Kalifornisches Gesetz macht 1099 Angestellte zu Stundenkräften

Das im vergangenen Jahr in Kalifornien verabschiedete und am 1. Januar in Kraft getretene Gesetz AB5 (Assembly Bill 5) schränkt die Möglichkeiten von Unternehmen, Verträge mit unabhängigen Arbeitnehmern abzuschließen und mit ihnen zu arbeiten, stark ein. Dieses Gesetz wirkt sich nicht nur auf die Zunahme der freiberuflichen Arbeit im Rahmen der „Gig Economy“ aus, sondern verpflichtet auch die Arbeitgeber, die meisten unabhängigen Auftragnehmer als Arbeitnehmer einzustufen. Tausende von Unternehmen im ganzen Land verlassen sich bei einer Reihe von Geschäftsaufgaben auf unabhängige Auftragnehmer. Von der Beauftragung von Lieferdiensten bis hin zur Beauftragung von Freiberuflern für Fotoarbeiten und allem, was dazwischen liegt, spielen unabhängige Auftragnehmer im ganzen Land eine äußerst wichtige Rolle in der Wirtschaft.

Im Folgenden bieten wir einen vollständigen Überblick darüber, wie sich Assembly Bill 5 auf Unternehmen auswirkt, die mit unabhängigen Auftragnehmern arbeiten, und bieten einige einfache Lösungen für die Verwaltung Ihrer „neuen“ stundenweise beschäftigten Mitarbeiter an.

Was besagt California Assembly Bill 5?

Im Wesentlichen verlangt der Staat Kalifornien von Unternehmen, die in diesem Bundesstaat tätig sind, dass sie ihre 1099 Mitarbeiter zu stundenweise beschäftigten Mitarbeitern machen. Laut FUNDERA sind „1099 Angestellte selbständige, unabhängige Auftragnehmer. Sie werden gemäß den Bedingungen ihres Vertrags bezahlt und erhalten ein 1099-Formular, um ihr Einkommen in ihrer Steuererklärung anzugeben. … Der Arbeitgeber behält Einkommenssteuern vom Lohnscheck des Angestellten ein und hat ein erhebliches Maß an Kontrolle über die Arbeit des Angestellten.“

Trotz der enormen Bedeutung, die Selbständige und Freiberufler haben, beuten leider viele Unternehmen Arbeitnehmer aus, die keine Angestellten sind. Mit dem Gesetzentwurf 5 soll der Schutz der Arbeitnehmer verbessert werden. Als Gouverneur Newsom die Gesetzesvorlage im September letzten Jahres unterzeichnete, erklärte er, dass die Gesetzesvorlage dazu beitragen wird, die falsche Einstufung von Arbeitnehmern zu verringern – Arbeitnehmer, die fälschlicherweise als ‚unabhängige Auftragnehmer‘ und nicht als Arbeitnehmer eingestuft werden, wodurch grundlegende Arbeitnehmerschutzbestimmungen wie der Mindestlohn, bezahlte Krankheitstage und Krankenversicherungsleistungen ausgehöhlt werden.“

Während große Unternehmen wie Uber, Lyft und DoorDash (die alle ihre Fahrer als unabhängige Auftragnehmer betrachten) weiterhin gegen die Gesetzesvorlage kämpfen, sind die meisten Unternehmen nun gesetzlich verpflichtet, jede Person, die für ihr Unternehmen arbeitet, als Arbeitnehmer zu behandeln. Darüber hinaus legt das Gesetz den Arbeitgebern die Beweislast auf, um sicherzustellen, dass alle Arbeitnehmer ordnungsgemäß als unabhängige Auftragnehmer eingestuft werden. Die meisten Unternehmen sind einfach nicht in der Lage, für jede Aufgabe, die erledigt werden muss, einen Angestellten einzustellen. Daher ist in den kommenden Monaten mit einem Anstieg der Zahl der stundenweise bezahlten Mitarbeiter in ganz Kalifornien zu rechnen.

Was müssen Unternehmen mit Niederlassungen in Kalifornien tun?

Wenn Ihr Unternehmen noch nie stundenweise Mitarbeiter beschäftigt hat, gibt es eine ganze Reihe neuer Herausforderungen, die Sie bewältigen müssen. Am wichtigsten ist, dass Sie in der Lage sein müssen, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die unabhängigen Auftragnehmer, die Sie früher eingestellt haben, arbeiteten höchstwahrscheinlich zu einem festgelegten und vereinbarten Preis für ein bestimmtes Projekt oder eine Reihe von Aufgaben. Bei dieser Art von Vereinbarung ist ein Zeitplan für die zu erbringenden Leistungen oft die einzige zeitliche Komponente. Bei stundenweise beschäftigten Arbeitnehmern ist die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit jedoch sowohl aus Produktivitäts- als auch aus rechtlichen Gründen unerlässlich.

Ein Großteil der von unabhängigen Auftragnehmern geleisteten Arbeit wird aus der Ferne erledigt. Nach der Verabschiedung von AB5 müssen Unternehmen einen Weg finden, die geleistete Arbeitszeit zu erfassen und gleichzeitig sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen und die Produktivitätsziele einhalten.

Außerdem können Software und Tools zur Zeiterfassung Unternehmen dabei helfen, potenziell hohe finanzielle Verluste zu vermeiden, die durch Zeitbetrug von Mitarbeitern entstehen. Eine kürzlich von Nucleus Research durchgeführte Studie hat ergeben, dass 19 % der Belegschaft an „Buddy Punching“ teilnehmen, einer Praxis, bei der sich die Mitarbeiter gegenseitig ein- und ausstempeln, um ihr Gehalt auf betrügerische Weise zu erhöhen. Diese betrügerische Praxis kann zu Verlusten von bis zu 3 % der Bruttolohnsumme führen und kostet Arbeitgeber in den USA jedes Jahr 373 Millionen Dollar.

Wichtige Merkmale der besten Zeiterfassungssoftware

Sie könnten zwar einfach eine Stechuhr installieren, mit der sich Ihre Mitarbeiter ein- und ausstempeln, aber diese Lösung hat mehrere Nachteile. Unternehmen, die das Beste aus ihren neuen stundenweise beschäftigten Mitarbeitern herausholen wollen, müssen eine solide Personalpolitik entwickeln, die sicherstellt, dass die Mitarbeiter, Manager und alle anderen Beteiligten wissen, wie die neue Zeiterfassungstechnologie zu nutzen ist.

Die besten Zeiterfassungssoftwares, wie sie von der Firma MitreFinch angeboten werden, können so konzipiert werden, dass sie eine Reihe einzigartiger und unternehmensspezifischer Funktionen bieten.

Für kalifornische Unternehmen, die Technologien benötigen, die den Übergang zu stundenweise beschäftigten Mitarbeitern problemloser gestalten, sollte die Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter einige der folgenden Funktionen enthalten:

• Transparente Rechenschaftspflicht: Zeiterfassungssysteme für Mitarbeiter sollten als Teil einer größeren Strategie zur Förderung der Verantwortlichkeit der Mitarbeiter entwickelt werden. Für Arbeitgeber, die befürchten, dass ein Zeitbetrug möglich sein könnte, kann eine biometrische Zeiterfassungssoftware eingesetzt werden. Bei externen Mitarbeitern kann die Zeiterfassung sicherstellen, dass sie ihren Aufgaben nachkommen, auch wenn sie sich am anderen Ende der Welt befinden.
• Vereinheitlichung und Kontrolle der Auszahlungen: Zeiterfassungssysteme müssen auch die Auszahlungen an stundenweise Beschäftigte, die an bestimmten Projekten arbeiten, vereinheitlichen und kontrollieren. So können Manager beispielsweise Obergrenzen für die maximal möglichen Arbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Leistung festlegen. Die geleisteten Arbeitsstunden können dann einfach mit Ihrem bestehenden Lohnsystem verknüpft werden.
• Einfache und unkomplizierte Ein- und Ausbuchungsfunktionalität: Fehler beim Ein- und Ausstempeln können der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung Kopfzerbrechen bereiten. Aus diesem Grund muss die Zeiterfassungssoftware einfache und unkomplizierte Funktionen enthalten, die von den Mitarbeitern leicht erlernt und genutzt werden können.
• Möglichkeit zur täglichen Überprüfung der Zeit: Für Unternehmen, die mit Außendienstmitarbeitern arbeiten, ist die Möglichkeit für Manager und andere Vorgesetzte im Unternehmen, die täglich geleistete Arbeitszeit zu überprüfen, von entscheidender Bedeutung, vor allem, wenn bestimmte Projekte einen engen Zeitrahmen haben.
• Die Möglichkeit für Manager, ihre Untergebenen zu überprüfen: Schließlich sollte die Zeiterfassungssoftware den Managern auch die Möglichkeit bieten, ihre Vorgesetzten zu überprüfen und zu aktualisieren. Dies kann dazu beitragen, die Arbeitsbelastung zu verringern und gleichzeitig die Kontrolle über die Arbeit der Mitarbeiter zu behalten.

Die besten Zeiterfassungssoftware-Tools auf dem Markt können einen relativ einfachen und unkomplizierten Übergang ermöglichen, der mit der Verabschiedung des California Assembly Bill 5 einhergeht. Even if your business has never hired or relied on hourly employees, time tracking tools can actually help companies improve their productivity levels through keeping employees honestly transparent and motivated.