Der Ohio Secretary of State genehmigt und führt ein Register der Unternehmensnamen. Das Gesetz von Ohio schreibt vor, dass neue Firmennamen „in den Aufzeichnungen des Secretary of State“ von anderen, bereits registrierten Firmennamen unterscheidbar sein müssen (d.h. sie dürfen nicht im Widerspruch zueinander stehen). So kann beispielsweise der Name einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung nur dann eingetragen werden, wenn er sich von allen zuvor eingetragenen Handelsnamen und den Namen aller bestehenden Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaften und Partnerschaften mit beschränkter Haftung unterscheidet. Einige Unternehmensnamen unterliegen zusätzlichen Beschränkungen und/oder Anforderungen. Dieses Dokument soll eine Orientierungshilfe bieten und einige häufig gestellte Fragen zu den Standards für die Verfügbarkeit von Namen in Ohio beantworten.
Wann muss ein Unternehmen in den Unterlagen unterscheidbar sein?
Die folgenden Arten von Unternehmensnamen müssen in den Unterlagen von anderen zuvor eingetragenen Unternehmensnamen, die einen „aktiven“ oder „gehaltenen“ Status haben, unterscheidbar sein:
- Handelsnamen
- Körperschaftsnamen
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung
- Partnerschaften mit beschränkter Haftung
- Partnerschaften mit beschränkter Haftung
- Reservierte Namen
Wenn der Secretary of State einen Antrag auf Eintragung eines Geschäftsnamens erhält, führen wir eine Suche in unseren Unterlagen durch, um festzustellen, ob ein Namenskonflikt besteht. So wird beispielsweise ein vorgeschlagener Handelsname mit allen zuvor eingetragenen Handelsnamen und den Namen aller zuvor eingetragenen Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Kommanditgesellschaften und Partnerschaften mit beschränkter Haftung verglichen.
Wenn ein Antrag auf einen Namen gestellt wird, der sich in den Unterlagen nicht von einem anderen, bereits eingetragenen Unternehmensnamen unterscheiden lässt, führt der Antrag zu einem Namenskonflikt und der neue Name kann im Allgemeinen nicht eingetragen werden. Zum Beispiel wird ein Antrag auf den Namen „ABC Corp.“ abgelehnt, weil der beantragte Name mit dem bestehenden Firmennamen „ABC, LLC.“
Fiktive Namen
Fiktive Namen müssen sich in den Unterlagen nicht von anderen, bereits registrierten Namen unterscheiden lassen. Ein fiktiver Name bietet jedoch keinen Schutz, da andere eingetragene Namen nicht von einem fiktiven Namen unterscheidbar sein müssen. Wenn zum Beispiel „Benny’s Ice Cream“ als fiktiver Name eingetragen ist, kann eine Gesellschaft „Benny’s Ice Cream, Incorporated“ eintragen lassen, da die Namen nicht unterscheidbar sein müssen.
General Partnership Names
General Partnerships haben die Möglichkeit, ihren Geschäftsnamen als (1) Handelsnamen, (2) fiktiven Namen oder (3) den Namen in der Erklärung der Partnerschaftsbehörde einzutragen, in welchem Fall er als fiktiver Name behandelt wird. Wenn eine offene Handelsgesellschaft einen Handelsnamen anmeldet, muss der Name, wie oben beschrieben, in den Unterlagen erkennbar sein. Wenn eine offene Handelsgesellschaft einen fiktiven Namen anmeldet oder eine Vollmachtserklärung für die Partnerschaft einreicht, wird der Name als fiktiver Name behandelt, und wie im obigen Absatz beschrieben, muss der Name in den Unterlagen nicht von einem zuvor eingetragenen Namen unterscheidbar sein.
Was ist, wenn mein Firmenname in den Unterlagen nicht unterscheidbar ist?
Wenn ein Firmenname in den Unterlagen nicht von anderen zuvor registrierten Namen unterscheidbar ist, kann er im Allgemeinen nicht beim Ohio Secretary of State registriert werden, und es muss ein neuer Firmenname gewählt werden.
Ein widersprüchlicher Name kann nur registriert werden, wenn die Zustimmung des Registrierenden des/der widersprüchlichen Namen eingeholt wird. Um einen konkurrierenden Namen zu registrieren, reichen Sie bitte das Formular „Consent For Use of Similar Name“ (Zustimmung zur Verwendung eines ähnlichen Namens) zusammen mit Ihren anderen Unterlagen (z. B. der Gründungsurkunde) ein, um nachzuweisen, dass die Zustimmung des früheren Registranten eingeholt wurde.
Was bedeutet es, wenn ein Name im „Hold“-Status ist?
Unter bestimmten Umständen ist das Ohio Secretary of State befugt, die Lizenz eines Unternehmens zu entziehen. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen die Franchise-Steuern für ein bestimmtes Jahr nicht bezahlt, wird unser Büro die Lizenz des Unternehmens aufheben, nachdem das Ohio Department of Taxation uns von der Steuerschuld in Kenntnis gesetzt hat. Der Staatssekretär ist jedoch verpflichtet, den Namen des gelöschten Unternehmens für ein Jahr ab dem Datum der Löschung zu „halten“, um dem Unternehmen die Möglichkeit zu geben, sich unter dem bestehenden Firmennamen neu zu gründen (d. h. Steuern nachzuzahlen und zu einem guten Ruf zurückzukehren). Neue Firmennamen müssen also in den Aufzeichnungen von zuvor registrierten Firmennamen unterschieden werden können, die für ein Jahr in der Warteschleife sind. Wenn das gelöschte Unternehmen sich nicht innerhalb der Einjahresfrist wieder registrieren lässt, wird der Name wieder für die Registrierung verfügbar.
Bitte beachten Sie, dass eine gelöschte Körperschaft (oder ein anderes gelöschtes Unternehmen) nicht befugt ist, Geschäfte zu tätigen, und daher keine Zustimmung zur Verwendung eines kollidierenden Namens geben kann. Wenn Ihr geplanter Firmenname mit einem Namen im „hold“-Status kollidiert, sollten Sie einen anderen Namen registrieren oder abwarten, ob der Name ein Jahr nach dem Datum der Löschung wieder verfügbar ist.
Allgemeine Richtlinien zur Namensverfügbarkeit
Während der Ohio Secretary of State im Allgemeinen feststellt, ob ein Name in den Unterlagen unterscheidbar ist, enthält das Ohio Revised Code die folgenden spezifischen Regeln zur Namensverfügbarkeit:
- Die Verwendung von Satzzeichen, Abkürzungen oder Kurzbezeichnungen unterscheidet einen Namen nicht von einem anderen.
- „Knight and Day“ ist nicht unterscheidbar von „Knight & Day.“
- „Hill Supermarket“ ist nicht unterscheidbar von Hill’s Supermarket.“
- „P.L.A.Y., Inc.“ ist nicht unterscheidbar von „Play, Inc.“
- „Barnstormers“ ist nicht unterscheidbar von „Barn-Stormers.“
- „Do Not Stop, Inc.“ ist nicht unterscheidbar von „Don’t Stop, Co.“
- „Mister Coffee, LLC“ ist nicht von „Mr. Coffee, Ltd.“
- Die Verwendung eines Artikels, wie z.B. The, A oder An, oder einer Konjunktion, wie z.B. And, But, oder Or, unterscheidet einen Namen nicht von einem anderen.
- „The Big Company“ ist nicht unterscheidbar von „A Big Company“
- Die Verwendung eines Wortes oder von Wörtern, die die Art der mit dem Namen verbundenen Geschäftseinheit bezeichnen, wie „Company“, „Corporation“, „LP“ oder „Limited Liability Company“, macht den Namen nicht unterscheidbar von einem anderen.
- „Barnstormers Ltd.“ ist nicht unterscheidbar von „Barnstormers Co.“
- „Carpet, Inc.“ ist unterscheidbar von „Carpet Corps, Ltd.
- Die Verwendung einer anderen Zeitform oder Zahl desselben Wortes unterscheidet einen Namen nicht von einem anderen.
- „Hometown Bakery, LLC“ ist nicht unterscheidbar von „Hometown Bakeries, Inc.“
Zusätzlich zu den ausdrücklichen Regeln im Ohio Revised Code wendet der Ohio Secretary of State die folgenden Regeln an, um festzustellen, ob ein vorgeschlagener Unternehmensname in den Unterlagen unterscheidbar ist:
- Zahlen innerhalb eines Namens können zur Unterscheidung eines Namens von einem anderen verwendet werden, wenn die Zahl in jedem Namen anders formatiert ist.
- „Roman Investments II“ kann von „Roman Investments 2“ und „Roman Investments Two“ unterschieden werden.
- Die Hinzufügung von Buchstaben zu einem Namen macht einen Namen im Allgemeinen von einem anderen unterscheidbar.
- „A Plumbing“ ist unterscheidbar von „AA Plumbing“.
- „ABC“ ist unterscheidbar von „AABC“, „ABBC“, „ABCC“, „ABCD“ und „AABBCC.“
- Die Umkehrung von Wörtern macht einen Namen unterscheidbar von einem anderen Namen, der die gleichen Wörter in einer anderen Reihenfolge verwendet.
- „Energy First“ ist unterscheidbar von „First Energy“
- Die Verwendung verschiedener phonetischer Schreibweisen oder Schreibvarianten unterscheidet einen Namen von einem anderen.
- „Quickie Mart“ ist unterscheidbar von „Kwikee Mart“ oder „Kwik-E-Mart.“
- „Computer Tech“ ist unterscheidbar von „Computer Tec.“
- Falsch geschriebene Wörter, ob absichtlich falsch geschrieben oder nicht, stehen nicht im Widerspruch zu denselben, richtig geschriebenen Wörtern.
- „800-OPERATOR“ ist unterscheidbar von „800-OPERATER“.
- Wenn dasselbe Grundwort verwendet wird, können die Namen dennoch als unterscheidbar angesehen werden.
- „Sam’s Cleaners“ ist unterscheidbar von „Sam’s Cleaning.“
- „Cleatus the Trucker“ ist unterscheidbar von „Cleatus’s Trucking.“
Fremdsprachige Namen
Fremdsprachige Namen stehen nicht im Konflikt mit ihrer englischen Übersetzung. Zum Beispiel bedeutet „La Fleur“ „Die Blume“, wenn es ins Englische übersetzt wird. La Fleur steht jedoch nicht im Widerspruch zu einem bereits eingetragenen Unternehmen mit dem Namen „The Flower“.
Unzulässige Wörter
Wenn ein Name Schimpfwörter oder Wörter oder Ausdrücke enthält, die allgemein als Verunglimpfung einer ethnischen Gruppe, der Religion, des Geschlechts oder der Vererbung angesehen werden, wird er als unzulässig angesehen.
Regierungszugehörigkeit
Das Ohio Revised Code verbietet die Eintragung eines Namens, der fälschlicherweise oder unzulässigerweise andeutet, dass das Unternehmen mit einer Regierungsbehörde verbunden ist. Zum Beispiel ist „I.R.S.“ kein zulässiger Name für ein Unternehmen, das nicht mit dem Internal Revenue Service verbunden ist.
Besondere Regeln für Unternehmen
Bestimmte Arten von Unternehmen unterliegen der Regulierung durch andere staatliche Behörden oder besonderen Namensanforderungen und/oder -beschränkungen. Im Folgenden werden diese Anforderungen kurz zusammengefasst.
Banken und Trusts
Ein Firmenname darf ohne vorherige Genehmigung durch den Superintendent of Financial Institutions keine der folgenden Wörter enthalten: Bank, Banker, Banking oder Trust oder Wörter mit ähnlicher Bedeutung in einer anderen Sprache. Dies gilt auch für Unternehmen, die nicht im Bank- oder Treuhandgeschäft tätig sind. So muss beispielsweise der Name West Bank Condominiums für eine Wohnungsbaugesellschaft vom Superintendent of Financial Institutions genehmigt werden, bevor sie beim Secretary of State eingetragen werden kann.
Versicherungsagenturen
Alle Versicherungsagenturen, ob in- oder ausländisch, müssen beim Ohio Secretary of State registriert sein. Inländische Versicherungsagenturen müssen sich bei unserem Büro anmelden, bevor sie eine Versicherungslizenz vom Ohio Department of Insurance erhalten. Ausländische Versicherungsagenturen müssen sich bei unserem Büro registrieren lassen, bevor sie im Bundesstaat Ohio tätig werden können. Ein Einzelunternehmer, der eine Versicherungsagentur unter einem fiktiven (oder angenommenen) Namen betreibt, der nicht als Handelsname eingetragen ist oder eingetragen werden kann, muss den fiktiven/angenommenen Namen beim Secretary of State registrieren lassen.
Genossenschaften
Der Name einer Genossenschaft, die gemäß Kapitel 1729 des Ohio Revised Code gegründet wurde, muss das Wort oder die Abkürzung enthalten: „cooperative“, „coop“, „co-operative“, „co-op“, „association“, „assn.“, „company“, „co.“, „incorporated“, „inc.“, „corporation“, oder „corp.“. Darüber hinaus darf kein Unternehmen das Wort oder die Abkürzung „cooperative“, „coop“, „co-operative“ oder „co-op“ als Teil seines Geschäftsnamens verwenden, es sei denn, (1) es ist gemäß Kapitel 1729 organisiert; (2) es ist gemäß Kapitel 1702 auf genossenschaftlicher Basis organisiert und tätig; (3) es ist gemäß den Genossenschaftsgesetzen eines anderen Bundesstaates, des District of Columbia oder der Vereinigten Staaten organisiert und tätig; oder (4) es ist eine staatlich oder bundesstaatlich gecharterte Credit Union.
Berufsverbände
Berufsverbände oder juristische Kliniken, die eine Berufsgesellschaft gemäß Kapitel 1785 des Ohio Revised Code gründen, müssen bestimmte Namensrichtlinien befolgen, die in Ohio Supreme Court Rule III festgelegt sind. Der Name eines juristischen Berufsverbandes oder einer juristischen Klinik muss (1) mit „Co., Lpa“ enden oder (2) die Worte „A Legal Professional Association“ direkt unter dem Namen verwenden.
Namensreservierungen und -übertragungen
Nach hiesigem Recht kann ein in- oder ausländisches Unternehmen einen Geschäftsnamen reservieren, bevor es das Unternehmen tatsächlich anmeldet und eine Lizenz erwirbt. Durch die Reservierung eines Namens wird verhindert, dass ein anderes Unternehmen denselben Namen eintragen lässt, während Sie entscheiden, ob und wann Sie eine Geschäftslizenz beantragen. Die Reservierung eines in- oder ausländischen Namens gilt für 180 Tage ab dem Datum der Anmeldung.
Ein Name kann nur dann reserviert werden, wenn er sich in den Unterlagen von bereits registrierten oder reservierten Unternehmensnamen unterscheidet. Sobald ein Name reserviert ist, müssen neue Firmennamen in den Unterlagen von dem reservierten Namen unterscheidbar sein (zusätzlich zu allen zuvor registrierten Firmennamen, wie bereits besprochen).
Der Registrant einer Namensreservierung kann einem anderen Unternehmen nicht die Zustimmung zur Registrierung eines nicht unterscheidbaren Firmennamens erteilen. Allerdings kann die Namensreservierung von dem ursprünglichen Registranten auf einen anderen übertragen werden. Um eine Namensreservierung von einem Registranten auf einen anderen zu übertragen, verwenden Sie bitte das Formular „Aktualisierung der Namensregistrierung“.
Bitte beachten Sie, dass ein Name, der von einem Rechtsanwalt, einer Anwaltskanzlei oder einem Dienstleistungsunternehmen im Namen eines Kunden reserviert wurde, vor der endgültigen Registrierung nicht auf den Kunden übertragen werden muss.
Gewerbenamen
Das Gesetz von Ohio verbietet die Registrierung eines Gewerbenamens, der „angibt oder andeutet, dass der Antragsteller eine juristische Person ist“, wenn der Antragsteller keine juristische Person ist. Siehe Ohio Revised Code Abschnitt 1329.02. Mit anderen Worten: Ein Einzelunternehmer, der das Unternehmen „Bob’s Fish Market“ betreibt, kann nicht den Handelsnamen „Bob’s Fish Market, Inc.“ eintragen lassen, weil das Unternehmen nicht eingetragen ist.
Alle Handelsnamen müssen sich von bereits eingetragenen Warenzeichen, Dienstleistungsmarken und anderen Geschäftsnamen unterscheiden.
Warenzeichen und Dienstleistungsmarken
Warenzeichen und Dienstleistungsmarken werden ohne Rücksicht auf andere, bereits beim Secretary of State eingetragene Geschäftsnamen registriert. Mit anderen Worten, sie müssen sich in den Akten nicht von bereits bestehenden Firmennamen unterscheiden.
Zulässige Zeichen
Die folgende Liste enthält die zulässigen Zeichen für die Verwendung in Unternehmensanmeldungen.
- Buchstaben des englischen/amerikanischen Alphabets
- Arabische Ziffern (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0)
- Römische Ziffern (I, II, IV, V, X, C, etc.)
- Symbole (!, @, #, $, %, &, *, (,), -, +, =, „, ‚)