Apps voor mobiele evenementen en conferenties: De gids voor 2020

Mobiele evenement- en conferentie-apps zijn nu een pijler van de evenementervaring geworden. In deze gids verkennen we de best practices voor evenement-apps voor 2020 en daarna.

Een evenement-app stelt aanwezigen in staat effectiever te netwerken, houdt iedereen op de hoogte van de laatste evenement-updates en biedt bovenal een rijke dataset waaruit evenementorganisatoren inzichten kunnen putten. Gezien de veelzijdigheid van een evenement-app, is het geen wonder dat 91% van de organisatoren van evenementen verklaarde dat het gebruik van een conferentie-app resulteerde in een positieve ROI van het evenement.

Hoewel het duidelijk is dat mobiele evenement-apps veel voorkomen in de evenementenindustrie, vereisen de constante verbeteringen in technologie en het verschuivende landschap van mobiele apps in het algemeen dat organisatoren op de hoogte blijven van het laatste nieuws en best practices.

Deze gids zal het spectrum bestrijken van wat organisatoren moeten weten over de event app. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:

1. What is an Event App
2. What is a Networking App
3. Determine if you need an Event App or Networking App
4. App Store Guidelines for White Label Apps
5. White Label App vs Branded Universal Event App
6. How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
7. How to Increase Event App Adoption
8. How to Leverage Event App Data
9. Event App Data Security and Privacy

What is an Event App?

An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. Hoewel verschillende evenement apps verschillende functies bieden, zijn gemeenschappelijke functies een digitale evenement agenda, een-op-een messaging, aanwezigen profielen voor netwerk onderzoek, spreker profielen, sponsor pagina’s, en social media integraties.

Wat is een Networking App?

Een networking app is iets anders dan mobiele evenement en conferentie apps, omdat ze zich uitsluitend richten op het evenement netwerken. Hoewel dergelijke apps een zeer belangrijk doel dienen, bieden de meeste conferentie apps tegenwoordig naast andere functionaliteiten ook een netwerkplatform. Het begrijpen van de evenement app als een holistische oplossing zal ervoor zorgen dat u ten volle profiteert van de mogelijkheden.

Bepaal of u een evenement app nodig heeft voor uw volgende evenement

Nu u het verschil begrijpt tussen een evenement en een netwerk app, is het belangrijk om de juiste mobiele ervaring voor uw evenement te kiezen. Een netwerk app is een geweldige toevoeging als het gaat om het faciliteren van connectie tussen aanwezigen tijdens het evenement. Een evenement en conferentie app biedt een meer holistische evenement ervaring met extra functies, zoals een digitale agenda, profielen, en een-op-een messaging. Om te bepalen of een event app iets voor u is, kunt u onze checklist bekijken.

Event App Checklist:

• Er zijn meer dan 100 deelnemers
• Uw evenementtype is een gebruikersconferentie, topontmoeting, roadshow, of vlaggenschip-evenement
• Gedeelden krijgen de mogelijkheid om voorafgaand aan het evenement contact op te nemen
• De agenda van het evenement bevat meerdere sessies en tracks
• Het evenement is een een- of meerdaags evenement
• Realtime melding tijdens het evenement zijn belangrijk
• U heeft voldoende aanlooptijd om uw app voorafgaand aan het evenement te promoten

Als u meer dan een paar bullets in deze lijst heeft afgevinkt, is het misschien tijd om de opties voor evenementen- en conferentie-apps te bekijken met uw oplossing voor evenementenbeheer.

“Onze mobiele app is dat baken van licht dat mensen gebruiken terwijl ze ter plaatse zijn. Ze waren in staat om sessies te selecteren waarin ze geïnteresseerd waren, de huidige stroom te achterhalen, en dingen, en gebieden die open waren tijdens het programma.”

-Karen Merritt, LinkedIn

App Store-richtlijnen voor White Label Apps

In de app-industrie zijn Apple en Android de poortwachters. De regels die deze aanbieders van mobiele besturingssystemen opstellen voor hun respectievelijke mobiele app stores kunnen uiteindelijk een industrie een andere wending geven – zoals onlangs het geval was met Apple.

Tijdens de 2017 Worldwide Developers Conference kondigde Apple een reeks ingrijpende veranderingen in de richtlijnen aan. Tijdens de conferentie kondigde Apple aan dat ze hun app-beoordelingsproces aan het aanscherpen waren door apps af te wijzen die via een sjabloonformulier waren gemaakt. De belangrijkste zin in de richtlijn luidde als volgt:

Richtlijn 4.2.6: “Apps die zijn gemaakt met behulp van een gecommercialiseerd sjabloon of een app-generatieservice worden afgewezen.”

Natuurlijk heeft dit een aantal verschillende industrieën gealarmeerd die gebruikmaakten van sjabloon-apps als kernonderdeel van hun bedrijfsmodel. De richtlijn had vooral gevolgen voor de evenementenindustrie, omdat veel evenementen-technologiebedrijven sjablonen gebruiken om op schaal evenementen-apps te maken voor hun klanten.

Velen vreesden dat deze nieuwe richtlijn het white label-proces voor het maken van apps voor evenementen zou verstoren. Als gevolg hiervan krabbelden veel app-aanbieders om precies uit te zoeken in hoeverre Apple de nieuwe anti-template-regels zou handhaven.

Voor een tijdje leek het erop dat universele apps (die we later zullen behandelen) de enige veilige oplossing waren. Terug in december van 2017 bracht Apple een bijgewerkte versie van richtlijn 4.2.6 uit. De volledige sectie luidde als volgt:

“Apps die zijn gemaakt op basis van een gecommercialiseerd sjabloon of app-generatiedienst worden afgewezen, tenzij ze rechtstreeks zijn ingediend door de aanbieder van de inhoud van de app. Deze diensten mogen geen apps indienen namens hun klanten en moeten tools aanbieden waarmee hun klanten op maat gemaakte, innovatieve apps kunnen maken die een unieke klantenervaring bieden. Een andere aanvaardbare optie voor aanbieders van sjablonen is het maken van een enkele binary voor het hosten van alle klanteninhoud in een geaggregeerd of ‘picker’-model, bijvoorbeeld als een restaurantvinder-app met afzonderlijke aangepaste items of pagina’s voor elk klantenrestaurant, of als een evenementen-app met afzonderlijke items voor elk klantenevenement.”

Waar het de oorspronkelijke richtlijn aan specificiteit ontbrak, schetst deze nieuwe herziening een duidelijker beeld over de mate waarin apps met sjablonen zullen worden geaccepteerd.

Gezien de bijgewerkte versie lijkt het erop dat white label apps niet van tafel zijn, zolang de klanten de app maar indienen via hun eigen Apple Developer Account. Het is dus aannemelijk dat de App Store niet al te streng zal zijn voor templated event apps-zo lang ze uniek en origineel zijn tot op zekere hoogte.

White Label Event App vs Branded Universal Event App

Als organisator van een evenement is het belangrijk om de verschillen tussen de twee te kennen om zo de juiste keuze te kunnen maken voor de juiste conferentie-app-oplossing. De verschillen tussen de twee soorten evenement-apps kunnen als volgt worden samengevat.

Templated White Label Apps

Met templated white label apps krijgen klanten een geweldige merkervaring en toegang tot een verscheidenheid aan modules, maar ten koste van uniciteit in zowel ontwerp als functionaliteit. Volgens de herziene richtlijnen van Apple wordt de app alleen geaccepteerd als deze wordt ingediend via het Apple Developer-account van de klant.

De implicatie is dat event app-bedrijven de sjablonen, modules en het framework moeten overhandigen waarmee een klant de app zelf zal ontwerpen. Veel aanbieders van eventsoftware, waaronder Bizzabo, bieden nu white label app-opties die voldoen aan de App Store-richtlijnen.

Branded Universal Apps

Apple’s herziene richtlijnen maken duidelijk dat een acceptabele vorm van templated apps aggregate of “picker”-modellen zijn waarin tal van verschillende profielen bestaan in dezelfde container-app. Dit staat ook wel bekend als een “branded universal app”.

Net zoals een universele afstandsbediening de baas is over je home-entertainmentsysteem, wil een universele app je one-stop-shop voor evenementen zijn. Klanten downloaden de universele app die vervolgens hun specifieke evenement of evenementenserie bevat.

Het is binnen de container app dat klanten hun unieke branded event app kunnen creëren en weergeven, zonder dat ze die helemaal zelf hoeven te maken. Een branded universele app voldoet aan de Apple-richtlijnen, omdat de app store niet overvol raakt met sjabloon-apps en klanten de vrijheid hebben om hun unieke evenementmerk te laten zien.

Om deze specifieke app-oplossing beter te begrijpen, zie je hier de nieuwe evenement-app van Bizzabo in actie:

Hoe een mobiele conferentie-app de evenementbeleving verbetert

De waarde van een evenement-app is dat deze de hele evenementbeleving op het apparaat van de bezoeker zet. Dit maakt het makkelijker voor aanwezigen om te weten welke sessies of sprekers er komen, welke sponsors er exposeren, en wie ze kunnen ontmoeten om een professionele connectie te maken.

Hoewel mobiele betrokkenheid jaar na jaar toeneemt, is het niet altijd eenvoudig om de impact van een event app voor uw algemene event strategie te begrijpen. Daarom onderzocht Bizzabo een aantal klanten die de Ultra Branded App gebruiken. De resultaten waren verrassend:

• 50% Toename in mobiele adoptie van bezoekers
• 51% Toename in sponsor en partner zichtbaarheid
• 42% Toename in publieksbetrokkenheid
• 84% Toename in gemeenschapsbetrokkenheid

Evenement organisatoren die Bizzabo ondervroeg zagen dramatische resultaten in publieksbetrokkenheid door de toevoeging van een evenement app.

Nieuwsgierig naar wat evenement apps onderscheidt? Laten we eens kijken naar de unieke voordelen van het gebruik van evenement- en conferentie-apps.

Netwerken

Het in contact komen met andere professionals is een van de belangrijkste redenen waarom de event app is ontstaan. Een event app vergemakkelijkt niet alleen het ontmoeten van anderen, maar helpt aanwezigen ook andere aanwezigen te identificeren om te ontmoeten en mee te netwerken. Visueel aantrekkelijke profielen en een intuïtief berichtensysteem zijn de belangrijkste ingrediënten voor een sterke netwerkoplossing binnen de event app.

Profiel binnen Bizzabo branded event app

On-Brand Experience

Het leveren van een naadloze branded ervaring voor aanwezigen is de sleutel tot een succesvol evenement. Zoek naar evenement apps die volledige controle over kleuren, afbeeldingen, logo’s en berichtgeving mogelijk maken om een volledig branded app ervaring te leveren die de energie van het live evenement verbindt met het apparaat van elke bezoeker.

Polling en enquêtes

Eén van de meest waardevolle aspecten van een evenement app is de data die kan worden verzameld van de aanwezigen. De meest eenvoudige methode om deze gegevens te verzamelen zou zijn om polls en enquêtes te initiëren onder de aanwezigen in real time. Dit kan worden gedaan tijdens workshops, voorafgaand aan het evenement, en zelfs na het evenement. Een evenement-app biedt een manier om direct vragen te stellen aan de deelnemers en antwoorden te ontvangen die u helpen uw toekomstige evenementstrategie vorm te geven.

Gepersonaliseerde agenda

Er zijn zoveel verschillende sessies en workshops tijdens een conferentie, dat het voor deelnemers moeilijk kan zijn om alles bij te houden. Een evenement-app lost dit probleem op door deelnemers de mogelijkheid te geven hun eigen evenement-agenda samen te stellen door eenvoudig de sessies die ze willen bijwonen toe te voegen aan hun persoonlijke agenda.

Sponsormogelijkheden

Moderne evenement-apps kunnen organisatoren van evenementen ook helpen bij het verkrijgen van sponsoring door sponsors een uitgelezen kans te bieden om hun merk en diensten aan de aanwezigen te tonen. Dit kan worden gedaan via individuele sponsorpagina’s, speciale aanbiedingen die via pushberichten worden verzonden, of gesponsorde polls en enquêtes.

Hoe de adoptie van evenement-apps te verhogen

De voordelen van een evenement-app kunnen alleen worden gerealiseerd als de app op grote schaal wordt gedownload en actief wordt gebruikt door de aanwezigen. De volgende tips zullen helpen de adoptiegraad van de app te verhogen.

Articuleer de toegevoegde waarde

Voordat je specifieke campagnes plant rondom app adoptie, neem de tijd om de berichtgeving goed te formuleren.

Ja, je wilt dat zoveel mogelijk aanwezigen de app downloaden, maar waarom zouden ze? Wat is de specifieke toegevoegde waarde die ze zullen krijgen door de app te gebruiken?

Het duidelijk positioneren van de waarde van waarom en hoe een app de event-ervaring van een bezoeker zal verbeteren in je berichtgeving is noodzakelijkerwijs niet alleen om hen over te halen de app te downloaden, maar nog belangrijker, om hun vertrouwen te winnen en hen andere aanwezigen aan te moedigen de app ook te downloaden. De kracht van verwijzingen kan echt helpen bij de adoptie van evenement-apps.

Turn Attendees into Advocates

Als de berichtgeving eenmaal is verzorgd, is het tijd om specifieke manieren te creëren voor aanwezigen om gemakkelijk voor de app te pleiten en zo de adoptie van evenement-apps te vergemakkelijken.

Maak het de deelnemers gemakkelijk om uw evenement en app te promoten door gemakkelijk te gebruiken deelknoppen met vooraf ingevulde tekst te bieden. Deelnemers kunnen dan hun netwerken laten weten dat ze lid zijn geworden van de evenement-netwerkgemeenschap en dat hun medebezoekers dat ook zouden moeten doen. Vergeet niet dat uw sprekers de kracht hebben om uw boodschap te versterken, aangezien zij over het algemeen een sterke volgersbasis hebben.

Creëer een speciale e-mailcampagne

E-mail zal een van de belangrijkste punten zijn in de communicatie met je deelnemers. Stuur een reeks e-mails naar elke geregistreerde bezoeker met een duidelijke oproep tot actie om uw evenement-app te downloaden.

U kunt de e-mails voldoende spreiden om te voorkomen dat uw aanwezigen worden overweldigd. Leg de deelnemers uit waarom en hoe de conferentie-app hun evenementervaring zal verbeteren.

Zorg er ook voor dat de berichtgeving in deze e-mails duidelijk en beknopt is. Als u uw deelnemers begraaft met een spervuur van links en informatie, zal de oproep tot actie om uw evenement app te downloaden verloren gaan.

Ontwikkel een Sociale Media Strategie

Om er zeker van te zijn dat alle deelnemers op de hoogte zijn van uw evenement netwerk gemeenschap, kunt u overwegen om een sociale media campagne te lanceren. Stimuleer deelnemers om de app te downloaden door een prijs uit te loven voor de eerste 100 communityleden. Overweeg ook een downloadlink te maken zodat mensen de app snel kunnen downloaden.

Het tonen van uw conferentie-app via sociale-mediaplatforms is een goede manier om potentiële evenementdeelnemers de toegevoegde waarde te laten zien die ze zullen krijgen als ze ervoor kiezen het evenement bij te wonen. Door het publiekelijk promoten van de mobiele conferentie app, positioneert u uw evenement merk als een die technische oplossingen omarmt die de ervaring verbeteren.

Hoe gebruik te maken van Event App Data

Als de organisator van een evenement, is het meest waardevolle aspect van het inzetten van een evenement app de data die wordt verzameld. Omdat deelnemers de conferentie app gebruiken in een reeks van verschillende functionaliteiten, kan elk stukje informatie worden samengevoegd om de organisator te helpen de impact van hun evenement beter te begrijpen. Inzichten zoals de populairste sessies, peektijden voor verzonden berichten en profielen met de meeste views zijn allemaal belangrijke gegevenspunten die een groter beeld schetsen.

Bron: Bizzabo

Het verkrijgen van rijke evenementgegevens en het trekken van bruikbare inzichten is mogelijk wanneer meerdere datasets worden geïntegreerd met de conferentie-app. Integratie is noodzakelijk bij het benutten van data omdat het verschillende platforms de mogelijkheid geeft met elkaar te communiceren.

Dit is vooral relevant voor evenement-apps omdat het gedrag van bezoekers op de app direct kan worden gekoppeld aan hun informatie in uw CRM- of marketingautomatiseringssysteem. Hoe meer datapunten kunnen worden gekoppeld aan hetzelfde contact, hoe beter u een idee krijgt van de impact van het evenement op die specifieke bezoeker.

Voor meer informatie over het integreren van evenementgegevens, klikt u op de afbeelding hieronder om toegang te krijgen tot ons gratis ebook over evenementgegevensintegraties.

Gegevensbeveiliging en -privacy van evenementapps

Zoals besproken, kan een evenementapp een mijn van gegevens zijn over het gedrag en de voorkeuren van bezoekers. Deze gegevens kunnen op hun beurt toekomstige beslissingen en evenementstrategie informeren. Maar – om Oom Ben uit Spiderman te parafraseren – met grote gegevens komt grote verantwoordelijkheid.

Organisatoren moeten er alles aan doen om ervoor te zorgen dat de gegevens die ze verzamelen veilig zijn en beschikbaar op verzoek van gebruikers.

Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU zijn gegevensbeveiliging en gegevensprivacy belangrijker dan ooit geworden. Deze nieuwe EU-beschermingsverordening helpt ervoor te zorgen dat organisaties op een veilige en transparante manier met persoonsgegevens omgaan. GDPR is niet alleen van toepassing op bedrijven die buiten de EU opereren, maar ook op bedrijven die verkopen aan, huren van of samenwerken met EU-burgers en hun organisaties. Ga voor meer informatie over GDPR naar de officiële GDPR-website.

Om beter bekend te raken met methoden voor gegevensbescherming, volgen hier enkele best practices rond gegevensbeveiliging en transparantie van evenementen. (Houd er rekening mee dat deze blog niet mag worden beschouwd als juridisch advies. Neem voor de juiste juridische begeleiding contact op met uw juridische team.)

Opt-in proces

Als gebruikers van evenement-apps, moeten deelnemers zich volledig bewust zijn van de gegevens die ze delen. Er moeten ook processen worden ingesteld zodat ze er actief voor kiezen hun informatie aan te bieden. Sommige platforms zijn zo ontworpen dat het verzamelen van gegevens de standaard is en dat gebruikers zich actief moeten afmelden als ze niet langer willen dat hun gegevens worden verzameld. Dit leidt tot een slechte gebruikerservaring omdat het proces minder transparant aanvoelt dan het zou moeten zijn.

Zorg ervoor dat de gegevensverzameling in je evenement-app een opt-in-proces omvat dat een actieve betrokkenheid van de bezoeker vereist. Op deze manier zijn zowel de organisator als de genodigde vanaf het begin volledig transparant.

Onbegrijpelijke taal

Wanneer het op juridische retoriek aankomt, is het erg gemakkelijk om te verdwalen in het jargon of om verwarrende en ingewikkelde taal gewoonweg te negeren.

Om dit gevoel bij uw deelnemers en andere belanghebbenden te voorkomen, moet u de tijd nemen om uw basisgegevensbeleid uit te splitsen op een manier die door de gemiddelde persoon kan worden begrepen. Dit zal door de aanwezigen zeer worden gewaardeerd en zal ertoe bijdragen dat de gebruikerservaring van uw evenement een hoge prioriteit krijgt.

Verstuur een gedetailleerde e-mail met een samenvatting van uw beleid

Volgens The Event Success Formula is e-mail een van de meest effectieve manieren voor marketeers om met hun publiek te communiceren. Deelnemers zullen het op prijs stellen als u een aparte e-mail opstelt die in lekentaal uw gegevens- en privacybeleid samenvat, omdat ze dan bij verschillende gelegenheden naar deze e-mail kunnen verwijzen.

Uitleg over de details van het beleid en de gevolgen voor de deelnemers is een uitstekende manier om vertrouwen op te bouwen bij uw publiek en hen te laten weten dat u het beste met hen voorheeft.

Wrapping up: Uw mobiele evenement-app

Moderne evenement- en conferentie-apps hebben het vermogen om deelnemers een intuïtieve, naadloos gemerkte en handige digitale ervaring te bieden die hand in hand gaat met een live ervaring. Om uw evenement klaar te stomen voor mobiel gebruik, zijn hier de belangrijkste zaken om in gedachten te houden:

• Bepaal of een Event App of Networking App de juiste keuze is voor uw evenement.
• Overweeg het gebruik van een White Label App of Branded App Experience voor uw Event App.
• Ontdek hoe een Event App de ervaring van bezoekers en sponsors verbetert.
• Verhoog de adoptie van een Event App door bezoekers te veranderen in voorstanders van de app.
• Gebruik gegevens van een Event App op een manier die in lijn is met de privacyregelgeving voor gegevens en consumenten.

Tot 2020 en daarna kunnen we verdere vooruitgang verwachten op het gebied van branding, personalisatie en op data gebaseerde inzichten.

Lees hoe een event app kan passen in uw algehele event strategie in de Event Stack gids.

Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.