Moeilijke gesprekken op het werk: 9 tips + sjablonen

Moeilijke gesprekken op het werk. Ze zijn ongemakkelijk, soms onaangenaam, maar uiteindelijk onvermijdelijk in elke werkdynamiek. Je weet wel, wanneer je met Justin moet praten over het feit dat hij steeds 45 minuten te laat komt opdagen of met Ashley omdat ze te weinig presteert op projecten?

zeventig procent van de werknemers vermijdt moeilijke gesprekken op de werkvloer, zo blijkt uit een onderzoek van Bravely, een startup voor loopbaancoaching, wat het moreel kan verlagen en een giftige werkomgeving kan veroorzaken. Facebook COO Sheryl Sandberg moedigt haar werknemers aan om ten minste een keer per week moeilijke gesprekken te voeren. Als je die niet voert, groei je niet, zegt ze.

Dus, hoe moedigen we moeilijke gesprekken aan en hoe pakken we ze welsprekend aan? We vertellen je hoe en bekijk onze infographic hieronder voor een aantal snelle tips.

Negen tips voor het voeren van moeilijke gesprekken op het werk

Het is gebruikelijk dat de defensie hoog is als moeilijke gesprekken op de agenda staan, dus het is belangrijk dat je een plan hebt voor wanneer dat gebeurt. Zorg ervoor dat feedback een natuurlijk aspect van uw organisatie wordt en dat u feedback beschouwt als de sleutel tot groei en ontwikkeling. Hier zijn een paar tips om deze gesprekken makkelijker te maken.

Vermijd het niet

Moeilijke gesprekken kunnen moeilijker worden naarmate u langer wacht. Je kunt ook angst opbouwen waardoor de situatie in je hoofd groter wordt dan hij in werkelijkheid is. Zoals Steve Jobs, medeoprichter van Apple, zei: het is niet jouw taak om het mensen naar de zin te maken. Jouw taak is om ze beter te maken. Zorg dat feedback een gewoonte wordt, en maak er een gewoonte van om problemen meteen aan te pakken als ze zich voordoen.

Heb een doel

Wat wil je uit het gesprek halen? Schrijf drie dingen op die u wilt bereiken en concentreer u daarop. Als u zich meteen op de kern van het probleem richt, verkleint u de kans dat het gesprek uit de hand loopt. Onthoud dat we allemaal mensen zijn en dat niemand benaderd wil worden met een waslijst aan problemen.

Zie er zelfverzekerd en direct uit

De persoon aan de andere kant van het gesprek zal uw energie waarschijnlijk oppikken. Als je het als een ongemakkelijke situatie benadert, dan zal het dat ook zijn. Volgens Sheryl Sandberg van Facebook is “je zelfverzekerd voelen – of doen alsof je zelfverzekerd bent – noodzakelijk om kansen te grijpen. Het is een cliché, maar kansen worden zelden aangeboden; ze worden gegrepen.” Als je om een loonsverhoging of promotie vraagt, neem dan initiatief, begin het gesprek met zelfvertrouwen en kom snel ter zake. Je krijgt nooit wat je wilt, tenzij je het vraagt.

Sta open voor het perspectief van de ander

“Feedback moet geen monoloog zijn,” legt Alison Green van Ask a Manager uit, “Het moet een discussie zijn, en het is belangrijk om naar het perspectief van de ander te luisteren. Ze kunnen je iets vertellen dat je van mening doet veranderen, en je wilt niet zo vast blijven houden aan je eerste beoordeling dat je het niet hoort als zij dat doen.” Luisteren naar hun perspectief laat de andere persoon weten dat je hun gevoelens erkent. Als je goed kunt luisteren en effectief kunt communiceren, kun je niet alleen samen het huidige probleem oplossen, maar ook je relatie op de lange termijn verbeteren.

Beleef empathie

Bedenk hoe het zou kunnen voelen als je aan de ontvangende kant van het gesprek staat. Als je ziet dat ze het moeilijk hebben met wat je hebt gezegd, pauzeer dan even zodat ze hun gedachten kunnen ordenen. Als ze emotioneel beginnen te worden, begrijp dan hoe ze zich moeten voelen en stel ze gerust dat je deze feedback geeft vanwege het potentieel dat je in hen ziet.

Gebruik “ik”-uitspraken

Start je zin met “ik” in plaats van “jij”, dan voorkom je afkraken, bevorder je positieve communicatie en stimuleer je enthousiasme om een oplossing te vinden. Het is een groot deel van het verschil tussen opbouwende en kritische feedback. In het onderstaande gedeelte geven we een aantal voorbeelden van hoe je dit kunt doen.

Blijft bij de feiten

Voor je gesprek moet je een duidelijk beeld hebben van wat er is gebeurd. Neem verantwoordelijkheid voor uw aandeel in de situatie en concentreer u op de feiten. Identificeer waar een van beide personen in de fout is gegaan en bespreek de impact van dit gesprek op ieder van jullie, het team en de organisatie als geheel. Niet elk gesprek zal jouw kant op gaan en niet iedereen zal het eens zijn met jouw standpunt. Probeer je gevoelens niet in de weg te laten staan van een oplossing.

Bedenk een oplossing

Het doel van dit gesprek is om tot een oplossing te komen. Als de oplossing niet vanaf het begin duidelijk is, werk dan samen om er een te bedenken waar jullie het allebei over eens zijn. Luister naar hun ideeën als ze die hebben en breng ook wat van jouw ideeën op tafel. Als je een werknemer bijvoorbeeld vertelt dat hij geen loonsverhoging heeft gekregen, leg dan uit waarom en geef oplossingen voor hoe hij zich kan verbeteren. Als je het eens bent, leg je je neer bij de oplossing en zorg je voor een actieplan.

Volg de gesprekken op om uitval te voorkomen

In een perfecte wereld zouden alle gesprekken die we voeren eindigen zoals we willen dat ze eindigen. Dat is echter niet het geval. Sommige mensen reageren vertraagd op slecht nieuws en kunnen gevoelens van frustratie, schaamte of wrok ervaren nadat ze het gesprek hebben verlaten. Wees je hiervan bewust en ga regelmatig bij de ander na of het goed met hem of haar gaat. Als er spanning lijkt te zijn, plan dan tijd in voor een ontmoeting buiten het werk om – zoals een kopje koffie drinken – waar u elkaar als individuen ontmoet en niet als collega’s.

Negen moeilijke werkgesprekken + sjablonen

Ongemakkelijke werkgesprekken ontstaan in allerlei situaties en kunnen plaatsvinden tussen collega’s, uw managers of mensen aan wie u leiding geeft. Iemand laten gaan of om opslag vragen zijn allebei moeilijke gesprekken, maar hoe zit het met de gesprekken die gewoon ongemakkelijk zijn? Van het bespreken van zorgen van werknemers over promotiebeslissingen tot het vertellen aan je baas dat je je overwerkt voelt, hieronder staan negen ongemakkelijke gesprekken en tips over hoe je ermee omgaat.

Werknemer naar leidinggevende

1. Als je het niet eens bent met de beslissing van je baas.

Het op een respectvolle en niet neerbuigende manier oneens zijn met iemand is moeilijk – vooral als die iemand je baas is. Als je je sterk genoeg voelt over je mening, moet je je mening uitspreken. Een goede baas zal je vertrouwen respecteren en je uiteindelijk misschien zelfs belonen. Zorg ervoor dat je het gesprek positief houdt, focus op resultaten en respecteer de uiteindelijke beslissing. Hier is een voorbeeld:

“Ik wilde het met je hebben over de recente strategie die je hebt ingevoerd. Ik denk dat het een geweldig idee is, maar ik ben bang dat de rest van het team zich overwerkt zal voelen en dat het moreel daardoor na verloop van tijd kan dalen. Als we het in plaats daarvan doen, levert dat misschien dezelfde resultaten op, terwijl de werknemers tevreden blijven. Ik wilde dit onder uw aandacht brengen omdat ik weet hoe belangrijk de bedrijfscultuur voor u is. Maar uiteindelijk zal ik elke beslissing die u neemt respecteren.”

2. Wanneer u zich overwerkt voelt.

Het is OK om dat toe te geven. Soms voelen we ons overweldigd op het werk en hebben we gewoon te veel te doen. Maar hoe vertel je je baas dat je te veel te doen hebt zonder dat je overkomt als een lui iemand of een teamspeler? Het is belangrijk om eerlijk te zijn, niet te klagen en oplossingen aan te bieden om te helpen. Je baas heeft misschien geen idee dat de bandbreedte een probleem is en je zou hem of haar er een groot plezier mee kunnen doen. Hier is een voorbeeld:

“Ik heb wat problemen gehad met het aantal dingen dat nu op mijn bord ligt. Zou je het goed vinden als ik delegeer en aan als ze het grootste deel van mijn tijd in beslag nemen? Onze nieuwe stagiaire zei dat ze wat tijd over had en ik zou haar graag inwerken in het proces.”

3. Als je ziek bent.

Voel niet de behoefte om je in deze situaties te verontschuldigen. We mogen allemaal wel eens ziek zijn. Maak je briefje kort en bondig en vertel waarom je die dag vrij moet nemen. Hier is een voorbeeld:

“Helaas werd ik te ziek wakker om vandaag naar kantoor te komen. Ik neem een betaalde ziektedag om uit te rusten en beter te worden. Ik ben wel van plan om de hele dag regelmatig mijn e-mail te checken voor het geval er iets dringends tussenkomt. Laat het me weten als je vragen hebt. Ik hoop morgen weer op kantoor te zijn!”

Supervisor aan werknemer

1. Wanneer een persoonlijkheid botst met het team.

Niet iedereen kan het met elkaar vinden op de werkvloer en als dit gebeurt, ontstaat er een ongemakkelijke werkomgeving. Als de werknemers er zelf niet uit lijken te komen, neem ze dan even apart. Zorg ervoor dat u naar beide kanten luistert, het echte probleem vaststelt en een oplossing vindt. Hier zijn een paar manieren om dat gesprek te beginnen:

“Ik begrijp dat er een probleem is tussen jou en . Ik wilde je even apart nemen om er zeker van te zijn dat dit geen invloed heeft op je werk en de mensen om je heen. Ik heb wat tijd ingepland voor jou en om samen buiten koffie te gaan drinken. Ik denk dat het goed voor jullie is om als individuen met elkaar in contact te komen en niet als collega’s.”

2. Wanneer een werknemer niet aan de verwachtingen voldoet, maar wel een positieve houding heeft.

Het is moeilijk om iemand die je echt aardig vindt te vertellen dat hij of zij niet goed presteert. Maar positieve instelling of niet, de prestaties van een werknemer zijn van invloed op de hele organisatie, dus het is belangrijk om dit op een professionele manier te bespreken. Voor dit gesprek raden we aan het probleem aan te pakken, manieren aan te reiken om te helpen en geruststelling te geven. Hier is een voorbeeld:

“Als jouw manager is het mijn taak om je te wijzen op de gebieden die je moet verbeteren. Dit zorgt ervoor dat je constant groeit in je vaardigheden en professionaliteit. Op dit moment zou ik graag willen dat je je focust op het verbeteren van je . Om je te helpen, zou ik graag wat trainingssessies voor je organiseren om je op het juiste spoor te zetten.”

3. Wanneer een werknemer het niet eens is met een promotie- of beloningsbeslissing.

Wanneer er mogelijkheden zijn om promotie te maken, is het normaal dat collega’s met elkaar gaan concurreren. Als je iemand hebt gepromoveerd boven anderen, kan jaloezie de kop opsteken en als dat een probleem begint te worden, moet je er meteen iets aan doen. Wees empathisch, maar sta ook achter je beslissing. Hier is een voorbeeld:

“Zoals je weet, ben ik woensdag gepromoveerd. Ik wilde een praatje met je maken omdat ik weet dat je interesse hebt getoond in de mogelijkheid. De reden dat ik voor promotie heb gekozen is omdat ze consequent maand na maand de doelstellingen van hun klanten hebben gehaald. Ze blinken ook uit in en dat zijn een paar gebieden waarvan ik denk dat jij ze kan verbeteren. Ik realiseer me dat je op zoek bent naar opwaartse mobiliteit in het bedrijf en alleen omdat deze kans niet werkte betekent niet dat er geen andere zullen komen. Ik ben bereid om je daarbij te helpen en wil je graag helpen om toekomstige kansen te benutten.”

Verhouding tussen werknemer en werknemer

1. Hoe je om hulp vraagt.

Soms blijkt dat grote project waar je aan werkt een grotere uitdaging dan verwacht en heb je een extra hand nodig. Werknemers vragen niet graag om hulp omdat ze niet willen worden gezien als onbekwaam of vervelend. Om hulp vragen als je die nodig hebt is niet beschamend – het is slim. Wees eerlijk over wat je aankunt en vraag anderen om hulp als je het te druk hebt. Hier is een voorbeeld:

“Hey, ik ben begonnen met werken aan , maar ik loop vast en het moet aanstaande vrijdag af zijn. Ik zag dat je het al eerder hebt gedaan en de directie was erg blij met het resultaat. Zou ik wat tijd met je kunnen doorbrengen om te brainstormen over mogelijke aanpakken?”

2. Nee zeggen.

Stel dat je collega je om hulp vraagt bij een project waar je geen tijd voor hebt, of ze vragen om hulp bij een opdracht waar je heel weinig kennis van (of interesse in) hebt. Het is OK om nee te zeggen. Vooral als je geen tijd hebt. Velen van ons hebben echter moeite met nee zeggen op het werk. De meesten van ons willen aardig gevonden en gerespecteerd worden, maar je moet op je hoede zijn voor mensen die misbruik van je maken. Hier is een voorbeeld van hoe je nee kunt zeggen:

” Ik zou graag willen helpen, maar ik zit momenteel aan mijn capaciteit vanwege een paar projecten. Als dit iets is dat volgende week gestart kan worden, wil ik dan graag helpen. In het geval dat ik mijn projecten eerder af krijg, laat ik het u weten.”

3. Omgaan met een afleidende collega.

Naast Chatty Cathy zitten is in het begin misschien vermakelijk, maar als de afleiding je werk begint te belemmeren, is het tijd voor een gesprek. Vooral als het geluid van hun stem door het hele kantoor klinkt. Neem je collega voorzichtig apart en voer een oprecht gesprek. Zorg ervoor dat je hun gevoelens niet uit het oog verliest en blijf respectvol. Zo gaat het:

“Ik vond het heel leuk om je te leren kennen, maar ik merk dat ik soms achterloop op het werk door onze gesprekken. Misschien kunnen we een keer per week koffie gaan drinken?”

Volgens mindfulnessleraar en executive coach Kim Nicol verlaten mensen managers, niet bedrijven. Je werknemers of collega’s aanmoedigen om zelf moeilijke werkgesprekken te voeren is een uitdaging. Nicol’s tip: geef het goede voorbeeld. Als het gaat om ongemakkelijke gesprekken, zoals je collega’s salaris vragen of nee zeggen tegen een collega, is communicatie de sleutel in elke werkomgeving. Als jij open bent, zal de rest van je team dat hopelijk ook zijn.

Voor meer tips en statistieken over moeilijke werkgesprekken, bekijk onze infographic hieronder.

Haven Life Insurance Agency biedt dit alleen aan als educatieve informatie en is geen voorstander van bedrijven, personen of strategieën die hier worden besproken. Haven Life is een online levensverzekeringskantoor dat tijdelijke levensverzekeringen aanbiedt, uitgegeven door Massachusetts Mutual Life Insurance Company.