BEWAREN VAN IDML-BESTANDEN – WANNEER EN WAAROM U DIE GAAT GEBRUIKEN

Als u in InDesign werkt en bestanden wilt delen of wilt samenwerken aan projecten, dan bent u wellicht de nederige bestandsextensie IDML tegengekomen. Als u weet hoe deze bestandsindeling werkt en wat er in het uiteindelijke bestand wordt opgenomen, kan dat u helpen uw weg te vinden in een workflow die op verschillende versies van InDesign moet zijn afgestemd.

In een normale workflow wordt, wanneer we een InDesign-document opslaan, het resulterende bestand opgeslagen in INDD-indeling. Wat minder duidelijk is, is dat dit bestand versiespecifiek is – probeer een InDesign CC-bestand te openen in InDesign CS6 en je krijgt een foutmelding omdat nieuwere bestanden niet in oudere versies openen.

Om gemakkelijk toegang te krijgen tussen verschillende versies van InDesign hebben we de IDML-indeling (InDesign Markup Language). Dit is een universele indeling die door alle versies van InDesign vanaf CS4 kan worden gelezen – de IDML-indeling kan worden geselecteerd in het Opslaan- of Exporteren-menu. In the screenshot below we can see the File Info for an identical InDesign document saved out to the 2 formats – notice the INDD file specifies the version CC 2015.0 but no version number is specified for the IDML file.

The other noticeable difference is the file size – the INDD file here is 6MB but the IDML file is less than half a megabyte at 402KB. The reason for this is simple, and it’s one of the important things to understand about the difference in the two formats.

The INDD file stores a lot of data from the resources used within the file and the most memory intensive of these are the graphics. Every time we place a graphic in InDesign a thumbnail (or preview) of that graphic is generated by InDesign and cached as part of the INDD file. This is a useful feature as it enables us to see how and where all the images should appear within the layout even when the graphics aren’t present. The resources will only be needed for printing/exporting the file. In the example below we can see the preview even though the image is shown as missing in the Links panel.

This does mean that complex InDesign files with lots of graphic resources can get quite large.

Als we echter naar IDML opslaan of exporteren, worden alle afbeeldingsvoorbeelden, samen met andere in de cache opgeslagen brongegevens, uit het bestand verwijderd en krijgen we een zeer kleine bestandsgrootte. Het IDML-bestand is in wezen een tekstdocument dat ons InDesign-bestand ‘beschrijft’ in plaats van het bestand zelf. Als we een lijst maken van alle bronnen en hoe ze worden gebruikt, hebben we een recept voor het opnieuw maken van het bestand en dit is (in overdreven simplistische bewoordingen) hoe we tussen de verschillende versies van InDesign bewegen met behulp van de IDML-indeling.

WAT HAPPERT ER ALS WE ONS IDML-BESTAND OPENEN?

Er wordt een nieuw InDesign-document gemaakt volgens het ‘recept’ in het IDML-bestand en op dat moment begint InDesign te vragen om grafische bronnen, zodat het de vereiste voorvertoningen kan opbouwen, en dit is een belangrijk punt om te begrijpen over het proces…

…als je de grafische bronnen niet hebt, krijg je de voorvertoningen niet!!!

If I send an IDML file of the above example and don’t send the image with it the preview can’t be rendered so we end up with grey boxes for our graphic frames as below.

This might be fine to work with in a very regimented column layout where everything is contained in discrete boxes but will not be much use in a more fluid layout where text and imagery interact and overlap.

In mijn ervaring wordt dit kleine detail niet zo goed begrepen en ik word vaak gevraagd IDML-bestanden te leveren voor zetwerk in vreemde talen van publicaties die in meerdere talen zullen worden gedrukt. Zonder het aanleveren van grafische bronnen (zoals meestal het geval is in deze workflows) zal de letterzetter “blind” werken aangezien alle grafische frames als lege grijze vakken zullen worden weergegeven. In deze specifieke workflow is het wenselijker om, indien mogelijk, een INDD bestand aan te leveren dat is opgeslagen op het vereiste versienummer.

Als u eenmaal doorheeft hoe de twee bestandstypen van elkaar verschillen, kunt u verstandige keuzes maken over de beste benadering van het aanleveren van content aan collega’s en klanten op basis van hoe zij de door u aangeleverde bestanden zullen moeten gebruiken.

Het IDML formaat kan ook worden gebruikt voor het optimaliseren van InDesign lay-outs die groot en traag zijn geworden. Zoals eerder vermeld, slaat de INDD-indeling veel brongegevens in de cache op en bestanden kunnen soms worden opgeblazen door bronnen die niet langer nodig zijn. Als u ooit de opdracht ‘Opslaan als…’ gebruikt om een kopie van een bestand in een andere map op te slaan, kan het zijn dat de bestandsgrootte tussen de twee kopieën verschilt. Dit komt waarschijnlijk doordat onnodige gegevens uit de cache worden verwijderd uit het nieuwere INDD bestand. Als u uw document op een intensief dieet wilt zetten en ongewenste megabytes wilt kwijtraken, kunt u proberen te exporteren naar IDML en van daaruit een nieuw INDD-bestand te maken. Overbodige gegevens in het cachegeheugen worden dan verwijderd, zodat u een mooi INDD-bestand overhoudt.