Es gibt wohl niemanden, der auf der Suche nach einem Job ist, der nicht eine Stellenausschreibung gelesen hat, sich davon überzeugt hat, dass sie gut passt und sich auf die offene Stelle bewirbt. Man führt Telefoninterviews, trifft sich vielleicht persönlich und kommt vielleicht sogar zu weiteren Runden zurück. Und dann warten Sie. Und warten. Und Wochen (wenn nicht sogar länger) später liegt eine allgemeine Absage in Ihrem Posteingang.
Sie haben viel Zeit und Mühe in den Prozess gesteckt, aber bei einer knappen, unpersönlichen Antwort haben Sie das Gefühl, nicht respektvoll behandelt worden zu sein, und gehen mit einem negativen Bild von dem Unternehmen weg.
Sein Sie nicht dieses Unternehmen! Es gibt keinen Grund, Bewerber, die sich für Ihr Unternehmen interessieren, so zu behandeln, als ob Sie sich nicht darum kümmern könnten, nachdem sie sich auf Sie eingelassen und Zeit mit Ihnen verbracht haben. Denken Sie daran, dass jede Interaktion, die Sie im Rahmen Ihrer Rekrutierungsbemühungen und Ihres Einstellungsprozesses vornehmen, direkte Auswirkungen auf Ihre Arbeitgebermarke hat – positiv oder negativ -, unabhängig davon, ob Sie dem Kandidaten ein Stellenangebot unterbreiten oder nicht. Wenn Sie ein aktives Rekrutierungsprogramm und ein Personalteam haben und in Zukunft neue Mitarbeiter einstellen werden, ist es das Letzte, was Sie tun wollen, Maßnahmen zu ergreifen, die den Ruf Ihres Unternehmens in den Augen künftiger Bewerber schädigen. Und eine unpersönliche Reaktion auf Bewerber im Vorstellungsgespräch ist eine der häufigsten Möglichkeiten, Ihrer Arbeitgebermarke zu schaden.
Das Gute daran ist, dass dies, wenn es richtig gemacht wird, eine der einfachsten Möglichkeiten sein kann, Ihre Arbeitgebermarke aufzubauen. Um zu zeigen, wie das geht, möchte ich einige Best Practices vorstellen, die wir aus der Zusammenarbeit mit all unseren Kunden mit erstklassigen Recruiting-Programmen gelernt haben, sowie unsere eigenen Erfahrungen beim Aufbau eines schnell wachsenden Startups im Bereich Recruiting-Software.
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Was Bewerber wollen – und erwarten sollten
So kompliziert ist es nicht. Nicht jeder erwartet, dass er eingestellt wird. Der Prozess der Stellensuche und der Vorstellungsgespräche ist oft ein Zahlenspiel, oder man wird nicht eingestellt, weil die Erfahrung nicht passt, die Fähigkeiten nicht vorhanden sind oder die „Passung“ immer unklar bleibt. Sie wissen das. Und die Bewerber wissen das auch. Aber wenn sie von Personalvermittlern abgelehnt werden, wollen die Bewerber einfach verstehen, warum es nicht gepasst hat, vor allem nach vielen Gesprächen, und sie wollen es umso mehr, je länger der Prozess dauert.
Es ist eine natürliche und keineswegs unrealistische Erwartung. Versetzen Sie sich in deren Lage. Wenn Sie – aus welchen Gründen auch immer – abgelehnt werden, kann Ihnen das Verstehen der Gründe helfen, besser zu verstehen, was Sie in Zukunft anders machen können. Vor allem aber kann es Ihr Unternehmen in ein gutes Licht rücken und sich von anderen Unternehmen abheben.
Best Practices bei der Ablehnung von Bewerbern
Hier sind einige Elemente, die Sie beachten sollten, wenn Sie ein Ablehnungsschreiben an abgelehnte Bewerber schreiben.
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Vor allem sollten Sie darauf achten, dass Sie jedem einzelnen Bewerber antworten, der sich auf Ihre Stelle bewirbt. Bei Bewerbern, mit denen Sie noch nie gesprochen haben und die Ihre ersten Tests nicht bestehen, ist es in Ordnung, wenn Ihre Personalverantwortlichen eine kurze, nicht personalisierte „Nein danke“-E-Mail schicken. Obwohl es heutzutage so einfach (zu einfach?) ist, sich zu bewerben, ist es gar nicht so schwer, sicherzustellen, dass Sie allen Bewerbern antworten, die sich bei Ihnen melden, vor allem, wenn Sie über ein Bewerberverfolgungssystem verfügen, das viele der wiederkehrenden Arbeitsabläufe und Prozesse bei der Personalbeschaffung automatisiert. - Verwenden Sie für alle Personen, mit denen Sie ein Gespräch geführt haben (d. h. über eine erste Prüfung des Lebenslaufs hinaus, bei der Sie eine erste Telefonprüfung durchgeführt haben), kein allgemeines Schreiben aus einer Vorlage für Absageschreiben. Das ist eine Sache, die mir sehr wichtig ist. Wenn Sie mehr als ein fünfminütiges Gespräch mit jemandem geführt haben, sollten Sie in der Lage sein, kurz zu erläutern, warum der Bewerber es nicht in die nächste Runde geschafft hat. Wenn Sie auch nur einen Punkt hinzufügen, der sich auf Ihr Gespräch während des Vorstellungsgesprächs bezieht, liefern Sie eine grundlegende Begründung für Ihre Entscheidung in Bezug auf die Bewerbung der Bewerberin.
- Verwenden Sie für jede Ablehnungs-E-Mail eine einheitliche Struktur, damit Sie nicht jedes Mal etwas Neues erfinden müssen:
- Bedanken Sie sich bei der Bewerberin dafür, dass sie sich die Zeit genommen hat, mit Ihnen zu sprechen (denken Sie daran, dass sie sich auf Ihren Anruf vorbereitet hat, egal wie kurz oder „standardmäßig“ er von Ihrer Seite aus sein mag).
- Geben Sie deutlich zu verstehen, dass sie für die Stelle nicht mehr in Frage kommt, damit es keine Zweifel oder Verwirrung gibt.
- Begründen Sie Ihre Absage so genau wie möglich und beziehen Sie sich dabei auf ihren Hintergrund und ihre Erfahrung („wir suchen jemanden mit mehr Erfahrung in der Front-End-Programmierung… oder im Management und in der Aufsicht… oder im Verkauf bei der Regierung“). Machen Sie deutlich, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat und wo sie diese nicht erfüllt hat.
- Fügen Sie, wenn möglich, etwas Positives ein, das während des Gesprächs zur Sprache kam („Ihr Portfolio war sehr beeindruckend“ oder „Sie haben eindeutig ein gutes Verständnis für Social Media Marketing“).
- Wenn Ihnen die Bewerberin oder der Bewerber gefallen hat und Sie in Zukunft Interesse an ihr oder ihm haben könnten, fragen Sie, ob Sie sie oder ihn zu gegebener Zeit kontaktieren dürfen (vermeiden Sie die Floskel „wir werden sie in den Akten aufbewahren“, die bestenfalls als nutzlos erscheint). Ein solches Interesse zeigt, dass es sich wirklich um ein positionsspezifisches Problem handelte, und erhält das Wohlwollen gegenüber dem Unternehmen aufrecht – ideal für den Fall, dass Sie in Zukunft die richtige Stelle für den Bewerber haben.
- Je weiter jemand in den Einstellungs- und Rekrutierungsprozess einsteigt, desto mehr „schulden“ Sie ihm eine konkrete Begründung für Ihre Entscheidung. Vor allem, wenn jemand mehrere persönliche Vorstellungsgespräche geführt hat oder sogar eine Aufgabe für Sie als Teil der Bewertung ausgefüllt hat, gibt es keine Entschuldigung dafür, nicht ein gewisses Maß an Personalisierung zu liefern. Der Bewerber hat sich Zeit genommen, um sich vorzubereiten, mit Ihren Personalverantwortlichen zu sprechen, zu Ihrem Büro zu reisen, möglicherweise andere Verpflichtungen zu verschieben usw. Jetzt erhält er möglicherweise eine schlechte Nachricht. Seien Sie respektvoll gegenüber ihren Bemühungen und würdigen Sie ihr Interesse an Ihrem Unternehmen.
Beispiel für die richtige Art und Weise, eine Absage-E-Mail an einen Bewerber zu schreiben
Wie wir hier bereits betont haben, sind wir keine Fans von generischen Absage-E-Mail-Vorlagen, die einfach so daherkommen. Sie sollten eine Standardstruktur haben, wie sie oben beschrieben wurde, aber sie sollte auf den Bewerber und die jeweilige Stelle zugeschnitten sein. Diese Briefe sollten vom Personalverantwortlichen oder vom einstellenden Manager verschickt werden, je nachdem, wie weit der Bewerber im Bewerbungsprozess fortgeschritten ist.
Hier ein Beispiel für ein Absageschreiben, das wahrscheinlich viel besser ankommt als das typische Standardschreiben:
Sehr geehrter Alex:
Wir wissen es sehr zu schätzen, dass Sie sich in den letzten Wochen so viel Zeit genommen und so viel Mühe gegeben haben, um sich für unsere Stelle als Senior Marketing Manager zu bewerben. Nach einer sorgfältigen Bewertung der spezifischen Anforderungen, die wir haben, und der Fähigkeiten, die unserer Meinung nach am besten geeignet sind, um die Stelle erfolgreich zu besetzen, haben wir uns jedoch entschieden, mit einem anderen Kandidaten weiterzumachen.
Das Team und ich waren der Meinung, dass Sie besonders stark in der Entwicklung von überzeugenden, gut geschriebenen Inhalten sind, wie z. B. das Ebook und die Blogbeiträge, die Sie uns mitgeteilt haben, sowie im Bereich der Nachfragegenerierung. Aber für diese Rolle wünschen wir uns jemanden mit mehr Erfahrung im Produktmarketing, vor allem mit technischem Bezug zu unserem Sektor und unserer Zielgruppe.
Wie ich schon sagte, sind wir ziemlich optimistisch, was unser Wachstum angeht, und wenn alles wie geplant läuft, erwarte ich ein weiteres Wachstum unseres Marketingteams mit neuen Rollen, bei denen Ihr Hintergrund besser zu unseren Bedürfnissen passen könnte. Wenn es für Sie in Ordnung ist und das Timing stimmt, würde ich gerne in der Lage sein, Sie in der Zukunft zu kontaktieren, wenn sich neue, passendere Möglichkeiten ergeben.
Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse.
Ein Brief wie dieser braucht vielleicht etwas mehr Zeit und ein wenig Nachdenken, aber er ist die Mühe wert!
Hiring Bill of Rights
Bei Comeet haben wir unsere eigenen Richtlinien, die ich als unsere Hiring Bill of Rights bezeichnet habe. Wir haben sie in die Praxis umgesetzt, um unsere eigenen Rekrutierungspraktiken zu optimieren und um die Bewerber gut zu behandeln. Ich werde in Zukunft noch genauer darauf eingehen, aber eine bestimmte Praxis, die ich persönlich befolge, ist, jeden anzurufen, mit dem ich über einen Einstieg bei Comeet gesprochen habe, vor allem, wenn es ein persönliches Gespräch war. Auch wenn ich dies nicht bei jedem einzelnen Bewerber tun kann, tue ich mein Bestes, um die meisten Kandidaten persönlich anzusprechen.
Es mag schwierig sein, diese Anrufe mit einem konkreten ROI zu versehen, aber ich weiß, dass sie dazu beitragen, einen positiven Eindruck von unserem Unternehmen auf dem Markt zu vermitteln. Ich habe eine ganze Reihe von Bewerbern, die ihre Dankbarkeit und Wertschätzung für eine solche persönliche Note zum Ausdruck gebracht haben, sowie ihre Überraschung darüber, dass eine Führungskraft des Unternehmens tatsächlich den zusätzlichen Schritt unternimmt, um den Kreis mit ihnen so persönlich und professionell zu schließen.
Warum ist das Verfassen eines personalisierten Ablehnungsschreibens wichtig?
Ein Unternehmen „menschlicher“ und respektvoller zu machen, ist nie eine schlechte Praxis. Aber wenn Sie wissen wollen, „was für mich dabei herausspringt“, dann hier…
Wie ich bereits erwähnt habe, ist ein persönlicherer Umgang mit Bewerbern ein idealer Weg, um Ihre Arbeitgebermarke aufzubauen, zu erweitern und zu schützen. Bewerber, die gut behandelt werden, empfehlen Ihr Unternehmen viel eher an ihre Freunde und Bekannten weiter. Ich kenne eine Reihe von Unternehmen, die hochqualifizierte Bewerber von anderen Bewerbern, die sie abgelehnt hatten, empfohlen bekommen haben. Diejenigen, die Sie ablehnen, gut zu behandeln, ist einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg dorthin.
Und denken Sie daran, dass die Personen, die Sie in Betracht ziehen, in vielen Fällen zu Ihrem Zielmarkt für die Lösungen Ihres Unternehmens gehören. Sie gut zu behandeln und nicht abzuschrecken, ist eine großartige Methode, um sie nicht nur mit Ihrer Arbeitgebermarke in Verbindung zu bringen, sondern auch mit Ihrer Unternehmensmarke als potenzielle Kunden oder sogar als Empfehlungsgeber oder Influencer. Sie wissen nie, wie Ihr Unternehmen in Zukunft auf jemanden zugehen wird. Ein Bewerber von heute könnte morgen ein potenzieller Kunde sein. Warum sollten Sie nicht wollen, dass jeder einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen erhält?
Es mag Sie überraschen, dass es bestimmte Orte gibt, an denen Sie die Bewerber über ihren Status informieren müssen. In den USA gehört es einfach zum guten Ton, den Bewerbern zu antworten. Es überrascht jedoch nicht, dass viele Bewerber nach ihrer Bewerbung nie wieder etwas von sich hören lassen, weil sie annehmen, dass ihr Interesse in ein schwarzes Loch gefallen ist. In einigen Ländern ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben, die Bewerber alle 60 Tage über ihren Status zu informieren, wenn sie noch in Betracht gezogen werden.
Ich glaube nicht, dass wir bis zum Äußersten gehen und all die Vorschriften einhalten müssen, die dies erfordern könnte. Ein einfaches menschliches, respektvolles und professionelles Verhalten kann dazu beitragen, den Einstellungsprozess und die Einstellungserfahrung für alle zu verbessern.