Gids voor beschikbaarheid van namen

De Ohio Secretary of State keurt een register van bedrijfsnamen goed en houdt dit bij. De wet van Ohio vereist dat nieuwe bedrijfsnamen “te onderscheiden zijn in de registers in het kantoor van de Secretary of State” van andere eerder geregistreerde bedrijfsnamen (d.w.z. niet conflicterend). Bijvoorbeeld, de naam van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid kan niet worden geregistreerd tenzij deze te onderscheiden is van alle eerder geregistreerde handelsnamen en de namen van alle bestaande vennootschappen, vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, commanditaire vennootschappen en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid. Voor sommige bedrijfsnamen gelden aanvullende beperkingen en/of eisen. Dit document is bedoeld als leidraad en als antwoord op een aantal veel voorkomende vragen met betrekking tot de Ohio-normen voor de beschikbaarheid van namen.

Wanneer moet een bedrijf onderscheidbaar zijn in de registers?

De volgende typen bedrijfsnamen moeten “onderscheidbaar in de registers” zijn van andere eerder geregistreerde bedrijfsnamen die een “actieve” of “hold”-status behouden:

• handelsnamen
• namen van vennootschappen
• namen van vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid
• namen van vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid
• namen van vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid
• gereserveerde namen

Wanneer de Secretary of State een aanvraag ontvangt voor de registratie van een handelsnaam, zoeken wij in onze registers om te bepalen of er een naamsconflict bestaat. Een voorgestelde handelsnaam zal bijvoorbeeld worden vergeleken met alle eerder geregistreerde handelsnamen en de namen van alle eerder geregistreerde vennootschappen, vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, commanditaire vennootschappen en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid.
Als een aanvraag wordt ingediend voor een naam die in de registers niet kan worden onderscheiden van een andere eerder geregistreerde handelsnaam, ontstaat een naamsconflict en kan de nieuwe naam in het algemeen niet worden geregistreerd. Bijvoorbeeld, een aanvraag voor de naam “ABC Corp.,” zal worden afgewezen omdat de gevraagde naam conflicteert met de bestaande bedrijfsnaam “ABC, LLC.”

Fictieve namen
Fictieve namen hoeven in de registers niet te kunnen worden onderscheiden van enige andere eerder geregistreerde naam. Een fictieve naam biedt echter geen bescherming, omdat andere geregistreerde namen niet van een fictieve naam hoeven te kunnen worden onderscheiden. Als bijvoorbeeld “Benny’s Ice Cream” als fictieve naam is geregistreerd, kan een vennootschap “Benny’s Ice Cream, Incorporated” registreren omdat de namen niet van elkaar hoeven te kunnen worden onderscheiden.

Namen van algemene vennootschappen
Algemene vennootschappen hebben de mogelijkheid hun firmanaam te deponeren als (1) een handelsnaam, (2) een fictieve naam of (3) zij kunnen de naam deponeren op de verklaring van bevoegdheid van het partnerschap, in welk geval de naam wordt behandeld als een fictieve naam. Als een vennootschap onder firma een handelsnaam deponeert, moet de naam in de akte te onderscheiden zijn, zoals hierboven beschreven. Als een vennootschap onder firma een fictieve naam deponeert of een “Statement of Partnership Authority” indient, dan wordt de naam behandeld als een fictieve naam, en zoals beschreven in de paragraaf hierboven, hoeft de naam in de registers niet te kunnen worden onderscheiden van een eerder geregistreerde naam.

Wat als mijn bedrijfsnaam niet onderscheidbaar is in de registers?

In het algemeen, als een bedrijfsnaam niet onderscheidbaar is in de registers van andere eerder geregistreerde namen, kan deze niet worden geregistreerd bij de Ohio Secretary of State en moet een nieuwe bedrijfsnaam worden gekozen.

Een conflicterende naam kan alleen worden geregistreerd als toestemming is verkregen van de registrant van de conflicterende naam (namen). Om een conflicterende naam te registreren, moet u het formulier “Toestemming voor gebruik van vergelijkbare naam” indienen bij uw andere documentatie (bijvoorbeeld statuten) om aan te tonen dat toestemming is verkregen van de vorige registrant.

Wat betekent het wanneer een naam in de “Hold” status is?

Onder bepaalde omstandigheden is de Ohio Secretary of State bevoegd om de licentie van een bedrijf te annuleren. Bijvoorbeeld, als een bedrijf er niet in slaagt om de vennootschapsbelasting voor een bepaald jaar te betalen, zal ons kantoor de licentie van het bedrijf annuleren nadat het Ohio Department of Tax ons op de hoogte heeft gesteld van de achterstallige belasting. De staatssecretaris is echter verplicht om de naam van de geannuleerde entiteit gedurende een jaar vanaf de datum van annulering “vast te houden” om de entiteit een kans te geven zich opnieuw te vestigen (d.w.z. de belastingen terug te betalen en weer een goede naam te krijgen) met gebruikmaking van hun bestaande bedrijfsnaam. Nieuwe bedrijfsnamen moeten dus in de registers kunnen worden onderscheiden van eerder geregistreerde bedrijfsnamen die gedurende een jaar in de “hold”-status staan. Als de geannuleerde onderneming zich niet binnen de periode van een jaar opnieuw aanmeldt, komt de naam weer beschikbaar voor registratie.

Er wordt op gewezen dat een geannuleerde onderneming (of andere geannuleerde entiteit) niet bevoegd is om zaken te doen en daarom geen toestemming kan geven voor het gebruik van een conflicterende naam. Als de door u voorgestelde bedrijfsnaam in strijd is met een naam in de “hold”-status, kunt u wellicht beter een andere naam registreren of afwachten of de naam een jaar na de annuleringsdatum beschikbaar komt.

Algemene richtlijnen voor de beschikbaarheid van namen

Hoewel de Ohio Secretary of State in het algemeen bepaalt of een naam in de registers kan worden onderscheiden, geeft de Ohio Revised Code de volgende specifieke regels voor de beschikbaarheid van namen:

• Het gebruik van leestekens, samentrekkingen of afkortingen, onderscheidt de ene naam niet van de andere.
  • “Knight and Day” is niet te onderscheiden van “Knight & Day.”
  • “Hill Supermarket” is niet te onderscheiden van Hill’s Supermarket.”
  • “P.L.A.Y., Inc.” is niet te onderscheiden van “Play, Inc.
  • “Barnstormers” is niet te onderscheiden van “Barn-Stormers.”
  • “Do Not Stop, Inc.” is niet te onderscheiden van “Don’t Stop, Co.”
  • “Mister Coffee, LLC” is niet te onderscheiden van “Mr. Coffee, Ltd.”
• Het gebruik van een lidwoord, zoals The, A, of An, of een voegwoord, zoals And, But, of Or, onderscheidt de ene naam niet van de andere.
  • “The Big Company” is niet te onderscheiden van “A Big Company.”
• Het gebruik van een woord of woorden die het type bedrijfsentiteit aanduiden dat met de naam is verbonden, zoals “Company”, “Corporation”, “LP” of “Limited Liability Company”, maakt de naam niet onderscheidbaar van een andere.
  • “Barnstormers Ltd.” is niet te onderscheiden van “Barnstormers Co.”
  • “Carpet, Inc.” is te onderscheiden van “Carpet Corps, Ltd.
• Het gebruik van een andere tijd of een ander nummer van hetzelfde woord onderscheidt de ene naam niet van de andere.
  • “Hometown Bakery, LLC” is niet te onderscheiden van “Hometown Bakeries, Inc.”

Naast de uitdrukkelijke regels in de Ohio Revised Code past de Ohio Secretary of State de volgende regels toe om te bepalen of een voorgestelde bedrijfsnaam in de registers kan worden onderscheiden:

• Nummers in een naam kunnen worden gebruikt om een naam van een andere te onderscheiden als het nummer in elke naam anders is geformatteerd.
  • “Roman Investments II” is te onderscheiden van “Roman Investments 2” en “Roman Investments Two.”
• De toevoeging van letters aan een naam maakt een naam in het algemeen onderscheidbaar van een andere naam.
  • “A Plumbing” is te onderscheiden van “AA Plumbing”.
  • “ABC” is te onderscheiden van “AABC”, “ABBC”, “ABCC”, “ABCD” en “AABBCC.”

Het omdraaien van woorden maakt een naam wel degelijk te onderscheiden van een andere naam waarin dezelfde woorden in een andere volgorde worden gebruikt.

• “Energy First” is te onderscheiden van “First Energy.”
• Het gebruik van verschillende fonetische spellingen of spellingsvarianten onderscheidt de ene naam van de andere.
  • “Quickie Mart” is te onderscheiden van “Kwikee Mart” of “Kwik-E-Mart.”
  • “Computer Tech” is te onderscheiden van “Computer Tec.”
• Gespelde woorden, al dan niet opzettelijk verkeerd gespeld, zijn niet strijdig met dezelfde, correct gespelde woorden.
  • “800-OPERATOR” is te onderscheiden van “800-OPERATER”.

• Als hetzelfde basiswoord wordt gebruikt, kunnen de namen toch als te onderscheiden worden beschouwd.
  • “Sam’s Cleaners” is te onderscheiden van “Sam’s Cleaning.”
  • “Cleatus the Trucker” is te onderscheiden van “Cleatus’s Trucking.”

Vreemde talen
Namen in vreemde talen zullen niet in strijd zijn met hun Engelse vertaling. Zo betekent “La Fleur” bijvoorbeeld “De Bloem” wanneer het in het Engels wordt vertaald. La Fleur is echter niet in strijd met een eerder geregistreerd bedrijf met de naam “The Flower.”

Onacceptabele woorden
Als een naam godslastering bevat of woorden of zinnen die over het algemeen worden beschouwd als een belediging van een etnische groep, religie, geslacht, of erfelijkheid, dan wordt deze naam als onacceptabel beschouwd.

Overheidsrelaties
De Ohio Revised Code verbiedt de registratie van een naam die ten onrechte of op onjuiste wijze suggereert dat het bedrijf is verbonden aan een overheidsinstantie. Bijvoorbeeld, “I.R.S.” is geen acceptabele naam voor een bedrijf dat niet is gelieerd aan de Internal Revenue Service.

Specifieke regels voor bedrijven
Voor bepaalde soorten bedrijven gelden regels van andere overheidsinstanties of specifieke naamvereisten en/of beperkingen. Hieronder volgt een korte samenvatting van deze eisen.

Banken en trusts
Een bedrijfsnaam mag niet een van de volgende woorden bevatten zonder voorafgaande toestemming van de toezichthouder op financiële instellingen: bank, bankier, bank of trust, of woorden met een soortgelijke betekenis in een andere taal. Dit geldt zelfs voor bedrijven die zich niet bezighouden met bank- of trustactiviteiten. Bijvoorbeeld, de naam West Bank Condominiums voor een condominium ontwikkelingsbedrijf moet worden goedgekeurd door de toezichthouder van financiële instellingen voordat het kan worden geregistreerd bij de staatssecretaris.

Verzekeringsagentschappen
Alle verzekeringsagentschappen, zowel binnenlandse als buitenlandse, moeten worden geregistreerd bij de Ohio secretary of state’s office. Binnenlandse verzekeringsagentschappen moeten zich bij ons kantoor laten registreren voordat zij een verzekeringsvergunning kunnen krijgen van het Ohio Department of Insurance. Buitenlandse verzekeringsagentschappen moeten zich laten registreren bij ons kantoor voordat ze actief mogen zijn in de staat Ohio. Een eenmanszaak die een verzekeringsagentschap exploiteert onder een fictieve (of veronderstelde) naam die niet is of kan worden geregistreerd als een handelsnaam, moet de fictieve/veronderstelde naam registreren bij de staatssecretaris.

Cooperatives
De naam van een coöperatie die is opgericht krachtens hoofdstuk 1729 van de Ohio Revised Code moet het woord of de afkorting bevatten: “cooperative,” “coop,” “co-operative,” “co-op,” “association,” “assn.,” “company,” “co.,” “incorporated,” “inc.,” “corporation,” of “corp.” Bovendien mag geen enkele zakelijke entiteit het woord of de afkorting “coöperatie”, “coop”, “coöperatie” of “co-op” als onderdeel van haar bedrijfsnaam gebruiken, tenzij (1) zij is georganiseerd op grond van hoofdstuk 1729; (2) zij is georganiseerd en op coöperatieve basis werkt op grond van hoofdstuk 1702; (3) zij is georganiseerd en werkt in overeenstemming met de coöperatiewetten van een andere staat, het District Columbia of de Verenigde Staten; of (4) zij een door de staat of federaal gecharterde kredietunie is.

Rechtsberoepsverenigingen
Rechtsberoepsverenigingen of juridische klinieken die een beroepsvennootschap oprichten op grond van hoofdstuk 1785 van de Ohio Revised Code moeten specifieke naamrichtlijnen volgen die zijn uiteengezet in Ohio Supreme Court Rule III. De naam van een juridische beroepsvereniging of een juridische kliniek moet (1) eindigen met “Co., Lpa” of (2) de woorden “A Legal Professional Association” direct onder de naam gebruiken.

Naamreserveringen en -overdrachten
De wet staat een binnenlands of buitenlands bedrijf toe om een bedrijfsnaam te reserveren voordat het bedrijf daadwerkelijk wordt geregistreerd en een vergunning verkrijgt. Het reserveren van een naam voorkomt dat een ander bedrijf dezelfde naam registreert terwijl u beslist of en wanneer u zich registreert voor een bedrijfsvergunning. Een reservering van een naam in binnen- of buitenland is 180 dagen geldig vanaf de datum van indiening.

Een naam kan alleen worden gereserveerd als deze in de registers kan worden onderscheiden van eerder geregistreerde of gereserveerde bedrijfsnamen. Bovendien, als een naam eenmaal is gereserveerd, moeten nieuwe bedrijfsnamen in de registers te onderscheiden zijn van de gereserveerde naam (naast alle eerder geregistreerde bedrijfsnamen zoals reeds besproken).

De registrant van een reservering van een naam kan geen toestemming geven aan een ander bedrijf om een niet-onderscheidbare bedrijfsnaam te registreren. De naamsreservering kan echter wel van de oorspronkelijke registrant op een andere worden overgedragen. Om een reservering van een naam over te dragen van de ene registrant op de andere, gebruikt u het formulier “Bijwerken naamregistratie”.
Wanneer een naam wordt gereserveerd door een advocaat, een advocatenkantoor of een dienstverlenend bedrijf namens een cliënt, hoeft de naam niet te worden overgedragen aan de cliënt voordat de definitieve registratie plaatsvindt.

Handelsnamen
De wet van Ohio verbiedt de registratie van een handelsnaam die “aangeeft of impliceert dat de aanvrager een rechtspersoonlijkheid heeft”, terwijl de aanvrager geen rechtspersoonlijkheid heeft. Zie Ohio Revised Code Section 1329.02. Met andere woorden, een eenmanszaak die het bedrijf “Bob’s Fish Market” exploiteert kan niet de handelsnaam “Bob’s Fish Market, Inc.” registreren omdat het bedrijf geen rechtspersoonlijkheid heeft.
Alle handelsnamen moeten kunnen worden onderscheiden van eerder geregistreerde handelsmerken, dienstmerken en andere handelsnamen.

Merken en dienstmerken
Merken en dienstmerken worden geregistreerd zonder rekening te houden met andere handelsnamen die al in het bestand van de Secretary of State’s office staan. Met andere woorden, zij hoeven in de registers niet te kunnen worden onderscheiden van bestaande handelsnamen.

Accepted Characters
De volgende lijst geeft de aanvaardbare tekens weer voor gebruik in bedrijfsaanvragen.

1. Letters van het Engels/Amerikaanse alfabet
2. Arabische cijfers (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0)
3. Romeinse cijfers (I, II, IV, V, X, C, etc.)
4. Arabische cijfers (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0)
5. Romeinse cijfers (I, II, IV, V, X, C, etc.)
6. Symbolen (!, @, #, $, %, &, *, (,), -, +, =, “, ‘)