Het plannen van een workshop

Iedereen die ooit een workshop heeft gepland, zal je vertellen dat het een hele klus is. En een goede workshop plannen? Nou, dat vergt organisatie, focus en een hoop creativiteit. Dus hoe bereid je je voor op een workshop die niet alleen relevant en productief is, maar ook memorabel?

Sommige mensen haten het om naar workshops te gaan. Als ze verkeerd worden gedaan, kunnen ze een enorme verspilling van tijd en geld zijn. Maar als ze goed worden gepland, kunnen ze ongelooflijk waardevol zijn voor alle betrokkenen. Workshops zijn geweldig om te brainstormen, interactief te leren, relaties op te bouwen en problemen op te lossen. Daarom is planning vooraf van cruciaal belang.

Vóór de workshop

Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat uw workshop voor iedereen een waardevolle ervaring wordt:

Define the Goals

Elke workshop moet een doel hebben. Wilt u de aanwervingsprocedures van uw bedrijf verbeteren? Wilt u managers leren hoe ze beter kunnen organiseren? Moet er aan teambuilding worden gedaan met een nieuw samengesteld team?

Veel workshops zijn tijdverspilling omdat er geen duidelijk doel in het middelpunt van de discussie staat. Zonder dit duidelijke doel heeft het eigenlijk geen zin om mensen bij elkaar te brengen.

Bepaal wie er komt

Weten wie er komt heeft direct te maken met je doel. Als het doel van je workshop bijvoorbeeld is om een gedetailleerde oplossing voor een probleem te ontwikkelen, dan wil je waarschijnlijk 10 of minder belangrijke deelnemers. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Maar als u met 50 mensen bent, zult u misschien een locatie buiten moeten zoeken die groot genoeg is.

Denk bij het kiezen van de locatie aan de logistiek en praktische details van uw workshop. Zal iedereen uw visuele hulpmiddelen kunnen zien? Als u een bepaalde technologie nodig hebt, zoals teleconferencing, kan dat dan op de locatie? Zijn er geschikte faciliteiten voor pauzesessies? Zal iedereen de locatie kunnen bereiken? Moet u accommodatie regelen voor mensen die van ver komen? En welke cateringfaciliteiten biedt de locatie?

Ontwikkel een agenda

Nu u weet wat uw hoofddoel is en wie de deelnemers zullen zijn, kunt u beginnen met het maken van een overzicht van hoe u het doel van de workshop zult bereiken.

• Hoofdpunten – Maak een lijst van hoofdpunten die u wilt bespreken, en splits vervolgens elk groter punt op in details die u aan uw publiek wilt overbrengen.
• Visuele hulpmiddelen – Maak een lijst van de eventuele visuele hulpmiddelen die u voor elk punt zult gebruiken. Als u technische ondersteuning nodig hebt, helpt dit de mensen die deze moeten leveren om te bepalen waar ze hun inspanningen op moeten richten.
• Discussies en activiteiten – Neem de tijd om precies op te sommen welke groepsdiscussies en activiteiten u op welk moment in de workshop zult hebben. Hoeveel tijd trekt u uit voor elke oefening? Zorg ervoor dat de activiteiten zijn afgestemd op de grootte van de groep en dat de locatie over de nodige middelen beschikt (bijvoorbeeld seminarruimten) om de sessies te laten plaatsvinden.

Houd in gedachten dat hoe gedetailleerder je plan is, hoe beter je ervoor kunt zorgen dat je workshop volgens schema verloopt – en succesvol is.

Ontwikkel een follow-up plan

De enige manier om erachter te komen of je workshop een succes was, is door een effectief follow-up plan te hebben. Maak een vragenlijst om aan het einde van het evenement aan alle deelnemers te geven, en geef ze genoeg mogelijkheden om hun mening te geven over hoe goed het is gegaan. Hoewel dit een beetje eng kan zijn, is het de enige manier om te leren – en te verbeteren – voor de volgende keer.

Het is ook belangrijk om een plan te hebben om de beslissingen die tijdens de workshop zijn genomen te communiceren. Stuur je een massamail naar iedereen met de details? Zet u het op het intranet van uw bedrijf? Mensen moeten weten dat hun harde werk daadwerkelijk heeft geleid tot een beslissing of actie, dus houd ze op de hoogte van wat er na de workshop gebeurt.

Tijdens de workshop – mensen betrekken

Als je eenmaal een goed plan hebt, bedenk dan hoe je het evenement spannend kunt maken. Je weet welke onderwerpen je wilt behandelen, maar hoe maak je de informatie leuk en gedenkwaardig voor je team?

Iedereen erbij betrekken is de sleutel tot een succesvolle workshop. Als u drie uur lang staat te praten, geeft u alleen maar een lezing – en geen workshop. Iedereen moet meedoen.

Het maken van groepsoefeningen is voor elke workshop anders. Houd deze tips in gedachten:

• Veel mensen zijn nerveus om in het openbaar te spreken, of in een onbekende groep. Als u groepsoefeningen plant, houd de grootte van elke groep dan klein, zodat mensen zich meer op hun gemak voelen bij het praten en de interactie.
• Meng verschillende soorten mensen in elke groep. Bijvoorbeeld, als verschillende afdelingen deelnemen aan uw workshop, zet dan geen leden van dezelfde afdeling in hun eigen groep. Door mensen aan te moedigen om met andere afdelingen om te gaan, kunnen ze leren om dingen vanuit verschillende perspectieven te bekijken.
• Bepaal hoe je de ideeën van elke groep gaat vastleggen. Schreeuwen de deelnemers ze uit terwijl u ze opschrijft? Of schrijven ze hun eigen ideeën op en geven ze die dan aan jou? Dit is een klein, maar belangrijk detail dat vaak over het hoofd wordt gezien.
• Als je vijf of minder groepen hebt, besteed er dan tijd aan om het hele team de ideeën van elke kleinere groep te laten evalueren. Dit is een geweldige manier om de lijst met ideeën in te korten en de goede ideeën te laten schitteren.

Bedenk dat je zoveel mogelijk tijd moet besteden aan het maken van leuke en interessante groepsoefeningen. Hierdoor blijft iedereen geïnteresseerd en meedoen.

Overal Workshop Tips

Hier volgen nog enkele ideeën voor het leiden van een succesvolle workshop:

• Als je de bijeenkomst plant, wil je deze misschien ook faciliteren. Leer hoe u dit effectief kunt doen in De rol van een facilitator.
• Zorg ervoor dat u het doel van uw vergadering of sessie vaststelt. Lees ons artikel, Effectieve vergaderingen leiden, voor meer informatie hierover.
• Begin de vergadering met een paar ijsbrekers om iedereen ontspannen en op zijn gemak te stellen.
• Als het doel van je workshop is om een moeilijk of gevoelig onderwerp aan te snijden, is het vooral belangrijk om de groep op zijn gemak te stellen voordat je begint. Een manier is om een verhaal te vertellen dat losjes gerelateerd is aan het onderwerp voordat je begint met het bespreken van de moeilijke kwestie.
• Soms hoeft niet iedereen de hele workshop te blijven. De CEO kan bijvoorbeeld te druk zijn om de hele sessie bij te wonen. Bepaal welke delen uw drukste deelnemers moeten bijwonen, en stel van tevoren voor wanneer ze zouden willen aankomen en vertrekken. Zij zullen uw aandacht op prijs stellen.
• Waar mogelijk, vermijd het houden van uw workshop na de lunch, tussen 2:00 en 3:00 in de middag. Voor veel mensen is dit hun traagste, meest onproductieve moment van de dag. Uw groep zal waarschijnlijk energieker zijn als u het evenement in de ochtend of late namiddag plant. (Als je de workshop in de vroege namiddag moet houden, zorg er dan voor dat er voldoende sterke koffie beschikbaar is!)
• Als het uiteindelijke doel van je workshop is om ergens een beslissing over te nemen, geldt dat hoe meer mensen de workshop bijwonen, hoe minder waarschijnlijk het is dat je tot een beslissing komt. Probeer hier het aantal aanwezigen tot een minimum te beperken (bijvoorbeeld door na afloop minuten uit te delen aan mensen die alleen geïnteresseerd zijn). Het is ook belangrijk om vertrouwd te raken met de verschillende strategieën voor teambesluitvorming. Zie ons artikel over het organiseren van teambesluitvorming voor meer informatie.