Het plannen van een familiereünie van elke omvang vergt serieuze organisatorische vaardigheden. Maak van uw evenement de beste tot nu toe met behulp van deze gratis, printbare checklist.
Checklist voor planning
Of u nu een traditionele familiereünie in uw woonplaats organiseert of iets exotischer zoals een reüniecruise, een checklist helpt u alle gasten en activiteiten op een rijtje te houden. Klik op de checklist afbeelding hieronder en selecteer het download icoon. Print uw checklist en vul de details in terwijl u plant.
Planningstaken
Van het kiezen van een thema tot het vinden van accommodatie, verdeel de planningstaken over meerdere familieleden om het gemakkelijker te maken. Print een kopie van de checklist voor iedereen die een rol heeft in de planning, zodat ze kunnen aftekenen wat ze hebben voltooid. Plan een vergadering direct na de familiereünie om de plannen voor volgend jaar te bespreken en kom opnieuw bijeen ongeveer zes maanden en drie maanden voor de reünie om op schema te blijven.
Gasten selecteren
Je gemeenschappelijke voorouders zullen in de meeste gevallen dicteren welke gasten je uitnodigt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een reünie organiseert voor de familieleden van je overgrootouders en dus niet de uitgebreide familie van je man uitnodigt.
- Maak een minifamilieboom om zeker te weten wie er bij kan zijn.
- Sorteer de lijst door en streep iedereen door die is overleden.
- Bedenk wat je weet over familierelaties en specifieke personen en vraag rond als je iemand niet goed kent. Probeer alleen familieleden weg te laten die de meerderheid van de mensen echt ongemakkelijk zou maken.
- Verstuur uitnodigingen naar iedereen die leeft, zelfs als je weet dat ze niet aanwezig kunnen zijn. De uitnodiging alleen al kan iemand het gevoel geven erbij te horen.
Coördineren van overnachtingen
Als je gasten van buiten de stad hebt, is het handig en respectvol om ze overnachtingsmogelijkheden aan te bieden. Op de uitnodigingen kun je aanvinken of je een accommodatie nodig hebt. Dan kun je een lijst maken van mogelijke verblijfplaatsen die aan hun unieke behoeften voldoen. Als je een budget hebt of fondsen werft voor toekomstige reünies, wijs dan een deel van het budget aan om reizigers te vergoeden voor kilometers om de reünie toegankelijker te maken. Een andere manier om geld te besparen is de gasten een nacht of twee bij familieleden thuis te laten overnachten.
Activiteiten plannen
Kijk naar uw gastenlijst om een idee te krijgen van de leeftijdscategorie van de gasten. Zorg voor een goed aanbod van fysieke en niet-fysieke activiteiten, waarbij ook aandenkens kunnen worden gemaakt, zoals een familiejaarboek of een reünieherinneringsboek.
- Als je veel jonge kinderen hebt, plan dan een aantal familiereüniespelletjes voor kinderen en gezinnen.
- Families die graag samen feesten, kunnen meer activiteiten voor volwassenen plannen.
- Als je gastenlijst veel oudere familieleden bevat, plan dan wat low-energy activiteiten zoals het delen van familiegeschiedenissen of verhalen uit hun tijd van opgroeien.
Aanpassen aan groepsgrootte
Kies uw locatie op basis van het aantal genodigden. Je kunt over het algemeen schatten dat ongeveer driekwart van je gastenlijst ook daadwerkelijk aanwezig zal zijn, dus plan op dat aantal. Kleinere groepen hebben baat bij een zittend diner, terwijl grote groepen beter af zijn met een buffet.
Omgaan met familiedrama
Wees voorbereid op familiedrama door u van tevoren bewust te maken van mogelijke problemen. Zorg ervoor dat alle partijen die betrokken zijn bij familieruzies weten of de mensen waar ze problemen mee hebben aanwezig zijn, zodat ieder zijn eigen keuze kan maken over het komen opdagen.
Creëer een leuke familieband
Familiereünies worden verondersteld een leuke ervaring te zijn waar familieleden de kans krijgen om samen herinneringen te maken. Houd bij de planning rekening met elk uitgenodigd familielid, zodat er voor iedereen iets leuks te doen is.