen und -initiativen, aber wenn die Leser und Verfasser nicht synchron sind, können diese Berichte für alle Beteiligten zu einer Übung werden, bei der es nur auf das Ergebnis ankommt. Deshalb hier einige Schritte, die Ihnen helfen, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu übermitteln.

1. Der Zweck Ihres Berichts

Es gibt viele Gründe, warum jemand einen Fortschrittsbericht schreibt. Bei vielen geht es natürlich darum, über den Fortschritt und den Status des Projekts zu informieren.

Leser möchten vielleicht auch detaillierte Informationen über den Zweck des Projekts, seine Dauer und andere wichtige Erkenntnisse erfahren.

2. Überlegen Sie sich Ihr Publikum

Wenn Sie den Zweck des Fortschrittsberichts geklärt haben, überlegen Sie sich, welche Art von Publikum Sie ansprechen wollen und welche Details Ihre Leser in dem Bericht erkennen werden.

Das können z. B. die Entscheidungen sein, die Ihre Leser nach der Lektüre des Fortschrittsberichts treffen müssen, die Informationen, die sie wissen müssen, um das Projekt effektiv zu überwachen und daran teilzunehmen, usw.

Erstellen Sie einen Abschnitt „Abgeschlossene Arbeiten“

In diesem Abschnitt sollten Sie alles beschreiben, was bereits getan wurde, und am besten ist es, die abgeschlossenen Aufgaben chronologisch aufzuführen.

Sie können Daten, Aufgaben, an denen Sie und Ihr Team gearbeitet haben, Informationen über die wichtigsten Ergebnisse usw. angeben.

Fassen Sie Ihren Fortschrittsbericht zusammen

In dem Abschnitt „Zusammenfassung“ geben Sie die wesentlichen Einzelheiten über die zu erledigenden und abgeschlossenen Arbeiten an. Fügen Sie auch eine kurze Beschreibung der Probleme hinzu, auf die Ihr Team gestoßen ist, sowie Empfehlungen Ihres Vorgesetzten für deren Lösung und ob Unterstützung bei dem Projekt erforderlich ist.

Erstellen eines Fortschrittsberichts, der sich abhebt!

Wenn Sie einen Fortschrittsbericht vorlegen wollen, der genauso aussieht wie jeder andere langweilige Bericht, werden Ihre Leser ihn wahrscheinlich nur überfliegen oder gar nicht erst lesen. Um die Aufmerksamkeit des Lesers zu wecken und mit Stolz auf die geleistete Arbeit zu verweisen, müssen Sie den Fortschrittsbericht unwiderstehlich gestalten!

Wie wäre es mit tollen Bildern, die von hochwertigen Inhalten begleitet werden, die das Interesse des Lesers wecken und ihn ermutigen, das Ganze zu lesen? Kein Zweifel, jeder liest gerne etwas, das leicht zu verstehen und visuell beeindruckend ist!

Glücklicherweise haben wir das perfekte Tool für Sie, das ein Leseerlebnis wie nie zuvor bietet und Ihre grauen Fortschrittsberichte zum Leben erweckt! Eine Lösung wie Bit.ai

Erstellen Sie einen Fortschrittsbericht auf die richtige Art und Weise mit Bit.ai

Bit ist ein neuartiges, cloudbasiertes Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten, das Teams bei der Erstellung, gemeinsamen Nutzung, Verwaltung und Nachverfolgung interaktiver Arbeitsplatzdokumente unterstützt.

Bit hilft Ihnen dabei, dass Ihre Berichte mehr sind als nur einfacher Text und Bilder. So ermöglicht Bit nicht nur die Zusammenarbeit mehrerer Nutzer an Berichten, sondern auch die Freigabe aller Arten von Rich Media wie Kampagnenvideos, Tabellen, Diagramme, One Drive-Dateien, Excel-Tabellen, GIFs, Tweets, Pinterest-Boards usw. Alles, was im Internet mit einem Link versehen ist, kann geteilt werden und Bit verwandelt es automatisch in visuelle Inhalte.

Bit zeichnet sich durch eine sehr minimale Designästhetik aus, die jedes Designelement zur Geltung bringt, eine hervorragende Lesbarkeit und umfangreiche Funktionen, die verhindern, dass Mitarbeiter Dokumente durcheinanderbringen, und ihnen dabei helfen, ihre Arbeitsweise zu überdenken!

Neben dem Schreiben von Fortschrittsberichten können Sie ganz einfach andere schöne Dokumente erstellen, wie z. B. die Arbeitsbeschreibung, Projektdokumentation, Betriebsplan, Roadmap, Projektcharta usw. an einem gemeinsamen Arbeitsplatz erstellen, an dem andere Teammitglieder zusammenarbeiten, dokumentieren, ihr Wissen austauschen, Ideen sammeln, digitale Assets speichern und gemeinsam innovieren können.

Das Beste daran ist, dass dieses Wissen in Ihren Arbeitsbereichen sicher geschützt ist und mit jedem in Ihrem Unternehmen oder der Öffentlichkeit geteilt (oder privat gehalten) werden kann!

Alles in allem ist Bit wie Google Docs auf Steroiden! Sie müssen sich also nicht mehr mit langweiligen Texteditoren zufrieden geben, wenn Sie eine extrem robuste Lösung haben, die Sie durch den Prozess führt!

Sind Sie immer noch nicht sicher, wie Bit Ihnen helfen kann, den perfekten Fortschrittsbericht zu erstellen, um Ihre Leser zu begeistern? Sehen wir uns einige der fantastischen Möglichkeiten von Bit an!

Die wichtigsten Vorteile der Erstellung von Fortschrittsberichten mit Bit.ai

Einfache, saubere Benutzeroberfläche: Bit.ai hat ein sehr minimalistisches Design, das es Neulingen ermöglicht, sich schnell in die Plattform einzuarbeiten. Obwohl die Plattform sehr funktionsreich ist, überfordert sie einen neuen Benutzer nicht und bietet einen systematischen Ansatz für die Arbeit.

Organisation von Informationen: Informationen sind oft in Cloud-Speicher-Apps, E-Mails, Slack-Kanälen und mehr verstreut. Bit bringt all Ihre Informationen an einen Ort, indem es Ihnen erlaubt, Informationen in Arbeitsbereichen und Ordnern zu organisieren. Bringen Sie alle Ihre Dokumente, Mediendateien und andere wichtige Unternehmensdaten an einen Ort.

Markenkonsistenz: Konzentrieren Sie sich auf den Inhalt und lassen Sie sich von Bit bei der Gestaltung und Formatierung helfen. Bit-Dokumente sind vollständig responsive und sehen auf allen Geräten gut aus. Mit erstaunlichen Vorlagen und Themen bieten Ihnen Bit-Dokumente eine Marken- und Designkonsistenz, die in der Dokumentationsbranche einzigartig ist

Smarte Suche: Bit hat eine sehr robuste Suchfunktion, die es jedem ermöglicht, seine Dokumente schnell zu suchen und zu finden. Mit der Rich-Text-Suche von Bit können Sie Arbeitsbereiche, Ordner, Dokumententitel und den Inhalt von Dokumenten durchsuchen.

Media-Integrationen: Unternehmen nutzen durchschnittlich 34 SaaS-Apps! Kein Wunder, dass wir die meiste Zeit damit verbringen, von einer App zur nächsten zu hüpfen, um nach Informationen zu suchen. Aus diesem Grund integriert sich Bit.ai in mehr als 100 populäre Anwendungen (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, etc.), um Teams dabei zu helfen, Informationen in ihre Dokumente zu integrieren, die über Text und Bilder hinausgehen.

Mehrere Möglichkeiten der gemeinsamen Nutzung: Bit-Dokumente können in drei verschiedenen Zuständen geteilt werden:

1. Live-Status: Ein Live-Status bedeutet, dass alle Änderungen, die Sie an dem Dokument vornehmen, in Echtzeit aktualisiert werden. Wenn Sie Ihre Dokumente mit Klienten, Partnern oder Kunden teilen, erhalten diese immer die aktuellsten Änderungen.
2. Einbettungen: Sie können Bit-Dokumente in jede Website oder jeden Blog einbetten. Bit-Dokumente sind vollständig responsive und werden perfekt auf Ihrer Website dargestellt.
3. Tracking: Sie können Ihre Dokumente nachverfolgen und in Echtzeit Einblicke gewinnen, um zu verstehen, wie Nutzer mit Ihren Inhalten interagieren. Sehen Sie, wie viel Zeit die Benutzer mit dem Betrachten der Dokumente verbringen, das Scroll-Verhältnis, Benutzerinformationen und mehr.

Fazit

Ein gut definierter Fortschrittsbericht ist wie der Puls eines Projekts! Er bestimmt die Beziehung zu Ihren Lesern, hebt alle großen und kleinen Aktualisierungen hervor und hält alle auf dem gleichen Stand. Denken Sie daran, dass Sie je nach Komplexität und Umfang des Projekts Ihren Fortschrittsbericht möglicherweise wöchentlich oder monatlich veröffentlichen müssen, um effizienter zu arbeiten!

Wenn Sie alle oben genannten Schritte befolgen, werden Ihre Berichte auf Ihre Leser wie ein frischer Wind wirken und Sie glaubwürdig und professionell erscheinen lassen. Worauf warten Sie also noch?