11 Eenvoudige tips voor effectief e-mailbeheer

Hoeveel tijd besteedt u elke dag aan het beheren van uw e-mails? Een uur? 30 minuten? Een paar uur? Misschien een halve dag?

Hoewel e-mail bedoeld is om communicatie te vergemakkelijken, vermoed ik dat het soms een contraproductief hulpmiddel wordt omdat we zoveel tijd besteden aan het beheren van onze e-mails! Denk bijvoorbeeld eens aan de volgende gevallen:

• Blijft u soms in uw inbox klikken, ook al hebt u die net 5 minuten geleden nog gecheckt?
• Spendeert u elke dag veel tijd aan het beheren van uw e-mails, zoals het doorzoeken van oude mail, sorteren, organiseren en het verwijderen van oude mail?
• Maken e-mails vaak de eerste prioriteit van u, in plaats van dat u daadwerkelijk dingen gedaan krijgt?
• Zijn er dagen waarop u meer tijd in uw inbox doorbrengt dan dat u echt werk doet?

Aan het eind van de dag is e-mail gewoon een hulpmiddel om uw taken gedaan te krijgen. Hieronder vind je 11 tips om je e-mailbeheer te verbeteren:

Verwerk je mail één keer per dag

Ondanks dat ik mijn mail meerdere keren per dag check om op de hoogte te blijven (voor het geval er iets vreemds aan de hand is, zoals mijn website die plat gaat, of als er een dringend verzoek is), verwerk ik ze niet meteen. Ik doe dat maar één keer per dag, aan het begin van de dag of ’s avonds.

Stel dagelijks een tijd vrij om je e-mails te verwerken. Als u niet klaar bent binnen die tijd, ga dan de volgende dag verder. Geef prioriteit aan de belangrijkste en laat de rest gaan. (Zie #2).

Als je een baan hebt waar je veel tijdgevoelige e-mails krijgt, kun je dit nog steeds in praktijk brengen. Het punt is dat je e-mail niet je leven moet laten beheersen. Vergeet niet dat het een hulpmiddel is om je te helpen je werk te doen en niet het werk zelf.

Prioriteer 20% e-mails; stel 80% e-mails uit

Niet alle e-mails zijn hetzelfde. Ik ben dol op de 80/20-regel omdat die op elk gebied van ons leven van toepassing is. Inclusief e-mails. De 80/20 regel is het idee dat 20% van de inputs verantwoordelijk zijn voor 80% van de outputs in elke situatie. Dus, om effectief te zijn, moeten we ons richten op 20% input die leidt tot 80% output. Zo moeten we ons ook richten op 20% e-mails met een hoge waarde die tot een maximale output leiden.

Mijn 20% e-mails zijn de e-mails die me de volgende doorbraak in mijn werk geven. Het kan gaan om mediaverzoeken, interviewplekken, netwerkkansen, zakelijke leads, spreekkansen en andere dingen die leiden tot mijn 20% zakelijke doelen. Mijn 20% e-mails bevatten ook mensen die in mijn werk hebben geïnvesteerd, zoals mijn 1-1 coaching klanten, spreekbeurten en lezers die mijn cursussen en producten hebben gekocht. Last but not least, correspondentie met mijn goede vrienden valt hier ook onder. Al het andere gaat in de 80% mail.

Voor de 20% mails, geef ik ze een hoge prioriteit. Ik beantwoord ze meestal direct (zeker als ze voldoen aan de 1 minuut regel in #9); zo niet dan kom ik er pas over 1-3 dagen aan toe. Bij 80% mail doe ik er langer over om ze te beantwoorden, soms zelfs niet eens (zie punt #4).

Heb een “Reply by XX Day” map

Deponeer de mail die je moet beantwoorden in een “Reply by XX Day” map, waarbij XX de dag van de week is. Ik zet elke week 3 dagen opzij om e-mails te beantwoorden – dinsdag, donderdag en zaterdag. Op deze manier word ik niet onder druk gezet om meteen te antwoorden als ik de mail krijg. Ik lees ze, bevestig ze mentaal en denk erover na tot het tijd is om te antwoorden (gemiddeld 3-8 dagen na ontvangst van de mail).

Ben je ervan bewust dat je niet elke mail hoeft te beantwoorden

Ondanks wat je denkt, hoef je niet elke mail te beantwoorden. Soms is geen antwoord na een bepaalde tijd ook al een antwoord op zich.

Ik krijg veel lezersmail, en een tijd lang heb ik elke mail beantwoord die binnenkwam. Het deed me niets. Ik was de hele dag bezig met het beantwoorden van mail, en aan het eind van de dag was ik uitgeput, niet in staat om echt werk te doen. En het interessante is dat ik op vrijwel alle mail die ik beantwoord nooit een antwoord terug krijg (zelfs geen bevestiging of bedankje), zelfs niet als ik vervolgvragen stel om hen verder te helpen. Ik vermoed dat de helft van de e-mails niet wordt gelezen, en dat de andere helft impulsief wordt verstuurd en dat antwoorden er niet echt toe doet. Hoe dan ook, ik heb me gerealiseerd dat het veel effectiever is om de tijd te gebruiken voor taken met een hogere waarde, zoals het werken aan producten met een hoge waarde en inhoud, het ondersteunen van mijn 1-1 coachingsklanten, nieuwe projecten en het schrijven van nieuwe artikelen.

Stress je niet te veel over het beantwoorden van elke afzonderlijke mail. Antwoord als het helpt, maar als de kosten van het beantwoorden niet opwegen tegen de baten, dan is het misschien niet de moeite waard om je er druk over te maken.

Maak sjabloonantwoorden als je vaak vergelijkbare antwoorden stuurt

Als je door je map met verzonden berichten kijkt, zul je waarschijnlijk een trend ontdekken in dingen die je beantwoordt. De mail die ik op mijn site ontvang kan meestal worden ingedeeld in een van de weinige categorieën (1) feedback / bedankmail (2) 1-1 coaching (3) verzoeken om boek-/productrecensies (4) verzoeken om spreekbeurten (5) anderen. Voor (1) en (2), gebruik ik sjablonen die ik van tevoren heb geschreven en die ik gebruik in mijn antwoorden. Als ik antwoord, pas ik ze aan om aan de behoeften van de oorspronkelijke mail te voldoen. Dit bespaart me enorm veel tijd, vergeleken met vroeger, toen ik e-mails vanaf het begin moest typen.

Lees alleen de e-mails die relevant zijn

Ik ben geabonneerd op verschillende nieuwsbrieven – zoals over fitness, zelfhulp, bloggen en business, maar ik lees niet alle mails die ze sturen. Ik verwijder ze ook niet, omdat ik weet dat ze waardevolle informatie bevatten. In plaats daarvan stel ik gmail in om ze automatisch te archiveren in verschillende labels (mappen). Blog mails worden gearchiveerd in de blogging map, fitness mails worden gearchiveerd in de health & fitness map, enzovoort. Tot nu toe heb ik ongeveer 30 mappen. Ik lees ze alleen als ik meer informatie over het onderwerp wil krijgen.

Je hoeft niet elke mail te lezen die binnenkomt. Kies en selecteer wat voor jou relevant is.

Structureer je mails in categorieën

Mappen (of labels, als je gmail gebruikt) zijn er om je te helpen je mails te ordenen.

Gebruik ten eerste een naamgevingssysteem dat relevant is voor wat je aan het doen bent. Als je prioriteiten nu bijvoorbeeld liggen bij (1) het schrijven van een boek en (2) afvallen, geef je mappen dan die naam.

Ten tweede: gebruik een hiërarchische structuur. Mappen op het eerste niveau zijn voor de grote categorieën, mappen op het tweede niveau zijn voor de subcategorieën, enzovoort. Bijvoorbeeld, ik heb “Admin” als een eerste niveau map, en “Back-Up”, “Boekhouding”, “Accounts”, enz. als tweede niveau mappen. Indien nodig, heb ik mappen op het derde niveau om ze verder te segmenteren. Gmail heeft een add-on waarmee je verschillende niveau-labels kunt gebruiken (Instellingen > Labs > Geneste Labels)

Filters gebruiken (#8) om mail automatisch in mappen te ordenen doet wonderen.

Filters gebruiken

Filters zijn hulpmiddelen die je helpen de mail automatisch te sorteren als het in je mail terecht komt. Er zijn 2 basis dingen nodig voor een filter – (1) De term om naar uit te kijken (2) Actie om toe te passen als de term overeenkomt. Vanaf nu heeft mijn gmail ongeveer 20 verschillende filters ingesteld voor verschillende e-mailadressen, onderwerptitels, tekst en wat al niet meer. Afhankelijk van welk filter het is, wordt de mail automatisch gesorteerd in een respectievelijke map / gearchiveerd. Dit minimaliseert de hoeveelheid administratieve handelingen die ik moet doen.

Hier is mijn video tutorial die laat zien hoe ik mijn e-mail filters heb ingesteld om inbox zero te bereiken: 3 Simple Tips To Achieve Inbox Zero Using E-mail Filters

Gebruik de 1 minuut regel bij het beantwoorden

Als het binnen 1 minuut duurt om te antwoorden, beantwoord het dan onmiddellijk en archiveer het. Laat het niet een eeuwigheid in je mailbox zitten. Het kost nog meer moeite om het in je hoofd te laten rondslingeren en er steeds aan herinnerd te worden dat je moet antwoorden. Zorg ervoor dat u zich aan de tijd van 1 minuut houdt wanneer u antwoordt, zodat het niet meer tijd kost dan nodig is. Dit helpt mij om grote hoeveelheden mail in korte tijd op te ruimen.

Stel een limiet aan de tijd die je in je inbox doorbrengt

Buiten de 1 minuut-regel, beperk de totale tijd die je in je inbox doorbrengt. De volgende keer dat u uw mail bekijkt, neem dan de tijd op. Kijk hoe lang het duurt om uw mail te verwerken, te lezen, te beantwoorden en te sorteren. Vraag uzelf dan af hoeveel van die tijd goed besteed is. De kans is groot dat het grootste deel van die tijd absoluut geen nut heeft gehad.

Soms krijg je e-mails die alarmerend lang zijn. Lees deze mails door, kijk of er iets in staat dat voor jou relevant is, en verwerk ze dan dienovereenkomstig. Beantwoord ze indien nodig (en gebruik de 1 minuut-regel); archiveer ze als je niet van plan bent ze te beantwoorden. Als u gaat antwoorden, voel dan niet de behoefte om terug te keren met een lange mail alleen maar omdat de persoon een lange mail schreef. Het laatste wat je wilt is een e-mail uitwisseling van essays, die er onbedoeld toe zal leiden dat je in een e-mail zwart gat valt. Log in op je inbox, doe wat je moet doen, en ga er daarna meteen weer uit.

(Meedogenloos) Uitschrijven van dingen die je niet leest

In je rondzwerven op het web heb je je waarschijnlijk in een opwelling aangemeld voor een behoorlijk aantal nieuwsbrieven en feeds, waar je daarna je interesse in verliest. Als je merkt dat je herhaaldelijk de mail van je abonnementen verwijdert, is dat een teken dat je je beter onmiddellijk kunt uitschrijven.

Geef de manifeste versie van dit artikel: 11 Tips voor effectief e-mailbeheer

Oorspronkelijk artikel: 11 Simple Tips to Effective Email Management | Personal Excellence

Featured photo credit: Zakenvrouw die een e-mailenvelop tekent via .com