Wir arbeiten ständig mit unseren Kunden zusammen, um neue Systeme zu entwickeln, die ihnen helfen, ihr Unternehmen reibungslos zu führen. Die Entwicklung eines Systems ist jedoch nicht immer eine einfache Aufgabe. Jedes System erfordert einen Aktionsplan, Ressourcen und Personal, um es umzusetzen. Es ist oft hilfreich, sich Systeme als eine Kombination aus Prozessen und Verfahren vorzustellen, wobei viele Manager den Unterschied zwischen den beiden nicht wirklich verstehen.
Ein Prozess ist ein übergeordneter Vorgang, der sich über die gesamte Organisation erstreckt. Ein Prozess besteht aus verschiedenen Funktionen und definiert das Schritt-für-Schritt-Protokoll oder eine Reihe von Aktionen, die notwendig sind, um eine bestimmte Aufgabe oder ein Ziel zu erreichen. Anders ausgedrückt: Ein Prozess ist die Art und Weise, wie Sie die Schritte definieren, die zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind. Der Prozess beschreibt auch, was zur Erreichung des Endergebnisses erforderlich ist, einschließlich der verschiedenen Abteilungen und Ressourcen innerhalb der Organisation.
Ein Verfahren hingegen ist detaillierter und auf einer niedrigeren Ebene angesiedelt und definiert das spezifische Protokoll zur Erreichung eines Teils des Prozesses. Die Prozedur umreißt die Reihenfolge bestimmter Schritte, die erforderlich sind, um ein Endergebnis zu erzielen, und eine Reihe von Prozeduren bilden zusammen einen Prozess.
Erfolgreiche Systeme bringen Prozesse und Prozeduren in einer Weise zusammen, die sie als eine Reihe von Anweisungen definiert.
Ein Prozess ist also funktionsübergreifend und definiert, was und von wem getan wird. Er wird in der Regel als Flussdiagramm oder als Entscheidungsbaum definiert, wobei ein Schritt logisch zu einem anderen Schritt oder einer anderen Aktivität führt. Es gibt auslösende Ereignisse, die zu einer Auswahl im Entscheidungsbaum führen, die alle zu einem gewünschten Ergebnis oder Resultat führen sollen.
Innerhalb des Prozesses werden spezifische Verfahren definiert, die beschreiben, wie eine bestimmte Aufgabe zu erledigen ist und wer diese Aufgabe ausführt. Zum Prozess gehören auch Messgrößen für den erfolgreichen Abschluss.
Wenn man den Prozess in eine Reihe von definierten Verfahren aufteilt, werden diese Verfahren zu Arbeitsanweisungen. Die Anweisungen definieren mehrere Verfahren und die Rollen der verschiedenen Personen, die für diese Verfahren verantwortlich sind, so dass sie zusammen einen erfolgreichen Prozess definieren.
Ihr Erfolg bei der Definition von Prozessen, Verfahren und Anweisungen wird letztendlich den Erfolg Ihres Geschäftssystems bestimmen. Sie müssen Prozesse und Verfahren zusammen verwenden, indem Sie Prozessdiagramme mit Verfahrensdetails zur Umsetzung der Diagramme erstellen und die Schritte im Prozess, auf die sich die Verfahren beziehen, aufzeigen. Durch diesen Ansatz erhalten die Mitarbeiter ein besseres Verständnis für den Kontext und die Auswirkungen eines funktionsübergreifenden Prozesses und dafür, wie jedes Verfahren zu diesem Prozess beiträgt. Beachten Sie, dass ein gut geschriebenes Verfahren mit vielen Details oft den Bedarf an komplexen Anweisungen verringern kann.
Bei der Entwicklung von Unternehmenssystemen ist das Verständnis für die Aufschlüsselung von Prozessen und Verfahren ein wichtiger Beitrag zur Definition der Systeme, die für jede Operation wesentlich sind.