De bevoegdheid om de grondwet van de Verenigde Staten te wijzigen is ontleend aan artikel V van de grondwet. Nadat het Congres een amendement heeft voorgesteld, is de Archivaris van de Verenigde Staten, die aan het hoofd staat van de National Archives and Records Administration (NARA), belast met de verantwoordelijkheid voor het beheer van het ratificatieproces onder de bepalingen van 1 U.S.C. 106b. De Archivaris heeft veel van de ministeriële taken in verband met deze functie gedelegeerd aan de directeur van het Federal Register. Noch in artikel V van de grondwet, noch in sectie 106b wordt het ratificatieproces in detail beschreven. De Archivaris en de Director of the Federal Register volgen procedures en gebruiken die zijn vastgesteld door de Secretary of State, die deze taken tot 1950 vervulde, en de Administrator of General Services, die deze functie vervulde totdat het NARA in 1985 de verantwoordelijkheid als onafhankelijk agentschap overnam.
De Grondwet bepaalt dat een wijziging kan worden voorgesteld hetzij door het Congres met een tweederde meerderheid van stemmen in zowel het Huis van Afgevaardigden als de Senaat, hetzij door een constitutionele conventie waartoe door tweederde van de wetgevende lichamen van de Staten is opgeroepen. Geen van de 27 grondwetswijzigingen is door een constitutionele conventie voorgesteld. Het Congres stelt een wijziging voor in de vorm van een gezamenlijke resolutie. Aangezien de president geen grondwettelijke rol heeft in het wijzigingsproces, gaat de gezamenlijke resolutie niet naar het Witte Huis voor ondertekening of goedkeuring. Het oorspronkelijke document wordt rechtstreeks naar het Office of the Federal Register (OFR) van het NARA gezonden voor verwerking en publicatie. Het OFR voegt wetgevingshistorische aantekeningen toe aan de gezamenlijke resolutie en publiceert deze in de vorm van een wetstrook. Het OFR stelt ook een informatiepakket voor de staten samen met formele “red-line” kopieën van de gezamenlijke resolutie, kopieën van de gezamenlijke resolutie in “slip law” formaat, en de wettelijke procedure voor ratificatie krachtens 1 U.S.C. 106b.
De Archivaris legt de voorgestelde wijziging ter overweging aan de staten voor door iedere gouverneur een kennisgevingsbrief te zenden samen met het door het OFR voorbereide informatiemateriaal. De gouverneurs dienen de wijziging vervolgens formeel in bij de wetgevende macht van hun staat of de staat roept op tot een conventie, afhankelijk van wat het Congres heeft bepaald. In het verleden hebben sommige nationale wetgevende instanties niet gewacht op de officiële kennisgeving alvorens actie te ondernemen met betrekking tot een voorgestelde wijziging. Wanneer een staat een wijzigingsvoorstel ratificeert, stuurt hij de archivaris een origineel of gewaarmerkt afschrift van het besluit van de staat, dat onmiddellijk wordt doorgestuurd naar de directeur van het Federal Register. Het OFR onderzoekt de ratificatiedocumenten op juridische toereikendheid van het gezicht en op een authentieke handtekening. Indien de documenten in orde worden bevonden, geeft de directeur een ontvangstbevestiging en bewaart hij de documenten. Het OFR bewaart de documenten totdat een wijziging is aangenomen of mislukt, en draagt de documenten vervolgens ter bewaring over aan de Nationale Archieven.
Een voorgestelde wijziging wordt onderdeel van de Grondwet zodra zij door drievierde van de staten is geratificeerd (38 van de 50 staten). Wanneer het OFR heeft vastgesteld dat het het vereiste aantal bekrachtigingsdocumenten heeft ontvangen, stelt het een formele proclamatie op voor de Archivaris om te certificeren dat het amendement geldig is en deel is gaan uitmaken van de Grondwet. Deze verklaring wordt gepubliceerd in het Federal Register en de U.S. Statutes at Large en dient als officiële kennisgeving aan het Congres en de natie dat het wijzigingsproces is voltooid.
In enkele gevallen hebben staten officiële documenten naar het NARA gestuurd om de verwerping van een amendement of de herroeping van een eerdere ratificatie vast te leggen. De archivaris doet geen inhoudelijke uitspraken over de geldigheid van ratificatiehandelingen van staten, maar er is vastgesteld dat de verklaring van de archivaris over de juridische toereikendheid van ratificatiedocumenten definitief en beslissend is.
In de recente geschiedenis is de ondertekening van de waarmerking een ceremoniële functie geworden die wordt bijgewoond door verschillende hoogwaardigheidsbekleders, waaronder soms de president. President Johnson ondertekende de waarmerkingen voor het 24e en 25e amendement als getuige, en president Nixon was op soortgelijke wijze getuige van de waarmerking van het 26e amendement, samen met drie jonge geleerden. Op 18 mei 1992 vervulde de archivaris voor het eerst de functie van waarmerkend ambtenaar om de ratificatie van het 27e amendement te erkennen, en de directeur van de federale registers ondertekende de waarmerking als getuige.
Links to Constitutional Amendment Information in the Treasures of Congress Exhibit
- The Bill of Rights (Amendments 1-10 and 27)
- The 13th Amendment (Prohibiting Slavery)
- The 17th Amendment (Direct Election of Senators)
- The 19th Amendment (Granting Women the Right to Vote)