Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, für die Arbeit in ein Flugzeug zu steigen, sollten sie nicht ihr eigenes Geld verwenden müssen, um zum Zielort zu gelangen. Genauso wie Sie das Flugticket eines Mitarbeiters bezahlen, sollten Sie ihnen die Kosten erstatten, wenn sie ihr privates Auto für die Arbeit nutzen.
Die Erstattung der Fahrkosten für Mitarbeiter ist die einfachste Methode, um zu verhindern, dass Mitarbeiter ihren Gehaltsscheck zur Deckung der Kosten für Geschäftsfahrten ausgeben müssen.
Überblick: Was ist Kilometergeld?
In früheren Zeiten war es üblich, dass Unternehmen Vertriebsmitarbeitern und Führungskräften, die häufig mit dem Auto zu Geschäftsterminen fuhren, Firmenwagen zur Verfügung stellten. Das Unternehmen stellte den Wagen zur Verfügung und bezahlte die damit verbundenen Kosten wie Benzin, Versicherung und Wartung.
Heutzutage ist es üblich, dass Mitarbeiter ihre privaten Fahrzeuge für die Arbeit nutzen. Unternehmen können die Autokosten eines Mitarbeiters durch die Rückerstattung von Kilometern ausgleichen: Die Mitarbeiter erhalten für jeden Kilometer, den sie für die Arbeit fahren, einen bestimmten Betrag.
Unternehmen können ihren Mitarbeitern auch die tatsächlich entstandenen Kosten für Geschäftsfahrten erstatten, doch ist die Anwendung eines Kilometersatzes oft einfacher.
Im Allgemeinen ist die Erstattung der Kosten für die Nutzung von Privatfahrzeugen durch die Mitarbeiter nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch ist es eine gängige Praxis, die Ihr Unternehmen anwenden sollte, um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter ihre Brieftaschen öffnen, um Geschäftsausgaben zu finanzieren.
Die Kilometererstattung gilt auch für Selbstständige. Sie können die geschäftliche Nutzung ihres Privatfahrzeugs in Anlage C des IRS-Formulars 1040 absetzen.
Der IRS legt einen Standard-Kilometerpreis fest. Für das Jahr 2020 beträgt der bundeseinheitliche Kilometersatz 0,575 Cent pro Meile.
Erstattungen auf der Grundlage des bundeseinheitlichen Kilometersatzes gelten nicht als Einkommen, so dass sie für Ihre Mitarbeiter nicht steuerpflichtig sind. Unternehmen können diese Kosten von der Steuer absetzen.
Eine bewährte Praxis ist die Verwendung des IRS-Kilometerpreises, aber es steht Ihnen frei, einen höheren oder niedrigeren Satz zu wählen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen höheren Satz erstatten, wird der zusätzliche Betrag als Bruttolohn gezählt und unterliegt der Lohnsteuer.
Was ist für die Erstattung von Kilometern geeignet?
Ihr Unternehmen kann die Kosten für die Erstattung von Kilometern für Geschäftsreisen absetzen, die den normalen Arbeitsweg eines Mitarbeiters ausschließen.
Zu den erstattungsfähigen Kosten gehören:
- Geschäftsreisen
- Außentermine mit Kunden und Interessenten
- Besorgungen für Geschäftsbedarf
- Lieferungen
Der Kilometersatz hilft, Kosten wie Benzin, Ölwechsel, Wartung und Versicherung zu decken. Mautgebühren und Parkgebühren sind nicht im Kilometersatz enthalten, so dass Arbeitgeber diese Kosten zu ihren tatsächlichen Kosten erstatten sollten.
Wenn Sie den IRS-Kilometersatz für diese Kosten verwenden, sind sie für Ihre Mitarbeiter nicht steuerpflichtig und für Ihr Unternehmen absetzbar. Wenn Sie einen höheren Satz wählen, müssen sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter den zusätzlichen Betrag versteuern.
Sie können Ihren Mitarbeitern die Pendelkosten erstatten, aber das ist eine Entscheidung der Leistungsverwaltung, da vom Arbeitgeber bezahlte Pendlerkosten als steuerpflichtige Nebenleistung gelten.
So berechnen Sie die Standard-Kilometererstattung
Arbeitgeber sollten eine Richtlinie für die Kilometererstattung erstellen, die Folgendes festlegt:
- What trips are subject to reimbursement
- The reimbursement rate
- How to calculate the number of miles
- How to record the mileage reimbursement
- How reimbursements will be paid
Create an expense report that automatically calculates the standard mileage reimbursement based on your policy. You can use a Microsoft Excel template as a starting point.
Ask your employees to submit a record that supports their expense report. Methods of calculating mileage include:
- Taking photos of the car’s odometer before and after each business trip
- Using an online tool like Google Maps
Let’s calculate a mileage reimbursement for Archie, an employee of Artie’s Architecture. Archie ist letzte Woche mit seinem Privatwagen zu einem Kunden gefahren und bittet um Erstattung der gefahrenen Kilometer.
Artie’s Richtlinien besagen:
- Kundenstandorte berechtigen zur Kilometererstattung
- Der Erstattungssatz ist der IRS-Standardsatz von $0.575 Cent pro Kilometer
- Vergleichen Sie den Kilometerstand des Fahrzeugs vor und nach der Reise, um die gefahrenen Kilometer zu berechnen
- Mitarbeiter müssen innerhalb von 10 Arbeitstagen nach der Reise eine Spesenabrechnung für die Kilometerrückerstattung ausfüllen
- Mitarbeiter erhalten die Rückerstattung per direkter Überweisung innerhalb von fünf Arbeitstagen nach der Einreichung
Vor und nach jeder Geschäftsreise macht Archie ein Foto von seinem Kilometerzähler, um seinen Kilometerstand zu erfassen.
Nach der Reise füllt Archie eine Reisekostenabrechnung mit der vom Arbeitgeber bereitgestellten Vorlage aus, die automatisch seine Erstattung nach dem IRS-Kilometersatz für 2020 berechnet.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung einreichen, in der sie ihre Kilometerstände nachverfolgen. Quelle: Microsoft Excel.
Als Arbeitgeber sollten Sie die Berechnungen der Reisekostenabrechnung immer überprüfen, um sicherzustellen, dass die Excel-Formeln korrekt funktionieren.
Der Geschäftsinhaber Artie sollte die Differenz zwischen den Kilometerständen ermitteln und mit dem Standard-Kilometerpreis multiplizieren.
Die Differenz für die erste Reise beträgt 171 Meilen (10.456 – 10.285). Multipliziert mit 0,575 Cents ergibt sich ein Betrag von 98,33 $, der mit der Ausgabe in der Spesenabrechnung übereinstimmt. Artie sollte den Vorgang für die zweite Reise wiederholen. Der Gesamtbetrag der Erstattung beläuft sich auf 196,08 $.
Die Software für die Gehaltsabrechnung verfügt häufig über eine Funktion, die es Arbeitgebern ermöglicht, Erstattungen mit direkter Einzahlung zu übermitteln.
Da die Standard-Kilometererstattung nicht steuerpflichtig ist, sollten Sie diese Erstattungen getrennt von der Gehaltsabrechnung behandeln. Fügen Sie die Erstattung nicht dem nächsten Gehaltsscheck Ihres Mitarbeiters hinzu, da Sie die Erstattung versehentlich unnötigen Lohnabzügen unterwerfen könnten.
Wenn Sie die Kilometererstattung mit dem Gehaltsscheck Ihrer Mitarbeiter abrechnen, sollten Sie Ihre Gehaltsabrechnung regelmäßig abstimmen, um Fehler zu erkennen.
Müssen Sie Ihren Mitarbeitern die Kosten für Geschäftsfahrten erstatten?
Wenn Sie in bestimmten Bundesstaaten leben oder Ihren Mitarbeitern den Mindestlohn zahlen, müssen Sie ihnen möglicherweise die Kosten für Geschäftsfahrten erstatten.
Kalifornien und Massachusetts verlangen die Erstattung von Kilometergeld. Informieren Sie sich auf der Website des Arbeitsministeriums Ihres Bundesstaates über die aktuellsten Vorschriften.
Sie können nicht erwarten, dass Mitarbeiter, die einen Mindestlohn oder einen geringeren Lohn erhalten, für ihre geschäftlichen Fahrkosten aufkommen. Die Kickback-Regel des Fair Labor Standards Act (FLSA) besagt, dass der Arbeitgeber die Fahrtkosten eines Arbeitnehmers erstatten muss, wenn diese dazu führen, dass er weniger als den Mindestlohn verdient.
Wenn ein Arbeitnehmer den Mindestlohn verdient, löst jede nicht erstattete Ausgabe einen Verstoß gegen den FLSA aus.
Die FLSA-Kickback-Regel kommt häufig bei Fahrern von Lebensmittellieferungen vor, die ihren eigenen Wagen benutzen. Arbeitgeber müssen die Fahrten von Arbeitnehmern, die in der Nähe des Mindestlohns verdienen, nachverfolgen, um sicherzustellen, dass sie nicht unterbezahlt sind.
Angenommen, Sie besitzen eine Pizzeria in Connecticut und zahlen Ihren Lieferfahrern den Mindestlohn von 12 Dollar pro Stunde. Die Fahrer benutzen ihre eigenen Autos für die Auslieferungen.
Wenn Ihre Angestellten für das für die Auslieferungen verwendete Benzin bezahlen müssen, verwenden sie technisch gesehen ihren Verdienst zum Nutzen des Unternehmens. Nach dem FLSA dürfen diese Kosten nicht dazu führen, dass der Stundensatz eines Mitarbeiters unter den Mindestlohn fällt.
Angenommen, ein Zusteller arbeitet vier Stunden lang und verdient dabei 48 $ Bruttolohn (12 $ Stundensatz x 4 Stunden).