Hoe krijg ik IATA-accreditatie voor een reisbedrijf: Opties en te nemen stappen

Leestijd: 10 minuten

Iedere branche heeft zijn eigen toezichthouder – een autoriteit die normen stelt en de samenwerking binnen de branche verbetert. De luchtvaartindustrie is geen uitzondering.

IATA staat voor International Air Transport Association. Haar belangrijkste doel is het reguleren van distributiegerelateerde activiteiten voor luchtvaartmaatschappijen en de commerciële luchtvaart. Deze activiteiten omvatten tariefberekeningen, toewijzing van inkomsten en bagageregels.

Maar hoe zijn IATA en reisbureaus met elkaar verbonden? Waarom moeten reisorganisaties die vliegtickets uitgeven, IATA-geaccrediteerd zijn? Wat zijn de mogelijkheden voor bedrijven van verschillende grootte en hoe wordt IATA-accreditatie bereikt? Laten we de mogelijkheden eens bekijken.

IATA en reisbureaus

De IATA bepaalt tegenwoordig wie vliegreizen mag distribueren en hoe ze dat moeten doen. Zij houdt toezicht op reisondernemingen door normen voor te stellen. Zo worden de IATA-codes overal gebruikt waar reizen en luchtvaart elkaar kruisen. Denk maar aan codes voor reserveringen, ticketuitgifte, planning en documentatie; een prefixcode om passagiers en vracht te classificeren; een code voor de afgifte van bagagelabels om de bagageafhandeling te vereenvoudigen; en een locatiecode om de pakketafhandeling te vergemakkelijken. Deze codes zijn zelfs relevant voor luchtvaartmaatschappijen die geen overeenkomst met de IATA hebben gesloten.

Toen in de jaren twintig van de vorige eeuw de reisbureaus als paddestoelen uit de grond schoten en begonnen met de distributie van vliegtickets, fungeerden zij als clearinghouses of tussenpersoon tussen reizigers en luchtvaartmaatschappijen. Naast het verspreiden van de vouchers, waren de reisbureaus verantwoordelijk voor een soepel verloop van de geldtransacties. Toen in 1945 de IATA opkwam, nam zij deze processen over en werd een bemiddelaar tussen reisbureaus en luchtvaartmaatschappijen.

Zo kwam de IATA-accreditatie tot stand. Zij bestaat om luchtvaartmaatschappijen te beschermen en de inkomstenstroom te controleren. Om toegang te krijgen tot de voorraden van luchtvaartmaatschappijen, moet een reisbureau dus door de IATA worden geverifieerd. In dit geval hoeft een luchtvaartmaatschappij een agentschap niet telkens opnieuw te controleren wanneer een agent verbinding maakt met het boekingssysteem van de luchtvaartmaatschappij. Als een agentschap door IATA is geaccrediteerd, is het een betrouwbare partner.

Daarbovenop verwerkt IATA alle verkooprapporten tussen een luchtvaartmaatschappij en een agentschap via haar Bill and Settlement Plan (BSP) – een systeem dat is opgezet om de verkoop-, rapportage- en overdrachtsoperaties voor IATA-geaccrediteerde agenten te stroomlijnen.

Als je een diepere duik wilt nemen in de geschiedenis van IATA en hoe het vandaag de dag werkt, bekijk dan onze video.

Wat IATA reisorganisaties kan bieden

Dit gezegd hebbende, laten we de belangrijkste voordelen van IATA voor haar geaccrediteerde agenten eens op een rijtje zetten.

Vliegtickets

Door IATA-gecertificeerd te zijn, kunnen reisorganisaties vliegtickets uitgeven namens luchtvaartmaatschappijen, wat de betrouwbaarheid vanuit het oogpunt van de klant vergroot. Dit is het belangrijkste voordeel dat andere tussenpersonen overbodig maakt, boekingsprocessen vereenvoudigt en de kosten voor zowel agenten als luchtvaartmaatschappijen verlaagt.

Industrie-erkenning

IATA-gecertificeerde agenten moeten zich houden aan de ethische codes van de industrie en voldoen aan de algemene procedurenormen van de industrie. Werken als IATA-agent betekent ook dat het IATA-logo en de IATA-branding op de gebouwen en websites van de reisagenten worden aangebracht. Al deze factoren samen versterken het publieke imago van reisorganisaties en geven ze een hoge betrouwbaarheidsscore.

Credibility

Zoals gezegd controleert IATA grondig de bedrijfsactiviteiten, de inkomsten en de jaarlijkse klantenstroom van een reisorganisatie. Eenmaal in het bezit van dat goedkeuringsstempel, wordt een bedrijf niet langer onderzocht door een luchtvaartmaatschappij of een leverancier van een hotelketen. Leveranciers en agenten kunnen dus rechtstreeks met elkaar communiceren. Dit vereenvoudigt de procedures voor boeking, bevestiging en betaling aanzienlijk en elimineert extra inspanningen voor beide partijen.

Toegang tot financiële controle

De toegang tot bijna 300 luchtvaartmaatschappijen opent een toegangspoort tot een breed scala aan opties om uit te kiezen. Het Bill and Settlement Plan stelt agenten in staat om de verdeling van de vluchten in real-time te zien. Bovendien kan elke IATA-geaccrediteerde agent, met een korting op elk verkocht ticket, zijn eigen markup hanteren, een redelijke commissie verdienen of tickets tegen speciale voorwaarden verkopen, waardoor hij nog meer klanten aantrekt.

Nu gaan we kijken welke accreditatie-opties er beschikbaar zijn voor reisbureaus van verschillende soorten en maten, en zelfs voor zelfstandige agenten.

De tabel toont de accreditatiemogelijkheden voor reisbureaus en zelfstandige agenten

Volledige IATA-accreditatie

Het volledige IATA-accreditatiepakket is voor reisbedrijven over de hele wereld die de uitgifte van vliegtickets namens leveranciers ondersteunen. Bovendien introduceert het IATA-agentnummer het reisbedrijf bij andere IATA-luchtvaartmaatschappijen met een enkele verkoopagentschapsovereenkomst en biedt het toegang tot het Billing and Settlement Plan (BSP) van de IATA. BSP is een interface voor facturering en betaling tussen de agent, luchtvaartmaatschappijen en transportleveranciers.

De volledige accreditatie betekent ook dat de agent standaard ethiek en gedragscodes volgt.

Om het te krijgen, moet je een stapel documenten indienen en door een paar hoepels springen. Laten we eens een kijkje nemen.

1. Leer de basisbeginselen kennen. Lees het Handboek voor reisagenten door. Dit is een doordachte gids voor IATA-leden en sollicitanten. U vindt er de algemene normen, regels en voorschriften die wereldwijd van toepassing zijn. Bestudeer ook de lokale criteria die op elk land afzonderlijk zijn afgestemd.

Om een IATA-nummer aan te vragen, stelt u de volgende documenten in de volgende volgorde op:

1. Bewijs van algemene bedrijfsactiviteiten. Als u een exploitant van een bijkantoor bent, moeten de documenten uren van speciale diensten of een kopie van de overeenkomst om als zodanig dienst te doen bevatten. U kunt bijvoorbeeld gegevens over het aanbieden van een bepaald soort tour bijvoegen. Hetzelfde werkt voor solo operators.
2. Bewijs van uw kwalificaties. Ongeacht of u meerdere agenten hebt of een solo-operator bent, moet u een bedrijfsvergunning of kopieën van eventuele certificeringen, zoals agenttrainingen, indienen. Hier moet u aangeven dat uw agenten voldoen aan de professionele criteria, volgens de lokale bedrijfsnormen.
3. Bevestiging van eerdere ervaring als reisagent. Als u eerder hebt samengewerkt met een IATA-geaccrediteerde agent of luchtvaartmaatschappij, voeg dit verslag dan toe aan uw documenten. Indien mogelijk, voeg een aanbevelingsbrief van dat bedrijf of documentatie van de werkgelegenheid bij. Documenten die wijzen op een basiskennis van luchtvaartmaatschappij en ticketing operaties kunnen ook worden bijgevoegd.
4. Bewijs van financiële levensvatbaarheid. Voeg kopieën bij van alle banktransacties in verband met de reisonderneming van het afgelopen jaar. Voeg lening- of verzekeringsdocumentatie bij als u die heeft. Al deze gegevens moeten in chronologische volgorde worden geplaatst. Gedetailleerde bankrekeninggegevens met stortingen en opnames voor het voorgaande fiscale jaar zijn ook vereist.

Let erop dat alle documenten moeten voldoen aan de lokale criteria voor uw land zoals vermeld in het TAH (Travel Agent’s Handbook).

1. Wees bereid om een obligatie te verkrijgen. Als uit uw boekhouding blijkt dat uw huidige activa lager zijn dan uw passiva, kan van u worden verlangd dat u een minimumobligatie van $ 50.000 verkrijgt om uw financiële geloofwaardigheid te verzekeren.
2. Registreer u bij de Customer Support Portal. Gebruik de registratiepagina en ga verder met het registratieproces. U moet de persoonlijke contactgegevens indienen en een wachtwoord instellen.
3. Download het aanvraagpakket. Het accreditatiepakket bevat stapsgewijze instructies over de aanvraag, de benodigde documenten en brieven.
4. Dien het IATA-aanvraagformulier in. Vul de aanvraag in en dien deze samen met de documenten in via het klantenportaal. Voeg de aanbevelingsbrieven bij, volgens de instructies op het formulier.
5. Betaal de registratiekosten en wacht af. Zodra de aanvraag door IATA is ontvangen en verwerkt, zal IATA contact met u opnemen voor de volgende stappen en de registratiekosten bevestigen. Gewoonlijk duurt de bedenktijd 2 weken. Voor zelfstandige agenten is de vergoeding 165 dollar, terwijl volledige of zakelijke reisbureaus regelmatig 360 dollar moeten betalen.

Travel industry designator services (TIDS) – boeken zonder vliegtickets

Deze optie wordt voorgesteld aan reisverkooptussenpersonen zoals reis-vergaderplanners of reisbureaus die niet van plan zijn om vliegtickets te kopen. Travel Industry Designator Service (TIDS) is een individuele code waarmee reserveringen kunnen worden herkend door luchtvaartmaatschappijen, cruisemaatschappijen, hotelketens, autoverhuurbedrijven, spoorwegmaatschappijen, en andere reisaanbieders. Hoewel TIDS niet de mogelijkheid biedt om tickets te kopen, biedt het toch toegang tot leveranciers onder luchtvaartmaatschappijen, spoorwegmaatschappijen, cruisemaatschappijen, autoverhuurbedrijven, hotelketens en themaparken. Ook versnelt het de verwerking van reserveringen en maakt het uw reisbedrijf zichtbaar via toevoeging aan alle IATA Global Data Products.

Het apparaat voor TIDS vereist ook een reeks documenten en een aantal stappen.

1. Bereid een door de overheid afgegeven vergunning voor reisagenten voor (indien van toepassing) of een kopie van een bedrijfsregistratie.
2. Lever bewijs van een bankrekening op naam van het bedrijf.
3. Presenteer een bewijs van lidmaatschap van de National Travel Agent Association als u dat al hebt.
4. Als u geen lid bent van de National Travel Agent Association, overlegt u een van de volgende aanbevelingsbrieven:

• een aanbevelingsbrief van een IATA Airline of Global Distribution System (GDS) of
• twee aanbevelingsbrieven van leveranciers van de reis- en toerisme-industrie, zoals hotelketens, autoverhuurbedrijven of andere vertegenwoordigers van de entertainmentindustrie.

De brieven moeten worden verstrekt op het briefhoofd van de aanbevelende partij. Raadpleeg zo nodig een voorbeeld van een aanbevelingsbrief. Om te controleren of u alles hebt wat nodig is, kunt u de vereisten voor de aanvraag raadplegen.

5. Registreer u op het klantenserviceportaal. Gebruik de registratiepagina om uw persoonlijke contactgegevens in te voeren en een wachtwoord in te stellen.

6. Dien het TIDS-aanvraagformulier in. Vul het TIDS-aanvraagformulier in en dien het samen met de documenten, waaronder de aanbevelingsbrieven, via het klantenportaal in volgens de instructies op het formulier.

7. Betaal registratiekosten en wacht af. Wanneer u uw TIDS-aanvraag hebt ingediend en de registratiekosten hebt betaald volgens de instructies in het TIDS-aanvraagformulier, wordt uw TIDS-code binnen een paar weken na aanvaarding van de betaling opgesteld.

IATAN – volledig pakket alleen voor in de VS gevestigde reisondernemingen

IATAN staat voor International Airlines Travel Agent Network. In principe is het identiek aan wat IATA biedt, maar het wordt alleen gebruikt voor in de VS gevestigde reisorganisaties. Het stelt elke reisorganisatie of vertegenwoordiger in staat vliegtickets uit te geven. Het verschil is alleen dat het reisbureau in de VS gevestigd moet zijn en dat er een aantal vooraf gedefinieerde documenten moeten zijn. IATAN werkt voor elk reisbedrijf in de VS met meer dan 2 jaar ervaring.

Om een IATAN-nummer aan te vragen, controleert u de volgende documenten en procedures:

1. Zorg voor ARC (Airline Reporting Corporation)-goedkeuring. In de VS worden alle betalingstransacties van ticketing via ARC verwerkt. In principe is de functie vergelijkbaar met die van IATA’s BSP.
2. Zorg voor bewijs van een Current Business License. Het moet de wettelijke naam van de entiteit tonen en zeggen dat het bedrijf “actief” of “in goede staat” is bij de staat, het graafschap of de stad.
3. Dien een bewijs van eigendom en de rechtsvorm van de zakelijke onderneming in. Houd er rekening mee dat verschillende vormen van eigendom verschillende zakelijke licenties en overeenkomsten vereisen. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u de Accreditation Kit.
4. Voeg bewijs bij van Seller of Travel Registration voor staten Californië, Florida, Hawaï, Iowa, en Washington.
5. Lever bewijs van twee jaar ervaring voor QMP/QTA (Managerial Qualifier en Ticketing Qualifier). Hier is het gedocumenteerde bewijs van uw ervaring met reisactiviteiten vereist. Dit kunnen aanbevelingsbrieven zijn van uw vorige werkgevers of partners, leveranciers uit de reisindustrie, of certificeringen die aangeven dat u een expert bent in de reisindustrie.

Voor een volledige lijst van geldige documenten en certificeringen, verwijzen wij u naar de Vereisten Sectie van de Accreditatie Kit.

6. Download de Applicatie Kit. Bezoek de IATAN Accreditatie Pagina en download een pakket met documenten die u dient in te vullen en te versturen.

7. Verstuur de documenten. Zodra u alle documenten hebt ingevuld en notarieel hebt bekrachtigd en toegevoegd aan de bewijzen van bedrijfsactiviteiten, dient u alle documenten rechtstreeks in bij IATAN per e-mail.

8. Betaal de registratiekosten online en wacht. Zodra alle aanvraagdocumenten zijn ontvangen en verwerkt door IATAN, krijgt u instructies over de registratiekosten per e-mail. De gemiddelde periode van aanvraag overweging is 30 dagen.

IATAN Non-ticketing accreditatie

IATAN non-ticketing is de meest geschikte optie voor elke in de VS gevestigde reisbureau met inbegrip van thuisbasis, storefront, vergadering-planner entiteit, of corporate travel afdeling. Het vereist meer dan twee jaar ervaring in de industrie. In principe zijn de mogelijkheden vergelijkbaar met wat TIDS biedt, wat betekent dat u geen tickets kunt uitgeven namens een luchtvaartmaatschappij, maar wel toegang krijgt tot hun inventaris.

Om een IATAN-accreditatie voor non-ticketing te krijgen, moet het reisbureau de volgende documenten opstellen.

1. Toon uw financiële benchmarks aan. Hier varieert de documentenset naargelang het type en de grootte van het bedrijf: voor thuis- en nieuwe bedrijven, voor reisorganisaties of meetingplanners, en voor reisafdelingen van bedrijven. Deze kunnen bestaan uit een financieel overzicht of uitgavenrapport van het bedrijf, de inkomstenbelastingaangifte van het voorgaande jaar (voor langlopende bedrijven), verkooprapporten van leveranciers in de reisindustrie, of brieven van leveranciers in de reisindustrie waarin de omvang van de verkoop wordt aangegeven.

De meest volledige informatie is beschikbaar in de Application Kit in de betreffende sectie Non-ticketing.

2. Dien een bewijs in van een Errors and Omissions- of beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Voeg een kopie bij van een geldige verzekeringspolis of een verklaring van afstand van aansprakelijkheid voor fouten en omissies met bewijs van twee jaar ervaring voor de eigenaar of de wettelijke vertegenwoordiger.

Als u klaar bent, volgt u de stappen die worden genoemd in de IATAN volledige accreditatie sectie die we hierboven hebben beschreven. Voor meer informatie kunt u terecht bij de Accreditation Kit of de IATAN FAQ-sectie.

IATA accreditatie uitdagingen om op te letten

Net als bij veel andere industriële regelgeving, heeft IATA zijn eigen nadelen om op te letten.

Tijd- en middelenrovend

Aanvragen, documenten verzamelen, en wachten op goedkeuring neemt meestal maanden in beslag. En het vereist een hoop papierwerk. Naast het invullen van de aanvraagkit moet een reisbureau of een individuele agent meestal ook bedrijfsvergunningen, verzekeringsdossiers, belastingformulieren, bankafschriften en zelfs foto’s van de locatie verzamelen. Daarnaast moet een reisagent of eigenaar zijn jaarlijkse en maandelijkse inkomsten controleren om te voldoen aan de financiële normen van de IATA. En dan moet je gebonden zijn voor een minimum van $50.000 (voor 2 jaar of minder activiteit) of een geldbedrag berekend om het Risico Bedrag te dekken zoals vermeld in de TAH. Er zijn extra obstakels om door IATA geaccrediteerd te worden.

Eist jaarlijkse beoordelingen

Zelfs nadat een agent of een agentschap is geaccrediteerd, houdt de IATA-verificatie niet op. IATA voert namelijk tussentijdse jaarlijkse financiële reviews uit. Dit betekent dat alle agenten hun gecontroleerde rekeningen uiterlijk 4 maanden na het einde van elk boekjaar, of zoals de wetgeving vereist, tijdens de eerste twee jaar van accreditatie moeten indienen om te worden beoordeeld op basis van financiële criteria. Overigens heeft de IATA ook voor elk land lokale evaluatiecriteria uitgewerkt. Alle agenten moeten tijdens de eerste twee jaar als agent een document inzake financiële zekerheid voorleggen. Dit moet voldoen aan punt 4 van Resolutie 800f. Als IATA tijdens de financiële evaluatie financiële instabiliteit constateert, wordt een proefperiode gestart om de financiële en zakelijke levensvatbaarheid aan te tonen.

Geen garantie voor omzetstijging

Alles gezegd en gedaan, IATA-geaccrediteerd zijn garandeert geen torenhoge omzet- en omzetgroei. Hoewel het u de vrijheid geeft om te spelen met uw marge, zijn de inkomsten niet direct afhankelijk van uw accreditatie. Helaas kunnen alle financiële eisen en aanvraag-gerelateerde kosten uw inkomsten overstijgen.

Als geen IATA Accreditatie, wat dan wel?

Zo u ziet, accreditatie door IATA kost veel tijd en moeite en kent vele valkuilen.

Het is een feit dat niet elke reisonderneming de middelen of de wil heeft om zich aan het accreditatieproces te onderwerpen. Dus, hoe kunt u deze procedure vermijden en toch vluchten verkopen? Er zijn verschillende manieren.

Koppelen aan een consolidator

Consolidators zijn derde partij technologie aanbieders die u gedekt hebben. Zij bieden diensten aan op basis van individuele onderhandeling, vaste prijs of via een affiliate programma, en bieden technische integraties op een turn-key basis. Naast IATA-accreditatie omvatten deze gewoonlijk diensten zoals verbindingen met drie belangrijke GDS’en, reis-API’s, afzonderlijke integratie van spoorweg-API’s, en nog veel meer.

Deze optie is gewoonlijk geschikt voor die bureaus die over voldoende middelen beschikken, maar niet de tijd en interesse hebben om diep in accreditatiedetails te duiken.

Kies een hostingbureau

Een hostingbureau is een bloeiend reisbedrijf met stabiele inkomsten en een doorlopende klantenstroom. Doorgaans zijn dit volwassen operators met een wereldwijde dekking.

Door hun gevestigde en langdurige aanwezigheid op de markt, hebben grote reisbureaus alle vereiste accreditaties al verkregen, waaronder IATA, ARC (voor de VS), en CLIA (voor cruises). En kleinere bureaus kunnen het accreditatienummer van het gastagentschap gebruiken.

Bij het delen van het IATA-nummer ondertekenen beide partijen gewoonlijk een contract over onderling overeengekomen voorwaarden. Het splitsen van de commissie uit de ticketverkoop is de meest gangbare praktijk.

Deze mogelijkheid is het meest redelijk voor kleine reisbureaus of zelfstandige agenten die hun pad nog maar net zijn ingeslagen en niet over de capaciteit, ervaring en middelen beschikken om de volledige accreditatieprocedure op zich te nemen.

Overweeg andere niches

Soms is het najagen van grote volumes reisverkopen met vliegtickets niet haalbaar. Als een reisbedrijf nog niet goed gevestigd is, of de markt verzadigd is met aanbiedingen zoals het uwe, denk er dan eens over om u op specifieke segmenten te richten.

U kunt bijvoorbeeld alleen rondreizen naar specifieke bestemmingen verkopen. Of reizen verkopen zonder vliegtickets uit te geven. Hier moet een bedrijfseigenaar zijn markt onderzoeken, een bepaalde niche vinden en verdere marketingactiviteiten grondig plannen. Een doordachte uitvoering moet inkomsten uit verschillende distributiekanalen opleveren.