Als je een carrière in verzekeringen begint, is het van cruciaal belang dat je vertrouwd raakt met de toepassingen die in het Agency Management System (AMS) worden gebruikt. Lees verder voor meer details over de toepassingen die je elke dag zult gebruiken om klantinformatie te beheren.
Wat zijn Acord Formulieren?
ACORD formulieren zijn universeel erkende documenten die informatie bevatten die de meeste, zo niet alle, verzekeringsmaatschappijen nodig hebben om te worden ingevuld om een offerte terug te geven aan het agentschap. Er zijn verschillende Acord formulieren en elk dient een doel specifiek voor het type van de dekking die het vertegenwoordigt. Van alle formulieren, echter, de eerste die je zult zien is de Acord 125.
Wat is een Acord 125 formulier?
Het Acord 125-formulier is beter bekend als de Commercial Insurance Application. Deze aanvraag wordt gebruikt om algemene klantinformatie vast te leggen, zoals de vestigingsplaats van het bedrijf en de contactgegevens, een beschrijving van het bedrijf, eerdere verzekeringen en het schadeverleden.
Je kijkt hier misschien naar en vraagt je af of je moet weten hoe je akkoord 125 moet invullen? Het antwoord is: ja! Deze aanvraag wordt gebruikt op bijna elke commerciële verzekeringspolis, dus het is belangrijk dat u begrijpt hoe u een Acord 125 moet invullen.
Laten we eens kijken naar een paar belangrijke punten in het formulier waar u aandacht aan zult willen besteden bij het invullen van de Acord 125:
Pagina 1 bevat de basisgegevens die het bedrijf nodig heeft om met het acceptatie- of beoordelingsproces te beginnen.
Het allereerste begin van het formulier vraagt om de gegevens van het agentschap. Het Agency Management System zal deze informatie waarschijnlijk voor u invullen, maar als u het formulier buiten een AMS invult, moet u de vereiste gegevens handmatig invoeren.
Aan de rechterkant van dit gedeelte vindt u ook een vakje voor de Status van Transactie. Als u deze aanvraag voorbereidt om samen met anderen bij de vervoerders te worden ingediend, zult u “offerte” willen selecteren.
Het volgende gedeelte dat u wilt bekijken is het gedeelte over de bedrijfsonderdelen van het formulier. Neem even de tijd om de vermelde polisopties te bekijken en vink alles aan wat van toepassing is voor de verzekerde.
Doorgaan naar de Policy Information, moet u de ingangs- en vervaldatum (wanneer begint en eindigt de polis), het factureringsplan (of de premie aan de verzekerde of aan het agentschap zal worden gefactureerd) en het betalingsplan dat de klant heeft gekozen, aangeven. In deze regel ziet u ook een vakje Audit, dat wordt gebruikt om aan te geven hoe vaak een polis zal worden gecontroleerd. Een jaarlijkse audit is het meest gebruikelijk, dus u kunt hier een “A” invullen.
De volgende stap op het formulier is de Aanvragersinformatie. In dit gedeelte vult u de naam van de verzekerde in, samen met zijn postadres, FEIN (Federal Employer Identification Number) of sofi-nummer (alleen voor particulieren) en het belangrijkste zakelijke telefoonnummer van de verzekerde. U zult ook een vakje willen aankruisen om het bedrijfstype aan te geven.
Als er andere verzekerden op de polis moeten worden vermeld, moet u die informatie ook invullen.
Pagina 2 gaat iets dieper in op de bedrijfsactiviteiten, maar zorg ervoor dat u het gedeelte Contactinformatie bovenaan de pagina invult voordat u verdergaat. U zult er zeker van willen zijn dat u
het type contactpersoon, de naam van de contactpersoon en het telefoonnummer vermeldt.
Het volgende onderdeel op pagina 2 is de Informatie over de vestigingsplaats. Hier vult u het locatie- en gebouwnummer in (beginnend met #1), het adres van de locatie en het gebouw, alsmede andere details die aangeven of de locatie binnen of buiten de stadsgrenzen ligt, of de verzekerde eigenaar of huurder van de locatie is en het aantal werknemers. De overige rijen in dit deel bevatten gegevens over de inkomsten en het aantal vierkante meters, waaronder de jaarlijkse inkomsten, het aantal vierkante meters voor de in gebruik zijnde ruimte, de voor het publiek toegankelijke ruimte en de totale oppervlakte van het gebouw, alsmede de bevestiging of een deel van het gebouw al dan niet aan anderen wordt verhuurd. Dit alles wordt gebruikt om de verzekeringspremie te bepalen.
Als u de Premise Information hebt ingevuld, moet u de gegevens over de aard van het bedrijf invoeren. In het eerste deel van dit gedeelte moet u een vakje aankruisen naast de categorie die overeenkomt met het bedrijfstype van de verzekerde. In het gebied daaronder moet u een beschrijving geven van de activiteiten van de verzekerde.
Als u pagina 2 doorloopt, komt u bij het gedeelte Bijkomend belang. Hier vult u de gegevens in van alle partijen die een belang hebben in het bedrijf van de verzekerde. Vink het vakje aan dat van toepassing is en voer de naam en het adres van het bijkomend belang in.
Pagina 3 wordt hoofdzakelijk gebruikt om algemene informatie te verzamelen. Op deze pagina staat een reeks van 15 vragen die u moet invullen door in de rechterkolom “ja” of “nee” aan te geven. Sommige vragen vereisen extra details voor “ja”-antwoorden, dus zorg ervoor dat u alle nodige informatie invult
Onderaan deze pagina komt u bij de Prior Carrier Information. In dit gedeelte moet u de gegevens van de vorige dekking invoeren, waaronder het jaar, de naam van de vervoerder, het polisnummer, de premiegeschiedenis voor de van toepassing zijnde dekkingslijnen en de ingangs- en vervaldatum van de polis.
Deze Prior Carrier Information wordt vervolgd op pagina 4, waar u ruimte hebt voor aanvullende informatie over de vervoerder. Als u verder gaat op pagina 4 komt u bij de sectie Verliesgeschiedenis. Hier moet u “nee” aanvinken als de verzekerde geen claims heeft gehad in eerdere polisperiodes OF de gevraagde schadegegevens invullen.
Aan het einde van pagina 4 is ruimte voor handtekeningen van de Producent en de Verzekerde. Deze zullen niet nodig zijn tijdens het offerteproces, maar zullen moeten worden verkregen wanneer de polis wordt gebonden.
Andere belangrijke opmerkingen:
Een Acord 125 invulbaar formulier (evenals andere Acord formulieren zoals de Acord 130) zou beschikbaar moeten zijn in uw Agency Management Systeem. U kunt het formulier invullen en vervolgens een Acord 125 PDF naar de klant sturen om te bekijken en te ondertekenen.
Een aantal van de ingevulde gegevens zal vooraf in uw AMS worden ingevuld. Dit bespaart u tijd bij het invullen van het Acord 125-formulier.