We werken voortdurend met klanten samen om nieuwe systemen te ontwikkelen die hen helpen hun bedrijf soepel te runnen. Het opzetten van een systeem is echter niet altijd een eenvoudige taak. Elk systeem vereist een plan van aanpak, middelen en personeel om het te implementeren. Het helpt vaak om over systemen te denken als een combinatie van processen en procedures, en veel managers begrijpen niet echt het verschil tussen de twee.
Een proces is een operatie op hoog niveau die de organisatie overspant. Een proces bestaat uit verschillende functies en definieert het stap-voor-stap protocol of de reeks acties die nodig zijn om een specifieke taak of doelstelling te bereiken. Op een andere manier bekeken is een proces de manier waarop u de stappen definieert die nodig zijn om de doelstelling te bereiken. Het proces beschrijft ook wat er nodig is om het eindresultaat te bereiken, met inbegrip van verschillende afdelingen en middelen binnen de organisatie.
Een procedure daarentegen is gedetailleerder en van een lager niveau, en definieert het specifieke protocol om een deel van het proces te verwezenlijken. De procedure schetst de volgorde van specifieke stappen die nodig zijn om een eindresultaat te bereiken, en een reeks procedures vormt samen een proces.
Succesvolle systemen brengen processen en procedures samen op een manier die ze definieert als een reeks instructies.
Dus een proces is functieoverschrijdend, het definieert wat er wordt gedaan en door wie. Het wordt typisch gedefinieerd als een stroomdiagram of een beslissingsboom, waarbij een stap logisch leidt tot een andere stap of activiteit. Er zijn triggerende gebeurtenissen die leiden tot een keuze in de beslisboom, allemaal ontworpen om te leiden tot een gewenst resultaat of uitkomst.
Binnen het proces worden specifieke procedures gedefinieerd, waarin wordt aangegeven hoe een specifieke taak moet worden uitgevoerd en wie die taak uitvoert. Als onderdeel van het proces zijn er meetcriteria voor een succesvolle afronding.
Wanneer je het proces opsplitst in een set van gedefinieerde procedures, worden die procedures werkinstructies. De instructies definiëren meerdere procedures en de rollen van de verschillende personen die verantwoordelijk zijn voor deze procedures, zodat wanneer zij samenkomen zij een succesvol proces definiëren.
Uw succes bij het definiëren van processen, procedures, en instructies zal uiteindelijk het succes van uw bedrijfssysteem bepalen. U moet processen en procedures samen gebruiken, waarbij u processchema’s schetst met procedurele details om de schema’s uit te voeren, waarbij u de stappen in het proces laat zien waarnaar de procedures verwijzen. Door deze aanpak krijgt het personeel een beter inzicht in de context en de implicaties van een functieoverschrijdend proces, en hoe elke procedure bijdraagt tot dat proces. Merk op dat een goed geschreven procedure met veel details vaak de behoefte aan complexe instructies kan verlichten.
Ontwikkelen van bedrijfssystemen, begrijpen hoe processen en procedures kunnen worden uitgesplitst, zal een heel eind helpen bij het definiëren van de systemen die essentieel zijn voor elke operatie.