Multitasking oder nicht Multitasking
In der heutigen Geschäftswelt müssen die Unternehmen mit weniger Mitteln mehr erreichen, und von den Mitarbeitern wird verlangt, dass sie härter und länger arbeiten. Die meisten Menschen im Büro verbringen ihre Zeit damit, zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen, in dem Glauben, dass sie durch Multitasking effizienter werden. Neue Studien haben jedoch ergeben, dass Multitasking nicht mehr eine Fähigkeit ist, mit der man prahlen kann, sondern um die man sich Sorgen machen muss. Diese Studien deuten darauf hin, dass Multitasking dazu führt, dass wir mehr Fehler machen, weniger Informationen behalten und die Funktionsweise unseres Gehirns verändern, so dass sich jeder fragt: „Multitasking oder nicht Multitasking?“
Wie Ihr Gehirn Multitasking betreibt
Der präfrontale Kortex des Gehirns beginnt immer dann zu arbeiten, wenn Sie aufmerksam sein müssen. Dieser Bereich des Gehirns hilft dabei, die Aufmerksamkeit auf ein einziges Ziel zu richten und die Aufgabe auszuführen, indem er die Nachrichten mit anderen Gehirnsystemen koordiniert. Die Arbeit an einer einzigen Aufgabe bedeutet, dass beide Seiten des präfrontalen Kortex in Harmonie zusammenarbeiten. Wenn eine weitere Aufgabe hinzukommt, müssen die linke und die rechte Seite des Gehirns unabhängig voneinander arbeiten. Wissenschaftler des Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) in Paris entdeckten dies, als sie Studienteilnehmer baten, zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, während sie sich einer funktionellen Magnetresonanztomographie (fMRI) unterzogen. Die Ergebnisse zeigten, dass sich das Gehirn in zwei Hälften teilt und uns dazu veranlasst, Details zu vergessen und dreimal mehr Fehler zu machen, wenn wir zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen.
Es ist wichtig zu wissen, dass Multitasking bei natürlichen Aufgaben wie Essen und Gehen viel einfacher ist als bei komplizierteren Aufgaben wie dem Schreiben einer SMS beim Autofahren. Bei diesen natürlichen Aufgaben wird der präfrontale Kortex weniger beansprucht, so dass es leichter ist, zwischen dem Essen und dem Gang zum nächsten Treffen zu wechseln. Multitasking macht uns nicht nur weniger produktiv, sondern kann auch unseren IQ und unsere Gesamteffizienz bei der Arbeit senken.
Multitasking wirkt sich auf den IQ aus
Eine Studie der Universität London ergab, dass Teilnehmer, die während kognitiver Aufgaben Multitasking betrieben, einen ähnlichen IQ-Verlust erlitten wie diejenigen, die die ganze Nacht wach geblieben waren. Bei einigen der Multitasking-Männer sank der IQ um 15 Punkte, so dass sie den durchschnittlichen IQ eines 8-jährigen Kindes hatten. Wenn Sie das nächste Mal in einer Besprechung sitzen und versuchen, gleichzeitig Ihrem Chef zuzuhören und die Top-Storys des Tages zu lesen, sollten Sie wissen, dass von beiden Aufgaben am Ende nur wenige Informationen gespeichert werden.
Multitasking beeinträchtigt die Effizienz Ihres Gehirns
Die Fähigkeit, bei der Arbeit mehrere Aufgaben zu erledigen, gilt als Stärke, doch eine im Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) veröffentlichte Studie deutet darauf hin, dass Multitasking weniger effizient ist, weil jedes Mal, wenn eine Person zwischen den Aufgaben wechselt, zusätzliche Zeit benötigt wird, um die mentalen Gänge zu wechseln. Dr. Joshua Rubinstein von der Federal Aviation Administration hat neue Modelle der kognitiven Kontrolle vorgeschlagen. Das erste, die Zielverschiebung, beinhaltet die aktive Entscheidung für einen Aufgabenwechsel. Sobald Sie sich entschieden haben, den Prozess zu wechseln, beginnt Ihr Gehirn mit der Regelaktivierung. Dies erfordert, dass das Gehirn die kognitiven Regeln der alten Aufgabe ausschaltet und die neuen Regeln für die nächste Aufgabe einschaltet. Dieser Prozess kann am Arbeitsplatz beobachtet werden, wenn jemand vom Ausfüllen von Excel-Tabellen zum Schreiben von E-Mails wechselt. Das Gehirn muss zuerst die Ziele ändern und entscheiden, dass es mit den mathematischen Prozessen fertig ist und mit dem Schreiben beginnen kann. Bevor man mit dem Schreiben beginnt, schaltet das Gehirn die mathematischen Regeln ab und aktiviert die sprachlichen Regeln. Die Zeit, die das Gehirn braucht, um die Prozesse und kognitiven Regeln vollständig umzuschalten, kostet Zeit und führt zu Ineffizienz am Arbeitsplatz.
Wie man ohne Multitasking effizient sein kann
Das Multitasking bei der Arbeit zu unterlassen, kann schwierig sein, besonders wenn man viel zu tun hat. Zum Glück gibt es ein paar einfache und bewusste Änderungen, die Sie vornehmen können, um noch effizienter zu arbeiten. Anstatt alle zwei Minuten zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen, sollten Sie sich bestimmte Zeitabschnitte für eine bestimmte Aufgabe nehmen. Nehmen Sie sich zum Beispiel 20 Minuten Zeit, um die Tagesnachrichten zu lesen, und widmen Sie sich dann 20 Minuten lang Ihrer nächsten Aufgabe usw.
Eine häufige Aufgabe am Arbeitsplatz, die diese Strategie in Frage stellt, ist das Abrufen von E-Mails. Studien zeigen, dass der durchschnittliche Berufstätige etwa 23 Prozent des Tages mit E-Mails verbringt. Angeregt durch diese Statistik untersuchten Gloria Mark von der University of California, Irvine, und ihr Kollege Stephen Voida ein Büro, sperrten 13 Mitarbeiter fünf Tage lang vom E-Mail-Verkehr aus, schnallten ihnen Herzmonitore an die Brust und verfolgten ihre Computernutzung. Am Ende waren die Mitarbeiter weniger gestresst, wenn sie keine E-Mails erhielten. Sie konzentrierten sich länger auf eine Aufgabe und wechselten seltener zwischen den Bildschirmen, was Multitasking minimierte und effizientes Arbeiten ermöglichte.
Multitasking in Teams
Einzelaufgaben auf individueller Ebene scheinen einfach genug zu sein, aber was passiert, wenn ein Team beteiligt ist? Multitasking in einer Gruppe von Mitarbeitern erhöht die Gefahr von Missverständnissen, verpassten Terminen und schlechter Arbeitsqualität. Wenn jeder in der Gruppe abgelenkt ist, gibt es wenig bis gar keine Chance, zusammenzukommen und die bestmögliche Arbeit zu leisten. Um ein sinkendes Team zu bekämpfen, ist es wichtig, sich gemeinsam auf eine Aufgabe zu konzentrieren, Zeitblöcke einzuplanen und weniger Hilfsmittel zu verwenden. Die Produktivität wird in die Höhe schnellen, wenn die Gruppe ihre Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe konzentriert. Sie können zusammenkommen und sich der Arbeit widmen. Wenn Sie Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben einplanen, haben Sie eine bessere Chance, produktiv zu bleiben und den Zeitplan einzuhalten. Und wenn weniger Plattformen genutzt werden, hat jedes Mitglied weniger Zeit für den Wechsel zwischen den Aufgaben und bleibt produktiv. Schaffen Sie für Ihr Team ein Arbeitsmodell, das auf Organisation, Kommunikation und Einfachheit basiert, um die bestmögliche Produktivität zu erreichen.
Key Takeaways for Management
- Sein Sie sensibel für Herausforderungen beim Multitasking
- Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Prioritäten zu setzen
- Gehen Sie ab und zu vom Gas. Lassen Sie auch mal langsame Phasen zu, um den Mitarbeitern eine Pause zu gönnen.
- Bewahren Sie die Transparenz des Unternehmens, damit sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen.
- Kommunizieren Sie die Erwartungen klar und deutlich.
- Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist effektiver als die per E-Mail.
Wenn Sie sich das nächste Mal dabei ertappen, wie Sie bei der Arbeit mit gleichzeitigen Aufgaben jonglieren, hören Sie auf mit dem Multitasking. Widmen Sie Ihre volle Aufmerksamkeit jeweils nur einem Projekt, und Sie werden feststellen, dass sich Ihre Arbeitsqualität und Effizienz erheblich verbessern.
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