Office of Academic Records and Registrar | USC

Section Scheduling at USC

Mission

Het doel van de Registrar’s office is om academische afdelingen te helpen bij het maken en bijhouden van hun lijst met het cursusaanbod voor elke termijn. Om dit doel te bereiken heeft de Registrar deze website gelanceerd, die informatie, instructies en hulpmiddelen biedt die afdelingen kunnen gebruiken bij het samenstellen van hun collegerooster.

Achtergrond

De ontwikkeling van het collegerooster van de universiteit is een gezamenlijke inspanning van de academische afdelingen en de Registrar’s Office. Elke academische afdeling moet bepalen welke cursussen worden aangeboden in haar lesrooster voor de herfst, lente en zomer. De roostercoördinator van elke afdeling moet ook de cursusgegevens invoeren in het studenteninformatiesysteem (SIS) van de universiteit. De Registrar’s Office stelt de deadlines vast voor de productie van het rooster, verzamelt de roostergegevens van alle afdelingen, rapporteert de roostergegevens aan de betreffende schooldecaan en wijst zo nodig lokalen toe. De roostergegevens worden, net als andere belangrijke informatie voor studenten zoals de registratiekalender, gehost op de website van het rooster.

De tijdlijn voor de ontwikkeling van het rooster

Roostercoördinatoren en het Registrar’s Office moeten aan verschillende deadlines voldoen om het rooster van de universiteit op tijd te produceren zodat studenten hun colleges kunnen plannen. De tijdlijn begint enkele maanden voor de eerste lesdag van elk semester. Een lijst van deze data voor de huidige en komende termijnen vindt u in de tabel hieronder.

Gebeurtenis	Zomer 2021	Val 2021
Gebeurtenis	Zomer 2021	Val 2021
Begin sectie input
Section input restricted by Registrar’s Office
Coordinators submit Kuali eDoc to add, change, or delete sections
Coordinators run final review of their entries by running the RNR.R.SECT.SUMM report
Registrar sends email schedules to deans for review
Schedule of Classes released
Registration begins

There are two distinct periods in the schedule production timeline.

• First period: Departments can add, change and delete any section using RNR.U.SCHEDULE. See the table above for section input and lockout dates.

Upcoming Semester for Which You Can enter information in SIS	Time of Year
Fall	Late October through early January
Spring	Early June through early August
Summer	Late September through late November

• Second period: Departments lose the ability to add, change and delete in RNR.U.SCHEDULE (unless the department owns the respective classroom space or is not part of Dornsife). During the second period, departments may request additions, changes and deletions of sections by submitting requests using Kuali.

Upcoming Semester for Which You Can Submit a Kuali Course Scheduling eDoc	Time of Year
Fall	Early January through Mid-December
Spring	Late July through Mid-May
Summer	Late November through Mid-August

School	Course scheduled in a General-Use Classroom?	Able to Add/Change/Delete in SIS after Deadline	Must Submit Kuali e-Doc for Additions/Deletions
Dornsife	No	No	Yes
	Yes	No	Yes
Non-Dornsife	No	Yes	No
	Yes	No	Yes

The Kuali Course Scheduling workflow streamlines the process of scheduling course additions, deletions and changes. Elektronische verzoeken moeten worden ingevuld door roostercoördinatoren en worden automatisch doorgestuurd voor de juiste goedkeuring. Gebruikers kunnen bijhouden waar hun verzoeken zich in het beoordelingsproces bevinden en krijgen ook direct bericht als een verzoek is goedgekeurd of gewijzigd moet worden.
Voor gedetailleerde instructies over het indienen van een Kuali eDoc, zie de Gebruikershandleiding Cursusplanning.

Creëren van een afdelingsrooster

Roostercoördinatoren moeten met afdelingsvoorzitters overleggen voordat de productietijdlijn begint en het rooster van het voorgaande jaar gebruiken om te bepalen welke bestaande cursussen de afdeling zal aanbieden.

De coördinatoren moeten ook met de afdelingsvoorzitters overleggen om te bepalen of de faculteit speciale cursussen (499s en 599s) wil aanbieden en of er cursussen zijn die door het Curriculum Office zijn goedgekeurd.

Als de coördinatoren deze informatie bij de hand hebben, kunnen ze de gegevens van de vakken invoeren in RNR.U.SCHEDULE.

Om het invoeren van de gegevens voor de academische eenheden te vergemakkelijken, voert het Registrar’s Office een “roll-over” uit van het rooster van het voorgaande jaar, omdat de vakken die in het najaar en het voorjaar worden aangeboden grotendeels constant blijven. Met andere woorden, coördinatoren hoeven hun roosters niet elk najaar en voorjaar opnieuw op te stellen.

Coordinatoren moeten elke sectie voor het zomerrooster aanmaken. Zoals het tijdschema aangeeft, hebben de coördinatoren ten minste zes weken de tijd om de gegevens van de secties in SIS in te voeren voordat het Registrar’s Office de toegang beperkt (tenzij de afdeling eigenaar is van de betrokken klaslokalen).

De meeste cursussen aan USC worden aangeboden binnen de vastgestelde Academic Calendar van de universiteit. Cursussen die de data van de academische kalender volgen, in USC-faciliteiten worden gegeven en geen hogere of lagere collegegeldtarieven hebben, moeten in sessie 001 tijdens het herfst- en voorjaarssemester worden ingeroosterd.

Als een cursus buiten deze parameters valt, moet deze worden ingepland in een “Session Request Guidelines”. Om kostbare fouten voor de academische afdeling van de coördinator te voorkomen (het verlies van financiële hulpgerechtigdheid voor studenten in het programma), moeten roostercoördinatoren de cursus Financial Aid Eligibility Considerations in Course Scheduling in Trojan Learn volgen. Om toegang te krijgen tot de cursus, logt u in op Trojan Learn en typt u Financial Aid Eligibility Considerations in Course Scheduling in de zoekmachine. Zodra de coördinator op de hoogte is van de implicaties van het aanbieden van cursussen in niet-standaard sessies, is de volgende stap om te leren hoe je een sessie aanvraagt. Raadpleeg de richtlijnen voor het aanvragen van sessies voor meer informatie. Coördinatoren kunnen het formulier voor het aanvragen van een sessie raadplegen.

Vraag:

Hoe kan ik hulp krijgen als ik een nieuwe roostercoördinator ben?
Elke USC-afdeling heeft een roostercoördinator. Bekijk de lijst met roostercoördinatoren van USC om een andere coördinator in de buurt te vinden.
– Voor vragen over toegang tot SIS, neem contact op met de Student Information System User Coordination Group (SIS UCG) op (213) 740-5337.
– Voor vragen over gegevens die zijn ingevoerd in SIS en het Rooster of Classes, neem contact op met de Registrar’s Office op (213) 740-4623.
– Voor vragen over klaslokalen, ga naar de pagina Klasrooster.

Hoe kom ik te weten welke secties voor mijn afdeling zijn ingeroosterd voor het volgende semester?
In SIS vraagt u het rapport op door RNR.R.SECT.SUMM in te voeren. Nadat u het semester en het afdelingsvoorvoegsel heeft ingevoerd dat u in het rapport wilt zien, zal SIS het rapport naar u e-mailen.

Hoe kan ik zien wat mijn afdeling in de afgelopen semesters heeft aangeboden?
Het rooster bevat cursusinformatie voor de huidige en de laatste twee semesters. Er is ook een archief van het cursusaanbod dat teruggaat tot het voorjaar van 2007.

Waar kan ik data van sessies vinden?
De beste plaats om data van sessies te vinden is in SIS met behulp van SIS.D.SESS. Het Schedule of Classes biedt een uitgebreide lijst van sessiedata voor elk semester. Houdt u er rekening mee dat de sessies die in de agenda staan, zijn toegewezen aan andere afdelingen. Vaak hebben de vermelde sessies andere collegegeldtarieven dan het standaard universitaire collegegeldbedrag. Daarom is het voor roostermakers niet aan te raden om via de lijst met collegesessies een sessie te vinden met de data die voor een cursus nodig zijn. Neem contact met ons op via (213) 740-4623 als u een sessiecode nodig hebt voor een cursus die afwijkt van de standaardsessie van de universiteit (001 voor UPC in het najaar en voorjaar; 046 voor HSC in het najaar, voorjaar en zomer; en 050, 051, 052, 053, 054, 055, 056, 057, 058, en 059 in de zomer).

Hoe vraag ik een sessie aan voor een aankomend semester?
Als uw afdeling online cursussen aanbiedt of cursussen die volgens een andere kalender lopen dan de universiteitsagenda, die u kunt vinden door naar academics.usc.edu te gaan, moet u een verzoek indienen om een sessie te activeren. Een sessie is gewoon een numerieke code in SIS met de begin- en einddatum van een cursus voor een bepaald semester. Uw afdelingsvoorzitter zal u vertellen of online cursussen of alternatieve academische kalenders deel uitmaken van het cursusrooster van uw afdeling. Om een sessie aan te vragen, bekijk je de richtlijnen voor het aanvragen van een sessie, neem je de overwegingen voor financiële hulp bij het plannen van cursussen in Trojan Learn door en dien je het aanvraagformulier voor een niet-standaardsessie in. Zodra uw sessie is geactiveerd, kunt u cursussen plannen in de sessie.

Wat is een Special Topics cursus?
Wanneer afdelingen een nieuw of opkomend aspect van een vakgebied willen introduceren of gebruik willen maken van de expertise van een nieuw of gastfaculteitslid, kan een Special Topics cursus worden aangeboden. De cursusnummers 499 en 599 zijn gereserveerd om respectievelijk het undergraduate en graduate niveau aan te duiden.

Hoe kan ik een Special Topics cursus inplannen?
Om een 299, 499, 599 of 699 cursus aan te vragen, moeten roostercoördinatoren een voorstel indienen via de speciale goedkeuringsprocedure voor Special Topics Section Scheduling in CurriculogTMsup>. Het voorstel vereist een sectietitel voor de cursus en een cursus syllabus. De syllabus (in .docx of .pdf) moet worden opgeslagen met de naam van de sectietitel, zonder spaties. Een syllabus-sjabloon kan worden gedownload van de Curriculum Office Resources Website. Zodra de Registrar’s Office de aanvraag heeft beoordeeld, wordt de cursus goedgekeurd en ingepland, of teruggestuurd naar de afdeling die de aanvraag heeft ingediend voor correctie. Voor een verzoek om toegang tot CurriculogTM en voor algemene assistentie kunt u contact opnemen met het Curriculum Office.

Hoe kan ik mezelf toegang geven tot GRS?
Voeg uw naam in het veld Opzichter in op pagina 5 van RNR.U.SCHEDULE voor elke sectie die u wilt bekijken in GRS.

Hoe krijg ik toegang tot GRS voor een docent of een TA?
Roostercoördinatoren kunnen toegang verlenen tot GRS op pagina 4 en 5 van RNR.U.SCHEDULE door de naam van de persoon in te vullen in het daarvoor bestemde veld. (Zie de beschrijving van GRS rollen in de volgende vraag)

Voor docenten of TA’s met veel voorkomende namen (zoals John Smith), moet u de persoon ook zijn of haar USC ID nummer laten geven om verwarring te voorkomen. Het kan tot vier uur duren voordat GRS een gebruiker toelaat nadat zijn of haar naam in SIS is ingevoerd.

Wat zijn de verschillende toegangsniveaus in GRS?
– Instructeur: Hoogste niveau van toegang. Kan het rooster bekijken, cijfers invoeren in GRS, en cijfers indienen bij SIS.
– TA: Heeft bekijkrechten in GRS, maar kan geen cijfers invoeren in GRS.
– Beoordelaar: Heeft inzage- en invoerrechten in GRS, maar kan geen cijfers invoeren in SIS.
– Opzichter: Heeft kijkrechten in GRS.
– Goedkeurder: Kan cijfers inzien die voor een sectie zijn ingevoerd. De goedkeurder is een tweede niveau van beoordeling van cijfers. Vul alleen een naam in bij het veld Goedkeurder als de afdelingsvoorzitter of directeur u hiertoe opdracht heeft gegeven.

Waar kan ik GRS instructies vinden om aan de docenten in mijn afdeling te geven?
Midterm en eindexamen instructies zijn beschikbaar op de Grades Department webpagina.

Welke andere mogelijkheden kan ik proberen als er geen ruimte beschikbaar is via het Registrar’s Office voor het inroosteren van lessen of evenementen?
Bezoek de Venue Guide op de USC Office of Protocol & University Events homepage voor meer informatie over alternatieve ruimtes op de campus.

Hoe zet ik een cursus op de Cursussen of Interest pagina van het rooster?
Roostercoördinatoren moeten de cursussen die op de Cursussen of Interest pagina in SIS moeten verschijnen, 30 dagen voor het uitkomen van het rooster invoeren in het proces RNR.U.CSA. Zie de tabel hierboven met de data waarop het rooster wordt vrijgegeven.

Waar kan ik meer informatie vinden?
Neem contact op met de Registrar’s Office ([email protected]).