Technologie heeft de kracht om onze aangeboren menselijke vaardigheden te versterken, ons te helpen sneller verbindingen te leggen, te creëren en vaardigheden aan te scherpen. Dit heeft geleid tot een bloeiende industrie van digitale productiviteitssoftware, die bijna elk aspect van onze dag aanpakt.
Maar de algemene categorie “productiviteitssoftware” is bedrieglijk eenvoudig – zo niet tamelijk nutteloos – omdat het een veelheid aan tools herbergt met enorm verschillende benaderingen en interpretaties van productiviteit.
Om door dit mijnenveld te navigeren, moet je weten wat voor soort productiviteitsoplossing je zoekt. Op basis van de huidige markt kan productiviteitssoftware grotendeels worden onderverdeeld in een van deze vier hoofdtypen.
📊 Prestaties kwantificeren
De eerste categorie software probeert productiviteit kwantitatief te maken – door cijfers te verstrekken die u een soort maat geven van hoe u in de loop der tijd presteert. Hoewel de inhoud van wat ze meten kan verschillen, hebben ze allemaal de neiging om de “grafieken en statistieken” benadering van de UI te nemen, het vertalen van uw productieve prestaties in nuttige visuals. Het gaat allemaal om het verkrijgen van inzichten en zelfkennis, zodat u processen en gedrag kunt aanpakken, en ambitieuze nieuwe persoonlijke doelen kunt stellen.
Todoist
Op basis van de klassieke to-do lijst-benadering, helpt Todoist u inzicht te krijgen in uw voortgang ten opzichte van specifieke doelen – of die nu persoonlijk of professioneel zijn. Het helpt je om grote doelen op te splitsen in haalbare taken, en houdt vervolgens je werk bij om een persoonlijke productiviteitsscore te produceren. Bekijk je dagelijkse en wekelijkse prestaties in eenvoudige statistieken, en probeer de bonusfunctie Karma voor een extra stimulans; door je voortgang te gamificeren, fungeert het als een stappenteller voor alles wat je wilt bereiken.
Dewo
Dewo helpt u uw productieve patronen aan te pakken, zodat u meer “diep werk” van hoge kwaliteit in uw dag kunt inpassen. Het registreert alles wat je op je computer doet en gebruikt AI om de productieve waarde van elke activiteit te bepalen. Aan de hand hiervan kan het aan het licht brengen hoe vaak je van context wisselt, welke apps je focus verstoren en waar je je beste werk levert. Door uit te zoeken wanneer u in een flow-staat komt en deze weer verlaat, kan het systeem zelfs automatisch de ‘niet storen’-modus inschakelen om uw focus te beschermen. Met behulp van actiegerichte grafieken kunt u vervolgens gerichte wijzigingen aanbrengen om uw prestaties te verbeteren.
🤖 Onproductief werk verwijderen
De volgende grote groep productiviteitstools heeft te maken met uitbesteding – het schrappen van onproductieve delen van je leven, zodat je meer tijd en energie overhoudt voor de dingen die belangrijk zijn. Om dit te doen, maken deze hulpmiddelen steevast gebruik van een vorm van machinaal leren, zodat ze kunnen leren hoe u een taak uitvoert en namens u op natuurlijke wijze dezelfde standaard gaan uitvoeren. Dit betekent dat ze zich richten op eenvoudige, repetitieve administratieve taken – zoals gegevensinvoer en agendabeheer.
Timely
Essentieel voor facturering en het beheren van winstgevendheid, tot het beheren van resources en het berekenen van projecten, tijdregistratie is een van de grootste noodzakelijke administratieve kwaden die er zijn. Maar met Timely kun je de hele taak automatiseren. Het registreert automatisch alles waar u aan werkt en gebruikt AI om nauwkeurige urenstaten voor u op te stellen. Alle gegevens blijven volledig privé voor jou alleen – concept urenstaten zelf moeten door jou worden goedgekeurd voordat collega’s en managers ze kunnen zien. U hoeft niet meer te vergeten om timers te stoppen of te onthouden waar u aan hebt gewerkt – alles wordt op de achtergrond gedaan, zodat u zich gewoon op uw werk kunt concentreren.
X.ai
Meeting Tetris is een ideale kandidaat voor deze categorie van productiviteitssoftware. In plaats van e-mails rond te sturen en met agenda’s te rommelen om een tijd af te spreken die voor iedereen werkt, kunt u deze taak nu overdragen aan tools als X.ai. Zij maken verbinding met uw agenda en gebruiken gedefinieerde regels om met één muisklik een vergadering te plannen, waarbij alle daaropvolgende e-mail heen en weer wordt geleid. De beste tools kunnen zelfs ieders productieve gewoonten leren en vergadertijden kiezen met een minimale impact op ieders ruimte om diep na te denken.
🏄♂️ Processen vereenvoudigen
Een groot deel van de productiviteitssoftware richt zich op het bieden van sneltoetsen – het vereenvoudigen van onhandige processen en workflows om deze te minimaliseren. In tegenstelling tot de vorige categorie nemen ze de problemen niet volledig weg – ze maken ze alleen makkelijker te beheren. Dit kan gebeuren in de vorm van browser plug-ins en app integraties, maar ook op maat gemaakte software voor specifieke taken. De meeste van deze tools organiseren en vereenvoudigen onze digitale werkruimte – van het vinden van bestanden, het delen van documenten en het opslaan van wachtwoorden, tot het uitwisselen van gegevens tussen tools en het opslaan van links naar bronnen voor toekomstige referentie.
Evernote
Als je met verschillende apparaten werkt, ken je de pijn van het synchroniseren van notities tussen deze apparaten. Het kan zijn dat je domme oplossingen verzint – informatie naar jezelf e-mailen of WhatsApp-en, of een verspreid spoor ervan achterlaten in verschillende apps. Evernote helpt al deze draden samen te binden en biedt een centrale inventaris en toegangspunt voor uw digitale notities. Je kunt zelfs handgeschreven notities in het systeem integreren, zodat er ook niets analoogs achterblijft.
SaneBox
Deze app is bedoeld om je e-mailinbox te organiseren, zodat je berichten met de hoogste prioriteit in beeld blijven. Met behulp van AI worden uw e-mails gerangschikt en gefilterd, waarbij e-mails met een lage prioriteit, zoals nieuwsbrieven en ‘CC’-berichten, naar aparte mappen worden verplaatst. U houdt een overzichtelijke, geprioriteerde inbox over die is gericht op de meest kritieke communicatie.
🧠 Discipline en focus
De laatste groep software richt zich op uw gewoonten en gedrag en zorgt voor motivatie en discipline om uw focus en uithoudingsvermogen te versterken. Als productieve “hacks” bieden ze kleine, praktische strategieën om aan het werk te gaan. Ze zijn niet voor iedereen (en sommige kunnen een beetje gimmicky en hol aanvoelen), maar sommige hebben bewezen zeer populair te zijn – met name Pomodoro techniek productiviteit trackers.
Freedom
Deze app pakt je uitstelgedrag resoluut aan. Het blokkeert de hoeveelheid tijd die je kunt besteden aan onproductieve websites en apps, en sluit je af zodra je een ingestelde tijdslimiet hebt bereikt. Je kunt zelfs het hele internet blokkeren om jezelf op een hoger niveau te beschermen tegen afleiding – vooral handig als je probeert je diepgaande werkvaardigheden aan te scherpen!
Pomodoro Tracker
Deze app maakt gebruik van de populaire Pomodoro-techniek om u te helpen uw dag op te delen in beheersbare secties van 25 minuten waarin u geconcentreerd kunt werken. Elke sectie wordt gevolgd door een pauze van vijf minuten, voordat je je weer opfrist om het te herhalen. People who thrive off external expectation, or just like a challenge, may find that the ticking countdown disciplines their focus.
