Ondanks het feit dat e-mail een uitloper is van het schrijven van brieven in het digitale tijdperk, hebben veel mensen het schrijven van brieven niet onder de knie, laat staan het e-mailen. Dat is ook geen probleem, want het verschil tussen een e-mail en een brief is net als het verschil tussen de automatische versnelling van een auto en de handgeschakelde versnelling. Je hoeft niet te leren autorijden met een handgeschakelde versnelling voordat je een auto met automatische versnelling gaat besturen. Maar als je de handmatige versnelling begrijpt, kun je de werking van de automatische versnelling gemakkelijk begrijpen.
Zo ook maakt het begrijpen van het schrijven van brieven professioneel e-mailen zeer gemakkelijk. Daarom kunnen we bij het onderzoek naar het schrijven van ontvangstbevestigingen voor e-mails gebruik maken van de beginselen van het schrijven van brieven.
Zoals u waarschijnlijk weet, zijn de belangrijkste verschillen tussen brieven en e-mails:
1. E-mails hebben geen adressen boven de e-mailtekst nodig. Tips en voorbeelden voor het schrijven en beantwoorden van professionele e-mails vindt u hier.
2. E-mails moeten uitgebreider worden afgetekend dan brieven. Lees hier meer over het afsluiten van e-mails.
3. E-mails zijn korter en eenvoudiger dan brieven. Tips voor het schrijven van effectieve professionele e-mails vindt u hier.
- Tips en voorbeelden voor het schrijven van e-mailbevestigingen
- Tips voor het schrijven van bevestigingse-mails
- Voorbeelden van e-mailbevestigingen
- 1. E-mail ter bevestiging van een zakelijke bestelling
- 2. E-mail ter bevestiging van inschrijving voor een cursus
- 3. Email Acknowging Job Application
- 4. Simple Email Acknowledgement Reply
- Conclusie
Tips en voorbeelden voor het schrijven van e-mailbevestigingen
We worden in het bedrijfsleven vaak geconfronteerd met de noodzaak om verschillende soorten e-mails te bevestigen. Vaak vinden professionals en zakenmensen het nodig om ook verdere informatie toe te voegen aan de bevestigings-e-mails die ze versturen. Bevestigingse-mails spelen dus een belangrijke rol in zakelijke en professionele communicatie.
Tips voor het schrijven van bevestigingse-mails
Hiermee moet je rekening houden bij het schrijven van bevestigingse-mails:
- Probeer afspraken kracht bij te zetten of de voorwaarden van een overeenkomst te herzien als je op het punt staat om tot een overeenkomst te komen.
- Meld klanten en partners dat je hun e-mail hebt gezien, zodat ze verder kunnen met een andere noodzakelijke taak.
- Laat je klant of partner weten of er een wijziging in de afspraak komt, bijvoorbeeld als hun bestelling een paar dagen vertraging oploopt.
Voorbeelden van e-mailbevestigingen
De onderstaande voorbeelden van e-mailbevestigingen zijn bedoeld als leidraad voor het opstellen van e-mailbevestigingen in verschillende situaties.
1. E-mail ter bevestiging van een zakelijke bestelling
Een klant heeft uw product besteld, maar u heeft meer informatie nodig voor verzending of u wilt de klant laten weten wat hij verder moet doen.
De heer Kentura,
Bedankt voor uw bestelling van twee containers nitrocellulose-verdunner. Uw goederen zijn over zeven (7) werkdagen klaar en worden over precies acht (8) werkdagen verzonden.
Voor die tijd willen wij graag weten of u wilt dat wij onze souvenirs voor uw klanten en monsterprodukten van andere eenheden bijsluiten. U kunt de voorbeeldproducten kiezen die u wilt ontvangen uit de catalogus die wij u eerder hebben toegezonden.
Onze gerecyclede nitrocellulose thinner is gemaakt om de beste resultaten te bieden tegen zeer lage kosten. Wij zijn er zeker van dat uw klanten zeer tevreden zullen zijn met dit product.
Wederom bedankt voor uw bestelling. We kijken uit naar uw vaste instructie om onze souvenirs en andere voorbeeldproducten op te nemen.
Eigenlijk,
Ayo Oyedotun
Hoofd Operations
Maraino Porelli Limited
2. E-mail ter bevestiging van inschrijving voor een cursus
Iemand heeft zich ingeschreven voor uw cursus. U wilt de persoon bedanken voor de inschrijving en wat meer details over de cursus toelichten.
De heer Bonen,
Bedankt voor uw recente inschrijving voor onze 2013 Basiscursus Leiderschap. Met deze e-mail bevestigen wij de ontvangst van uw inschrijfgeld en uw bio-gegevens.
De cursus duurt drie (3) weken, van maandag tot en met vrijdag, en begint op 3 juni 2013 in Alpha Cathedral. Elke sessie duurt twee (2) uur, en we zullen slechts drie (3) sessies per dag hebben. Dus, elke inschrijver wordt verwacht om dagelijks om 8:00 A.M. te beginnen voor de drie (3) weken van de training. Bezoek onze website – http://afrimash.com/- voor meer informatie.
We zien er naar uit u te zien bij Alpha Cathedral. Aarzel niet om me te mailen als je vragen hebt.
Beste groeten,
Ayo Oyedotun
Heas, Administration
Anthony Robbins Institute
3. Email Acknowging Job Application
Top organisaties bevestigen meestal de ontvangst van emails van sollicitaties. Dit voorbeeld van een bevestigingsmail is voor managers en human resource personen die de ontvangst van sollicitaties van werkzoekenden willen bevestigen.
De mevrouw Sharon,
Bedankt voor uw sollicitatie naar de functie van marketingmedewerker bij Breinswaitte Resources Limited. Ik zal uw sollicitatie samen met de andere die wij hebben ontvangen in de komende dagen beoordelen. If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.
We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.
Sincerely,
Ayo A. Oyedotun
Head of Human Resource
Factbook Inc.
Here’s a simpler acknowledgement:
Dear Ms. Sharon,
Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).
We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.
Thank you for your interest in BRL.
Best Wishes,
Ayo Oyedotun
Head, Human Capital Development
Breinswaitte Resources Limited
4. Simple Email Acknowledgement Reply
In heel veel situaties wordt u gevraagd de ontvangst te bevestigen van e-mails waar u weinig of geen informatie aan toe te voegen heeft. Meestal wil de afzender alleen maar weten of u de e-mail hebt gezien en verwacht een eenvoudige bevestiging van u.
Dit soort e-mails kan eindigen met: “Bevestig de ontvangst van dit bericht”, “Gelieve de ontvangst van deze e-mail te bevestigen” of “Bevestig de ontvangst van deze e-mail”.
Eenvoudige e-mailbevestiging voor sollicitanten:
De heer Kentura,
Dit is om te bevestigen dat ik deze e-mail heb ontvangen. Ik wil u nogmaals bedanken voor de mogelijkheid die u mij biedt om deel uit te maken van uw zeer gewaardeerde personeelsbestand.
Best regards,
Ayo Oyedotun
Eenvoudige e-mail bevestiging van een zakelijke bestelling
De heer Frank,
Dit is om te bevestigen dat ik uw e-mail heb gezien. Ik zie uit naar de ontvangst van mijn zending volgende week zoals u heeft beloofd.
Regards,
Ayo Oyedotun
Assistant, Business Development
Marygold Inc.
Conclusie
Of u nu een e-mail ter bevestiging stuurt, onthoud alle regels voor het schrijven van e-mail antwoorden. Controleer uw CC en pas zo nodig het onderwerp van uw e-mail aan voordat u op verzenden drukt. Controleer ook de afsluiting en ondertekening van je e-mail om onnodige fouten te voorkomen.