Er is niemand die op zoek is naar een baan die niet een vacature heeft bekeken, denkt dat hij bij je past en solliciteert naar de openstaande vacature. Je hebt telefonische interviews, ontmoet elkaar misschien persoonlijk en komt misschien zelfs nog een keer terug voor verdere rondes. En dan wacht je. En wacht. En weken (zo niet langer) later verschijnt er een algemene afwijzingsbrief in uw postvak.
Je hebt veel tijd en moeite in het proces gestoken, maar als je een kortaf en onpersoonlijk antwoord krijgt, voel je je niet respectvol behandeld en loop je weg met een negatief beeld van het bedrijf.
Beniet dat bedrijf! Er is geen reden om kandidaten die in uw organisatie geïnteresseerd zijn, te behandelen alsof het u geen moeite kost, nadat ze met u in gesprek zijn gegaan en tijd met u hebben doorgebracht. Vergeet niet dat elke interactie die u onderneemt tijdens uw wervingsinspanningen en wervingsproces een directe impact heeft, positief of negatief, op uw employer brand – of u die kandidaat nu een baan aanbiedt of niet. Een positieve ervaring voor de kandidaat is van cruciaal belang.
Als u een actief wervingsprogramma en HR-team hebt en in de toekomst mensen gaat werven, is het laatste wat u wilt doen acties ondernemen die de reputatie van uw bedrijf in de ogen van toekomstige sollicitanten zullen verzuren. En onpersoonlijk reageren op sollicitanten tijdens het sollicitatieproces is een van de meest voorkomende manieren om uw employer brand te schaden.
Het mooie is, dat als u het goed doet, het een van de gemakkelijkste manieren kan zijn om uw employer brand op te bouwen. Om te laten zien hoe, wil ik een aantal best practices delen die we hebben geleerd van het werken met al onze klanten met best-of-class wervingsprogramma’s, evenals onze eigen ervaringen in het bouwen van een snelgroeiende startup in de wervingssoftware ruimte.
Ook geïnteresseerd in het verbeteren van uw candidate experience? Download onze gids voor de play-by-play.
Wat sollicitanten willen – en moeten verwachten
Het is niet zo ingewikkeld. Niet iedereen verwacht te worden aangenomen. De zoektocht naar een baan en het sollicitatiegesprek zijn vaak een spel van nummers, of men wordt niet aangenomen omdat de ervaring niet bij elkaar past, of omdat de vaardigheden ontbreken, of omdat het altijd om een vage ‘fit’ gaat. U weet dat. En de kandidaten weten dat. Maar wanneer kandidaten door recruiters worden afgewezen, willen ze gewoon begrijpen waarom de fit er niet was, vooral na een willekeurig aantal gesprekken, en ze willen het zelfs nog meer, naarmate het proces langer duurt.
Het is een natuurlijke en helemaal geen onrealistische verwachting. Plaats jezelf in hun schoenen. Als je om wat voor reden dan ook wordt afgewezen, kun je door te begrijpen waarom dat zo is beter begrijpen wat je in de toekomst anders kunt doen. En wat nog belangrijker is, het kan je bedrijf in een goed daglicht stellen en je onderscheiden van andere bedrijven.
Best Practices bij het afwijzen van kandidaten
Hier zijn een aantal elementen om in gedachten te houden bij het schrijven van een afwijzingsbrief aan sollicitanten die je hebt afgewezen.
-
Het allerbelangrijkste is dat je reageert op elke sollicitant die naar je functie solliciteert. Voor degenen die u nog nooit hebt gesproken en die niet door uw eerste screening komen, is het goed als uw recruiters een korte, niet-gepersonaliseerde “nee dank u”-e-mail sturen. Hoewel het tegenwoordig zo gemakkelijk (te gemakkelijk?) is om te solliciteren, kost het niet veel moeite om ervoor te zorgen dat u iedereen die contact opneemt, beantwoordt, vooral als u een applicant tracking-systeem hebt dat veel van de terugkerende wervingsworkflows en -processen automatiseert. - Voor iedereen met wie je een gesprek hebt gehad (d.w.z. verder dan een eerste cv-screening waar je een eerste ronde telefoonscreen hebt gehad), gebruik geen generieke brief van een sjabloon voor een afwijzingsbrief. Dit is een punt dat ik zeer belangrijk vind. Als je meer dan vijf minuten met iemand hebt gesproken, moet je kort kunnen aangeven waarom de kandidaat niet is doorgegaan naar de volgende ronde. Door ook maar één punt toe te voegen dat verwijst naar je gesprek tijdens het interviewproces, geef je een basisreden voor je beslissing met betrekking tot haar eigen kandidatuur.
- Gebruik een gemeenschappelijke structuur voor elke afwijzingsmail, zodat je niet elke keer alles opnieuw hoeft uit te vinden:
- Bedankt de sollicitant dat hij de tijd heeft genomen om met je te praten (vergeet niet dat ze tijd heeft besteed aan de voorbereiding van je gesprek, hoe kort of ‘standaard’ het van jouw kant ook mag zijn).
- Beduid duidelijk dat ze niet langer in aanmerking komt voor de functie, zodat er geen twijfel of verwarring kan ontstaan.
- Wees zo specifiek mogelijk, verwijzend naar haar achtergrond en ervaring, waarom je haar afwijst (“we zoeken iemand met meer front-end programmeerervaring…of management en toezicht…of verkoopervaring bij de overheid”). Wees duidelijk over wat uw bedrijf nodig heeft en waar zij niet aan voldeed.
- Voeg een positieve opmerking in als je kunt die tijdens het gesprek naar voren kwam (“je portfolio was heel indrukwekkend” of “je hebt duidelijk een sterke greep op social media marketing”).
- Als de kandidaat je beviel en je in de toekomst in haar geïnteresseerd zou kunnen zijn voor een andere functie, vraag dan of je contact met haar op mag nemen als dat nodig is (vermijd “we houden het in ons bestand”, dat komt op zijn best nutteloos over). Het tonen van dergelijke interesse toont aan dat het echt een positie-specifieke fit kwestie was en houdt de goodwill naar het bedrijf bestaand – ideaal voor als je in de toekomst de juiste positie voor de kandidaat hebt.
- Hoe dieper iemand in het wervings- en aanwervingsproces gaat, hoe meer je hem of haar “verschuldigd” bent om de werkelijke specifieke reden voor je beslissing. Vooral als iemand een aantal persoonlijke interviews heeft gehad, of zelfs nog meer, een opdracht voor u heeft uitgevoerd als onderdeel van de evaluatie, is er geen excuus om niet een zekere mate van personalisatie te bieden. De kandidaat heeft de tijd genomen om zich voor te bereiden, contact op te nemen met uw recruiters, naar uw kantoor te reizen, eventueel andere verplichtingen of verplichtingen te verzetten, enz. Ze ontvangen nu mogelijk slecht nieuws; wees respectvol voor haar inspanningen en waardeer haar interesse in uw bedrijf.
Exemplaar van de juiste manier om een afwijzingsemail te schrijven
Zoals we hier hebben benadrukt, zijn we geen fan van generieke afwijzingsemail templates die overkomen als dat. Je moet een standaard structuur hebben zoals hierboven beschreven, maar het moet worden gepersonaliseerd voor de kandidaat en de specifieke rol. Deze brieven moeten worden verzonden door de recruiter of de hiring manager, afhankelijk van hoe ver de kandidaat in het sollicitatieproces is.
Hier vind je bijvoorbeeld een voorbeeld van een afwijzingsbrief die waarschijnlijk een veel betere ontvangst zal opleveren dan de typische ingeblikte benadering:
Door Alex:
We stellen het allemaal zeer op prijs dat je de afgelopen weken zoveel tijd en moeite hebt gestoken in het nastreven van onze functie van Sr. Marketing Manager. Maar na een zorgvuldige evaluatie van de specifieke behoeften die we hebben en de vaardigheden die we het meest geschikt achten voor deze functie, hebben we besloten verder te gaan met een andere kandidaat.
Het team en ik dachten dat je bijzonder sterk was in het ontwikkelen van boeiende, goed geschreven content, zoals het ebook en de blogposts die je hebt gedeeld, en ook aan de demand gen-kant. Maar voor deze rol willen we iemand met meer ervaring op het gebied van productmarketing, met name met enige technische kennis van onze sector en doelgroep.
Zoals ik al zei, zijn we behoorlijk optimistisch over ons groeitraject en als alles volgens plan verloopt, verwacht ik verdere groei in ons marketingteam, met nieuwe rollen waarin jouw achtergrond beter bij onze behoeften zou kunnen passen. Als het goed is, en de timing is goed voor jou, zou ik je in de toekomst graag willen benaderen als er zich nieuwe, meer toepasbare mogelijkheden voordoen.
Wederom bedankt voor je interesse.
Een brief als deze kost misschien wat meer tijd en een beetje denkwerk, maar het is zeker de moeite waard.
Hiring Bill of Rights
Bij Comeet hebben we onze eigen set beleidsregels, die ik onze Hiring Bill of Rights heb genoemd. Het is wat we in de praktijk hebben gebracht om onze eigen rekruteringspraktijken te verbeteren en gebouwd rond het goed behandelen van kandidaten. Ik zal in de toekomst nog verder uitleggen wat dit precies inhoudt, maar één specifieke praktijk die ik persoonlijk volg is dat ik iedereen bel met wie ik gesproken heb over werken bij Comeet, vooral als dat persoonlijk was. Hoewel ik dit niet voor elke sollicitant kan doen, doe ik mijn best om dit persoonlijk te doen voor de meeste kandidaten.
Het is misschien moeilijk om een harde ROI op deze gesprekken te zetten, maar ik weet dat het helpt om een positieve indruk van ons bedrijf in de markt op te bouwen. Ik heb heel wat kandidaten die hun dankbaarheid en waardering hebben uitgesproken voor zo’n persoonlijke benadering, evenals de verrassing dat een leidinggevende van een bedrijf daadwerkelijk een extra stap zou zetten om de lus met hen zo persoonlijk en professioneel te sluiten.
Waarom is het schrijven van een persoonlijke afwijzingsbrief belangrijk?
Je bedrijf ‘menselijker’ en respectvoller maken is nooit een slechte gewoonte om te volgen. Maar als u wilt weten “wat levert het mij op?”, dan volgt hier een antwoord op…
Zoals ik al eerder zei, is een meer persoonlijke benadering van sollicitanten een ideale manier om uw werkgeversmerk op te bouwen, te laten groeien en te beschermen. Sollicitanten die goed behandeld worden, zijn veel eerder geneigd om hun vrienden en contacten bij uw organisatie aan te bevelen. Ik ken een aantal bedrijven die hooggekwalificeerde sollicitanten hebben doorverwezen gekregen van andere kandidaten die ze hadden afgewezen. Degenen die je afwijst goed behandelen is een van de belangrijkste stappen om hiertoe te leiden.
En vergeet niet, dat in veel gevallen de mensen die je overweegt in je doelmarkt zitten voor de oplossingen van je bedrijf. Door ze goed te behandelen en ze niet af te wijzen, kunt u de stap maken van betrokkenheid bij uw werkgeversmerk naar betrokkenheid bij uw bedrijfsmerk als potentiële klant, of zelfs als doorverwijzer of beïnvloeder in de toekomst. U weet nooit hoe uw bedrijf iemand in de toekomst kan tegenkomen. Een sollicitant vandaag kan morgen een verkoopkandidaat zijn. Waarom zou u niet willen dat iedereen een positieve indruk van uw bedrijf achterlaat?
Het zal u misschien verbazen dat er bepaalde plaatsen zijn waar u kandidaten op de hoogte moet stellen van hun status. In de VS is het gewoon een goede gewoonte om sollicitanten te antwoorden. Het is echter niet verwonderlijk dat veel kandidaten na hun sollicitatie nooit meer iets horen, in de veronderstelling dat hun belangstelling in een zwart gat is gevallen. In sommige landen is het zelfs wettelijk verplicht om kandidaten elke 60 dagen te laten weten wat hun status is, als ze nog in aanmerking komen.
Ik denk niet dat we tot dat uiterste hoeven te gaan en alle regels die daarvoor nodig zijn. Door gewoon menselijk, respectvol en professioneel te zijn, kunnen we het aanwervingsproces en de wervingservaring voor iedereen verbeteren.