California Law to make 1099 employees Hourly staff

Assembly Bill 5 (AB5), vorig jaar aangenomen in Californië en onlangs in werking getreden op 1 januari, legt strenge beperkingen op hoe bedrijven kunnen contracteren en werken met onafhankelijke werknemers. Deze wet heeft niet alleen invloed op de opkomst van freelance werk via de “gig economy”, maar verplicht werkgevers ook om de meeste onafhankelijke contractanten als werknemers te classificeren. Duizenden bedrijven in het hele land vertrouwen op onafhankelijke contractanten voor een aantal verschillende zakelijke taken. Van het verhuren van bezorgdiensten tot het inhuren van freelancers voor fotografiewerk, en alles daartussenin, onafhankelijke aannemers in het hele land spelen een uiterst belangrijke rol in de economie.

Hieronder bieden we een compleet overzicht van hoe Assembly Bill 5 bedrijven beïnvloedt die werken met onafhankelijke aannemers en bieden we enkele eenvoudige oplossingen voor het beheren van uw “nieuwe” werknemers op uurbasis.

Wat zegt California Assembly Bill 5?

In essentie verplicht de staat Californië bedrijven die actief zijn in de staat om hun 1099-werknemers te maken als uurpersoneel. Volgens FUNDERA zijn “1099-werknemers zelfstandige onafhankelijke contractanten. Zij ontvangen loon volgens de voorwaarden van hun contract en krijgen een 1099-formulier om hun inkomsten op hun belastingaangifte te vermelden. … De werkgever houdt inkomstenbelastingen in op het loonstrookje van de werknemer en heeft een aanzienlijke mate van controle over het werk van de werknemer.”

Ondanks het grote belang dat onafhankelijke werknemers en freelancers spelen, maken veel bedrijven helaas misbruik van werknemers die geen werknemers zijn. De grondgedachte achter Assembly Bill 5 is om werknemers beter te beschermen. Gouverneur Newsom verklaarde afgelopen september, toen hij het wetsvoorstel ondertekende, dat het wetsvoorstel “zal helpen bij het verminderen van verkeerde classificatie van werknemers – werknemers die ten onrechte worden geclassificeerd als ‘onafhankelijke aannemers’ in plaats van werknemers, waardoor fundamentele werknemersbescherming zoals het minimumloon, betaalde ziektedagen en ziektekostenverzekeringsvoordelen wordt uitgehold.”

Hoewel grote bedrijven zoals Uber, Lyft en DoorDash (die allemaal hun chauffeurs als onafhankelijke aannemers beschouwen) het wetsvoorstel blijven bestrijden, zijn de meeste bedrijven nu wettelijk verplicht om elke persoon die voor hun bedrijf werkt als een werknemer te behandelen. Bovendien legt het wetsvoorstel ook de bewijslast bij werkgevers om ervoor te zorgen dat alle werknemers correct als onafhankelijke contractanten worden geclassificeerd. De meeste bedrijven hebben gewoonweg niet de mogelijkheid om werknemers in loondienst aan te nemen voor elke taak die moet worden uitgevoerd.

Wat moeten bedrijven met activiteiten in Californië doen?

Als uw bedrijf nog nooit met werknemers in loondienst heeft gewerkt, zijn er een hele reeks nieuwe uitdagingen die moeten worden aangepakt. Het belangrijkste is dat u in staat moet zijn om de tijd van uw werknemers bij te houden. De onafhankelijke contractanten die u vroeger inhuurde, werkten waarschijnlijk tegen een vastgestelde en overeengekomen kostprijs voor een bepaald project of een reeks taken. Bij een dergelijke overeenkomst is een tijdlijn voor de te leveren prestaties vaak de enige tijdsbesteding. Bij werknemers op uurbasis is het bijhouden van de gewerkte tijd echter essentieel, zowel om productiviteits- als juridische redenen.

Veel van het werk dat door onafhankelijke aannemers wordt gedaan, gebeurt op afstand. Nu AB5 is aangenomen, moeten bedrijven een manier vinden om de gewerkte tijd bij te houden en er tegelijkertijd voor zorgen dat hun werknemers op hun taak blijven en voldoen aan de productiviteitsdoelstellingen en targets.

Daarnaast kunnen tijdregistratiesoftware en -tools bedrijven ook helpen om potentieel grote financiële verliezen als gevolg van tijdfraude door werknemers te voorkomen. Uit een recente studie van Nucleus Research blijkt dat 19% van de beroepsbevolking deelneemt aan “buddy punching”, een praktijk waarbij werknemers elkaar in- en uitklokken om hun loon op bedrieglijke wijze te verhogen. Deze misleidende praktijk kan resulteren in verliezen tot 3 procent van het brutoloon en kost Amerikaanse werkgevers elk jaar 373 miljoen dollar.

Belangrijke kenmerken van de beste tijdregistratiesoftware

Hoewel u eenvoudigweg een ponsklok zou kunnen installeren voor uw werknemers om in en uit te klokken, zijn er verschillende nadelen aan deze oplossing. Bedrijven die het meeste uit hun nieuwe uurloonwerknemers willen halen, moeten een degelijk HR-beleid ontwikkelen dat ervoor zorgt dat de werknemers, managers en iedereen daartussenin begrijpt hoe de nieuwe tijdregistratietechnologie moet worden gebruikt.

De beste tijdregistratiesoftwareopties, zoals die worden aangeboden door het bedrijf MitreFinch, kunnen worden ontworpen om een aantal unieke en bedrijfsspecifieke functies te bieden.

Voor bedrijven in Californië die technologieën nodig hebben die de overgang naar werknemers op uurbasis probleemlozer maken, moet software voor het bijhouden van de werktijd van werknemers een aantal van de volgende functies bevatten:

• Transparante verantwoordingsplicht: Employee time tracking systemen moeten worden ontwikkeld als onderdeel van een grotere strategie om de werknemers verantwoording te stimuleren. Voor werkgevers die vrezen dat tijdfraude tot de mogelijkheden behoort, kan biometrische tijdregistratiesoftware worden ingezet. Voor externe werknemers kan tijdregistratie ervoor zorgen dat ze op hun taak blijven, zelfs wanneer ze zich aan de andere kant van de wereld bevinden.
• Unify and Control Payouts: Systemen voor tijdregistratie moeten ook de uitbetalingen aan werknemers op uurbasis die aan bepaalde projecten werken, uniformeren en controleren. Managers kunnen bijvoorbeeld plafonds vaststellen voor het maximum aantal uren dat aan een bepaald project of project mag worden gewerkt. Na voltooiing kunnen de gewerkte uren eenvoudig worden gekoppeld aan uw bestaande salarisadministratie.
• Eenvoudige en ongecompliceerde in- en uitklokfunctionaliteit: Fouten bij het in- en uitklokken kunnen leiden tot hoofdpijn voor HR- en payroll-afdelingen. Om deze reden moet tijdregistratie software eenvoudige en ongecompliceerde functionaliteit bevatten die gemakkelijk kan worden geleerd en gebruikt door werknemers per uur.
• Mogelijkheid om de tijd dagelijks te verifiëren: Voor een bedrijf dat werkt met werknemers op afstand, de mogelijkheid voor managers en andere hogere leidinggevenden binnen het bedrijf om de hoeveelheid tijd gewerkt op een dagelijkse basis te verifiëren is essentieel, vooral wanneer bepaalde projecten hebben strakke tijd frames.
• Mogelijkheid voor managers om hun Down Lines te verifiëren: Ten slotte moet tijd en aanwezigheid software ook managers in staat stellen om te controleren en bij te werken hun down lijnen. Dit kan helpen om de werkdruk te verlichten, terwijl nog steeds de controle over de werknemer arbeid.

De beste tijd tracking software tools op de markt kan zorgen voor een relatief eenvoudige en ongecompliceerde overgang die wordt geleverd met de goedkeuring van de California Assembly Bill 5. Even if your business has never hired or relied on hourly employees, time tracking tools can actually help companies improve their productivity levels through keeping employees honestly transparent and motivated.