Headline. Het is een korte aandacht trekkende verklaring samenvatten van het nieuws dat u deelt. De beste kop moet snel de aandacht van de lezers trekken – je hebt ongeveer tien seconden om ze te overtuigen om verder te kijken. Schrijf een korte, duidelijke en begrijpelijke intro. Het moet de vraag beantwoorden: Waar gaat de brief over? Je kunt eerst een kop maken of nadat de hele e-mail klaar is (soms is dat makkelijker). Een kleine hint: Om de kop echt spannend te maken, gebruik je trefwoorden die in de body van je tekst voorkomen.
Een voorbeeld: “Leer hoe Explorer ’s werelds grootste Message-in-a-Bottle lanceert – Geconstrueerd door de winnaar van Koenigsegg”
Lead. De hier geconcentreerde informatie moet drie punten onthullen: Wat? Waar? Wanneer? Streef naar eenvoud – schrijf korte zinnen en geef de journalisten een duidelijke beschrijving van waar uw persbericht over gaat. Redacteuren hebben meestal niet veel tijd om in je brief te duiken. Ze ontvangen elke dag tientallen soortgelijke berichten.
Hoe onderscheid je je bericht tussen de massa? Probeer het leven van journalisten makkelijker te maken. Zet de hoofdgedachte in de lead door accurate data, feiten, plaatsen en contacten te gebruiken. Zo vergroot u de kans dat uw e-mail wordt opgemerkt en, uiteindelijk, gepubliceerd.
Body. Dit is het centrale deel van uw persbericht e-mail bestaande uit een gedetailleerde uitleg van de hierboven gepresenteerde informatie. Verrijk de extra paragrafen met ondersteunend materiaal en belangrijke details (d.w.z. directe citaten, relevante achtergrondinformatie, statistieken, enz.).
In het geval dat het moeilijk voor u is om een unieke aanpak voor het schrijven van de hoofdtekst te bepalen, kunt u gebruik maken van een universele persbericht email sjabloon, bijvoorbeeld een die we hebben gepresenteerd aan het einde van het artikel.
Bedrijfsbiografie. Verhoog het vertrouwen van journalisten door hen betrouwbare informatie over uw bedrijf te geven: naam, gebied, prestaties, waar het hoofdkantoor is gevestigd, enz.
Contactinformatie. Laat zien dat u een echt persoon bent en dat u te vertrouwen bent. Plaats uw foto (als dat mogelijk is), uw functie, een link naar LinkedIn, e-mail en telefoonnummer om snel te kunnen bellen.
Nu is het tijd om de hele tekst door te nemen. Je moet nagaan of je het in gewone taal hebt geschreven en of je genoeg informatie hebt gegeven (of juist te veel).
Om dit te doen, moet je ervoor zorgen dat je e-mail de volgende vragen beantwoordt:
- Wat probeer je aan te kondigen? (wie gaat iets doen of heeft het al gedaan)
- Wat is het belang van het evenement?
- Wanneer en waar gaat het plaatsvinden of heeft het al plaatsgevonden?
- Wat is het format van het evenement?
- Wie is erbij betrokken? (bekende marktpartijen, beroemdheden)
- Wat is de rol van uw bedrijf hierin? Als het niet betrokken is bij het evenement, maar alleen nieuws verspreidt, noteer dat dan.
Deze punten zijn relevant voor de persbericht e-mail die bepaalde bedrijfsevenementen aankondigt.
Pas ze aan als het hoofdidee van uw bericht de aankondiging van een ander soort nieuws is, zoals de oprichting van partnerschappen, productlancering, of het behalen van belangrijke prestaties en prijzen.