Vanuit organisatorisch oogpunt zijn er in principe twee soorten groepen. Dit zijn formele groepen en informele groepen.
Formele groepen
Een groep is formeel wanneer deze met opzet is opgezet om een organisatiedoel of -taak te verwezenlijken. De groep wordt opgericht door een formele autoriteit voor een bepaald doel.
Een formele groep kan een commandogroep zijn of een functionele groep die relatief permanent is en bestaat uit managers en hun ondergeschikten die regelmatig bijeenkomen om algemene en specifieke ideeën te bespreken om producten of diensten te verbeteren.
De formele groepen werken meestal onder één leidinggevende, hoewel de structuur van deze groepen kan variëren. Zo zijn in de ene vorm van een groep, zoals in de productie, de leden van de werkgroep zowel van elkaar als van de supervisor afhankelijk, en in een andere vorm van een groep, zoals de verkoopafdeling, werken de leden van de groep tamelijk onafhankelijk en kan hun gemeenschappelijke contact de district sales manager zijn.
Andere soorten formele groepen zijn taakgroepen en commissies. De task forces zijn tijdelijk van aard en worden opgezet voor bepaalde speciale projecten. De commissies kunnen permanent zijn, zoals een planningscommissie, een financiële commissie of een begrotingscommissie, en kunnen een integraal onderdeel worden van de organisatiestructuur.
Een commissie kan ook tijdelijk zijn, zoals een speciale taakgroep die voor een bepaald doel wordt opgericht en vervolgens wordt ontbonden wanneer het doel is bereikt. Het comité voor de herverkiezing van de president is bijvoorbeeld tijdelijk van aard en wordt ontbonden na de verkiezing.
Informele groepen
Waar formele groepen door organisaties worden opgericht om bepaalde specifieke doelstellingen te bereiken, worden informele groepen gevormd door de leden van dergelijke groepen uit zichzelf. Zij ontstaan op natuurlijke wijze, in antwoord op de gemeenschappelijke belangen van de leden van de organisatie. Zij worden spontaan gevormd, zonder enige formele aanduiding, en met gemeenschappelijke belangen zoals zelfverdediging, hulp bij het werk, en sociale interactie.
Zij bestaan buiten het formele gezagssysteem en zonder enige vaste rigide regels. Hoewel ze officieel niet worden erkend, bestaan ze in de schaduw van de formele structuur als een netwerk van persoonlijke en sociale relaties dat door het management moet worden begrepen en gerespecteerd.
Informele werkgroepen zijn gebaseerd op sociaal-psychologische steun en redeneringen en zijn afhankelijk van de interactie, communicatie, persoonlijke sympathieën en antipathieën van de leden en sociale contacten binnen en buiten de organisatie. Hoe krachtig deze informele groepen zijn, blijkt uit het feit dat als een lid van de groep wordt ontslagen, soms alle werknemers in staking gaan om dat lid van de groep te steunen.
De banden tussen de leden zijn zeer sterk en zorgen voor een gevoel van saamhorigheid en saamhorigheid. Deze saamhorigheid kan een sterke invloed hebben op de productiviteit en de arbeidssatisfactie, omdat werknemers elkaar motiveren en elkaars lasten delen door nieuwelingen op te leiden en door op te kijken naar oudgedienden voor begeleiding, advies en hulp.
Informele groepen kunnen hun eigen leiders en volgelingen, groepsdoelen, sociale rollen en werkpatronen hebben. Zij hebben hun eigen ongeschreven regels en een gedragscode die elk lid impliciet aanvaardt.
Het leiderschap van de informele groepen ontwikkelt zich van binnenuit in plaats van een formele verkiezing. Iemand die al lange tijd in een groep werkt en een goede verstandhouding met de andere leden heeft, kan zich op grond van zijn technische deskundigheid en zijn anciënniteit als leider ontpoppen. Voor elk probleem binnen de groep, hetzij technisch of sociaal, zouden de leden naar deze leider gaan in plaats van naar de formeel aangestelde supervisor.
Enkele andere aspecten van informele groepen zijn als volgt:
Groepsnormen
Parallel aan de prestatie- en andere normen die door de formele organisatiestructuur zijn vastgesteld, hebben de informele groepen hun eigen normen als gedragsregels en een gedragsnorm die van alle leden wordt verwacht.
Groepsrollen
Er bestaat binnen de groep een ongeschreven opdracht welke taak door wie en onder welke voorwaarden zal worden uitgevoerd. Sommige rollen worden door de directie toegewezen door de functieomschrijving af te stemmen op de kwalificaties van de persoon, terwijl andere rollen zich binnen de groep ontwikkelen. Zo kunnen sommige leden informeel technische adviseurs zijn voor anderen over hoe het werk beter kan worden gedaan en anderen kunnen optreden als scheidsrechter bij sociale problemen of andere meningsverschillen die tussen leden kunnen ontstaan.
Groepsdoelstellingen
Het doel van de informele groep, of het nu gaat om winstgevendheid die in strijd is met de doelstellingen van de organisatie of om klantenservice die daarmee in overeenstemming is, heeft grote invloed op de productiviteit. Het is noodzakelijk de groepsdoelen te integreren met de organisatiedoelen ten behoeve van verbetering en succes.
Leiderschap
De informele leider komt uit de groep naar voren vanwege zijn persoonlijk charisma, zijn sociale status, of zijn technische deskundigheid. Hij wordt niet formeel gekozen, maar wordt aanvaard in de hoofden en harten van de werknemers. Deze leiders beïnvloeden het gedrag van anderen en blijven leiders zolang zij oprecht zijn voor de groepsbelangen.
Groepscohesie
Cohesie verwijst naar de mate en sterkte van interpersoonlijke aantrekkingskracht tussen leden van de groep. Een hoge mate van cohesie is zeer motiverend voor het bereiken van groepsdoelen. Leden helpen elkaar en steunen elkaar.
De mate van cohesie hangt af van de gemeenschappelijkheid van het waargenomen groepsdoel, de grootte van de groep, en het vermogen van de groepsleider om cohesie te faciliteren. Groepscohesie heeft ook synergetische effecten waarbij zij samen veel meer produceren door de collectieve inspanningen dan het somproduct van de individuele inspanningen.
Informele groepen zijn krachtige instrumenten in alle organisaties en kunnen soms het verschil maken tussen succes en mislukking. Een samenwerkende groep maakt toezicht gemakkelijker, waardoor de effectieve span of management wordt verlengd. De groep is er ook om ervoor te zorgen dat de basisprincipes van de formele organisatie niet worden geschonden.
Bij voorbeeld, als een manager zijn autoriteit misbruikt en een ongekwalificeerd persoon bevordert, kan de informele groep zijn invloed aanwenden om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt. De informele groep fungeert ook als een extra communicatiekanaal naar het management over de werkomstandigheden wanneer dergelijke informatie niet beschikbaar is via de officiële kanalen.
Eén probleem met een informele groep is dat het voornamelijk draait om menselijke elementen, die zeer onvoorspelbaar kunnen zijn en de soepele werking van de organisatie kunnen beïnvloeden. Omdat regels en procedures ongeschreven zijn, kunnen ze van situatie tot situatie veranderen. Ook kan de informele groep worden beschouwd als subversief van aard als hun doelen in strijd zijn met de formele organisatiedoelen.
In dergelijke situaties bekijken managers hen vaak met twijfel en wantrouwen. Zij zijn geneigd informele groepen te zien als potentieel schadelijk voor de formele organisatie. Om die reden zoeken sommige managers de steun van informele groepen en hun leiders om een dergelijke bedreiging te verminderen. Zij zijn geneigd dergelijke informele groepen te beschouwen als valide, stabiel en structureel gezond en tonen derhalve consideratie en respect voor hun bestaan en hun opvattingen.
- Auteur
- Recent Posts
- Hoe Dave Woodward ClickFunnels hielp om $1 miljoen in drie jaar te schalen – 26 februari, 2021
- Things to Know About Ripple Exchange & Trading – January 17, 2021
- ERP – General Ledger and Accounting Management in ERP – December 19, 2020
