Hoe leest u een vrachtbrief

Alles wat u moet weten over uw vrachtbrief

Hier vindt u een stap-voor-stap uitleg over uw vrachtbrief, inclusief waarom het belangrijk is, wat het inhoudt en hoe u het op de juiste manier gebruikt om ervoor te zorgen dat uw vracht veilig wordt vervoerd en helemaal tot aan de eindbestemming wordt getraceerd.

Wat is een vrachtbrief?

In het kort is een vrachtbrief (Bill of Lading, BOL) een soort verzendbewijs. Het is een registratie van artikelen die worden verzonden van een leverancier naar een ontvanger via een vrachtvervoerder. Net als elk ander ontvangstbewijs is een BOL belangrijk omdat het helpt ervoor te zorgen dat het aantal en de soorten verzonden artikelen dezelfde zijn als de artikelen die op hun eindbestemming aankomen. Het helpt om te volgen waar een zending zich op een bepaald moment bevindt – vooral als het gaat om LTL-vracht die door meerdere vervoerders wordt afgehandeld – en om te bepalen of er tijdens het vervoer schade is ontstaan door de conditie van de artikelen bij verzending te vergelijken met hoe ze zijn aangekomen.

Een vrachtbrief heeft ook belangrijke eigendomsrechtelijke en financiële implicaties, omdat het niet alleen dient als eigendomsbewijs, maar ook de gegevens bevat die nodig zijn voor een nauwkeurige facturering. De grootte, het gewicht en de dichtheid van de verzonden goederen bepalen hoeveel de zending kost om te vervoeren.

Er zijn eigenlijk een paar verschillende soorten vrachtbrieven, afhankelijk van hoe u uw vracht verzendt. Deze omvatten:

• Rechte vrachtbrief, gebruikt bij het verzenden van items naar een ontvanger die al heeft betaald voor de bestelling.
• “Op bestelling” vrachtbrief, gebruikt om de eigendom van de vracht over te dragen van de verzender naar de ontvanger en meestal verzonden onder de voorwaarden van een letter of credit. Dit zijn ook verhandelbare documenten.
• Air waybill, een niet-verhandelbaar document dat wordt gebruikt om goederen per vliegtuig te verzenden.
• Ocean bill of lading, een verhandelbaar document dat wordt gebruikt om goederen overzee te verzenden.
• Inland vrachtbrief, een document dat wordt gebruikt voor internationale zendingen van vracht via land of spoor.
• Multimodaal vrachtbrief, gebruikt bij verzending via meerdere transportmethodes (bijv,

Wat staat er op een vrachtbrief?

Een vrachtbrief geeft in detail de samenstelling en geschiedenis van een zending weer. Er wordt niet alleen vermeld welke vracht is inbegrepen, maar ook hoe die vracht is verpakt, of er speciale behandelingsprotocollen nodig zijn, of er gevaarlijke materialen bij zijn inbegrepen en andere specifieke informatie die de goederen identificeert en bepaalt hoe ze moeten worden vervoerd.

Naast de speciale instructies en details bevatten de meeste vrachtbrieven de volgende informatie:

• Namen en adressen van zowel de verzender als de ontvanger (in het document vaak aangeduid als de “geadresseerde”)
• Geplande ophaal- en afleverdata
• Inkoopordernummers
• De grootte van de vracht, gewicht, en afmetingen
• Handtekening regels voor alle partijen (verzender, vervoerder, ontvanger)

Lezen van een Bill of Lading

Hoewel de meeste vrachtbrieven dezelfde basisinformatie bevatten, kan elk bedrijf een andere lay-out hebben of prioriteit geven aan verschillende aspecten van de BOL. Als zodanig is het gemakkelijk verward te raken wanneer u een BOL probeert te lezen waarmee u niet vertrouwd bent.

Als voorbeeld om te leren hoe u een vrachtbrief leest, laten we eens kijken naar de BOL van Flock Freight die we genereren nadat onze verzenders een order bij ons hebben geboekt.

Referentie- en offerte-identificatienummers

Op de bovenkant van de BOL ziet u ruimtes voor zowel het referentienummer van de zending als een offerte-identificatienummer. Deze nummers worden gebruikt om uw zending te identificeren en te volgen op weg naar de eindbestemming.

Verzendergedeelte

Dit gedeelte bevat verzender-specifieke informatie, zoals de naam, het adres en de contactgegevens van het bedrijf. U vindt hier ook het inkoopordernummer en de geplande ophaaldatum en -tijd van de vracht.

U ziet hier ook een aantal vrachtcodes. Deze geven eventuele speciale verzend- of behandelingsinstructies aan die de verzender heeft aangegeven bij het offreren van de zending, zoals of de vracht een hefklep nodig heeft, of dat het ophalen binnen moet gebeuren in plaats van buiten op een laadperron.

Consignee Section

Gelijk aan de informatie voor de verzender, bevat de consignee sectie de details voor de plaats waar de vracht op zijn eindbestemming terechtkomt. Dit omvat de naam, het adres en de contactinformatie van de ontvanger, evenals de geplande leveringsdatum en -tijd. Net als bij de speciale afhandelingseisen van de verzender, zijn er ook vrachtcodes voor specifieke acceptatiebehoeften aan de kant van de geadresseerde, zodat zij de zending goed kunnen ontvangen.

Carrier Information

Dit gedeelte beschrijft de vrachtvervoerder die verantwoordelijk is voor het vervoer van uw goederen van u naar de ontvanger. U kunt de naam, het ID van de vervoerder of het identificatienummer van de offerte en andere relevante contactinformatie vermelden.

Vrachtgegevens

In dit gedeelte vindt u de belangrijkste onderdelen van de BOL: de beschrijvingen van de zending. Hier vermeldt u de details van uw zending, die niet alleen bepalen hoe de goederen worden behandeld, maar ook hoeveel uw zending u zal kosten. Deze omvatten:

• Aantal artikelen
• Totaalgewicht van de zending
• Groottematen (lengte, breedte, en hoogte van het item)
• Vrachtklasse
• Speciale behandelingsspecificaties (Hazmat, enz.)

Speciale aandacht voor de vrachtklasse. Als hier fouten worden gemaakt, kan dat talloze kopzorgen veroorzaken, zoals kosten voor reclassering en zelfs weigering van uw zending.

Gedeclareerde waarde

Zoals waarschijnlijk vanzelfsprekend is, vermeldt u hier hoeveel uw vracht in totaal waard is. Dit gedeelte is ongelooflijk belangrijk, vooral als uw zending verloren gaat of beschadigd raakt, omdat het de sleutel is om u te compenseren voor uw verlies.

Prijs en betaling

Niet te verwarren met de waarde van uw vracht, dit gedeelte geeft aan hoeveel uw goederen kosten om te verzenden. Het is het tarief dat u de vervoerder betaalt om uw vracht naar de eindbestemming te vervoeren.

Handtekeningen en data

Alle partijen moeten hun handtekening zetten om hun belang en rol in de zending te bevestigen, en om te bevestigen dat de informatie op de BOL juist is. De BOL bevat ook een controlelijst, zodat voor alle partijen duidelijk is wie de trailer heeft geladen en wie de vracht voor vertrek heeft geteld.

Een waterdichte vrachtbrief maken

Het is belangrijk dat alle informatie op een BOL nauwkeurig is; anders riskeert u verlies van uw goederen, schade door verkeerd gebruik, late leveringen of zelfs vertraging bij de betaling van uw zending.

En als uw zending toch in de ether verloren gaat, dient een nauwkeurige BOL als broodkruimel om u te helpen uw verliezen te compenseren. Als informatie ontbreekt of onjuist is, zult u zich door een bureaucratisch moeras moeten worstelen om schadevergoeding te krijgen.

Gelukkig voor LTL verladers die voor Flock Freight kiezen, is dat nachtmerrie scenario pure fictie. Bij het offreren van uw zending in het Flock platform zorgen wij ervoor dat wij grondige en transparante vragen stellen om er zeker van te zijn dat uw vrachtbrief alle juiste informatie bevat, inclusief de juiste vrachtklasse en toegangscodes zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Het Flock platform creëert automatisch een uitgebreide BOL voor u, inclusief alle noodzakelijke accessorials. Alles wat u hoeft te doen is downloaden en afdrukken!