Pagina bijgewerkt: 7 januari 2021
In het najaar van 2008 heeft de American Heart Association (AHA) Grants@Heart uitgebracht, een nieuw systeem voor het indienen van voorstellen en het beheer van toekenningen. Als u van plan bent een aanvraag in te dienen bij de AHA, zie dan hieronder voor informatie over de aanvraag-/financieringsprocedure.
Merk op dat de AHA uitgebreide informatie op hun website heeft staan. Ga naar: http://my.americanheart.org/professional/Research/FundingOpportunities/ForScientists/For-Scientists_UCM_316962_SubHomePage.jsp
Ohio State University heeft ook uitstekende informatie over het AHA-systeem. Zie: http://rf.osu.edu/grants@heart/
De aanvraag- en lidmaatschapsbijdrageprocedure
Wat zijn de nieuwe bijdragen/lidmaatschapsbijdragen en zijn ze op mij van toepassing?
Met ingang van de deadlines voor de winter van 2012 moet elke AHA-aanvrager ofwel een professioneel lid van de American Heart Association zijn, ofwel $100 betalen per aanvraag die wordt ingediend. Deze bijdrage helpt de administratieve kosten van het verwerken van aanvragen te dekken, waardoor er meer geld beschikbaar komt voor onderzoekstoekenningen.
Er is een nieuwe pagina Lidmaatschap/aanvraagkosten toegevoegd aan het AHA-aanvraagformulier in Grants@Heart. Vanaf deze pagina kan men op een link klikken om het AHA-lidmaatschap te verlengen of lid te worden. De lidmaatschapsniveaus beginnen bij $75.
Aanvragen voor het programma voor afgestudeerde studenten zijn vrijgesteld van de vereisten voor aanvraag- of lidmaatschapsgeld.
Op welk lidmaatschapsniveau moet ik lid worden?
Aanvragen hoeven niet te worden betaald bij het minimumlidmaatschapsniveau van $75. Overleg met het kantoor van uw decaan om te bepalen of een ander lidmaatschapsniveau voor u geschikt is op basis van uw betrokkenheid bij de programma’s van de American Heart Association.
Welke fondsen kan ik gebruiken om de aanvraag- of lidmaatschapsbijdrage te betalen?
Discretionaire fondsen kunnen worden gebruikt om de lidmaatschaps- of aanvraagbijdrage te betalen. Deze fondsen omvatten, maar zijn niet beperkt tot: schenkingsfondsen (233), federale f&a terugbetalingsfondsen (150), en inkomstenfondsen voor algemene doeleinden (101).
Kan ik mijn AHA-award gebruiken om de aanvraag- of lidmaatschapscontributie te betalen?
Ja, u kunt uw AHA-award gebruiken om de lidmaatschapskosten van de AHA te betalen.
Kan ik gesponsorde fondsen gebruiken om de aanvraag- of lidmaatschapsbijdrage te betalen?
Nee. Federale richtlijnen verbieden specifiek de betaling van lidmaatschapsbijdragen als directe kosten van prijzen.
Kan ik een P-card gebruiken om de lidmaatschapsbijdrage te betalen?
P-cards kunnen niet worden gebruikt om een eerste lidmaatschap te betalen, maar wel om lidmaatschapsverlengingen te betalen. Initiële lidmaatschappen moeten worden betaald door een individu en worden vergoed door de afdeling met een directe betaling.
Kan ik een P-card gebruiken om de aanvraagkosten te betalen?
Ja, P-cards kunnen worden gebruikt om de aanvraagkosten te betalen.
Als ik de aanvraag- of lidmaatschapskosten zelf betaal, hoe kan ik dan een vergoeding krijgen?
Uw afdeling vergoedt u met een directe betaling uit een discretionair fonds.
Kan ik de lidmaatschaps-/aanvraagkosten betalen nadat de aanvraag is ingediend?
Nee. Totdat de aanvrager lid wordt/zijn AHA-lidmaatschap verlengt of de aanvraagkosten heeft betaald, kan hij/zij de aanvraag niet indienen bij de Grants Officer (RSP). Volg deze aanvraagstappen zorgvuldig:
- Start uw aanvraag in Grants@Heart vroeg. Over het algemeen duurt het 3 dagen voordat u een bevestiging van uw lidmaatschap ontvangt. Als u geen bevestiging hebt ontvangen, is er een “snelle snelkoppeling” beschikbaar in het subsidiesysteem.
- Volledig uw aanvraag in Grants@Heart en stuur deze door naar de Institutional Grants Officer (RSP).
- Maak een WISPER-record aan en stuur dit door met de afgewerkte formulieren en documenten als bijlage. Zodra RSP het goedgekeurde WISPER-record heeft ontvangen, dienen wij namens u de aanvraag in bij AHA.
Aan wie moeten we onze vragen richten?
Vragen over het indienen van aanvragen kunnen worden gericht aan:
- het kantoor van uw decaan
- RSP – E-mail PreAward – Darlene Holte (890-3509) of Brenda Egan (262-9029)
Vragen over lidmaatschaps-/aanmeldingskosten kunnen worden gericht aan:
- Uw decanenkantoor
- Bonniejean Zitske (262-9727)
Klik hier voor een lijst met FAQ’s opgesteld door AHA.
Over de aanvraagprocedure
Welke browser moet ik gebruiken voor het Grants@Heart-systeem?
PC-gebruikers moeten Internet Explorer gebruiken, en Mac-gebruikers Safari. Andere browsers werken niet.
Wordt het Grants@Heart systeem uitgeschakeld?
Het Grants@Heart systeem wordt uitgeschakeld na 30 minuten van inactiviteit.
Wie moet worden geselecteerd als Grants Officer?
Aanvragers moeten Kim Moreland selecteren als subsidieverlener en Bonniejean Zitske als fiscaal medewerker.
Hoe weet RSP wanneer mijn aanvraag klaar is om bij AHA in te dienen?
Als alle onderdelen van de aanvraag zijn ingevuld, drukt de hoofdonderzoeker op de knop “Indienen bij Grants Officer”, waarmee RSP per e-mail wordt geïnformeerd dat de aanvraag klaar is voor beoordeling door de instelling.
Moet ik voor mijn aanvraag een WISPER-record routeren?
Ja, voor elke aanvraag die in het Grants@Heart-systeem wordt ingevoerd, moet een WISPER-record worden gerouteerd. Om er zeker van te zijn dat het record wordt gekoppeld aan de juiste aanvraag, vermeldt u de AHA Application ID in het veld Referentienummer sponsor. Het WISPER-record moet via het kantoor van de decaan worden doorgestuurd voordat RSP uw aanvraag bij AHA kan indienen.
Wie kan wijzigingen aanbrengen in mijn AHA-aanvraag in het Grants@Heart-systeem?
Grants@Heart staat niet toe dat wijzigingen worden aangebracht door iemand anders dan de hoofdonderzoeker, inclusief het kantoor van de decaan en RSP.
Wat als er iets in de aanvraag veranderd moet worden?
Als de Grants Officer tijdens zijn review constateert dat er iets in de aanvraag veranderd moet worden, dan wordt de aanvraag afgewezen. Hierdoor krijgt de hoofdonderzoeker toegang tot de aanvraag. De hoofdonderzoeker moet correcties aanbrengen en vervolgens weer op “Indienen bij subsidieverlener” klikken.
Hoe weet ik of AHA mijn aanvraag heeft ontvangen?
U ontvangt een bevestiging per e-mail van AHA zodra uw aanvraag succesvol is ingediend.
Kan mijn aanvraag worden gewijzigd nadat deze is ingediend bij AHA?
Nadat de subsidieverlener een aanvraag heeft ingediend bij AHA, kan deze niet meer worden gewijzigd. Er is GEEN venster voor correcties.
Hoe vaak mag ik een aanvraag opnieuw indienen?
Een aanvraag mag maximaal drie keer worden ingediend (de originele plus twee keer opnieuw).
Ik dacht dat ik mijn publicatie had opgeslagen in het onderdeel Wetenschap en evaluatie-informatie, maar toen ik het controleerde, was het er niet. Hoe kan ik hem laten opslaan?
De bestandsnaam is misschien te lang. Hernoem het bestand (minder dan 30 tekens) en probeer het opnieuw te uploaden.
Ik heb maar één (of twee) publicaties. Hoe kan ik de Publicatie-sectie laten opslaan?
Elk van de drie gebieden moet een upload hebben. Als u geen drie publicaties heeft, maak dan een PDF document aan met de tekst: “Niet beschikbaar.” Upload er een of twee als dat nodig is om het systeem tevreden te stellen. Sla ze allemaal op.
Wat als een derde partij problemen heeft met de toegang tot mijn sollicitatie?
American Heart Association applicaties hebben een rol voor derde partijen (bijv. afdelingshoofd, referent, sponsor). Het type derde partij dat betrokken is, hangt af van het type aanvraag dat wordt ingediend. Derden zijn verplicht bepaalde informatie te verstrekken ter ondersteuning van een aanvraag; hiervoor moeten zij naar het Grants@Heart-systeem gaan en informatie uploaden (een formulier of brief, etc.).
Wanneer een aanvrager een aanvraag aanmaakt, is hij/zij verantwoordelijk voor het invoeren van de Derden. Zodra een persoon als derde partij in een AHA-aanvraag is ingevoerd, ontvangt hij/zij een e-mailbericht waarin hij/zij hiervan op de hoogte wordt gesteld.
In ALLE situaties is het van cruciaal belang dat de voor- en achternaam en het e-mailadres van de derde partij die door de aanvrager zijn ingevoerd, overeenkomen met de informatie in de account van de derde partij. De voor- en achternaam en het e-mailadres zijn essentieel om de account van een derde aan een aanvraag te koppelen.
Als een derde niet zeker weet of hij/zij de Grants@Heart-site van AHA al eerder heeft gebruikt:
Als de derde niet zeker weet of hij/zij al eerder op de site van AHA is geweest, moet hij/zij naar de link gaan met de tekst “DID YOU FORGET YOUR ID OR PASSWORD?” (onder de Login) en daar op klikken. Er verschijnt dan een ander scherm. Gebruik de rechterkant die zegt Gebruikersnaam en Wachtwoord vergeten. Nadat de derde zijn Voornaam en Achternaam & E-mail Adres heeft ingevoerd, zal hij een e-mail ontvangen met zijn Gebruikers ID en Wachtwoord. Zodra zij hun gebruikers-ID en wachtwoord hebben ontvangen, moeten zij naar de e-mail gaan die zij hebben ontvangen waarin hen werd meegedeeld dat zij een derde partij waren. Zij moeten de link in de e-mail gebruiken om in te loggen in het Grants@Heart-systeem.
Als een derde partij een account had in het vorige AHA-onlinesysteem, maar het Grants@Heart-systeem NIET heeft gebruikt:
Als een derde partij een account had in het vorige AHA-onlinesysteem, maar het Grants@Heart-systeem NIET heeft gebruikt, moet hij/zij naar de link gaan met de tekst “DID YOU FORGET YOUR ID OR PASSWORD?” (onder Login) en erop klikken. Er verschijnt dan een ander scherm. Gebruik de rechterkant die zegt Gebruikersnaam en Wachtwoord vergeten. Nadat de derde zijn Voornaam en Achternaam & E-mail Adres heeft ingevoerd, zal hij een e-mail ontvangen met zijn Gebruikers ID en Wachtwoord. Zodra zij hun gebruikers-ID en wachtwoord hebben ontvangen, moeten zij naar de e-mail gaan die zij hebben ontvangen waarin hen werd meegedeeld dat zij een derde partij waren. Zij moeten de link in de e-mail gebruiken om in te loggen in het Grants@Heart-systeem. Door de link te gebruiken om in te loggen, krijgen zij de juiste toegang om het/de document(en) naar de aanvraag te uploaden.
Als een derde het AHA-systeem Grants@Heart heeft gebruikt en zijn/haar gebruikers-ID/wachtwoord NIET meer weet:
Zie de instructies voor “Als een derde een account had in het vorige AHA-onlinesysteem, maar het Grants@Heart-systeem NIET heeft gebruikt.”
Als een derde het AHA-systeem Grants@Heart heeft gebruikt en zich zijn gebruikers-ID/wachtwoord herinnert:
Zij moeten naar de e-mail gaan die zij hebben ontvangen waarin hen werd meegedeeld dat zij een derde waren. Zij moeten de link in de e-mail gebruiken om in te loggen in het Grants@Heart-systeem. Als een derde partij nog NOOIT een onlinesysteem van AHA heeft gebruikt:
Zij dienen zich via de e-mail die zij hebben ontvangen als derde partij, te registreren voor het Grants@Heart-systeem. Vervolgens ontvangen zij twee e-mails van AHA: in de eerste wordt de registratie bevestigd en in de tweede wordt bevestigd dat de registratie is geverifieerd. De e-mail bevat hun gebruikers-ID en een tijdelijk wachtwoord. Met deze informatie moeten zij zich via de link in de e-mail waarin hun rol als derde werd meegedeeld, aanmelden bij het Grants@Heart-systeem. Door gebruik te maken van de link om in te loggen krijgen zij de juiste toegang om het/de document(en) naar de aanvraag te uploaden.
Mijn Derde heeft toegang tot mijn aanvraag. Hoe kan hij/zij het ondersteunend document uploaden?
Als een derde eenmaal kan inloggen in het Grants@Heart-systeem, dan zou hij/zij naast “Welkom (naam): User Profile” een drop-down te zien waaruit hij kan kiezen (Departementshoofd, Consultant, Referent, Principal Investigator, enz. – afhankelijk van het aantal aanvragers waarmee zij geassocieerd zijn). Wanneer ze een gebruikersprofiel (bijv. referent) kiezen uit het uitklapmenu, verschijnt er een pagina met Ondersteunende documenten aan de linkerkant van het scherm. Als ze daaronder klikken op Ondersteunende documenten en Ondersteunende documenten uploaden, zien ze aanvraag-ID’s, namen, enzovoort, met daarnaast een Upload-knop. Als ze op de Upload-knop klikken, verschijnt er een pagina met de documenten die ze moeten uploaden.
Over het toekenningsproces
Is mijn aanvraag gehonoreerd?
Als de AHA alle aanvragen heeft beoordeeld en heeft besloten welke aanvragen worden gehonoreerd, sturen ze elke aanvrager een e-mailbericht. De e-mail ziet er ongeveer zo uit:
AHA Application #0930279N
Dear John Doe,
De collegiale toetsing van uw aanvraag voor het AHA NCRP Scientist Development Grant programma is voltooid. Log in op Grants@Heart en bekijk de status van uw aanvraag. Als u hulp nodig heeft, stuur dan een e-mail naar [email protected]
Klik HIER OM IN TE LOGGEN ( http://research.americanheart.org/ris )
Dit is een automatisch gegenereerd bericht. Beantwoord dit bericht niet direct!
Om te weten te komen of uw aanvraag is gehonoreerd, moet u inloggen in het systeem.
Hoe ziet een toekenningsbericht eruit?
Als uw aanvraag is gehonoreerd, zult u een toekenningsbrief aantreffen. Deze ziet er als volgt uit.
Wat moet ik doen nu ik weet dat mijn aanvraag is gehonoreerd?
Zorg ervoor dat u een kopie van de toekenningsbrief uploadt naar het WISPER record.
Op dit moment vereist AHA dat u een aantal formulieren indient.
Welke formulieren moet ik indienen en hoe moet dat gebeuren?
U moet het formulier voor de toekenningsovereenkomst en het formulier voor de vrijstelling van subsidieverlening uitprinten, omdat deze formulieren originele handtekeningen vereisen. Het formulier voor de toekenningsovereenkomst vereist een handtekening van RSP. De andere activeringsformulieren (Acceptatieformulier, Projectbegroting, etc.) moeten online worden ingediend.
Welke informatie moet er op het formulier voor de toekenningsovereenkomst worden ingevuld?
Vul het bovenste deel van het formulier in. Het AHA-referentienummer vindt u bovenaan de toekenningskennisgevingsbrief. Voor RSP vult u aan de rechterkant van het formulier de volgende informatie in:
- Grants Officer: Kim Moreland
Emailadres voor Grants Officer: [email protected] - Fiscal Officer: Bonniejean Zitske
Emailadres voor Fiscal Officer: [email protected]
Wie moet het Aanvaardingsformulier ondertekenen?
Naast de handtekeningen van de begunstigde en het afdelingshoofd moet het formulier voor de toekenningsovereenkomst worden ondertekend door een bevoegde ambtenaar bij RSP. U moet ervoor zorgen dat u het formulier tijdig bij RSP indient, zodat het voor de uiterste datum aan AHA kan worden geretourneerd. U kunt ervoor kiezen het volledig ondertekende formulier zelf op te halen en naar AHA terug te sturen, of u kunt RSP vragen het namens u naar AHA terug te sturen. Als de uiterste datum niet lang meer op zich laat wachten, kunt u een bewijs van aflevering afgeven. Het formulier voor vrijstelling van subsidiëring hoeft alleen door de begunstigde te worden ondertekend. Het kan samen met het formulier voor de toekenningsovereenkomst of afzonderlijk worden verzonden.
Mijn begroting moet worden goedgekeurd. Wie doet de goedkeuring?
Als u hoort dat uw subsidie is goedgekeurd, dient u uw projectbegroting online in. Nadat u dat hebt gedaan, ontvangt RSP een bericht dat er als volgt uitziet:
De heer Kim Moreland,
Het projectbudget is ingediend voor uw beoordeling op award 0910248G – John Smith. Log in op het elektronische systeem Grants@Heart om het projectbudget te bekijken. Het budget moet voldoen aan de institutionele eisen en aan de normen en richtlijnen van de AHA. Neem contact met ons op via [email protected] als u vragen heeft of aanvullende informatie wenst.
Klik hier om in te loggen
Dit is een automatisch gegenereerd bericht. Beantwoord dit bericht niet direct!
Als u een soortgelijk bericht heeft ontvangen, stuurt u het dan door naar het kantoor van uw decaan. RSP zal dergelijke berichten doorsturen naar het kantoor van de decaan, dat verantwoordelijk is voor het goedkeuren van uw budget.
Ik heb een bericht ontvangen dat er geen bankgegevens zijn ingediend. Wat moet ik doen?
U krijgt een bericht waarin staat dat er bankgegevens moeten worden ingevoerd voor uw toekenning. Het ziet er als volgt uit:
AHA Award #0910103G
De heer Jane Smith,
Dit is een herinnering dat de volgende toekenningsformulieren voor uw AHA Midwest Predoctoral Fellowship met de titel ABC niet zijn ingediend:
Bankinformatie
Dien de ontbrekende items zo snel mogelijk in. De AHA vraagt om alle originele handtekeningen op de formulieren voor de Award Agreement en Grantee Release. De bankgegevens moeten door uw subsidieverantwoordelijke worden ingediend.
Als u vragen hebt of hulp nodig hebt, kunt u contact opnemen met de Awards Administration op [email protected]. De uitbetaling van de subsidie kan worden opgeschort in afwachting van de ontvangst van bepaalde toekenningsformulieren.
Dit is een automatisch gegenereerd bericht. Beantwoord dit bericht niet rechtstreeks
Als u zo’n bericht ontvangt, stuurt u het dan door naar [email protected]. RSP zal de informatie voor u invoeren.
Ik heb de kennisgeving van de toekenning ontvangen en al mijn papierwerk bij AHA ingediend, maar mijn toekenning is nog niet geregeld. Waarom duurt het zo lang?
Voordat een onderscheiding wordt toegekend, moet het tabblad Projecten van het WISPER dossier worden ingevuld. Alle nalevingsprotocollen moeten dit specifieke project/sponsor bevatten. Zorg ervoor dat de conformiteitsprotocollen zijn bijgewerkt en toegevoegd aan het WISPER-bestand. Zorg er ook voor dat uw budget is goedgekeurd in het Grants@Heart-systeem. Neem contact op met de afdelingsadministrateur of de RSP Pre-Award medewerker die aan uw dossier is toegewezen om te zien of er iets ontbreekt dat het opzetten van de toekenning in de weg staat.
Over het toekenningsproces
Ik heb een e-mail ontvangen waarin staat dat mijn financiële statusrapport te laat is. Wat moet ik doen?
Stuur het bericht door naar de RSP Post-Award Accountant die uw onderscheiding beheert.
Wie bereidt de financiële verslagen voor AHA-awards voor?
RSP Post-Award Accountants bereiden de jaarlijkse financiële verslagen voor. Nadat de RSP-accountant het verslag online heeft ingediend, stuurt het Grants@Heart-systeem een e-mail naar de hoofdonderzoeker. De hoofdonderzoeker is vervolgens verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van het verslag. Als de hoofdonderzoeker $10.000 of meer wil overdragen, moet hij/zij dit samen met het financiële verslag motiveren. Merk op dat financiële verslagen over het algemeen niet vereist zijn voor beurzen.
Mijn toekenning zou twee (of meer) jaar moeten duren, maar WISDM toont alleen het eerste jaar. Hoe komt dat?
Tijdens het eerste jaar van een AHA-toekenning kan alleen het eerste jaar van de financiering worden uitgegeven. Elk volgend jaar wordt ingesteld wanneer de financiering daarvoor is vrijgegeven. Ongeveer 60 dagen voor het begin van een volgend jaar van financiering stuurt u een e-mail naar de RSP Post-Award Accountant die uw onderscheiding beheert om hem te laten weten dat het komende jaar moet worden geactiveerd.
Ik wil mijn onderscheiding voortzetten na de officiële einddatum. Wat moet ik doen?
In hun laatste jaar kunnen bursalen (met uitzondering van bursalen) een verlenging van twaalf maanden aanvragen. U moet een verlenging aanvragen vóór de officiële einddatum van uw onderscheiding, ongeveer 90 dagen voor het einde ervan. Om een verlenging aan te vragen, moet u de instructies volgen van het centrum of de partner die de onderscheiding financiert.