A Roundup of Sample Flexible Work Policies for Employers

Employer looking at sample flexible work policies.

Heeft uw bedrijf een formeel beleid voor flexibel werk? Als je nee hebt gezegd, ben je niet de enige. Bij lange na niet. 64 procent van de bedrijven heeft informele flexprogramma’s zonder geschreven beleid. En 67 procent van de managers mag naar eigen goeddunken flexibiliteit bieden.

Dergelijke cijfers maken duidelijk waarom werknemers zo in de war zijn over flexibele arbeidsopties. Zo verwarrend zelfs, dat slechts 12 procent van de werknemers daadwerkelijk deelneemt aan flexibele werkprogramma’s. Waarom zo weinig?

Er zijn een aantal redenen waarom werknemers geen gebruik maken van flex:

• Ze begrijpen niet hoe ze bij hun bedrijf flexibel kunnen gaan werken
• Ze zijn bang dat ze als minder toegewijd worden gezien
• Ondanks dat het bedrijf flexibele werkopties aanprijst, staat hun manager ze niet toe
• Topmanagers en leidinggevenden “lopen niet te koop” en werken zelf flexibel
• Ze weten niet welke mogelijkheden er zijn

Geen van deze zaken is goed nieuws voor bedrijven. Een gebrek aan duidelijkheid rond het wie/wat/wanneer/hoe van flexibele werkprogramma’s leidt tot verwarring, frustratie, en in veel gevallen, kostbaar verloop.

Tekort aan flexibiliteit werd genoemd als een van de belangrijkste redenen waarom millennials hun baan opzegden in een 2015 Ernst& Young Global Generations Research-studie. En uit een onderzoek van Regus uit 2016 bleek dat bijna 62 procent van alle werknemers aangaf dat ze langer in een vorige baan zouden zijn gebleven als flexibel werken een optie was geweest.

Maar dat betekent dat het tegenovergestelde – een overvloed aan duidelijkheid rond het beleid van een bedrijf voor flexibele werkprogramma’s – een zeer goede zaak kan zijn voor bedrijven.

Standaardisering van flexibel werk zal niet alleen deze pijnpunten wegnemen, maar ook een volledig beeld geven van het rendement op investeringen van flexibele werkprogramma’s.

Hoe moet het beleid van een bedrijf voor flexibel werken eruit zien?

Verschillende organisaties en bedrijven hebben voorbeelden online beschikbaar gesteld, zodat we u precies kunnen laten zien hoe uw flexibele werkbeleid eruit zou kunnen en moeten zien.

Definiëring van de flex, toepassingsinstructies, bepalingen

Portland State University heeft twee beleidsregels voor telewerken: een voor routinematig en regelmatig telewerken, en een voor telewerken in “uitzonderlijke operationele omstandigheden”. Hun algemene beleid voor routinematig telewerken is zeer grondig en een aantal specifieke punten springt eruit:

• Het heeft een geweldig overzicht. De allereerste alinea’s behandelen de universiteitsdefinitie van telewerken, wie telewerken goedkeurt, waar telewerken is toegestaan (het huis van een werknemer of “een andere geschikte locatie”) en het vermeldt de andere soorten flexibiliteit die beschikbaar zijn (waaronder flextime, gecomprimeerde werkweken en job-sharing).
• Het maakt communicatie tot een prioriteit. Onder de Algemene Bepalingen staat “Communicatie” helemaal bovenaan. Vastgelegde communicatienormen zijn de hoeksteen van elk succesvol flexwerkbeleid.
• Veel belangrijke bepalingen worden aangestipt, waaronder: uitrusting, afhankelijke zorg, slecht weer, verwondingen, netwerktoegang, kantoorbenodigdheden, kwaliteit van het werk, en anderen.

Antwoorden op het “Waarom?”Angst verminderen, opleiding aanbieden

Om telewerken aan te moedigen en zo energie te besparen, heeft het Oregon Department of Energy een voorbeeld van een telewerkbeleid opgesteld dat bedrijven in Oregon kunnen gebruiken. Enkele opvallende zaken:

• Hierin staan de redenen om telewerken te omarmen: energiebesparing, vermindering van verkeersopstoppingen, verbetering van de luchtkwaliteit, verhoging van de productiviteit van werknemers, verbetering van het moreel, verlaging van de kosten, en het aantrekken en behouden van getalenteerde werknemers.
• Het neemt snel de angst weg om minder gecommitteerd over te komen door duidelijk te stellen dat de beloning, voordelen en verantwoordelijkheden van een werknemer niet zullen veranderen als hij/zij telewerkt.
• Het vermeldt een training die werknemers EN managers moeten volgen om hen voor te bereiden op telewerken.

Adequate Training en begeleiding voor werknemers EN managers

Een fout die bedrijven kunnen maken bij het opstellen van een beleid voor flexibel werken, is dat ze zich uitsluitend richten op regels en voorschriften voor de werknemers in het programma. Maar een van de belangrijkste factoren die bepalen of een programma succesvol zal zijn, is de training van managers.

Het managen van telewerkers is in een aantal opzichten anders dan het managen van werknemers op kantoor. Het San Mateo County Office of Sustainability begrijpt dit en heeft een diepgaande bron samengesteld die een nuttige reeks onderwerpen bestrijkt voor werknemers en managers die telewerken of telewerkteams ondersteunen.

Enkele van de hoogtepunten:

• Een telewerkbeoordeling die managers kunnen invullen om te bepalen of een werknemer een goede kandidaat is voor at-home work

• A “Planning Your Telework Day” worksheet for employees

• Tips on “How to Manage for Results/Performance/Accountability” for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.

How can you find more sample flexible work policies?

The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.

• Portland State University’s Telecommuting Policy
• Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
• San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit

And there are several other resources to help employers assemble policies that work:

• Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
• Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
• U.S. Department of Commerce Telework Program Guide

Looking for more companies that offer flexible work? Check out our Company Guide!